Современные кадровые технологии

Одним из важнейших условий успешной работы любого предприятия является грамотная кадровая политика. Профессиональное управление человеческим капиталом позволяет максимально эффективно использовать каждого сотрудника и получать от него максимальную отдачу. Современные кадровые технологии направлены на повышение эффективности управления и более быстрое достижение целей бизнеса.

Читайте, каким критериям отвечают современные кадровые технологии, как выбрать их для целей своей компании, чем поможет система электронного документооборота.

Что понимается под кадровыми технологиями?

Кадровые технологии – это комплекс средств управления персоналом, используемых для достижения целей и задач, поставленных перед предприятием. Такие технологии позволяют руководящему звену оперативно получать информацию о кадровых процессах на предприятии и вовремя принимать управленческие решения по персоналу. Одним из вариантов использования современных кадровых технологий является модуль «Добыто. КЭДО».

К любым кадровым технологиям предъявляются определенные требования:

• Социальная обусловленность. Действия работодателей должны соответствовать нормам трудового права, быть логичными и понятными для сотрудников;
• Целесообразность и обоснованность по результату. Все используемые на предприятии методы работы с сотрудниками должны быть направлены на повышение эффективности бизнеса.
• Правовая непротиворечивость. Между действиями работодателя и установленными нормами трудового права не должно быть никаких разногласий. Ни один локальный нормативный правовой акт на предприятии не может стоять выше существующих норм, закрепленных в Трудовом кодексе.
• Согласованность целей организации и персонала. Работники должны понимать смысл управленческих решений и действовать для достижения общих целей с организацией.
• Персонифицированность. Современный кадровый подход предполагает учет личных особенностей сотрудников, их индивидуального потенциала при планировании кадровых решений. Для этого работодатель должен знать возможности персонала, необходима сформированная система обратной связи.

Основная цель любых кадровых технологий – максимальное включение персонала в рабочий процесс для получения наибольшей результативности труда. Кроме того, они должны быть направлены на профессиональное развитие сотрудников, формирование системы справедливой оплаты труда, повышение статуса ценных специалистов. Всем этим критериям отвечает модуль «Добыто. КЭДО».

Методы кадровых технологий на предприятии

Сформированная на предприятии система работы с кадрами должна давать работодателю информацию об имеющемся человеческом капитале, создавать условия для максимально полного использования его возможность.

В маленьких организациях работу с кадрами часто берет на себя бухгалтер или другой сотрудник, назначенный руководителем. На крупных предприятиях формируются целые отделы, в которых работают специалисты по отбору персонала, повышению его квалификации, обеспечению профессионального роста. В любом случае кадровое подразделение будет выполнять следующие функции:

• Трудоустройство новых сотрудников. Необходимо разработать механизм приема на работу, установить порядок проведения собеседований, проверок на профпригодность, согласования найма с руководителем. Четко выстроенная система ускорит принятие решений и поможет быстро набирать персонал.
• Создание системы мотивации. Для повышения эффективности деятельности персонала должна быть сформирована мотивационная система. Она включает в себя нематериальные и материальные поощрения, а также методы дисциплинарного взыскания. Они не должны выходить за рамки, установленные Трудовым кодексом.
• Поддержка совершенствования рабочего процесса. На предприятии должна быть сформирована система поддержки новых идей, которые позволят улучшить и оптимизировать рабочий процесс. Реализовать эти задачи поможет модуль «Добыто. КЭДО».
• Система профессионального роста сотрудников. Кадровый потенциал постоянно нужно наращивать, чтобы сотрудники сохраняли конкурентоспособность в меняющемся мире. Для этого разрабатывается система развития, она включает в себя различные способы повышения квалификации.
• Социальная поддержка сотрудников. Работодатель должен быть заинтересован в удержании ценных кадров. Для этого на предприятии формируется система социальной защиты. Она может включать в себя, например, добровольное медицинское страхование за счет компании, предоставление различных социальных гарантий сотрудникам и членам их семей.

Еще одна важнейшая технология – работа с кадровым резервом. Даже если перспективного сотрудника приходится уволить по объективным причинам или не удается взять на работу, необходимо внести его в базу кадрового резерва, так как впоследствии он может пригодиться компании. Частью кадровой политики становится щадящее увольнение, направленное на сохранение хороших отношений с бывшими сотрудниками. Вести документацию для формирования кадрового резерва можно в модуле «Добыто. КЭДО».

Содержание кадровых технологий

Содержание кадровых технологий – это совокупность приемов и методов, которые позволяют наиболее полно раскрыть кадровый потенциал. Это либо использование уже существующих знаний и навыков сотрудников, либо профессиональное развитие, которое принесет пользу компании в будущем.

Одной из особенностей последних лет стало быстрое изменение экономической обстановки, требующее от предприятий гибкости при решении кадровых вопросов. Чем быстрее компания приспосабливается к изменениям, тем эффективнее она будет работать и лучше сохранять конкурентоспособность. Чтобы это стало возможным, необходимо постоянно поддерживать высокую квалификацию персонала. Как только сотрудник останавливается в развитии, его знания и навыки начинают устаревать – со временем он превращается в балласт для команды. Задача руководителя – сформировать такую систему управления, которая будет мотивировать каждого сотрудника постоянно работать над повышением квалификации.

Мнение эксперта. Цель работы с кадрами – создание условий, при которых сотрудник будет сам хотеть оставаться в компании и развиваться, чтобы быть ей полезным. Если руководство не может достичь этой цели, сотрудники теряют мотивацию к обучению, оно превращается в пустую формальность. Чтобы этого не произошло, работодатель должен лично следить за всеми процессами и использовать все возможности мотивации персонала к развитию.

Новые технологии кадрового взаимодействия

Российская система управления персоналом за последние несколько лет обогатилась несколькими новыми технологиями, изменившими привычные принципы взаимодействия руководства с персоналом. Самые востребованные среди них:

• Аутсорсинг. Если раньше все функции выполняли сотрудники в штате одной организации, то теперь часть из них передается представителям сторонних компаний. В результате нарушается стандартная иерархия: аутсорсинговые компании не являются подчиненными головному офису, отношения с ними выстраиваются на правах равного партнерства.
• Аутстаффинг. Это вывод части персонала за штат компании. Люди формально работают в компании-аутстаффере, но при этом выполняют основные задачи в другой организации. Принимающая компания получает целый ряд выгод: не нужно вести кадровый документооборот, платить налоги за сотрудников, решать другие бюрократические вопросы с государственными органами – все эти функции берет на себя аутстаффер. По сути, это предоставление заемного труда сотрудников другой компании за своеобразную арендную плату.
• Аутплейсмент. Это помощь увольняемым сотрудникам, если увольнение происходит не по их вине, а из-за изменений в работе организации. Мягкое увольнение предполагает обучение поиску работы и составлению резюме, переобучение, профессиональную переподготовку и другие действия руководства, помогающие увольняемому персоналу без проблем найти новую работу. Это помогает сохранить положительное отношение к прежнему руководству, что впоследствии может пригодиться компании.
• Ассессмент-центр. Это технология комплексной оценки персонала, позволяющая определить его компетентность. Сотрудники помещаются в условия ролевых моделей, в которых они должны проявить свои профессиональные качества. Их действия и поведение оцениваются экспертами, в результате чего делается вывод о подготовленности персонала.
• Привлечение фрилансеров, в том числе с использованием модуля «Добыто. КЭДО». Это разовый наем сотрудников для выполнения определенных задач. Такой персонал не зачисляется в штат, на него не распространяются требования по документообороту или уплате налогов. Такому сотруднику в большинстве случаев не предоставляются какие-либо материальные ресурсы компании: он работает с использованием собственного оборудования. Компания использует его профессиональные знания и навыки, но не несет перед ним никаких социальных обязательств.

Все эти изменения призваны повысить результативность использования человеческого капитала. Компании, особенно представители малого и среднего бизнеса, напрямую заинтересованы в максимальном сокращении издержек, в том числе на персонал. Из-за этого появляются новые формы взаимодействия, позволяющие получить от сотрудников максимальную отдачу при минимальных вложениях.

Новые технологии удаленного взаимодействия с сотрудниками

Еще одним новым явлением в управлении кадрами стал наем удаленных сотрудников. Физически они могут находиться в любом городе и регионе, однако при этом они будут официально трудоустроенными в столичных организациях и компаниях крупных городов. Привлечение персонала из регионов позволяет уменьшить затраты на выплату заработной платы, а также на организацию рабочих мест и содержание сотрудников в офисе.

Хотя удаленные сотрудники не приходят на работу как привычный офлайн-персонал, на него распространяются все требования трудового кодекса по обеспечению официального трудоустройства и социальных гарантий. Между работодателем и сотрудником заключается трудовой договор, он отправляет трудовую книжку по почте для хранения в кадровом отделе и внесения соответствующих записей. У такого сотрудника также есть нормы рабочего времени оплачиваемый отпуск, выходные дни и т.д. Оптимальным решением для удаленного взаимодействия станет модуль «Добыто. КЭДО».

Новые технологии удаленного управления персоналом разрабатываются с учетом особенностей взаимодействия с такими сотрудниками. Хотя привлечение удаленных работников дает массу преимуществ, есть и сложности, которые мешают эффективной работе:

• Низкая вовлеченность таких сотрудников в корпоративную жизнь. Они чаще всего не становятся полноценными членами команды, не заинтересованы в дополнительных проектах и участии в различных совместных мероприятиях. Это повышает риск, что сотрудник легко уйдет в другую компанию, как только ему предложат более удобные условия.
• Отсутствие полноценного контроля. При дистанционном взаимодействии трудно отладить полноценный контроль рабочего времени. Границы рабочего дня размываются: сотруднику приходится фактически круглосуточно отвечать на сообщения и быть на связи.
• Снижение эффективности из-за сложности организации постоянного места работы. Не у всех сотрудников есть возможности найти место в коворкинге, а в домашней обстановке продуктивность часто снижается.
• Отсутствие профессионального роста. Практика показывает, что сотрудники на удаленке не могут проявить себя в полной мере. Они не испытывают потребности в дальнейшем обучении, редко берут на себя дополнительные задачи – в результате карьерный рост останавливается.

Чтобы бороться с этими недостатками, работодателям приходится совершенствовать систему удаленного взаимодействия с персоналом. Для этого более четко прописывается должностная инструкция и временные рабочие рамки, устанавливается фиксированный круг обязанностей и задач, используются новые инструменты контроля занятости в рабочее время. Кроме того, применяются различные способы мотивации персонала для повышения стремления к карьерному росту.

Мнение эксперта. Удаленная работа для многих профессий стала реальностью, которая в ближайшие годы уже не изменится. Работодателям приходится адаптироваться к изменениям и искать новые способы улучшения взаимодействия с сотрудниками. Снижение издержек на персонал поможет сохранить конкурентоспособность в меняющейся обстановке.

Организация электронного кадрового документооборота

Еще одной новой кадровой технологией стал электронный документооборот (ЭДО). Законодательство позволяет принять на предприятии положение об ЭДО и перевести большую часть кадровых документов в электронную форму. Рекомендуем обратиться внимание на модуль «Добыто. КЭДО», в котором реализованы все современные технологии по работе с документами.

До 99% кадровых документов уже можно заполнять только в электронном виде. Для этого руководитель предприятия должен получить электронную цифровую подпись. В электронный вид уже можно переводить трудовые договоры, графики отпусков, приказы о переводе на новую должность и еще десятки видов документации.

Исключения сделаны только для некоторых видов особо важных документов:

• Приказы об увольнении. С ними сотрудник должен знакомиться лично, также он должен расписываться для подтверждения уведомления.
• Акты о расследовании несчастных случаев. Оно оформляются в бумажном виде, чтобы избежать подделок и более позднего внесения изменений.
• Документы, подтверждающие, что работник прошел инструктаж по охране труда.

Вести документацию в электронном виде намного быстрее и удобнее, особенно если предприятие работает с удаленными сотрудниками. Однако важно правильно заполнять документы и использовать цифровую подпись для придания им юридической силы. Модуль «Добыто. КЭДО» снимет множество проблем с оформлением кадровой документации.

Мнение эксперта. Кадровый документооборот продолжит развиваться и совершенствоваться. Существующие ограничения обусловлены стремлением государства защитить интересы сотрудников и предотвратить неправомерные действия работодателей. Как только появятся более эффективные методы цифрового контроля, в бумажных версиях документов отпадет надобность.

Заключение

• Мир меняется, и вместе с ним меняются кадровые технологии. Два года пандемии показали, что можно организовать удаленное взаимодействие с сотрудниками, а большую часть бумаг – перевести в электронный вид.
• Цифровой документооборот будет и дальше вытеснять устаревшую бумажную документацию, ускорять работу с персоналом.
• Чтобы сохранить конкурентоспособность, предприятиям придется переходить на новые технологии работы с кадрами, в том числе на электронное подписание цифровых документов.

Список использованных источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)