Управление знаниями в компании – направления, процессы и методы

Управление знаниями предусматривает работу с информацией, полезной для деятельности компании и ее сотрудников. С этой целью организуется работа по сбору, проверке, систематизации и хранению важных сведений и документов, в том числе с использованием электронных ресурсов. Чтобы знания приносили пользу и повышали эффективность трудовых процессов, персоналу предоставляется доступ к базам и корпоративным библиотекам, проводится обучение и повышение квалификации, иные мероприятия.

Читайте, какие есть направления и методы для управления знаниями в компании, что повысит эффективность этих процессов, чем помогут электронные сервисы.

Суть и цель управления знаниями в компании

Управление представляет собой комплекс методов, процессов и действий, которые оказывают воздействие на объем или отношения. Таким способом осуществляется реализация определенных целей. Управлять можно и знаниями, который являются ценной и полезной информации. Для компании эти действия важны по следующим причинам:

• можно эффективно проводить обучение и развитие персонала, повышать квалификацию сотрудников;
• знания и практический опыт можно использовать для адаптации новых работников, наставничества, процессов онбординга;
• многие учебные программы и мероприятия можно реализовать без отрыва сотрудников от работы;
• на основе собранных знаний можно вносить коррективы в процессы производства и оказания услуг, повышать качество продукции.

Ценность могут представлять любые знания, в том числе выраженные в нематериальной форме. Например, устно могут передаваться полезные сведения из личного опыта сотрудника. Но для полноценного управления знаниями их нужно зафиксировать в материальной форме, структурировать для дальнейшей работы.

Для управления знаниями компании используют не только комплекс методов, процессов и решений, но и программное обеспечение. Сервисы, приложения и программы помогут со сбором и систематизацией информации. На основе ПО можно создать базу знаний или корпоративную библиотеку, организовать обучающие мероприятия. Такие возможности доступны в модуле «Добыто. Знания».

Комментарий эксперта. Управление всеми направлениями деятельности компании входит в полномочия руководства. Это относится и к организации работы со знаниями. Но большинство практических действий будут выполнять специалисты кадровой службы или иных подразделений фирмы. Чтобы четко определить их объем полномочий и регламентировать все процессы, необходимо разработать и утвердить соответствующие инструкции, положения.

Как управление знаниями влияет на эффективность работы с персоналом

Конечная цель управления знаниями – повышение уровня квалификации и практических навыков персонала. Сотрудники будут получать информацию по мере необходимости, либо в ходе мероприятий, организованных работодателем. Применение полезных знаний в текущей работе повышает ее эффективность. Это можно будет отследить по различным показателям.

Управляя знаниями, руководство компании сможет рассчитывать и на реализацию иных целей:

• сокращение расходов на обучение и повышение квалификации, так как многие мероприятия можно будет проводить своими силами;
• упрощается процесс взаимодействия с сотрудниками, так как вместо обращения за разъяснениями они смогут сами получить нужную информацию в базе знаний, электронной библиотеки;
• облегчаются процедуры подбора кадров на вышестоящие должности, так как их можно будет заместить за счет внутренних резервов.

Управление знаниями входит в комплекс других кадровых процессов. Например, изучение каких-либо полезных материалов может совмещаться с отработкой новой информацией на практике. Также по итогам обучения проводится оценка знаний. Это покажет, насколько эффективен был процесс, улучшилось ли общее положение дел.

Направления и методы управления знаниями

Компания может использовать готовые методики управления знаниями, либо разработать свою уникальную технологию. Для эффективной организации этих процессов потребуются:

• непосредственно сами знаниями в какой-либо объективной форме (база, методические материалы, книги и т.д.);
• локальные акты, описывающие порядок сбора, проверки, систематизации и хранения знаний, предоставление их в распоряжение сотрудникам;
• программные продукты, на основе которых осуществляется работа со знаниями.

На эффективность управления знаниями может повлиять и обратная связь с сотрудниками. Они могут предлагать различные улучшения процессов, отмечать недостатки и ошибки. Поэтому кадровой службе и руководству нужно оперативно реагировать на все обращения, поддерживать контакт с персоналом.

Комментарий эксперта. Управление знаниями может быть основано на принципах системы менеджмента. Они описаны в различных стандартах, внедряются по общим или индивидуальным технологиям. Общие управленческие решения и действия также повлияют на работу со знаниями. Прежде всего, это относится к распределению полномочий между специалистами, которые будут проводить и организовывать основные мероприятия.

Административные и организационные процессы

Полномочия по управлению предусматривают различные организационные и административные функции. В процессах работы со знаниями они могут заключаться в следующем:

• издание приказов и распоряжений, дача устных указаний (как вариант, приказом утверждается состав лиц, отвечающих за создание и ведение базы знаний);
• утверждение локальных актов (инструкция по работе с корпоративной электронной библиотекой и т.д.);
• планирование мероприятий по управлению знаниями, обучения и повышения квалификации, других действий;
• внедрение комплекса мер поощрения, стимулирования и наказания в отношении сотрудников;
• мониторинг и контроль процессов управления знаниями, внесение коррективов по мере необходимости.

К указанным функциям относится и обеспечение условий для создания баз знаний, их получения из различных источников, проверки на предмет ценности и достоверности. Оптимальным решением таких задач станет использование модуля «Добыто. Знания». Этой программой могут пользоваться как специалисты кадровой службы, так и рядовые сотрудники предприятия.

Финансовые методы

Все основные процессы в системе управления сопровождаются решением финансовых вопросов. В отношении знаний финансирование предусматривает:

• расходы на работы по созданию баз знаний и корпоративных библиотек, приобретению документов и полезных материалов;
• затраты на покупку, установку и обслуживанию программного обеспечения;
• расходы на мероприятия, входящие в систему управления знаниями (обучение и т.д.);
• оплату услуг сторонних экспертов и специалистов (их можно нанять для внедрения системы управления знаниями или ПО, для работы с персоналом).

Финансирование включает и меры по стимулированию, поощрению сотрудников. Например, работодатель может выплатить разовую премию за успешное освоение учебной программы, новаторские решения на производстве. Во многих случаях стимулирование будет эффективнее, чем наказание, тем более что его далеко не всегда можно применить к сотрудникам.

Управление знаниями при онбординге сотрудников

Под онбордингом понимается комплекс процессов и действий по адаптации новых сотрудников. Эти мероприятия будут проще, так как система управления знаниями позволит:

• быстро ознакомиться с содержанием локальных актов, правилами корпоративной этики;
• вникнуть в организационные и производственные процессы, которые описаны в различных материалах;
• изучить документы, имеющие непосредственное отношение к должностным обязанностям;
• получить доступ к сведениям и документам, которые могут пригодиться в будущем.

При отлаженной систему управления знаниями все процессы онбординга будут заранее регламентированы внутренними документами. У кадровиков не возникнет вопросов, что делать с новым сотрудником, как адаптировать его к условиям работы.

Создание и использование базы знаний

Для полноценного управления знаниями можно нанять специалиста, имеющего соответствующее образование. Также есть специальные программы, по которым можно обучить действующих сотрудников отдела кадров. Незаменимую помощь окажет создание и использование корпоративных баз знаний и электронных библиотек. Эти ресурсы имеют следующие особенности:

• базы и библиотеки содержат структурированные и систематизированные материалы, сведения;
• для формирования баз и библиотек можно использовать различные внутренние и внешние источники (периодические издания, научные труды, методические материалы, инструкции и т.д.);
• работать с электронными сервисами может любой сотрудник (доступ предоставляется в полном или ограниченном объеме);
• функционал баз знаний позволяет проводить множество мероприятий, от опросов в рамках обратной связи до обучения с последующим тестированием.

Базы знаний и электронные библиотеки можно создать на основе различных программ и платформ. Эффективным вариантом станет использование модуля «Добыто. Знания». Это современный программный продукт от российских разработчиков, который наверняка по достоинству оценят кадровики и рядовые сотрудники.

Работать с базами и библиотеками можно практически с любых технических устройств. При этом компании не придется выделять отдельные помещения по размещение бумажных материалов, мест для занятий. Все мероприятия и процессы осуществляются через электронные сервисы. Сотрудник может в любой момент войти в программу, чтобы изучить документ, ознакомиться с важной и полезной информацией. Указанные ресурсы будут полезны и руководителю предприятия.

Хранение, обновление и передача знаний

Отдельно расскажем о процессах получения, проверки и хранения знаний. Для этого компания может:

• закупать полезные материалы (периодические издания, книги и т.д.);
• оформлять подписку на электронные издания, обучающие платформы;
• включать в базу или библиотеку внутренние документы;
• излагать в материальной форме устные знания (например, практический опыт сотрудника, который долго работал с определенной техникой);
• настраивать обмен информацией с другими порталами и сервисами.

Сотрудники не могут произвольно добавлять в базу свои материалы и сведения. Они могут быть устаревшими и неточными, не иметь пользы для деятельности компании. Поэтому руководство создает комиссию или назначает уполномоченное лицо, которые будут заниматься формированием базы и библиотеки, проверкой знаний. Это тоже входит в общие процессы системы управления.

Комментарий эксперта. Общий контроль и мониторинг эффективности системы управления знаниями организует руководство предприятия. Для этого можно собирать и анализировать различные данные, вносить коррективы в процессы. Есть специальные методики оценки эффективности, в том числе с отбором и анализом данных в программах. Работая с модулем «Добыто. Знания», можно автоматизировать и упростить указанные процессы.

Чем поможет работа с модулем «Добыто. Знания»

Использование модуля «Добыто. КЭДО» станет важным фактором для эффективного управления знаниями в компании. Функционал программы позволяет:

• создавать базы знаний в электронные библиотеки, работать с ними через встроенные сервисы;
• проводить мероприятия по развитию и обучению работников, проверке и оценке знаний;
• разрабатывать различные документы, которые нужны для процессов управления знаниями;
• осуществлять мероприятия по онбордингу и оффбордингу сотрудников, подбору новых кадров.

Отметим, что модуль «Добыто. Знания» включает сервисы, использующие алгоритмы искусственного интеллекта. Эти решения пригодятся в текущей работы с персоналом, повысят эффективность всех процессов.

Заключение

• Управление знаниями в компании предусматривает работу со сведениями и материалами, представляющие ценность и пользу. Сюда может входить работа с базами и электронными библиотеками, учебы и повышение квалификации, тестирование, множество других мероприятий.
• Эффективность системы управления знаниями зависит от решений руководства, действий сотрудников кадровой службы. Можно провести повышение квалификации по соответствующей программе, либо нанять готового специалиста по данному профилю.
• Автоматизировать многие процессы в управлении знаниями помогут электронные ресурсы – программы, сервисы и приложения, онлайн-платформы. Отличным решением станет использование модуля «Добыто. Знания».

FAQ

Что включает управление знаниями в компании?

Это взаимосвязанные процессы, действия и решений для сбора, систематизации, хранения и использования знаний. Это могут быть различные материалы, внутренние документы, иные источники информации.

Какие методики и направления предусмотрены в системе управления знаниями?

Для управления знаниями используются административные и организационные функции, меры стимулирования и поощрения. Существенную помощь окажут профильные программы.

Как повысить эффективность управления знаниями в компании?

Организации может приобрести профильные программы и сервисы, создать на их основе корпоративные электронные библиотеки и базы знаний. Для этих целей идеально подходит модуль «Добыто. Знания».

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)