Управление знаниями персонала

Знаниями персонала, которые представляют собой какие-либо сведения или практический опыт, можно и нужно управлять. Это может быть систематизация информации, внесение ее в базы и реестры, формирование корпоративной библиотеки. Также работодатель должен постоянно проверять и оценивать текущий уровень знаний и квалификации, предпринимать меры по их повышению. Процессы управления будут включать организацию обучения и создание условий для развития, издание локальных актов, внедрение и использование электронных сервисов.

Читайте, что понимается под управлением знаниями персонала, какие процессы и решения нужны для этого, чем поможет использование электронных ресурсов.

Что такое управление знаниями персонала

Знания – это информация в объективной форме. Они могут содержаться в физических источниках (книги, методички, какие-либо документы), в устной форме, в электронном виде. Если речь идет о персонале компании, то знания могут возникать:

• по итогам образовательных процессов (высшее или профессиональное образование, иные учебные программы);
• в силу жизненного и практического опыта (например, по руководству предприятием или каким-либо проектом);
• в результате повышения квалификации;
• в процессе саморазвития.

Управление заключается в комплексе процессов и решений, которые направлены на эффективное использование объектом, информацией, иными ресурсами. Указанные действия организуют и проводят лица, наделенные управленческими полномочиями. На предприятии это будет не только директор, но и иные должностные лица.

Управление знаниями персонала направлено на их эффективное использование в производственных, рабочих и иных процессах. Как минимум, работодатель должен контролировать уровень квалификации, навыков и знаний, их соответствие требованиям по должности, профессии и специальности. Это гарантирует, что сотрудники будут надлежащим образом исполнять трудовые обязанности, принесут пользу для компании.

Комментарий эксперта. Управление знаниями является достаточно сложным и трудоемким процессом. Чтобы упростить задачу, можно использовать различные программы и сервисы. Одним из них является модуль «Добыто. Знания». С его помощью можно проводить мероприятия по обучению и развитию сотрудников, проверке и оценке их знаний. Подробнее о функционале программы расскажем ниже.

Какими знаниями сотрудников можно и нужно управлять работодателю

Знания сотрудников могут возникать как до приема на работу в предприятии, так и в период трудовых отношений. Это могут быть сведения, полученные:

• в рамках учебных программ, курсов повышения квалификации;
• в ходе изучения эксплуатационной, проектной и иной документации;
• в процессе взаимодействия с другими сотрудниками компании, сторонними организациями, клиентами и т.д.;
• в ходе работы с оборудованием, программным обеспечением, техникой и т.д.;
• в рамках развития по программам, предложенным работодателем;
• в рамках научной и творческой деятельности, в том числе по договорам авторского заказа.

Знания могут создаваться в результате умственной деятельности, развиваться путем получения дополнительной информации. Целью управления является обобщение и систематизация таких сведений, использование их в текущей работе. В итоге, будет повышать уровень квалификации самого сотрудника. Другие работники также будут пользоваться знаниями через базы и библиотеки предприятия, путем общения и обмена опытом с членами трудового коллектива.

Особенности процессов управления знаниями на предприятии

Управленческие функции носят организационно-распорядительный характер. В отношении управления знаниями руководство компании может:

• издавать локальные акты общего действия, которыми будет руководствоваться персонал;
• издавать приказы и распоряжения, давать устные указания;
• планировать деятельность по управлению и развитию знаний сотрудников;
• организовывать различные мероприятий, выполнять действия;
• контролировать процессы, связанные с управлением знаниями.

Вряд ли руководитель фирмы будет в одиночку предпринимать все указанные меры, хотя для этого у него есть все полномочия. Большинство процессов организуют и проводят специалисты кадровой службы, других подразделений. Они непосредственно взаимодействуют с рядовыми сотрудниками и начальством, являются «проводниками» всех планов и задач. Облегчить действия по управлению знаниями помогут модули «Добыто».

Комментарий эксперта. Эффективное управление подразумевает использование различных мер поощрения (стимулирования) и наказания. Сотрудники, которые сами повышают уровень своих знаний и помогают работодателю проводить все процессы, могут поощряться различными способами – премирование, повышение в должности и т.д. В обратной ситуации, при уклонении от учебных программ или при низком уровне квалификации можно использовать меры принуждения, дисциплинарные санкции. В любом случае, работодатель обязан соблюдать трудовые права граждан.

Образование и повышение квалификации

Эти процессы всегда входят в общую систему управления знаниями. Работодатель может управлять ими следующим образом:

• при подборе кадров устанавливаются определенные требования по образованию и квалификации, практическим навыкам;
• в процессе адаптации нового сотрудника его знания могут передаваться другим специалистам компании;
• работодатель планирует и проводит мероприятия по обучению и повышению квалификации (своими силами, по договору с образовательными центрами и т.д.);
• учеба можно проводить в рамках профессиональных стандартов, либо по иным направлениям, в которых заинтересована компания.

Обучение персонала должно приносить результат для основной деятельности предприятия. Как минимум, квалификация работника должна позволять ему исполнять свои трудовые обязанности. Чем выше уровень знаний, тем эффективнее должна быть отдача от труда специалиста. Естественно, важно и отношение к работе самого сотрудника.

Обучение и развитие персонала можно проводить непосредственно на предприятии. Для организации этих процессов рекомендуем использовать модуль «Добыто. Знания». В частности, функции программы позволяют проводить тестирование и оценку знаний, изучение методического и нормативного материала. Не менее важно, что в модуле можно создать базу или корпоративную библиотеку с различными знаниями, полезными для текущей работы и развития сотрудников.

Практический опыт сотрудников

Практический опыт персонала может представлять большую ценность, чем теоретические знания (в идеале, необходимо обеспечить баланс и взаимодополняемость между ними). Работодатель может управлять практическими познаниями следующим образом:

• опытного сотрудника можно привлекать к выполнению более сложных задач, задействовать в процессах обучения и адаптации других специалистов;
• практические знания можно описать в локальных актах (инструкции, методички, положения и т.д.), которыми будет пользоваться весь коллектив;
• практический опыт будет важен при разработке объектов интеллектуальной собственности (например, изобретения, рационализаторские предложения и т.д.);
• за счет практических познаний могут формироваться документы с коммерческой и служебной тайной, ноу-хау.

В рамках управления знаниями работодатель должен стимулировать сотрудника делиться практическим опытом. Это особенно актуально для ситуаций, когда опытный работник увольняется или переходит на другую должность. До этого он может обучить преемника по должности (профессии), дать ценные указания по работе с техникой или оборудованием. За использование практического опыта, который принес пользу компании, можно и нужно применять различные меры поощрения.

Комментарий эксперта. Сведения, полученные из практического опыта, можно систематизировать и описать в каких-либо документах, внести в базу знаний предприятия. Далее их можно дополнять новой информацией, проверять на предмет достоверности и актуальности. Эти процессы лучше проводить в специальных программах, в состав которых входит модуль «Добыто. Знания».

Базы знаний и корпоративные библиотеки

Это ресурсы, которые важны для эффективного управления знаниями персонала. Базы знаний создают и используют:

• для систематизации информации, представляющей пользу для развития сотрудников, текущей деятельности;
• для формирования массива документов, с которыми будут работать специалисты предприятия;
• для организации процессов обмена знаниями, саморазвития.

Отметим, что компании могут создавать базы знаний и для внешних субъектов. Например, торговая сеть делает это, чтобы донести до покупателей информацию об особенностях оформления заказов, о характеристиках продукции, о взаимодействии с менеджерами. Обратная связь (обращения, жалобы и предложения) позволит дополнять и уточнять сведения в базе.

Корпоративную библиотеку можно создать в электронной форме, чтобы предоставить доступ всем сотрудникам. Формирование библиотеки может осуществляться за счет:

• внутренней документации предприятия;
• научных и методических материалов, в том числе полученных после обучения в сторонней организации;
• книги, периодические и иные издания;
• иные материалы, представляющие практическую ценность.

Создав базу или корпоративную библиотеку с использованием модуля «Добыто. Знания», можно оптимизировать процесс доступа к информации. Сотрудникам не придется искать нужные сведения или обращаться с этими вопросами к вышестоящим менеджерам. Данные и документы всегда будут под рукой, так как их поиск в электронном сервисе занимает несколько секунд или минут.

Мероприятия по повышению и проверке уровня знаний

Управление знаниями включает их регулярную проверку и оценку. Для этого можно проводить обучение или повышение квалификации, итогам которых будет тестирование, экзамен, опрос, аттестация. Результаты таких мероприятий руководство использует:

• для кадровых перестановок, формирования резерва, повышения по должности;
• для поощрения сотрудников, показавших высокий уровень знаний, и применяющих их на практике;
• для планирования дальнейших действий по развитию персонала.

Указанные мероприятия и процессы можно проводить с использованием электронных ресурсов. Это особенно актуально для удаленных сотрудников, которые не находятся на предприятии.

Полезные инструменты и ресурсы для управления знаниями персонала

Для эффективного управления знаниями можно использовать различные методики. Существенно упростить все процессы поможет:

• внедрение системы менеджмента по управлению знаниями (например, основанной на принципах ИСО);
• использование систем электронного документооборота, других программ и приложений;
• подключение к государственным платформам и порталам;
• работа со специализированным программным обеспечением для создания баз знаний, корпоративных библиотек.

Как вариант, для организации процесса управления можно привлечь стороннюю организацию. Это повлечет дополнительные расходы, но снизит нагрузку на специалистов компании-заказчика.

Чем поможет работа с модулем «Добыто. Знания»

Для организации и реализации все процессов по управлению знаниями рекомендуем использовать модуль «Добыто». Помимо прочего. функционал программы позволяет:

• вести взаимодействие между подразделениями и специалистами в электронном формате;
• создать и использовать электронные библиотеки, базы знаний, различные реестры;
• проводить обучение и тестирование, в том числе с использованием алгоритмов искусственного интеллекта;
• реализовать практически мероприятия по обмену знаниями и опытом.

Советуем заказать бесплатную демоверсию модуля «Добыто. Знания», чтобы получить представление о его возможностях и преимуществах.

Заключение

• Управление знаниями персонала включает различные процессы, действия и решения со стороны руководства компании. Они направлены на получение, систематизацию и распространение сведений, представляющих пользу для компании, ее сотрудников.
• Чтобы эффективно управлять знаниями, нужно разработать локальные акты, внедрить электронные сервисы и программы, организовать процессы обучения и проверки знаний. Упростить указанные задачи поможет модуль «Добыто. Знания».
• В процессе управления знаниями можно организовать обмен опытом, адаптацию специалистов, работу с базами и корпоративными библиотеками. Все мероприятия желательно спланировать заранее.

FAQ

Что такое управление знаниями персонала?

Это комплекс процессов по получению, закреплению и распространению знаний в рамках предприятия. Для эффективного управления можно внедрить систему менеджмента по принципам ИСО.

Кто занимается управлением знаниями персонала в компании?

Общий контроль за этими процессами осуществляет руководство предприятия. Но большинство задач на практике решают специалисты кадровой службы.

Как повысить эффективность управления знаниями персонала?

Для этого можно разработать локальные акты, описывающие все действия и процессы. Также система управления знаниями будет эффективнее, если использовать профильное программное обеспечение.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)