Системы управления персоналом: что нужно знать работодателю

CRM применяются в бизнесе для оптимизации работы с клиентами, но также широко используются и для управления персоналом. В рамках программ управления персоналом создается централизованная база данных, содержащая информацию о сотрудниках, их профессиональных качествах, опыте работы, образовании и других важных параметрах.

Читайте, в чем заключается понятие системы управления персоналом, какие предложения автоматизированных сервисов по управлению существуют на рынке, какие преимущества предоставляют такие программы.

Содержание

Понятие, область применения и основные элементы
Основные элементы
Обзор программных продуктов
Отличительные особенности “Добыто”
Автоматизация процессов и централизация данных
Готовые шаблоны и конструктор документов
Обучение и доступность
Упрощение работы
Коммуникация и техническая поддержка
Безопасность данных и интеграция
Искусственный интеллект
Преимущества применения системой управления персоналом
Вывод
Часто задаваемые вопросы
Список источников

Понятие, область применения и основные элементы

Под системой управления персоналом понимается совокупность действий, процессов, мероприятий, направленных на эффективное управление трудовыми ресурсами. Она является неотъемлемой частью бизнеса и находит широкое применение в различных сферах деятельности.

В свою очередь под электронными системами управления персоналом, подразумеваются электронные программные обеспечения, включающие в себя совокупность действий, процессов, мероприятий, направленных на эффективное управление трудовыми ресурсами. Они позволяют автоматизировать процессы отбора и найма сотрудников, учета рабочего времени, оценки производительности, а также разработку и проведение обучения. Программы также обеспечивают единые базы данных о работниках, их квалификации, карьерном росте и других важных информационных аспектах.

Основные элементы

Для эффективного управления кадрами создаются и применяются специальные элементы. Сред них:

планирование штатной численности(определение количество работников с учетом потребностей компании);
подбор сотрудников(поиск и подбор нового персонала);
адаптация новичков(проведение мероприятий для обеспечения качественного вхождения в работу организации);
обучение и развитие(осуществление действий по развитию и внедрению системы образования на предприятие для повышения уровня профессиональных знаний и развитие навыков);
иные элементы.

Эти и многие другие элементы реализованы в электронных программах системы управления персоналом. Такие программы объединяют различные компоненты управления и наделены своими особенностями. Рассмотрим основные предложения, которые представлены сегодня на рынке.

Так выглядит полноценная система управления персоналом

Обзор программных продуктов

Сегодня на рынке представлено множество программ, имеющие различный функционал, область применения и т.п. К наиболее популярным относятся:

1. СБИС. Управление персоналом — это программный продукт, позволяющий осуществлять деятельность сотрудников и вести электронный обмен кадровыми документами. Основная цель СБИС — собрать штатные сведения в цифровом виде. Программа собирает данные из организационной документации и других источников с помощью интеграционных механизмов.
2. VK HR Tech — позволяет работникам коммуницировать в формате, похожем на социальные сети и решать организационные задачи. Внутри программы есть возможность изменять сроки выполнения задач, добавлять этапы, задачи.
3. HR Link — предоставляет возможности для улучшения и организации всеобъемлющих кадровых процессов. Также имеется возможность сохранения и обработка данных с высоким уровнем безопасности. В программе реализован только облачный сервис.
4. Jump. Finance КЭДО — позволяет создавать и подписывать документацию в цифровом виде, а также хранить персональные данные. Информация может храниться двумя способами: в облачном архиве или на локальном сервере компании. Документы могут быть отфильтрованы по типам, отделам и другим параметрам.
5. Добыто — предлагает неограниченные возможности для создания и управления кадровыми процессами и документами. Инновационная платформа позволяет осуществить поиск сведений и документации быстро и эффективно. Алгоритм определит наиболее релевантные результаты, что поможет сэкономить время и упростить работу. Сервис позволяет создавать, подписывать и хранить документы, как в облачном хранилище, так и на собственном сервере.

Комментарий специалиста. Главной отличительной особенностью сервиса “Добыто” является встроенный в работу системы искусственный интеллект(“ИИ”). Благодаря ИИ, многие процессы платформы осуществляются оперативно и качественно. Это касается как процесса поиска, так и кадрового функционала. Добыто имеет также множество иных преимуществ.

Отличительные особенности “Добыто”

Анализируя возможности сервиса, можно выделить 10 ключевых функций, которые делают его уникальным:

Автоматизация процессов предприятия и централизация всех данных.
Готовые шаблоны и конструктор документов.
Функция обучения и самообучения.
Доступность системы для работников.
Упрощение работы кадровых специалистов.
Коммуникация внутри компании.
Всесторонняя поддержка специалистами.
Безопасность данных предприятия.
Возможность интеграции с другими системами.
Искусственный интеллект.

Каждая функция отвечает за те или иные процессы в компании.

Автоматизация процессов и централизация данных

“Добыто” позволяет автоматизировать множество рутинных задач, таких как обработка заявок на отпуск, распределение рабочего времени и т.д. Например, на основе информации о запланированных отпусках, программа выявляет возможные пересечения дат между сотрудниками. Данная функция определит необходимость осуществление переноса отпуска, если даты пересекаются у коллег одного отдела. Таким образом, вместо того чтобы составлять и корректировать графики отпусков вручную, использование “Добыто” позволит автоматизировать обработку заявок и подготовку графиков отпусков, что поможет сэкономить время и снизить вероятность ошибок.

Кроме того, вся персональная информация на сервисе может храниться в одной системе, что упрощает доступ к необходимым сведениям для менеджеров и кадровых специалистов. Они могут быстро найти данные о занятости персонала, контактных данных, истории отпусков и т.п. Благодаря этому, процессы принятия решений и планирования становятся более эффективными и точными.

Более сложная структура включается дополнительные подсистемы

Готовые шаблоны и конструктор документов

Программа позволяет создавать договоры на основе готовых шаблонов. Вы можете подготовить документ любой сложности, просто заполнив необходимые поля. Кроме того, в сервисе представлена возможность самостоятельного конструирования нужного документа. Интерфейс подготовки договоров интуитивно понятен и удобен для любого пользователя.

Обучение и доступность

Функционал “Добыто” позволяет создавать заметки, тесты и задания. Заметки могут быть в любом формате — текстовом, графическом. Они могут быть организованы в папки, а также ими можно делиться с коллегами. Используя заметки, вы можете создавать задания и тесты.

Кроме того, в программе реализована возможность создания курсов, применяя заметки в качестве основы. В тестировании в рамках курсов, пользователю нужно выбрать правильный ответ из предложенных вариантов. После прохождения тестирования пользователь получит правильное решение.

Важно отметить также, что настройка работы сервиса занимает не более 10 минут и при этом не нужно иметь специальных познаний для подключения к нему. Работать в программе возможно, в том числе, без доступа к интернету.

Упрощение работы

Система обеспечивает возможность создавать и редактировать сведения о штате в удобном и простом интерфейсе. Можно добавлять новых сотрудников, обновлять их контактную информацию, изменять должности и отделы, а также вносить другие изменения.

“Добыто” также упрощает весь процесс ведения учета рабочего времени. Кадровые специалисты могут отслеживать рабочее время, контролировать отсутствие по различным причинам (болезнь, отпуск и т.д.) и вести учет отработанных часов. Это значительно упрощает процесс расчета заработной платы и учета отпусков.

Комментарий специалиста. Система управления персоналом упрощает работу кадровых специалистов, облегчая создание и редактирование данных, ведения учета рабочего времени и отпусков. Это помогает повысить эффективность работы отделов и компании в целом.

Коммуникация и техническая поддержка

Сервис обеспечивает коммуникацию между сотрудниками, в том числе через встроенные системы чата. Такие инструменты позволяют сотрудникам обмениваться сообщениями, обсуждать идеи, задавать вопросы и делиться информацией в режиме реального времени. Удобное и быстрое общение, улучшает связь между коллективом, способствует более эффективному сотрудничеству и повышает общую производительность.

В сервисе также обеспечена всесторонняя техническая поддержка специалистами. Большинство вопросов, задаваемых пользователями, уже есть в базе “Добыто”. В случае, если останутся неразрешенные проблемы, специалисты службы поддержки всегда доступны и готовы помочь в кратчайшие сроки.

Безопасность данных и интеграция

“Добыто” предлагает для хранения сведений специальный дата центр, который соответствует строгим требованиям и сертификациям, таким как ГОСТ 57580, 152-ФЗ, ISO 27001/27017/27018/27701. В нем можно хранить все документы и информацию. Кроме того, пользователь может использовать свои собственные серверы для хранения. Внесенные сведения автоматически сохраняются, в том числе осуществляется их резервное копирование.

“Добыто” предлагает гибкую настройку и интеграцию сервиса. Сервис может интегрироваться с такими популярными корпоративными системами, как 1С, Битрикс24 и многими другими.

В программе реализована также возможность применения всех видов подписи, от простой, до квалифицированной. Документы можно подписывать с любого электронного устройства.

Систему управления персоналом можно автоматизировать

Искусственный интеллект

«Добыто» имеет ряд технологических особенностей, которые делают программу незаменимым помощником в управлении персоналом. Одна из них — искусственный интеллект. Используя информацию, которая обрабатывается в сервисе, искусственный интеллект может создавать новый материал для обучения. В результате, пользователи могут получить презентации, статьи, должностные инструкции и другой материал для дальнейшего изучения в базах знаний или на рабочем месте.

Кроме того, в “Добыто” есть чат-бот с которым можно общаться. Это позволит не только получать нужную информацию, но и использовать его для решения рутинных задач, например, создания вопросов для интервью или написания отчетов.

Система поиска в «Добыто» обеспечивает быстрый и удобный доступ к нужной информации. Благодаря использованию искусственного интеллекта, поиск идет по похожим словам или первым буквам введенного слова. Это позволяет быстро находить нужные сведения и сэкономить время на их поиске.

Преимущества применения системой управления персоналом

Применение программы по управлению кадрами имеет ряд преимуществ. Среди них:

улучшение качества работы сотрудников. Система позволяет руководству более эффективно управлять работой подчиненных, выявлять и решать проблемы, связанные с их работой. Результатом такого управления является повышение качества работы, что приводит в итоге к росту производительности и прибыли организации;
оптимизация процессов управления. Программа позволяет рационализировать процессы управления кадрами. Автоматизация многих рутинных операций, таких как составление отчетов, подготовка документов и контроль над сроками выполнения задач. Все это позволяет руководству сосредоточиться на стратегических задачах;
создание привлекательной рабочей среды. Корректная организация сервиса может помочь создать привлекательную и комфортную рабочую среду. Например, организация системы мотивации и стимулирования, разработка программ обучения и профессионального развития, а также создание благоприятного микроклимата в коллективе. Все это может привести к достижению лояльности работников и повышению их мотивации;
иные преимущества.

Комментарий специалиста. Применение системы управления персоналом в организации обеспечивает множество преимуществ. Например, повышение производительности, улучшение качества работы и оптимизация управленческих процессов. Перспективы применения программ по управлению персоналом включают в себя эффективное использование современных технологий, развитие руководящих и управленческих навыков, а также создание благоприятной корпоративной культуры. Организации, уделяющие должное внимание этим аспектам, смогут привлекать и удерживать лучших специалистов.

Управление персоналом является одним из направлений кадровой политики компании

Вывод

Системы управления персоналом являются неотъемлемой частью успешного развития любой организации. Они позволяют эффективно координировать работу сотрудников, оптимизировать процессы найма, обучения и мотивации персонала. Благодаря правильно настроенным системам, компании могут привлекать высококвалифицированных специалистов, а также повышать уровень сотрудничества и командной работы.

«Добыто» позволяет качественно и эффективно управлять кадровыми процессами и документами, при этом адаптируясь под ваши потребности. С удобным поиском документов, вы легко найдете нужные материалы. Стоимость программы доступна для организаций любого масштаба.