С помощью знаний можно отстроиться от конкурентов, эффективнее управлять бизнесом, а также быстрее приспосабливаться к постоянно меняющимся условиям рынка. Для управления знаниями употребляют разные методы и способы. В этой статье рассмотрим все основные нюансы управления знаниями, а также алгоритм работы с ними в компании.
Читайте, что понимается под управлением знаниями, как организовать эти процессы на предприятии, что входит в состав мероприятий и решений при управлении знаниями.
- Управление знаниями: что это?
- Где хранятся знания
- Кто занимается работой со знаниями
- Как понять, что управление знаниями неэффективно
- Методы и функции управления знаниями
- Форматы работы со знаниями
- Привлечение экспертов
- Сервис «Добыто. Знания»
- Образовательная среда, как ключ к успеху
- Заключение
- Список использованных источников
Управление знаниями: что это?
Это процесс циркуляции информации в компании. Однако он может быть осознанным и приносить результаты, либо быть стихийным и не нести ничего полезного. Стихийный подход к обмену информации — это когда работники переспрашивают все друг у друга, пытаются сами сформировать мануалы и вести записи, а иногда и вовсе теряются в постоянном потоке новых данных и перестают предпринимать попытки их систематизировать.
Осознанный подход к знаниям предполагает их фиксацию и хранение. Когда какие-то данные становятся необходимы, то работники знают где и как их получить. При этом могут фиксироваться не только очевидные данные, но и даже тайные знания работников: все то, что имеет пользу. Для работы с информацией и обучения персонала рекомендуем использовать сервис «Добыто. Знания».
Комментарий эксперта. Менеджмент знаний помогает создать систему сбора и передачи данных, которые работают на закрытие целей бизнеса (например, на получение прибыли или работу с рисками). Все крупные компании растут именно благодаря качественной работе со знаниями и управление ими играет большую роль.
Где хранятся знания
Разберемся где же у компании хранятся знания, если она не использует системы управлениями ими. На самом деле, в каждой компании есть как минимум три источника знаний, в которых они и хранятся, а именно:
- Документы и инструкции. Это явные знания и, как правило, они уже оцифрованы и возможно даже систематизированы.
- Опыт и знания работников, проверенные на практике. Их нужно систематизировать и оцифровать.
- Интуитивные знания. Обычно передаются словами и записать и оцифровать их довольно сложно.
Как видите, знания хранятся не только в документах. Всю эту совокупность информации можно назвать памятью компании. Задача системы управления знаниями — это сделать так, чтобы они были доступны всем в любой момент времени. Так, например, знания нужно где-то хранить. Для этого можно организовать отдельную базу, либо использовать готовые решения для работы с ними. Оптимальным решением для этого станет внедрение сервиса «Добыто. Знания».
Кто занимается работой со знаниями
Кому поручить работу с такими данными? Организации важно приходить к своим целям, т. е. увеличить прибыль. Поэтому все, что она делает, должно касаться именно прибыли и роста. Для работы со знаниями необходимо выбрать профессионала, который не только умеет работать с большими объемами данных, но и превращать их в капитал.
Совет эксперта: человек, которого вы назначите ответственным за управление знаниями, должен понимать как работать с инструментами управления ими, понимать как сделать из работников экспертов, а также уметь правильно документировать информацию, чтобы ее понимали другие сотрудники.
Если компания небольшая, то на первых порах со знаниями может работать сам руководитель или менеджер. Главная задача в таком случае будет состоять в том, чтобы разделить управленческие обязанности и процесс работы со знаниями. На самом деле, придерживаясь определенных алгоритмов, работать со знаниями легко и просто и сделать это сможет любой квалифицированный работник.
В России сегодня существует даже отдельная профессия — менеджер по управлению знаниями. Пока таких специалистов не так много, поэтому работу с ними могут позволить себе только крупные компании. Однако эта профессия становится все более популярной и скоро каждая организация сможет иметь в штате такого специалиста.
Как понять, что управление знаниями неэффективно
Возможно ваша компания уже использует систему управления знаниями. Например, вы уже систематизируете их в специальной базе и считаете, что этого достаточно. Однако важно помнить, что управление знаниями — это не цель, а инструмент. Поэтому лучше если объем знаний в системе будет не такой большой, однако, вы научите персонал с ними работать. Если просто формировать очередную Википедию из оцифрованного контента и ничего с ним больше не делать, то результата не будет.
Поэтому первое, что нужно сделать после того, как вы сформировали систему знаний — это научить работников с ней работать и мотивировать их на это. Служба поддержки сервиса «Добыто. Знания» окажет необходимую помощь.
Совет эксперта: при формировании базы знаний обязательно учитывайте целевую аудиторию определенного вида информации. Так, например, если какие-то знания предназначены для бухгалтеров, то лучше оформить их в таблицу, т. к. такие сотрудники проще работают именно с ними. А вот есть данные предназначены для менеджеров, то лучше оформить их в виде небольших тезисов. Также помните о том, что знания будут по-разному усваиваться новичком и экспертом. Однако общее правило здесь следующее: старайтесь все данные переводить в самый простой вид. Так новичку будет проще разобраться с ними, а эксперт потратит на изучение информации меньше времени.
Помните о том, что необязательно создавать базу знаний или другую систему работы с ними с нуля. На рынке существуют готовые решения и они намного удобнее тех, что вы попытаетесь разработать сами, т. к. уже учитывают пользовательский опыт.
Методы и функции управления знаниями
Самый распространенный метод работы со знаниями — это создание комплексной системы. Как правило, она помогает объединить всю информацию воедино. Также в такой системе удобно хранить инструменты и практики, видео- и фотоконтент и т. д. Также методами работы со знаниями являются:
- Создание экспертных команд, которые систематизируют и передают данные внутри компании. Так, например, вы можете объединить экспертов, которые есть в компании, и поручить им время от времени проводить семинары и лекции, а также оцифровать контент, которым они владеют, и перенести в базу знаний.
- Активная коммуникация. Коммуникация внутри компании должна хорошо поощряться, ведь с ее помощью и происходит обмен знаниями, а также создание системы. Коммуникация может включать в себя работу с корпоративными социальными сетями, ведение блогов, совещания, тимбилдинг и встречи в неформальной обстановке. Такой обмен данными помогает повысить эффективность работников. Также он способствует профессиональному развитию сотрудников.
Совет эксперта: для работы со знаниями можно использовать не только методы, но и отдельные инструменты, например, карты проекта, т. е. визуальное представление ключевых аспектов чего-либо. Еще один действенный инструмент — это база знаний.
Важными функциями менеджмента данных являются их сбор и систематизация, создание и работа с базой, разработка и внедрение методик, обучение работников, развитие коммуникации, оценка эффективности и оптимизация процесса.
Чтобы система была результативной важно чтобы она была гибкой, а этот параметр зависит от гибкости самой компании. Так, например, если вашей организации сложно адаптироваться к новым условиям рынка, то стоит поработать над этим, чтобы работа со знаниями шла легче. Упростить все процессы поможет сервис «Добыто. Знания».
Форматы работы со знаниями
Работа со знаниями может происходить в разных форматах. Например, если работники делятся друг с другом полезным контентом в социальных сетях, то это уже работа со знаниями. Однако конечно такого формата недостаточно. Рассмотрим два основных вида работы со знаниями: привлечение экспертов и использование базы знаний.
Привлечение экспертов
Обратите внимание, что эксперты могут привлекаться как из самой компании, так и извне. Например, вы можете сформировать группу опытных сотрудников, которые готовы делиться информацией в разных форматах. Это может быть авторская программа обучение, проведение семинара, либо просто оцифровка имеющихся у эксперта данных и их размещение в базе знаний. Также эксперты могут постоянно пополнять базу, проводить наставничество, т. е. работу один на один с коллегами и заниматься коучингом.
Совет эксперта: помните о том, что владение знаниями еще не гарантируем того, что человек умеет их передавать. Поэтому перед тем, как поручить эксперты передачу данных его коллегам, важно удостовериться, что он умеет это делать. Для этого попросить составить его сценарий семинара, написать статью или записать подкаст. В результате у вас уже появятся оцифрованные знания, а также будет понимание того, справиться ли человек со своей задачей.
Чтобы подобрать эксперта внутри компании важно ориентироваться на такие характеристики, как подтвержденная экспертность, умение формулировать мысли, опыт работы в отрасли, опыт менеджмента, наличие времени и сил на работу, положительный опыт работы с публикой. Конечно все эти компоненты редко встречаются в одном человеке, однако, они помогут вам оценить на первых порах кто подходит для работы в качестве эксперта, а кто нет.
Также вы можете привлекать экспертов со стороны. С ними работать, как правило, легче, т. к. эксперты со стороны уже умеют выступать на публике, презентовать знания, поддерживать интерес к теме. Однако работа с такими экспертами более затратная в плане финансирования.
Сервис «Добыто. Знания»
Кроме работы с экспертами обязательно организуйте базу знаний, в которой будет храниться вся нужна информация. Контент в такой системе может быть самый разный: от текста до видео и фото. В базе можно размещать курсы, инструкции, чек-листы, подкасты, аудио уроки, скринкасты и т. д. Все преимущества сервиса «Добыто. Знания» можно оценить, если заказать бесплатную демоверсию.
Образовательная среда, как ключ к успеху
Чтобы работа со знаниями была эффективной, важно чтобы в компании была развита образовательная среда. Под ней мы понимаем возможности для обучения работников. Поэтому всегда старайтесь совершенствовать старые и внедрять новые техники и методы работы со знаниями, а также работать над мотивацией персонала.
Образовательная среда складывается из следующих компонентов:
- Материальные знания (например, обустройство рабочих мест);
- Коммуникации (все, что работает на взаимодействии друг с другом, например, общение персонала между собой);
- Содержание и методики (экспертность преподавателей, способы оценки усвоения знаний и т. д.);
- Технологии (компьютер, чат-боты, службы поддержки).
Когда образовательная среда хорошо развита, то усвоение знаний проходит быстро и легко. Отслеживать результаты обучения и развития персонала можно непосредствено в сервисе «Добыто. Знания».
Заключение
Таким образом, управление знаний важно для полноценного развития компании и достижения ее целей. Чем больше компетенций будет у работников, тем более конкурентоспособной будет фирма. Поэтому так важно уделять менеджменту знаний внимание, а также финансировать его.
