Управление отделом кадров

Управление отделом кадров осуществляет руководитель этого подразделения. Он назначается приказом главы компании, должен соответствовать ряду квалификационных требований. Полномочия, права и обязанности специалиста описываются в должностной инструкции, локальных актах общего действия. Для повышения эффективности управления отделом кадров можно использовать специальные методики и технологии, профильное программное обеспечение. Оптимальным решением для указанных целей станет использование модулей «Добыто».

Читайте, что входит в процессы управления отделом кадров, как найти специалиста на эту должность, какие программы и полезные ресурсы повысят эффективность работы.

В чем заключается управление отделом кадров

Отдел кадров – это структурное подразделение предприятия. В небольших компаниях указанные функции может выполнять отдельный специалист, либо сам руководитель, делопроизводитель или главный бухгалтер. Отделы кадров в более-менее крупных организациях создаются по следующим правилам:

• руководство отделом осуществляет начальник, который назначается главой компании;
• в состав отдела входят рядовые сотрудники (их должности могут именоваться по-разному – инспектор, специалист и т.д.);
• в рамках кадровой службы осуществляется распределение полномочий и трудовых функций (с этой целью утверждает положение об отделе, иные локальные акты).

Управление отделом кадров, прежде всего, заключается в руководстве подчиненными, даче обязательных указаний и распоряжений, контроле за различными показателями работы. Также начальник подразделения сам исполняет ряд обязанностей кадровика, от оформления документов до взаимодействия с персоналом. Как правило, руководитель отдела подчиняется напрямую главе фирмы (но могут быть и более сложные цепочки подчиненности).

Комментарий эксперта. Эффективность управления отделом кадров всегда сказывается на общих показателях деятельности компании. Поэтому на должность назначается лицо, отвечающее ряду обязательных квалификационных требований, имеющие соответствующие знания и навыки, опыт работы. Существенную помощь руководителю окажет профильное программное обеспечение, куда входят и модули «Добыто. КЭДО», «Добыто. Знания».

Квалификационные требования

Начальник отдела кадров занимает должность руководителя подразделения. Квалификационные требования к ней определены Приказом Минтруда РФ № 37:

• высшее профессиональное образование (магистратура или специалитет);
• дополнительное профессиональное образование в области управления персоналом (обучение можно пройти уже после утверждения на должность);
• стаж работы на должностях, связанные с управлением персоналом или руководством подразделений, не менее 5 лет.

Компания-работодатель может установить и более строгие требования к претенденту на должность начальника отделом кадров. Например, это может быть профессиональное владение определенными программами, соответствие ведомственным актам.

Указанные выше квалификационные требования являются рекомендацией, а не обязательной нормой. Но большинство компаний придерживаются этих правил. Соответствие требованиям проверяется в процессе подбора специалиста, в ходе конкурса, собеседований, иных аналогичных мероприятий.

Как найти специалиста на должность руководителя отдела кадров

Компания может использовать разные технологии подбора персонала, в том числе для замещения должностей руководителей отделов. Специалисты можно найти:

• за счет собственных источников (из числа сотрудников отдела кадров или других служб, из кадрового резерва);
• путем размещения объявлений на профильных ресурсах, проведения конкурса среди кандидатов;
• по договору со сторонней организацией, которая оказывает услуги по подбору кадров (рекрутинговое агентство и т.д.).

Помимо рассмотрения анкеты и других документов от кандидата, можно и нужно проводить собеседование в очном или удаленном формате. К этим мероприятиям могут привлекаться различные эксперты (например, психолог). Важное значение будут иметь сведения о предыдущем месте работы, рекомендации и характеристики.

Для упрощения процессов подбора специалистов можно использовать модули «Добыто». В частности, там есть шаблоны документов для соискателя должности, сервисы для проведения тестов и собеседований. После оформления на работу руководитель отдела кадров будет использовать модули «Добыто» для текущей работы, управления персоналом и подчиненными.

Особенности управления отделом кадров на предприятии

Управление – это сложный процесс, который предусматривает принятие решений, дачу указаний, участие в мероприятиях, планирование и т.д. Любая должность, связанная с управленческими функциями, подразумевает ответственность. Для руководителя отдела кадров она распространяется:

• на деятельность всего подразделения, каждого отдельного специалиста;
• на свои должностные обязанности и полномочия;
• на реализацию решений и указаний руководства компании;
• на взаимодействие с другими подразделениями.

Для нормальной работы отдела кадров нужны инструкции, положения, регламенты, иные локальные акты. Их можно разработать с помощью модуля «Добыто. КЭДО». Отметим, что компания может перейти на полноценный кадровый электронный документооборот. Это положительно скажется и на управлении отделом кадров.

Комментарий эксперта. Чтобы подготовить действующего специалиста на должность отдела кадров, можно организовать обучение, переподготовку, повышение квалификации. Данные мероприятия проводятся за счет работодателя. Программы учебы можно выбрать по предложениям разных образовательных центров. Отдельные процессы обучения можно выполнить своими силами, используя модуль «Добыто. Знания».

Полномочия, права и обязанности

Управление отделом кадров осуществляется на основании приказа главы компании, трудового договора, должностной инструкции. Алгоритмы и схемы работы подразделения описываются в локальных актах. В состав полномочий начальника отдела может входить:

• оформление кадровых и общих документов (служебные записки, заключения, опросные листы и т.д.);
• общее руководство отделом (дача указаний, контроль за работой подчиненных и т.д.);
• управление персоналом (кадровый учет, планирование и организация мероприятий, инструктажи и т.д.);
• организация обучения и развития сотрудников;
• подготовка отчетности для руководства, государственных органов;
• проведения служебных расследований в рамках компетенции;
• контроль за внедрением и использованием программ для кадровиков;
• административно-хозяйственные функции.

Так как управление отделом кадров предусматривает подписание и согласование документов, на руководителя необходимо оформить ЭЦП. Это может быть УКЭП или УНЭП (в зависимости от компетенции, объема предоставленных полномочий).

При подборе персонала руководитель отдела может представлять интересы работодателя. С этой целью проводятся все мероприятия, готовится заключение о возможности приема на работу. Но итоговое решение все равно принимает директор организации. В частности, именно он издает приказ о трудоустройстве, подписывает трудовой договор.

Руководство отделом

Управление любым отделом предусматривает комплекс административных, организационных и хозяйственных решений, действий, процессов. Руководитель кадровой службы вправе:

• давать обязательные указания и распоряжения в рамках полномочий;
• планировать работу кадровиков, мероприятия с персоналом;
• контролировать выполнение трудовой функции со стороны подчиненных;
• давать главе компании рекомендации по мерам поощрения и стимулирования, изменению штатной численности отдела;
• подавать руководству документы о дисциплинарных нарушениях;
• разрабатывать или использовать различные методики по управлению подчиненными или персоналом в целом.

Управленческие функции могут предусматривать проведение планерок и совещаний, оформление и согласование документов. Также начальник отдела сам принимает участие в различных мероприятиях с персоналом. К примеру, он может возглавлять комиссию по служебному расследованию, проводить тестирование и экзамены.

У начальника может быть заместитель. На период отсутствия руководителя отдела он временно исполняет его обязанности, действует на основании должностной инструкции или отдельного приказа. Как правило, заместитель в приоритетном порядке рассматривается кандидатом на должность начальника при увольнении.

Взаимодействие с персоналом и руководством

В отношении подчиненных управление отделом кадров может предусматривать:

• планирование и организацию учебы, повышения квалификации;
• анализ личных и деловых качеств сотрудников;
• оперативное переназначение задач в рамках полномочий кадровиков;
• назначение представителей для участия в общих мероприятиях;
• анализ взаимоотношений внутри коллектива, улучшение микроклимата, устранение причин для возникновения конфликтов.

Хотя начальник отдела не может сам принимать на работу специалистов, он участвует в процедурах подбора и отбора претендентов. Глава компании наверняка направит кандидата на собеседование к руководителю профильного отдела, прежде чем подписать приказ о трудоустройстве.

Комментарий эксперта. Управление отделов кадров включает и хозяйственные функции. Руководитель готовит предложения по сметам и фонду оплаты труда, обеспечивает подчиненных всем необходимым для работы. Также он следит за учетом рабочего времени, составлением графика отпусков. Это стандартные полномочия для руководителя любого отдела.

Участие в процессах и мероприятиях

Как должностное лицо, руководитель отдела кадров принимает участие в следующих мероприятиях:

• планерки, встречи, совещаний на уровне руководства;
• внутренние мероприятия в отделе кадров;
• инструктажи по охране труда и иным направлениям;
• специальная оценка условий труда, опасных и вредных факторов;
• служебные расследования по факту дисциплинарных проступков;
• обучение персонала на уровне предприятия.

Если в компании проводится надзорная проверки ГТИ или прокуратуры, руководитель отдела кадров будет являться уполномоченным представителем.

Полезные инструменты для управления отделом кадров

Чтобы эффективно управлять отделом кадров и персоналом в целом, руководителю помогут:

• методические материалы, научные труды, периодические издания по профилю работы;
• государственные и коммерческие интернет-ресурсы;
• корпоративная электронная библиотека, база знаний (их можно создать на основе модуля «Добыто. Знания»);
• профильное программное обеспечение (система КЭДО, программы для расчета отпусков и учета рабочего времени, и т.д.).

Руководители отдела кадров обязаны повышать квалификацию. Периодичность таких курсов обычно составляет 1 раз в 3 или 5 лет. Также работодатель может проводить собственную оценку деятельности отдела в целом или его начальника.

Чем помогут в работе модули «Добыто»

С учетом особенностей работы отдела кадров, эффективность управления помогут следующие возможности модулей «Добыто. КЭДО» и «Добыто. Знания»:

• оформление документов в электронном формате, использование различных сервисов и расширения;
• кадровый учет по всем или отдельным показателям;
• обучение и развитие сотрудников, проверка и оценка знаний, квалификации;
• создание и использование базы знаний, корпоративной библиотеки;
• тестирование, опросы и иные формы взаимодействия, обратной связи с персоналом.

Ознакомиться с основными функциями модулей «Добыто» поможет бесплатная демоверсия.

Заключение

• Управление отделом кадров – это комплекс административных, организационных и хозяйственных функций. Полномочия по управлению описываются в должностных инструкциях, локальных актов общего действия.
• Квалификационные требования к должности начальника отдела кадров утверждены Приказом Минтруда РФ № 37. Они носят рекомендательный характер, могут меняться руководством компании.
• Управление включает не только работу с подчиненными, но и с остальным персоналом. Начальник отдела участвует во многих мероприятиях, оформляет документы, исполняет иные обязанности и полномочия.

FAQ

Что такое управление отделом кадров?

Это комплекс взаимосвязанных процессов, действия и решений, обеспечивающих нормальную работу подразделения. Управление включает организационные, хозяйственные и административные полномочия.

Кто может заниматься управлением отделом кадров?

Рекомендованные требования – наличие высшего и дополнительного профильного образования, более 5 лет стажа по управлению персоналом, подразделением или компанией. Работодатель вправе устанавливать и иные требования к должности.

Какие полезные ресурсы повысят эффективность управления отделом кадров?

Начальник отдела кадров может использовать разные методики и технологии управления, работать с интернет-ресурсами, профильным программным обеспечением. Также периодически проводится повышение квалификации.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)