Регламент проверки кандидатов СБ: как составить в 2026 году

Регламент проверки кандидатов при приёме на работу службой безопасности — внутренний документ, который описывает, кого проверяют, по каким источникам, в какие сроки и кто принимает решение об отказе. Без такого регламента безопасник работает по личному усмотрению, а компания рискует получить штраф за обработку персональных данных без основания и проиграть суд при оспаривании отказа. Разберём, из каких разделов состоит регламент, на какие нормы он опирается, как прописать согласие кандидата на проверку и перечень стоп-факторов, чтобы документ защищал работодателя, а не создавал новые риски. Это часть большого раздела про проверку сотрудников при трудоустройстве, где собраны методы и инструменты скрининга по каждому источнику данных.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое регламент проверки кандидатов и зачем он компании

Регламент проверки кандидатов — локальный нормативный акт, который превращает разрозненные действия безопасника в управляемую процедуру. В нём фиксируют: кто подлежит проверке, какие данные собираются, из каких источников, сколько длится процедура, кто согласует результат и на каком основании можно отказать в приёме. Документ обязателен не по закону — ни одна статья ТК РФ не требует его наличия. Но без него проверка превращается в зону субъективных решений, а каждое такое решение работодателю потом приходится объяснять в суде, в инспекции, перед самим кандидатом.

Зачем это нужно на практике. Кандидат на должность закупщика параллельно учредитель фирмы-поставщика — классическая схема завышения цен. Регламент описывает, как безопасник выявляет такие риски и что с ними делает. Без формализованной процедуры каждый случай решается по наитию, а это и есть главный источник трудовых споров.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Регламент снижает субъективность. Безопасник работает по чёткому алгоритму, а не по личному усмотрению. Когда кандидат оспаривает отказ, у компании на руках документ: вот процедура, вот что проверяли, вот деловое качество, которому соискатель не соответствует. Без регламента в суде остаётся только слово против слова, и работодатель его обычно проигрывает.»

Правовая база регламента проверки кандидатов

Регламент не существует сам по себе — каждый его пункт опирается на норму. Если этого нет, документ становится формальностью, которую инспектор или суд легко развернут против компании. Основа — четыре нормативных блока.

Первое. Статья 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора. Отказать можно только по деловым качествам — образование, квалификация, опыт, навыки. Отказ по полу, возрасту, семейному положению, наличию детей — прямая дискриминация по статье 3 ТК РФ. Регламент формулирует стоп-факторы через деловые качества и реальный риск, а не через личные характеристики.

Второе. Статья 65 ТК РФ устанавливает закрытый перечень документов, которые кандидат предъявляет при заключении договора: паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, СНИЛС, документы воинского учёта, документ об образовании (если работа требует специальных знаний). Требовать сверх перечня нельзя. Регламент проверки опирается на эти документы как на отправную точку.

Третье, и самое важное для безопасника. Пункт 3 статьи 86 ТК РФ говорит прямо: все персональные данные работодатель получает у самого работника. Если данные нужно получить у третьей стороны — предыдущего работодателя, учебного заведения, — кандидат даёт письменное согласие и его уведомляют о целях и источниках. Обработка персональных данных регулируется Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Любой запрос в стороннюю организацию или формирование досье без согласия — нарушение.

Четвёртое. Право работодателя оценивать кандидата закреплено в Постановлении Пленума Верховного Суда РФ № 2 от 17.03.2004: работодатель вправе проверять деловые качества и отказывать тем, кто им не соответствует. Это правовое основание самой проверки. Плюс конституционные рамки — статьи 23 и 24 Конституции РФ о неприкосновенности частной жизни задают границу: за пределы деловых качеств заглядывать нельзя.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«На практике мы рекомендуем оформлять два отдельных документа — согласие на обработку персональных данных и согласие на проведение проверки. В согласии на обработку ПД указываете цель — проверка кандидата на трудоустройство. Это страховка на случай трудовых споров. Если кандидат потом оспорит отказ, у вас на руках обе бумажечки, и претензии по 152-ФЗ снимаются.»

Структура регламента: какие разделы должны быть в документе

Рабочий регламент проверки кандидатов состоит из восьми смысловых блоков. Я перечислю все — выкидывать ни один нельзя, иначе в процедуре появится дыра.

Общие положения. Цель, область применения, термины и ссылка на правовое основание — 152-ФЗ, статьи 64, 65, 86 ТК РФ, Постановление Пленума ВС № 2.

Категории кандидатов и уровни проверки. Не всех проверяют одинаково. Линейный персонал — базовая сверка документов и проверка по открытым реестрам. Материально ответственные лица и руководители — расширенная проверка с анализом аффилированности, финансовой истории, предыдущих мест работы. Топ-менеджеры и сотрудники с доступом к коммерческой тайне — максимальная глубина, включая проверку родственных связей.

Перечень проверяемых данных и источников. Конкретный список: какие государственные реестры, какие коммерческие сервисы, какие документы. Об этом отдельный раздел ниже.

Порядок получения согласия. Когда и какие согласия подписывает кандидат, в какой форме, что в них указано.

Стоп-факторы и критерии оценки. Перечень оснований, при которых проверка считается непройденной, с разбивкой на безусловные и оценочные.

Сроки и ответственные. Сколько длится проверка по каждой категории, кто исполнитель, кто согласует и принимает финальное решение.

Оформление результата. Форма заключения СБ, кому оно передаётся и как хранится.

Хранение и уничтожение данных. Сроки хранения досье, порядок уничтожения после отказа, ответственный за это.

Какие данные кандидата можно проверять, а какие нельзя

Здесь проходит граница, которую регламент обязан зафиксировать жёстко. Проверять можно то, что относится к деловым качествам и не нарушает врачебную тайну и частную жизнь.

Что проверять разрешено: подлинность паспорта и документов об образовании, наличие судимости (для должностей, где это законное ограничение — педагоги по ст. 331 ТК РФ, работа с детьми), нахождение в розыске, исполнительные производства через ФССП, банкротство, дисквалификацию, аффилированность с конкурентами и контрагентами, достоверность сведений из резюме. Большинство этих данных — в открытых реестрах, формального согласия на проверку по ним не требуется. Но при включении результатов в досье возникает обработка ПД, и согласие лучше брать.

Что проверять нельзя. Медицинскую историю — статья 13 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ защищает врачебную тайну. СБ не может запросить диагнозы или узнать в диспансере, состоит ли кандидат на учёте. Даже согласие на обработку ПД этого права не даёт — нужно отдельное согласие на раскрытие врачебной тайны, которое кандидат подписывать не обязан. Нельзя собирать данные о политических и религиозных взглядах, о национальности — это специальные категории ПД по 152-ФЗ, обработка которых для целей найма не обоснована.

Мария Ж, специалист по защите персональных данных:
«Самая частая ошибка в регламентах — размытая формулировка цели обработки. Пишут общо: для обеспечения безопасности компании. Этого мало. Цель должна быть конкретной — проверка соответствия кандидата деловым качествам должности. И перечень данных закрытый. Если в согласии указано пять источников, а безопасник полез в шестой — это уже обработка без основания, штраф по статье 13.11 КоАП до 300 000 рублей.»

Перечень источников и объектов проверки в регламенте

Это ядро документа. Чем точнее перечень, тем меньше произвола. Основа — открытые государственные реестры со свободным доступом.

Помимо государственных реестров регламент фиксирует коммерческие источники — Контур.Фокус, СПАРК, CheckPerson и аналоги. Они собирают данные из нескольких реестров в единый отчёт, строят карту связей физлица с юрлицами и выявляют аффилированность, которую ручная проверка по ЕГРЮЛ не покажет. Стоимость — от 300 до 5 000 рублей за кандидата. Отдельный объект — OSINT, анализ открытых источников и соцсетей. Регламент ограничивает OSINT рамками деловых качеств, иначе сбор данных о частной жизни выходит за пределы закона.

Как составить регламент проверки кандидатов: пошаговая инструкция

Образцы документов для регламента проверки кандидатов

Стоп-факторы: как формализовать основания для отказа

Стоп-фактор — это основание, при котором проверка считается непройденной, а не личная антипатия безопасника. Регламент делит их на три группы, и это деление защищает компанию от обвинений в дискриминации.

Безусловные стоп-факторы. Отказ практически в любой компании: нахождение в розыске МВД или ФСИН, наличие в перечне Росфинмониторинга, недействительный паспорт, дисквалификация для руководящих должностей, действующая непогашенная судимость для позиций, где это запрещено законом. Поддельный диплом — тоже сюда, плюс это статья 327 УК РФ.

Серьёзные стоп-факторы (зависят от должности). Множественные исполнительные производства, банкротство для руководящих позиций (3 года запрета по ФЗ-127, до 10 лет для банков), связь с фирмами-однодневками, задолженность перед бывшим работодателем, прямая аффилированность с конкурентом для должности с доступом к закупкам.

Оценочные факторы (на усмотрение руководителя). Единичный штраф ГИБДД, погашенная судимость давних лет, наличие ИП без конфликта интересов, ипотека с историей просрочек. Долги безопасник смотрит суммарно: есть разница между ипотекой, которую человек тянет 10 лет, и тремя кредитами в просрочке.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Безопасники говорят: долги смотрят в совокупности. Один штраф на 500 рублей — ерунда. Но если к нему прибавляются три кредита в просрочке, долг по алиментам и неоплаченные налоги — это уже картина системных проблем с финансовой дисциплиной. Регламент должен описывать именно совокупную оценку, а не механику отказа за любую запись в реестре.»

Проверка кандидата по базам данных онлайн

Сроки, ответственные и согласие кандидата на проверку

Регламент закрепляет сроки проверки по каждой категории, иначе процедура растягивается и кандидат уходит к конкуренту, пока безопасник раскачивается. Базовая проверка по открытым реестрам — от 30 до 60 минут ручной работы, через коммерческий сервис — 10-15 минут. Расширенная проверка с запросами в вузы и звонками предыдущим работодателям — от нескольких дней до пары недель. Регламент фиксирует и предельный срок, после которого решение должно быть принято.

Ответственные. Исполнитель — безопасник или специалист по кадровой безопасности. Согласующий — руководитель СБ. Финальное решение по оценочным факторам — руководитель подразделения или директор. Без этого распределения возникает затык: каждый ждёт, что решит другой.

Согласие — отдельная тема, которую регламент обязан закрыть полностью. Кандидат подписывает согласие на обработку персональных данных с конкретной целью (проверка соответствия деловым качествам) и, отдельно, согласие на проведение проверки с перечнем источников. Получение данных у предыдущего работодателя без письменного согласия — нарушение пункта 3 статьи 86 ТК РФ. Кстати, бывший эйчар нередко отказывается давать рекомендацию, ссылаясь как раз на 152-ФЗ, и это его право.

Хранение и уничтожение данных проверки

Раздел, который чаще всего забывают, а зря — именно за него штрафует Роскомнадзор при проверке оператора ПД. По 152-ФЗ данные хранятся не дольше, чем требуется для цели обработки. Цель — принять решение о найме, и после её достижения держать досье отклонённого кандидата бессрочно нельзя. Регламент устанавливает срок хранения таких данных (на практике 30-60 дней на случай обжалования отказа) и порядок уничтожения. Для принятых кандидатов данные перетекают в личное дело и хранятся по срокам приказа Росархива.

Уничтожение тоже формализуют: кто, когда, на основании чего, с составлением акта. Хранение согласий удобнее вести в электронном виде — это снимает риск, что бумажное согласие потеряется или его уничтожат с нарушением срока.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Логику в требовании об уничтожении искать бессмысленно для тех, кто привык хранить всё. Но 152-ФЗ говорит прямо: нет цели — нет хранения. За избыточное хранение данных отклонённых кандидатов штраф по статье 13.11 КоАП. Мы закладываем в систему автоудаление досье по таймауту — кадровику не нужно помнить про каждую папочку, всё закрывается само.»

Типичные ошибки при составлении регламента проверки

Первая и самая дорогая. Размытая цель обработки ПД. Формулировка для обеспечения безопасности компании — это не цель, это лозунг. Роскомнадзор такую формулировку не принимает, а обработка без законной цели — штраф для организации от 150 000 до 300 000 рублей по части 1 статьи 13.11 КоАП, обработка вовсе без согласия — от 300 000 до 500 000 рублей. Цена ошибки — до полумиллиона за один эпизод.

Вторая. Стоп-факторы через личные характеристики вместо деловых качеств. Если в регламенте написано отказывать кандидатам старше 50 или с детьми до трёх лет — это прямая дискриминация по статье 3 ТК РФ, и первый же суд работодатель проигрывает. Цена — восстановление кандидата, компенсация, репутационный ущерб.

Третья. Отсутствие раздела о хранении и уничтожении — данные копятся годами, при проверке Роскомнадзора это всплывает первым. Четвёртая — проверка медицинских данных в обход врачебной тайны. Пятая — открытый, а не закрытый перечень источников: формулировка и иные доступные источники развязывает безопаснику руки и превращает законную проверку в обработку без основания.

Стоимость внедрения КЭДО для оформления и хранения досье кандидатов

Сам регламент компания составляет своими силами или с привлечением юриста. А хранение согласий, анкет и заключений СБ в электронном виде — задача системы КЭДО. Стоимость зависит от численности персонала, тарифа и набора модулей.

Тариф Бизнес рассчитывается от минимальной оплаты 50 сотрудников за 30 000 рублей в год. Итоговая сумма зависит от численности персонала, набора модулей и вида электронной подписи — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее. Автоматизация хранения согласий и досье снимает риск штрафов по 152-ФЗ за неправильное хранение данных.

Выводы: как составить рабочий регламент проверки кандидатов

Регламент проверки кандидатов держится на правовой базе — 152-ФЗ, статьи 64, 65 и 86 ТК РФ, Постановление Пленума ВС № 2 от 2004 года. Документ описывает категории кандидатов и уровни проверки, закрытый перечень источников и данных, формы согласия, стоп-факторы, сроки, ответственных, а также хранение и уничтожение данных. Все восемь разделов обязательны: пропуск любого создаёт дыру, через которую приходит либо штраф Роскомнадзора, либо проигранный трудовой спор.

Главное при составлении — формулировать стоп-факторы через деловые качества и реальный риск, а не через личные характеристики, и держать цель обработки ПД конкретной. Перечень источников делают закрытым, медицинские данные и специальные категории ПД из него исключают. Согласия оформляют двумя отдельными документами. За обработку без согласия организация платит от 300 000 до 500 000 рублей, за избыточное хранение — отдельный штраф, поэтому раздел об уничтожении данных так же важен, как сама процедура проверки.

В 2026 году штрафы за нарушения в области персональных данных продолжают расти, а проверки Роскомнадзора становятся плотнее. Компании, которые держат согласия и досье кандидатов в электронном виде с фиксацией сроков и автоматическим уничтожением, проходят эти проверки спокойнее, чем те, у кого папки копятся в шкафу годами.

Часто задаваемые вопросы