Проверка стажёров и практикантов службой безопасности в 2026 году

Проверка стажёров и практикантов службой безопасности — процедура, которую работодатели в 2026 году всё чаще распространяют не только на штатных сотрудников, но и на тех, кто приходит в компанию на короткий срок. Разберём, обязывает ли закон проводить такую проверку, какие ограничения накладывает 152-ФЗ и ТК РФ, и что делать кадровику, когда стажёр уже завтра выходит на рабочее место.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Стажёр и практикант: правовой статус по ТК РФ

В Трудовом кодексе нет легального определения слова «стажёр». Ст. 59 ТК РФ упоминает стажировку как основание для заключения срочного трудового договора, но не раскрывает саму категорию. На практике стажёром называют и студента-практиканта, и соискателя без опыта, и действующего сотрудника, который осваивает новую должность. Именно этот размытый статус порождает путаницу — кого из них СБ должна проверять, а кого нет.

Практикант — студент, который проходит учебную, производственную или преддипломную практику как часть образовательной программы. Между вузом (колледжем) и организацией подписывается договор о прохождении практики. Трудовой договор с практикантом заключать не обязательно, если он не выполняет трудовую функцию, а лишь наблюдает и учится (позиция подтверждена Определениями ВС РФ). Если же студент реально работает на производстве — оформляют срочный ТД, и он получает все права штатного работника.

Нюанс в том, что для целей проверки СБ правовой статус стажёра определяет объём документов, которые работодатель вправе запросить. Нет трудового договора — нет формального основания требовать полный пакет по ст. 65 ТК РФ. Есть срочный ТД — работают обычные правила.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«На практике кадровики часто оформляют стажёров как обычных сотрудников — через полный цикл проверки СБ. Формально, если трудовой договор не заключается, такие требования избыточны. Но бизнес-логика тут простая: человек получает доступ к информации, к оборудованию, к клиентской базе. Не проверить его — принять риск на себя.»

Обязательна ли проверка СБ для стажёров по закону

Прямого требования проверять стажёров и практикантов через службу безопасности в трудовом законодательстве нет. Проверка СБ вообще не относится к обязательным этапам найма для коммерческих организаций — это внутреннее решение работодателя. Для государственных органов порядок иной: 79-ФЗ обязывает проверять кандидатов на должности госслужащего.

Однако для отдельных категорий работников закон устанавливает обязательные проверки вне зависимости от типа договора:

• Справка об отсутствии судимости — при работе с несовершеннолетними (педагоги, воспитатели, тренеры) согласно ст. 351.1 ТК РФ
• Справка об отсутствии наркологического наказания — для тех же категорий и ряда других (ст. 65 ТК РФ)
• Проверка для допуска к государственной тайне — по Закону РФ № 5485-1
• Медосмотры — для работ с вредными и опасными условиями (ст. 220 ТК РФ)

Если стажёр проходит практику в школе или детском саду — справка о судимости нужна обязательно, даже если трудовой договор не заключается. Практикант контактирует с детьми, а закон ограничения привязывает к деятельности, а не к типу договора. Аналогично с допуском к гостайне и к вредным условиям.

Для коммерческих компаний без специальных ограничений проверка стажёров — право, а не обязанность. Компания сама решает, включать ли проверку СБ в процедуру приёма на практику.

Когда проверка стажёра нужна: практические сценарии

На текущий момент большинство крупных и средних компаний проверяют не только штатных сотрудников, но и стажёров. Не по требованию закона — по здравому смыслу. Рассмотрим ситуации, когда проверка СБ стажёра или практиканта обоснована с точки зрения бизнес-рисков.

Доступ к коммерческой тайне и конфиденциальной информации

Если стажёр получает доступ к CRM-системе, клиентской базе, внутренним документам или финансовой отчётности — проверка обязательна с точки зрения информационной безопасности. 98-ФЗ «О коммерческой тайне» требует, чтобы работодатель принял меры по защите конфиденциальной информации. Допуск непроверенного лица к таким данным — нарушение режима коммерческой тайны.

Работа с материальными ценностями

Стажёр в ритейле, на складе, в логистике контактирует с товарно-материальными ценностями. В практике сервиса Добыто мы видели кейсы, когда работодатель оформлял стажёру полный допуск к складу без какой-либо проверки, а потом выявлял недостачу. Доказать причастность непроверенного стажёра в суде сложнее, чем штатного сотрудника с оформленной материальной ответственностью.

Работа с несовершеннолетними

Справка об отсутствии судимости обязательна для любого лица, осуществляющего деятельность с несовершеннолетними. Практикант в школе, лагере, секции — не исключение. Здесь закон однозначен: ст. 351.1 ТК РФ, ст. 331 ТК РФ.

IT-компании и стажёры-разработчики

В IT стажировка — стандартный способ найма джунов. Стажёр получает доступ к репозиторию с кодом, к внутренним системам, иногда к продакшн-серверам. Аффилированность с конкурентами, наличие исполнительных производств, скомпрометированная репутация — всё это СБ проверяет и у стажёров.

Мария Ж, специалист по трудовому праву и КЭДО:
«Мы рекомендуем закрепить порядок проверки стажёров в локальном нормативном акте компании. Положение о стажировке или положение о проверке кандидатов — не важно где, важно что документ есть. Без него проверка висит в воздухе: СБ проверяет, а юридического основания нет.»

Какие данные СБ вправе проверять у стажёра

Объём проверки зависит от того, заключен ли трудовой договор. Если стажёр оформлен по срочному ТД — работодатель вправе запросить полный пакет документов по ст. 65 ТК РФ: паспорт, СНИЛС, документы об образовании, трудовую книжку (если есть), военный билет. Для отдельных должностей — справку о судимости и справку о наркологическом наказании.

Если трудовой договор не заключается (учебная практика по договору с вузом) — работодатель запрашивает только документы, необходимые для оформления практики: паспорт (для идентификации), направление от вуза, медицинская справка (для отдельных видов деятельности). Требовать справку о судимости при отсутствии ТД и без законного основания — нарушение.

Что проверяет СБ в рамках своих полномочий:

• Действительность паспорта — через сервис МВД
• Наличие судимости — по базам МВД (если есть законное основание или согласие)
• Исполнительные производства — через базу ФССП
• Аффилированность с конкурентами — по ЕГРЮЛ/ЕГРИП
• Социальные сети и цифровой след — в открытых источниках
• Кредитная история и долги — при наличии согласия субъекта

По данным экспертов рынка, базовая проверка одного кандидата занимает 30-60 минут и стоит от 500 до 1500 руб. при обращении к внешнему подрядчику. Внутренняя СБ крупной компании проверяет стажёров в общем потоке.

Образцы документов для оформления проверки стажёров

Согласие на обработку персональных данных: обязательно для всех

152-ФЗ «О персональных данных» распространяется на любую обработку ПД — вне зависимости от наличия трудового договора. Если СБ проверяет стажёра, она обрабатывает его персональные данные: ФИО, паспортные данные, место регистрации, данные об образовании. Без письменного согласия стажёра на обработку ПД проверка нелегальна. Штраф по ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ — до 150 000 руб. для юридических лиц.

Согласие оформляется до начала проверки. Форма — свободная, но обязательно содержит: цель обработки, перечень данных, срок обработки, способ отзыва. Стажёр вправе отказаться от подписания — и работодатель не может заставить. Но может и не допустить к стажировке, если это предусмотрено локальным актом компании.

Ст. 24 Конституции РФ запрещает сбор информации о частной жизни без согласия лица. Сверка данных из социальных сетей, проверка кредитной истории, звонки на предыдущие места работы — всё это формально требует согласия. На практике проверку по открытым источникам (ЕГРЮЛ, ФССП, сервис МВД по действительности паспортов) СБ проводит без дополнительного согласия, поскольку информация общедоступна.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«В сервисе Добыто мы автоматизировали сбор согласий на обработку ПД для стажёров через электронный документооборот. Стажёр получает документ на подпись через мобильное приложение ещё до первого рабочего дня. Это снимает вопрос с юридической стороны и экономит кадровику 15-20 минут на каждого человека.»

Типичные ошибки при проверке стажёров службой безопасности

Работодатели допускают одни и те же ошибки при работе со стажёрами и практикантами. Перечислю те, которые встречаются чаще всего.

Проверка без согласия на обработку ПД

СБ запрашивает данные стажёра у кадровика и проводит проверку ещё до того, как стажёр подписал согласие. Нарушение 152-ФЗ. Штраф — от 100 000 до 150 000 руб. для юрлица. Решение: согласие подписывается первым документом, до передачи данных в СБ.

Требование справки о судимости без законного основания

Работодатель требует справку у стажёра-программиста или стажёра-бухгалтера. Закон обязывает предоставлять справку о судимости только для определённых видов деятельности (работа с детьми, перевозка пассажиров, госслужба). Для остальных — запрос незаконен. Отказ по такому основанию кандидат оспорит в суде.

Отказ без объяснения причин

СБ выносит отрицательное заключение, и кадровик сообщает стажёру «вы не прошли проверку» без дополнительных пояснений. По ст. 3 и 64 ТК РФ отказать в найме можно только по деловым качествам. Результат проверки СБ — не деловое качество. Формально отказ должен быть мотивирован иначе: недостаточная квалификация, отсутствие нужного образования.

Проверка родственников без оснований

Банки и финансовые организации проверяют родственников — для них это обоснованно. Но когда производственная компания запрашивает данные о родителях практиканта-студента — это избыточная обработка ПД. Роскомнадзор расценит такой запрос как нарушение принципа минимизации данных (ст. 5 152-ФЗ).

Как оформить проверку стажёра: пошаговая инструкция

Как провести проверку стажёра службой безопасности: пошаговая инструкция

Стоимость проверки стажёров и тарифы КЭДО для оформления

Расходы на проверку стажёра СБ складываются из двух частей: собственно проверка (внутренняя или внешняя) и документальное оформление (согласия, договоры, ЛНА). Автоматизация второй части через КЭДО сокращает трудозатраты кадровика на 40-60%.

Итоговая сумма зависит от численности персонала (включая стажёров), выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей. Стажёры в КЭДО учитываются как активные пользователи на время действия их договора — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут рассчитать бюджет точнее.

Проверка стажёров через форму Добыто

Для экспресс-проверки стажёров и практикантов перед допуском к работе используйте онлайн-форму сервиса Добыто. Введите ФИО, дату рождения и паспортные данные — система проверит кандидата по открытым реестрам.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Стажёры — это воронка, из которой компания потом набирает штатных сотрудников. Если оффер уходит стажёру через неделю после окончания практики, а документы оформляют ещё три дня — его к тому моменту уже схантили конкуренты. КЭДО сжимает этот цикл до нескольких часов.»

Выводы: проверка стажёров и практикантов службой безопасности

Проверка стажёров и практикантов службой безопасности не является обязательной для коммерческих организаций по трудовому законодательству. Исключения — деятельность с несовершеннолетними (обязательна справка о судимости по ст. 351.1 ТК РФ), допуск к гостайне, работа на вредных и опасных производствах. Для остальных категорий стажёров проверка — внутреннее решение работодателя, которое закрепляется в локальных нормативных актах компании.

Ключевое требование при любой проверке — получение письменного согласия стажёра на обработку персональных данных до начала проверки (152-ФЗ). Отказ в допуске к стажировке по результатам проверки СБ должен быть оформлен через деловые качества кандидата, а не через формулировку «не прошёл СБ». Объём проверки зависит от типа договора: при срочном ТД действуют правила ст. 65 ТК РФ, при учебной практике без ТД — минимальный перечень документов.

Автоматизация документооборота при работе со стажёрами через КЭДО сокращает время оформления с нескольких дней до нескольких часов. Электронные согласия, срочные трудовые договоры, направления — всё подписывается удалённо и хранится в электронном архиве. Тренд 2026 года — интеграция результатов проверки СБ с кадровой системой: заключение СБ прикрепляется к карточке стажёра в КЭДО автоматически.

Часто задаваемые вопросы