Система СЭД

Система СЭД – это программа или сервис, в которых ведется работа с электронными документами. Помимо этого, программное обеспечение предлагает и множество других возможностей, от учета различных показателей до обмена информацией, ведения баз данных. Компания может внедрить общую систему СЭД, либо программы по отдельным направлениям делопроизводства – кадры, финансы, хозяйственная деятельность и т.д. Для полноценной работы с программным обеспечением нужны электронные подписи разных видов.

Читайте, что входит в понятие система СЭД, как выбрать программы для кадрового электронного документооборота, в чем заключаются особенности их внедрения и использования.

Что такое система СЭД

СЭД условно расшифровывается как система электронного документооборота. Основная функция системы видна прямо из названия. Она позволяет работать с документами в электронном виде, подписывать их посредством ЭЦП. Но по факту, у системы СЭД намного больше возможностей. Она позволяет:

• проводить различные мероприятия и процессы в цифровом формате (например, видеоконференции, обсуждение в служебном чате и т.д.);
• вести учет показателей по разным направлениям деятельности (рабочее время, регистрация договоров и иных документов, и т.д.);
• организовать взаимодействие с государственными ведомствами (например, СЭД можно использовать для подачи обязательной отчетности, работы с личным кабинетом налогоплательщика);
• планировать деятельность и отдельные мероприятия, контролировать выполнение задач.

У системы СЭД могут быть и иные важные функции (подробнее об этом расскажем ниже).

Компания может выбрать программное обеспечение для делопроизводства в целом, либо для отдельных направлений работы. В частности, выделяют системы, предназначенные для кадрового документооборота. Одной из них является модуль «Добыто. КЭДО». Программа разработана с учетом требований трудового законодательства, архивного дела, иных руководящих актов. По мере необходимости, модуль «Добыто. КЭДО» можно интегрироваться с другим ПО, которое использует организация.

Комментарий эксперта. Система СЭД вряд ли полностью заменит бумажный документооборот. Многие виды документов все еще должны оформляться в привычном письменном виде. Но даже перевод в цифру большей части документации дает множество преимуществ, упрощает и ускоряет работу с ней. Не являются исключением и документы по кадрам, с которыми можно работать в модуле «Добыто. КЭДО».

Основные составляющие системы СЭД

Основой системы СЭД является программное обеспечение, ее сервисы и расширения. Алгоритм работы программы зависит от решений разработчиков, настроек компании-заказчика. Например, можно пользоваться системой путем подключения к личным кабинетам, облачным сервисам и личным кабинетам на портале разработчика. Но организация может приобрести и коробочный вариант, после установки которого многие действия и процессы будут доступны в оффлайн-режиме.

Также полноценная работа системы СЭД предусматривает следующие составляющие:

• комплект эксплуатационных документов от разработчика;
• локальные акты компании;
• технические средства, с которых осуществляется работа с системой СЭД (ноутбуки, ПК, смартфоны и т.д.);
• электронные подписи, которые нужны для входа в личные кабинеты и сервисы, для работы с документами.

Многие процессы в СЭД полностью автоматизированы (например, учет рабочего времени с пунктов автоматического пропуска). Но для большинства действий важен человеческий фактор, т.е. с программой работают живые люди. Соответственно, специалистов компании нужно обучить навыкам работы с системой, чтобы добиться максимальной эффективности от электронного документооборота.

Как выбрать и внедрить систему СЭД в организации

У компании, которая намерена выбрать и внедрить систему СЭД, весь большой перечень предложений от российских разработчиков. В рамках этой статьи мы расскажем об особенностях выбора и внедрение программного обеспечения для кадрового документооборота. Этот процесс будет примерно одинаков и для системы СЭД общего делопроизводства.

Выделим несколько важных нюансов, которые нужно знать для использования системы электронного документооборота по кадрам (КЭДО):

• общие требования к программам установлены законодательством (например, в части включение в реестр отечественного ПО, использования средств криптографической защиты);
• юридическая значимость документов со стороны организации возникает при использовании УКЭП (усиленная квалифицированная подпись), но ряд действий можно выполнять и при наличии УНЭП;
• при численности штата компании свыше 10 человек всю отчетность необходимо сдавать в электронном виде, т.е. без использования СЭД (КЭДО) не обойтись;
• документы с рядовыми сотрудниками также можно оформлять в цифровом виде, но только с их согласия (есть ряд исключений – электронные трудовые книжки и т.д.).

Для государственных структур требования к выбору системы СЭД намного строже. В основном, это связано с запретом или ограничением на использование ПО от разработчиков из недружественных стран. Чтобы избежать указанных сложностей, рекомендуем работать с модулем «Добыто. КЭДО», который внесен в реестр отечественных программ.

Комментарий эксперта. Если используется система СЭД для кадрового делопроизводства, то основной объем действие в ней будут выполнять специалисты отдела кадров. Работники компании получают ограниченный доступ к программе (личный кабинет пользователя, общедоступные документы и т.д.). Чтобы описать все эти моменты, необходимо разработать ряд локальных актов – инструкции, положения, регламенты.

На что обратить внимание при выборе системы

До того, как приобретать и устанавливать систему СЭД, необходимо определить цели ее внедрения – общие документооборот или только кадровое делопроизводство. Также при выборе программного обеспечения будут важны следующие факторы:

• кто является разработчиком ПО (отечественная или иностранная компания);
• что входит в перечень возможностей системы, какие сервисы и расширения предлагает поставщик;
• как осуществляется работа с системой, какие технические устройства можно использовать;
• какие тарифные планы на подключение (установку) и обслуживание есть у разработчика;
• что входит в состав обязательных требований для ПО (например, определенная версия операционной системы и т.д.).

Серьезные разработчики всегда предлагают возможность протестировать систему СЭД до принятия решения о покупке или подключении. Заказчик может получить демоверсию с основными функциями, либо бесплатный тестовый период на несколько дней для оценки всех опций программы. Данная схема сотрудничества доступна и для модуля «Добыто. КЭДО».

При выборе программы рекомендуем убедиться, что она позволяет подключаться к государственным платформам и сервисам (например, личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС). Электронное взаимодействие по данным направлениям является одной из ключевых функций СЭД. Естественно, будут важны и электронные подписи, которые получила или оформит компания. Для направления отчетом в ФНС и СФР требуется квалифицированная подпись.

Основные и дополнительные функции системы СЭД

Электронный документооборот – это комплексное понятие, включающее множество взаимосвязанных или отдельных процессов. Выделим основные возможности, которые будут доступны в системе СЭД для кадрового делопроизводства:

• работа с документами (разработка, согласование, подписание, регистрация, учет, хранение, обмен);
• ведение документации на сотрудников, учет показателей их деятельности;
• обмен информацией через сервисы, взаимодействие по различным кадровым вопросам;
• проведение мероприятий и действий, участниками которых являются сотрудники (например, онлайн опрос по вопросам, поставленным руководством);
• формирование внутренней и внешней отчетности, системный анализ данных.

Система СЭД может содержать множество других сервисов и функций – управление персоналом, работа с фондом оплаты труда, ведение баз и реестров и т.д. Многие разработчики предлагают подключать дополнительные расширения отдельно, т.е. по мере необходимости. Это позволяет компаниям оптимизировать расходы, не платить за ненужные функции.

Внедрение и настройка системы СЭД

Определившись с вариантом СЭД, нужно внедрить ее в компании, провести настройку и подключение. Эти процессы могут включать:

• передачу заказчику программы и документации на нее, подключение к онлайн-платформе разработчика;
• установка ПО на компьютеры и иные технические устройства (как вариант, у системы СЭД могут быть и мобильные приложения);
• настройка программы своими силами или с помощью службы поддержки;
• издание локальных актов для внедрения СЭД (приказ, инструкция по делопроизводству, регламент работы с ПО и т.д.);
• обучение сотрудников работе с сервисами системы;
• перенос ранее оформленных бумажных документов в электронный архив;
• настойка схем и процессов взаимодействия в системе (предоставление доступов, определение полномочий пользователей и т.д.);
• иные действия, исходя из особенностей системы и алгоритма кадрового делопроизводства компании.

Модуль «Добыто. КЭДО» устанавливается и настраивается максимально просто. Служба поддержки поможет обучить персонал, разъяснит технические моменты, ответит на все возникающие вопросы. В процессе работы с СЭД постоянно осуществляется обновление.

Комментарий эксперта. Компания может перейти на другую систему СЭД по различным причинам. Начиная с 2022 года, такое решение зачастую связано с уходом с российского рынка иностранных разработчиков, их запрет на использование ПО в России. В такой ситуации единственным решением будет переход на отечественные разработки, к которым относится и модуль «Добыто. КЭДО».

Особенности работы с системой электронного документооборота

У каждой программы есть набор уникальных решений и процессов. Однако общие схема работы с электронными документами будет примерно одинакова во всех системах СЭД:

• руководитель и иные должностные лица получают полный доступ к системе, используют УКЭП;
• специалисты кадровой службы ведут всю текущую работу по делопроизводству, используют УНЭП или УКЭП;
• рядовые сотрудники получают ограниченный доступ к системе, используют ПЭП или иной вид электронных подписей.

Любой документ, поступивший или созданный в системе, автоматически регистрируется. Это позволяет быстро найти его по мере необходимости, вести учет по различным показателям (отправитель, дата поступления и т.д.).

Система СЭД обеспечивает защиту персональных данных, служебной информации и документов. Но на пользователей возлагается ответственность за сохранность электронных подписей, физических носителей с сертификатами и ключами. До предоставления доступа к системе руководству нужно разъяснить эти моменты, провести обучение по правилам информационной безопасности. Указанные вопросы входят и в программу первичных или периодических инструктажей.

Преимущества работы с модулем «Добыто. КЭДО»

Для внедрения и использования кадрового электронного документооборота рекомендуем выбрать модуль «Добыто. КЭДО». Он содержит все необходимо для работы с документами, осуществления различных процессов. Модуль «Добыто. КЭДО»:

• соответствует всем требованиям законодательства, в том числе в части информационной безопасности;
• дает возможность работать со всеми видами электронных подписей;
• позволяет автоматизировать многие процессы по управлению персоналом;
• быстро и легко настраивается под задачи компании, рядовых пользователей.

Заказав бесплатную демоверсию, вы получите полное представление о возможностях модуля «Добыто. КЭДО».

Заключение

• Система СЭД – это программа для ведения электронного документооборота. Программное обеспечение может быть общим, либо для отдельных направлений делопроизводства (кадры, финансы, договорная работа и т.д.).
• С учетом современных реалий, необходимо выбирать системы СЭД от отечественных разработчиков. Оптимальным решением для кадрового электронного документооборота станет модуль «Добыто. КЭДО».
• Внедрение системы СЭД осуществляется путем установки и настройки программ на технические устройства, либо путем доступа к сервисам и платформам разработчика. В любом случае, для работы с ПО требуются разные виды электронных подписей.

FAQ

Что такое система СЭД?

СЭД расшифровывается как система электронного документооборота. Соответственно, основной, но не единственной, функцией программ является именно работа с документацией.

Каким организациям нужна система СЭД?

Система СЭД нужна всем организациям, так как электронный документооборот уже фактически является стандартом. Более того, в ближайшие несколько лет это станет обязательным требованием для юридических лиц.

Если ли системы СЭД для кадрового документооборота?

Да, такие предложения есть на рынке. Системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) разработаны специально под оформление документов и иные процессы, связанные с трудовыми правоотношениями.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)