Разъяснения Минтруда России по некоторым вопросам нормативного регулирования КЭДО

Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации опубликовало пояснения по вопросам регулирования кадрового электронного документооборота (“КЭДО”). Эти пояснения предоставляют работодателям и сотрудникам дополнительную информацию и руководство относительно использования и внедрения КЭДО в их деятельности.

В этой статье будут рассмотрены основные аспекты электронного документооборота, его правовое регулирование. Кроме того, будет предоставлена информация о разъяснениях Министерства труда относительно применения ЭДО.

Содержание

Кадровый электронный документооборот — понятие и нормативно-правовое регулирование
Разъяснения Минтруда
Переход на цифровое делопроизводство
Перечень документов, используемых в ЭДО
Перспективы применения цифрового делопроизводства
Организация КЭДО
Полезные документы
Полезное видео
Вывод
Часто задаваемые вопросы
Список использованных источников

Кадровый электронный документооборот — понятие и нормативно-правовое регулирование

КЭДО — это система, которая использует цифровые технологии для обработки и передачи документов, связанных с кадровыми процессами. Она автоматизирует работу с документацией в управлении персоналом.

Цифровой делопроизводство регулируется рядом законодательных актов, включая Трудовой кодекс, приказ Министерства труда № 578 н, ФЗ № 152 и другими нормативными актами.

Главные моменты внедрения КЭДО подробно описаны в соответствующих статьях Трудового кодекса (22.1-22.3). Их цель — определить порядок внедрения системы документооборота и правила взаимодействия между сторонами трудовых отношений.

Разъяснения Минтруда России по некоторым вопросам нормативного регулирования КЭДО — Минтруд осуществляет функции по выработке политики в сфере труда

В системе цифрового делопроизводства документы должны быть подготовлены согласно единым требованиям, установленным приказом Минтруда России № 578 н. Так, каждый документ должен содержать основную часть, приложения в разных форматах, электронную цифровую подпись, машиночитаемую доверенность и описание файла (XML).

Одним из важных аспектов внедрения ЭДО является создание условий по охране персональных сведений сотрудников, которые передаются через цифровую систему. Работодатель обязан осуществлять мероприятия направленные на защиту персональных данных от взломов и незаконного доступа, корректировки и других незаконных действий, в соответствии со статьей 19 Федерального закона № 152.

Для обеспечения правильной работы КЭДО необходимо строго соблюдать требования законодательства. По всем возникающим вопросам, в части регулирования трудового процесса, Министерство труда регулярно предоставляет разъяснения.

Разъяснения Минтруда

Министерством труда за последнее время были опубликованы несколько писем по вопросам применения КЭДО. Письма затрагивают следующие темы:

переход на цифровое делопроизводства (Письмо от 24 ноября 2022 г. № 14-6/ООГ-7321);
перечень кадровых документов для ведения в ЭДО (Письмо от 12 января 2023 г. № 14-6/ООГ-97).

Переход на цифровое делопроизводство

Согласно Письму Минтруда от 24 ноября 2022 г. № 14-6/ООГ-732, работодатель самостоятельно принимает решение о применении цифрового делопроизводства, так как государство не может вмешиваться в экономическую деятельность организаций. Работодатель также может самостоятельно решить вопрос о прекращении применения КЭДО, но работник, согласившийся на такую систему, не может отказаться от нее.

В каком именно виде будет уведомление также решает сам работодатель. Законодательством не предусмотрена специальная форма такого уведомления. Она может быть, как в электронном, так и в бумажном виде.

Начало использования КЭДО требует письменного согласия работника, за исключением определенных случаев. Если работник не отказался официально от перехода, молчание в любом случае будет считаться его отказом. Важно учесть, что разрешение на применение не требуется у лиц, которые были устроены после 31 декабря 2021 года и не имеют трудовой стаж на эту дату.

Основные тезисы письма Минтруда:

работодатель самостоятельно принимает решение о переходе и о прекращении;
форма уведомления о переходе разрабатывается организацией самостоятельно;
переход должен быть осуществлен с согласия работника, за исключением случаев, когда лица были приняты на работу после 31 декабря 2021 года и у впервые получающих работу.

Комментарий специалиста. Внедрение ЭДО в организациях осуществляется на основе локального акта. Этот акт регулирует процесс работы в компании. Сейчас использование цифрового документооборота не является обязательным для всех организаций, но уже сейчас в некоторых сферах, например, при работе в бюджетных организациях, его применение обязательно.

Перечень документов, используемых в ЭДО

Письмом Минтруда от 12 января 2023 г. № 14-6/ООГ-97 разъяснено, что согласно положениям Трудового кодекса(ст. 22.1), электронное документирование не применяется к некоторым документам.

К ним относятся, в том числе, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении работника и документы о прохождении работником инструктажей по охране труда. Эти документы должны быть оформлены на бумаге и подписаны работником лично.

Такое исключение было сделано для защиты интересов работников и обеспечения корректного регистрирования и разбирательства в случае споров. Оформление данной документации на бумаге помогает предотвратить возможные нарушения со стороны работодателя и неправомерные действия со стороны работников.

Основные тезисы письма Минтруда:

не все документы могут быть оформлены в КЭДО;
к обязательному оформлению на бумаге подлежит документация, указанная в статье ч.3 ст.22.1 ТК. Исключений в данном случае не предусмотрено.

Перспективы применения цифрового делопроизводства

Внедрение системы кадрового электронного документооборота является важным этапом в процессе цифровизации и автоматизации управления персоналом.

Помимо этого, применение такой системы имеет множество преимуществ. Одно из главных – это экономия временных и организационных затрат организации. Использование кадрового электронного документооборота позволяет сократить затраты времени на обработку бумажных документов и повысить эффективность кадровых процессов.

Цифровая система обеспечивает также безопасность и конфиденциальность данных, благодаря применению современных технологий шифрования и контроля доступа.

Еще одним преимуществом является централизация хранения кадровых данных, а также удобство доступа к ним. Все это существенно упрощает поиск и обновление информации. Это несомненно важно для организаций с большим объемом документации.

Кроме того, применение цифрового делопроизводства обеспечивает автоматизацию процесса подготовки отчетов и аналитической документации на основе кадровых данных. Это способствует анализу и мониторингу процессов и помогает принимать своевременные решения.

Комментарий специалиста. Стоит отметить, что ЭДО становится все более популярным, и в скором времени планируется его обязательное внедрение в различных областях. Некоторые государственные органы уже сейчас обязаны использовать такую систему.

Сервис «Добыто» предлагает своим клиентам надежную и безопасную систему для работы с кадровой документацией. С помощью нашей системы вы сможете безопасно обмениваться информацией и знакомиться с нужными документами, используя электронную подпись.

Организация КЭДО

Процесс организации кадрового электронного документооборота может быть разделен на следующие этапы:

Организация “подготовительной” команды: Рекомендуется создать специальную команду для осуществления внедрения КЭДО. Очень важно точно определить, кто будет входить в эту команду и назначить ответственных. Желательно формализовать всё это в виде официального акта о работе команды.
Подготовка стратегии перехода: Подготовьте стратегию перехода на КЭДО. Необходимо решить, следует ли применять систему для всего персонала или запустить пилотный проект с ограниченным числом работников. Участие административного персонала и офисных работников в пилотном проекте будет легче, поскольку им проще предоставить доступ к информационной системе. Также необходимо определить типы документов, которые будут создаваться в системе.
Поиск системы цифрового делопроизводства: Определите подходящую систему для работы. Например, вы можете выбрать цифровую систему “Добыто”. Мы предлагаем удобный и легко интегрируемый сервис для работы с цифровыми кадровыми документами.
Утверждение специального акта: Примите локальный нормативный акт, который будет отражать основные моменты использования КЭДО. Можно создать комплексный документ или несколько. В акте должны быть указаны права и обязанности сторон трудовых отношений, сведения об информационной системе, порядок доступа и подписания документов, защита персональных данных и другие важные моменты.
Организация получения электронной цифровой подписи: Получите необходимые ЭЦП, согласно Трудовому кодексу. Существует несколько видов подписей, используемые при подписании кадровых документов. Важно правильно выбрать тип подписи, подходящий для конкретного документа и стороны, которая его подписывает.
Оформление согласия сотрудников: Чтобы получить согласие от работников, отправьте им уведомления о внедрении ЭДО. В сообщении должна быть указана информация о дате перехода и возможности отказа от использования ЭДО. Работники имеют право дать свое согласие или отказаться от использования системы в любое время.
Обучение сотрудников: Обеспечьте подготовку сотрудников к работе с КЭДО или с функционалом, связанным с обработкой документов. Разработайте простые и понятные пособия, которые помогут сотрудникам освоить новую систему и снизят число поступающих вопросов.

Мнение специалиста. Каждый из этапов внедрения важен для успешного функционирования кадрового электронного документооборота в организации. При подготовке к переходу выберите наиболее удобную систему цифрового делопроизводства.

Вы можете легко и эффективно обрабатывать кадровые документы с помощью сервиса «Добыто». Наше приложение позволяет работать с сотрудниками, создавать, подписывать и хранить все необходимые документы в соответствии с требованиями законодательства.

Полезные документы

№	Наименование	Ссылка для скачивания
1.	Пример ЛНА о внедрении системы ЭДО.	Скачать
2.	Образец договора об обмене цифровыми документами.	Скачать
3.	Правила обработки персональных данных	Скачать

Полезное видео

Вывод

Разъяснения Минтруда России о нормативном регулировании КЭДО предоставляют дополнительное руководство и ясность по основным аспектам внедрения и использования данного системы. Они помогают компаниям более эффективно управлять цифровым делопроизводством и работать согласно требованиям законодательства Российской Федерации.

Применение КЭДО имеет множество преимуществ, среди которых повышение эффективности рабочих процессов, уменьшение времени, затрачиваемого на обработку документации, а также улучшение безопасности и конфиденциальности данных.

Наша сервис «Добыто» — это инновационный сервис, позволяющий автоматизировать процесс подписания документов и хранение информации, используя передовые технологии и искусственный интеллект. Наш сервис отличается гибкой настройкой под потребности каждого пользователя, обеспечивает надежность сохранения данных и позволяет значительно сэкономить время и ресурсы.