Сбер КЭДО: обзор сервиса

В экосистеме Сбера появилась собственная платформа для организации цифрового электронного документооборота. Она получила название «СберКорус», премьера состоялась в апреле 2021 года. Цифровая платформа рассчитана на взаимодействие с физическими лицами и организациями разработки такого сервиса велись уже достаточно давно. В 2004 году компания-разработчик «Корус» уже искала решения для электронного обмена документами, а в 2012 г. она была включена в состав Сбера. В результате экосистема получила новый востребованный продукт, которым сегодня пользуются многие российские компании.

Читайте, в чем заключаются особенности сервиса Сбер КЭДО, как ведется работа с электронными документами, какие другие платформы могут стать аналогом ПО.

Что такое «СберКорус»?

«СберКорус» — это не просто сервис для кадрового документооборота, работающий совместно с другими структурами Сбера. Это многофункциональная цифровая платформа, которая одновременно выполняет сразу несколько полезных ролей:

• Удостоверяющий центр для предоставления цифровых подписей. Сервис прошел аккредитацию, что превратило его в легальный регистрационный центр. Это дает возможность прямо через приложение предоставлять пользователям УНЭП – усиленную неквалифицированную электронную подпись, которая может использоваться при удалённом взаимодействии с государственными органами.
• Оператор электронного документооборота. Он соответствует всем требованиям для передачи цифровых версий документации между контрагентами на расстоянии. В результате с его помощью можно будет подписывать и передавать договоры, накладные, счета-фактуры, другие виды документации.
• Участник роумингового центра. Это полезно для предприятий, так как дает возможность обмениваться цифровыми версиями документации, созданной в разных сервисах. Даже если партнер не использует «СберКорус» для подготовки электронных документов, их все равно можно будет подписать благодаря доступности роумингового центра.
• Разработчик и поставщик сервисов ЭДО. Его продуктами пользуется уже боле 2 млн. российских пользователей, этот разработчик стал одним из самых известных и эффективных.
• Провайдер различных операций в области электронного документооборота. Он работает в соответствии с законодательством о защите персональных данных, позволяет обмениваться информацией, передавать документы на подпись, согласовывать из внутри организаций и отправлять в другие компании.

Таким образом, «СберКорус» — это часть экосистемы Сбера, с помощью которой можно подготавливать электронные версии документов, отправлять их другим пользователям, в том числе тем, кто работает с другим программным обеспечением. В комплект ПО входят не только программы для документооборота, но и различные полезные приложения для оптимизации бизнес процессов.

Мнение эксперта. Использование продуктов Сбера – это гарантия надежности и многофункциональности. Корпорация вкладывает крупные средства в технические разработки, находит новые способы оптимизации работы с документами, в результате ее продукты стали востребованными среди представителей бизнеса разного уровня. Но для решения большинства кадровых задач можно использовать более простой и удобный сервис «Добыто. КЭДО».

Какие продукты входят в состав платформы

Цифровая платформа предоставляет пользователям доступ к нескольким продуктам, которые помогут организовать электронный документооборот и свести количество бумажных документов в организации к минимуму. Это даст возможность не только ускорить работу с документацией, но и уменьшить затраты на организацию работы офиса. Потребуется приобретать намного меньше бумаги и канцелярских принадлежностей. Компания-разработчик обращает внимание и на экологическую сторону вопроса: после внедрения системы ЭДО предприятие начинает использовать намного меньше бумаги, что помогает сохранить природные ресурсы.

Цифровая платформа открывает доступ к следующим сервисам:

• Курьер. Это сервис обеспечивающий обмен цифровыми версиями документов между организациями. Его внедрение даст возможность отказаться от курьерской доставки или почтовой пересылки, что значительно снизит затраты времени при решении повседневных задач с контрагентами.
• Это сервис для обмена коммерческой документацией между контрагентами. Профильный сервис дает возможность соблюсти требования законодательства по организации цифрового документооборота.
• Транспортный ЭДО. Этот сервис удобен для тех, кто занимается перевозками. С его помощью будет удобно передавать в цифровом виде транспортные документы, чтобы организовать обмен грузами между городами и регионами.
• Подписант. Это специализированный продукт, предназначенный для работы с самозанятыми гражданами и физическими лицами. С его помощь бизнес может работать с самозанятыми с соблюдением всех требований законодательства. Можно передавать и подписывать электронной подписью самые востребованным виды документов: договоры с исполнителями, заявления, акты выполненных работ, акты приема-передачи товаров и не только. Работа с самозанятыми становится все более востребованной, поэтому сервис полезен для бизнеса.
• МЧД – машиночитаемые доверенности для электронного документооборота. Это относительно новое явление в российском бизнесе: сервис позволяет подготовить и подписать МЧД для физических лиц или самозанятых сотрудников.

Все перечисленные возможности представлены и в модуле «Добыто. КЭДО», при этом он гибче настраивается, проще в работе.

Указанные сервисы позволяют организовать различные варианты электронного документооборота, причем они уже приспособлены к выполнению конкретней поставленной задачи. Это ускоряет и упрощает возможности подготовки документов, можно будет беспрепятственно передавать подписанные цифровые версии, приравненные к подписанным собственноручно.

Мнение эксперта. Специализированные сервисы имеют относительно небольшой набор функций, так как они ориентированы на выполнение конкретной задачи. Если компания одновременно работает в двух и более направлениях, то есть потребуется подписываться на дополнительные продукты «СберКорус». Например, это касается предприятий, которые организуют грузоперевозки и параллельно используют труд самозанятых сотрудников, например, для ремонта помещений.

Почему выгодно использовать сервисы цифровой платформы «СберКорус»?

Такая цифровая платформа позволяет значительно повысить эффективность бизнеса любого уровня, освободиться от бумажного документооборота и обеспечить более результативное взаимодействие с контрагентами. Внедрение таких цифровых сервисов дает бизнесу несколько преимуществ:

• Значительное сокращение повседневных рутинных операций. Больше не требуется подписывать бумаги вручную, поиск нового документа будет занимать всего несколько секунд. Решение таких повседневных проблем освобождает рабочее время сотрудников для решения более важных задач.
• Снижение рисков возникновения ошибок в документах. При заполнении бумажной версии документации практически всегда существует риск ошибиться из-за невнимательности, усталости и иных проявлений человеческого фактора. Машинная проверка дает возможность быстрее проконтролировать содержание документа и свести риск ошибок к минимуму.
• Оптимизация деятельности предприятия за счет значительного увеличения скорости работы с документами. Значительно ускоряется и упрощается процесс создания документов, их подписания, согласования, передачи между должностными лицами разных отделов. В результате любой вопрос решается быстрее, это дает возможность оперативно реагировать на изменение внешних экономических условий и принимать правильные управленческие решения.

В результате предприятие получает новые возможности для развития и роста. Перевод документооборота в цифровой формат выгоден и работодателю, и представителям кадрового ведомства, и рядовым сотрудникам, которым становится намного проще получить нужный документ у работодателя.

Переход на цифровой документооборот – способ получить важное конкурентное преимущество. В этом случае компания сможет более быстро и четко реагировать на меняющуюся рыночную ситуацию, а руководство получит возможность принимать обоснованные решения. Работая с модулем «Добыто. КЭДО», компания упростит все кадровые процессы.

В чем преимущества платформы «СберКорус» для бизнеса?

Если другие сервисы электронного документооборота предоставляют готовые универсальные версии программ для ЭДО, то здесь можно выбрать именно то, что соответствует специфике работы и преимуществам вашего бизнеса. Предлагаемые варианты ПО имеют целый ряд полезных возможностей:

• Более 260 подготовленных шаблонов документов. Чтобы создать новый, достаточно просто внести небольшие правки в старый текст договора – в шаблоне уже предусмотрена вся требуемая информация.
• Быстрая доставка каждого документа и возможность пакетной отправки между отделами. В результате все необходимые данные будут доставлены в другой отдел в течение 5 секунд. Сотрудникам не нужно в рабочее время ходить между отделами, все возникающие вопросы могут быть решены на месте через интернет.
• Возможность работать с товарами с обязательной маркировкой и прослеживаемостью. Сервис ЭДО обладает большими функциональным и возможностями при работе с корпоративной документацией.
• Возможность быстро находить требуемые документы по запросу надзорных органов или при прохождении налоговой проверке. Еще недавно приходилось выделять большие площади под архив, в котором было очень непросто найти требуемых документ. Теперь это будет сделать очень легко: все данные хранятся на облачных серверах провайдера, к ним можно получить доступ в любой момент. Удобная система поиска гарантирует, что все бумаги можно будет найти максимально быстро, риск утери важных данных практически отсутствует.
• Возможность настраивать персональные маршруты согласования документов внутри компании. Сотрудник создает документ и устанавливает перечень должностных лиц, которые должны его согласовать. В результате прохождение по маршруту занимает очень немного времени, можно быстрее принять документ к исполнению.
• Возможность массового выпуска электронных подписей и контроля срока их действия. Это удобно, например, для предприятий, которые работают с большим количеством удаленных сотрудников. Они получают возможность обеспечить весь персонал возможностью подписывать документы на расстоянии, в результате можно будет организовать быстрое взаимодействие в полном соответствии с законом.
• Предоставление УКЭП – квалифицированной электронной подписи. Она считается наиболее надежной, поэтому может использоваться при взаимодействии с государственными органами. Это стало возможным благодаря прохождению аккредитации в качестве удостоверяющего центра.

Мнение эксперта. «СберКорус» — многофункциональная цифровая платформа, возможности которой помогут оптимизировать работу с цифровыми версиями документов практически для любой компании. При этом она предоставляет возможности проверять надежность контрагентов: это касается и физических, и юридических лиц. Проверка проводится по целому ряду параметров.

Умные помощники для бизнеса от «СберКорус»

Помимо сервисов для электронного документооборота, на платформе «СберКорус» размещены программы, которые станут умными помощниками для бизнеса. В комплекс вошли две программы:

• «Сенат». Это сервис для коллективного принятия решений и обсуждения важных вопросов: все участники могут голосовать, процесс принятия решений будет на одном экране.
• Saas-сервис – интеллектуальная система управления сотрудниками. Цифровой помощник сможет отслеживать эффективность работы каждого сотрудника, в том числе удаленного персонала, контролировать выполнение выставленных задач, анализировать поступающую информацию с помощью различных метрик.

Умные помощники для бизнеса станут полезным дополнением к использованию сервиса электронного документооборота. Это даст возможность оптимизировать работу предприятия, создать условия для более быстрого принятия решений и более эффективной обработки информации.

Преимущества использования «СберКорус» в работе с удаленными сотрудниками

Российские компании активно используют найм удаленного персонала для уменьшения фонда оплаты труда. Не секрет, что зарплата в регионах существенно отличается от столичной, поэтому и зарплатные ожидания кандидатов будут ниже. Использование сервисов электронного документооборота дает возможность соблюсти требования трудового законодательства при взаимодействии с сотрудниками, которые не появятся в офисе и будут работать с большого расстояния.

Программы позволяют создавать и пересылать им различные кадровые и бухгалтерские документы, приказы, распоряжения и другие локальные нормативные акты. С их помощью можно подписывать документации цифровой подписью – она будет приравнена к собственноручной при решении различных вопросов. В результате интересы сотрудника соблюдены, а работодатель получает возможность организовать взаимодействие с ним на стандартных условиях.

Работодатель и работник подписывают соглашение об использовании цифровой подписи – она будет использоваться в течение всего периода трудовых отношений. Программа позволяет выпускать подписи в массовом порядке и периодически обновлять их, в результате все удаленные сотрудники получат возможность взаимодействовать с работодателем.

После установки специализированных приложений, в том числе модуля «Добыто. КЭДО», сотрудники смогут на расстоянии создавать документы по готовым шаблонам, отправлять их на согласование по заданному маршруту, контролировать ход выполнения задачи, работодатель получает право контролировать деятельность не только офлайн, но и онлайн-персонала.

Заключение

• «СберКорус» — современная цифровая платформа, открывающая широкие возможности для электронного документооборота. С ее помощью можно передавать кадровые, бухгалтерские, транспортные и другие цифровые версии документов, можно подписывать их цифровой подписью и обеспечивать строгое соблюдение норм законодательства.
• Платформа включает в себя целый ряд специализированных сервисов, предназначенных для различных направлений бизнеса. Использование всех ее возможностей откроет пути для повышения эффективности бизнес-процессов, ускорения работы с документацией и почти полному отказу от обычного бумажного документооборота.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)