Управление знаниями на предприятии

Знания представляются собой какие-либо сведения, имеющие теоретическое, научное и практическое значение. Для предприятия они могут являться уникальной коммерческой информацией и ноу-хау, данными из методических, проектных, эксплуатационных и иных документов. Также в общую систему могут входить знания, полученные от опытных работников, собранные в ходе бизнес-процессов, тестов и иных мероприятий. Управление знаниями включает их выявление, сбор, систематизацию, хранение и применение для различных целей.

Читайте, как построить систему управления знаниями на предприятии, какие сотрудники вовлечены в эти процессы, что нужно для эффективной работы с информацией.

Что такое управление знаниями простыми словами

Любые знания представляют собой информацию, имеющую какое-либо значение. Собрав знания, нужно правильно и эффективно использовать их для развития и обучения, применять на практике. Это актуально и для предприятий. Они могут работать со знаниями:

• полученными из внешних источников (например, научные труды, нормативная база, методические материалы из открытого доступа и т.д.);
• собранными из внутренних источников (например, путем обобщения и передачи опыта сотрудников, давно работающих в компании);
• полученными в ходе своих уникальных разработок, процессов (например, материалы при разработке изобретения, итоги тестирования собственной программы).

Сам факт наличия какого-либо знания мало что дает на практике. Чтобы использовать его в текущей деятельности, предприятию нужно организовать сбор, фиксацию, систематизацию и закрепление данных, их хранение и защиту. Эти, и некоторые другие процессы, входят в систему управления знаниями.

Управление – это менеджмент. Соответственно, основные функции по управлению знаниями будет реализовывать руководящий состав компании, специалисты среднего звена с соответствующими полномочиями. На международном уровне процессы управления можно выстроить на основе стандарта ISO 30401:2018 «Knowledge management system». В России аналогом этого стандарта является ГОСТ Р ИСО 30401-2020 «Система менеджмента знаний».

Комментарий эксперта. Внедрение любых стандартов, описывающих систему менеджмента, является сугубо добровольным делом. Но лучше руководствоваться принципами ИСО, чем «изобретать велосипед» и пытаться найти новые варианты управления знаниями. Международный и национальный стандарты содержат требования, проверенные экспертами, отработанные на научном и практическом уровне.

Цели и направления системы управления знаниями на предприятии

Сам факт наличия каких-либо знаний может не нести выгоды для предприятия. Целями их управления может быть:

• защита уникальной, служебной и конфиденциальной информации от конкурентов, других лиц;
• разработка и развитие собственных продуктов на базе знаний;
• обучение, развитие и адаптация персонала;
• предоставление совместного доступа к знаниям для группы специалистов компании или коллектива в целом;
• получение прибыли за счет передачи знаний другим лицам.

Базу знаний предприятия можно и нужно постоянно развивать. Это может быть вызвано собственными (внутренними) процессами, по итогам которых дополняется или собирается новая информация. Также важны общие тренды, появление новых технологий, научных разработок и методик, нормативных актов. Построив систему управления, руководство распределит полномочия между специалистами разного уровня. Они будут не только работать со знаниями, но и пополнять базу из различных источников.

Система и процессы управления знаниями

Для эффективного управления нужно разработать (создать) политику работы со знаниями на предприятии. Лучше закрепить эти принципы и цели в локальных актах, чтобы ими могли руководствоваться сотрудники. Документированная информация представляет собой ценный актив. Ее можно закрепить несколькими способами:

• внутренними документами, защищенными от постороннего доступа (например, режим правовой охраны предоставляется изобретению, а значит и материалам для по его разработке);
• открытыми документами и материалами, программными продуктами (обычно используются для облегчения задач клиентов, которые хотят получить какие-либо сведения о товаре или услуге);
• базами знаний на основе электронных систем (оптимальным решением является модуль «Добыто. Знания», подробнее о котором расскажем ниже).

В систему знаний входит их аудит. Он включает процессы проверки знаний на предмет полноты, объективности и достоверности, оценку эффективности работы с ними. Независимый аудит проводится сторонними компаниями и специалистами. Также их можно привлечь к созданию и развитию системы менеджмента знаний, к разработке баз и документации.

Комментарий эксперта. Согласно ГОСТ Р ИСО 30401-2020, знания в компании могут быть персональными, коллективными и организационными. Персональные знания могут формироваться и дополняться исходя из опыта и навыков конкретного сотрудника, в том числе вновь принятого на работу. Это важный момент, на который нужно обратить внимание при подборе кадров. Предприятие получит не просто высококвалифицированного специалиста, но и дополнительный источник знаний, полезной информации для всего коллектива.

Сбор, систематизация и хранение знаний

Чтобы выстроить эффективную систему управления знаниями, руководство компании должно определить:

• из каких источников будут собираться знаниями;
• какие процессы будут проводиться для сбора, проверки и систематизации информации;
• кто будет отвечать за сбор, хранение и управление знаниями;
• в каких источниках будут закреплены знания (бумажный, электронный или комбинированный формат);
• как будет организован процесс доступа к знаниям для рядовых сотрудников (ограниченный, неограниченный и т.д.).

Ответы на эти вопросы будут указаны в различных локальных актах – инструкциях, положениях, регламентах, правилах. Также можно разработать шаблоны документов, которые можно использовать для работы со знаниями.

Для формирования и систематизации базы знаний можно использовать различные источники:

• личный опыт сотрудников;
• нормативные и технические акты, судебная и иная практика;
• научные труды и методические материалы с теоретическими знаниями;
• результаты труда, полученные в ходе текущей деятельности;
• обмен опытом с другими подразделениями предприятия, сторонними организациями;
• графические материалы (фото, видео и т.д.);
• функционал программ, приобретенных предприятием.

Ценность представляют только точные, объективные, достоверные и обоснованные знания. Поэтому при их сборе нужно проверять информацию из разных источников. Желательно привлекать к этому экспертов из соответствующей сферы деятельности.

Чтобы управлять знаниями на практике, их нужно закрепить документально, либо с использованием программного обеспечения. Такие возможности дает модуль «Добыто. Знания». Он позволяет работать с любой информацией, представляющей ценность за компании, собирать и закреплять сведения, использовать ее для текущей деятельности, для обучения и развития кадров.

Обучение и развитие персонала

Сотрудники предприятия должны иметь доступ к базам знаний, применять их в практической работе. С этой целью система управления будет включать следующие процессы:

• обеспечение доступа к информации и документам (точные правила зависят от уровня защищенности сведений. компетенций работников);
• мероприятия по ознакомлению с основным объемом знаний при приеме на работу новых кадров (в виде инструктажей, вводных курсов и т.д.);
• обучение и развитие сотрудников непосредственно на предприятии;
• командные и индивидуальные мероприятия для отработки знаний на практике;
• корректировка деятельности по мере получения новых знаний, обновления документов и баз.

По данному направлению важна обратная связь с сотрудниками. Они могут давать дополнительные сведения для уточнения и корректировки знаний, делиться личным опытом, указывать на ошибки и несоответствия. Такую активность необходимо поощрять, так как это одно из составляющих вовлеченности работника в общее дело.

При работе со знаниями руководство обеспечивает наличие материальной и технической базой. Сейчас обязательным минимум является наличие компьютеров для быстрого получения нужной информации. Электронная база знаний может хранить на собственном сервере, на облаке и т.д. Также на предприятии может быть библиотека с бумажными документами, книгами и материалами. Еще одним из источников знаний является документация, поставленная вместе с оборудованием, программным обеспечением.

Защита информации

Уникальные знания могут стать конкурентным преимуществом. Чтобы защитить сведения, документы и технологии, система управления может предусматривать:

• юридическое закрепление прав на интеллектуальную собственность (получение патентов на изобретения и полезные модели, регистрация коммерческих обозначений и т.д.);
• введение мер безопасности на уровне предприятия (например, внедрение современных средств защиты информации, приобретение криптографических модулей и т.д.);
• разработку документов для обеспечения конфиденциальности данных (как вариант, сотрудникам предлагается подписать документ о неразглашении информации).

Надлежащий уровень защиты знаний может обеспечивать собственная или сторонняя служба безопасности. Общий контроль за этими процессами осуществляет руководство компании.

Эффективные варианты для управления знаниями

Система управления знаниями на предприятии – это комплекс процессов. Он может включать:

• управленческие решения на уровне руководства;
• разработку локальных нормативных актов для работы со знаниями;
• взаимодействие между сотрудниками компании;
• внедрение цифровых технологий (система электронного документооборота, базы знаний и т.д.);
• осваивание новых современных методик работы с информацией;
• использование государственных платформ и ресурсов, предназначенных для работы с документами и сведениями.

Знания, как интеллектуальная собственность, может существенно повысить стоимость компании при ее продаже. С этой целью можно провести независимую оценку через эксперта-оценщика. Также эффективная система управления знаниями станет преимуществом для привлечения инвесторов.

Комментарий эксперта. Если система управления знаниями внедрена на основе ГОСТ Р ИСО 30401-2020, ее можно сертифицировать в добровольном порядке. С этой целью проводится комплексный аудит, который включает проверку компетенций и процессов, меры по защите информации, другие мероприятия. Наличие сертификата является дополнительным конкурентным преимуществом на рынке.

Преимущества использования модуля «Добыто. Знания»

Данный модуль позволяет осуществлять управление знаниями с использованием современных сервисов и программных решений. Помимо прочего, работа с модулем «Добыто. Знания» дает возможность:

• автоматизировать процессы сбора, систематизации и хранения информации, документов;
• использовать встроенную базу знаний, которую можно дополнять за счет различных источников;
• организовать комплекс мер по обучения и саморазвитию персонала, проверке их знаний и квалификации;
• обеспечить взаимодействий сотрудников из разных подразделений в электронной форме.

Служба поддержки поможет настроить модуль к использованию, хотя даже у неподготовленных пользователей это вряд ли вызовет сложности. Оценить функционал сервиса «Добыто. Знания» можно в бесплатной демоверсии.

Заключение

• Управление знаниями на предприятии – это комплекс управленческих решений, процессов и мероприятий по сбору, систематизации, хранению и использованию информации. Знания, как интеллектуальный актив, можно и нужно защищать разными способами.
• Источниками знаний на предприятии могут быть нормативные и иные документы, научные и методические материалы, документация на собственные и приобретенные продукты. Также важна информация из личного опыта сотрудников.
• Для управления знаниями можно использовать системы электронного документооборота, другое программное обеспечение. Эффективным решением является модуль «Добыто. Знания», чей функционал подходит для работы с любой информацией.

FAQ

Что такое управление знаниями на предприятии?

Это комплекс процессов по получению, проверке, систематизации, хранению и использованию знаний. Общее управление осуществляет руководство компании. Для этого можно внедрить систему менеджмента на основе принципов ИСО.

Что входит в управление знаниями?

Система включает управленческие решения руководства, разработку локальных актов, внедрение и использование электронных продуктов. Рядовые сотрудники получают доступ к знаниям исходя из своих полномочий.

Что нужно для управления знаниями на предприятии?

Прежде всего, нужно настроить процессы сбора и проверки знаний, закрепления их в различных формах (бумажный документ, электронная система и т.д.). Далее осуществляется текущее управление в процессе использования знаний, применения их на практике.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)