Проверка сотрудника

Как работодатель, вы непременно будете проводить проверку сотрудника до принятия решения о приеме на работу. И речь идет не только о соответствии должности и профессии, квалификации и опыту работы. На кадровые решения могут влиять и другие сведения, от статуса банкрота до наличия или отсутствия водительских прав. Проверять кандидата на работу «по старинке» можно, вот только это займет много времени и не факт, что даст полную информацию. Лучше автоматизировать этот процесс, задав критерии для проверки. В этом поможет сервис «Добыто», о чем мы поговорим в статье.

Проверка сотрудника – зачем это вообще нужно работодателю

Более 15 лет я работал на юридических должностях в разных организациях и даже в государственном учреждении. Юристов постоянно привлекали к кадровой работе, в том числе к собеседованиям с кандидатами, вступительным тестам и других процедурам. Были в практике и случаи, когда вместе с кадровиками мы проводили проверку людей, которые претендовали на наши вакансии. В частности, речь шла:

• о наличии долгов и возбужденных исполнительных производств (для должности, связанной с обслуживанием материальных ценностей);
• о наличии водительского удостоверения определенных категорий и об отсутствии лишения прав (понятно, что речь идет о водителях);
• о причинах увольнения с прошлого места работы (это общее требование, чтобы избежать приема на работу человека, уволенного за виновные действия).

Бывали и иные предметы проверок, но лично я в них напрямую не участвовал.

Самый очевидный вариант проверки – сведения и документы от самого сотрудника. Думаю, вы понимаете, в чем тут может заключаться сложность. Претендуя на вакансию, кандидат может умышленно скрыть какую-либо информацию, чтобы повлиять на решение. Поэтому здесь очень хорошо применимо право «доверяй, но проверяй».

Еще проверка будет очень актуальной, чтобы провести предварительный «отсев» среди большого количества кандидатов. Не имеет смысла тестировать или собеседовать десятки людей, если только единицы из них будут устраивать нас, как работодателя. Но как найти их, если по анкетам у всех более-менее одинаковые вводные данные? Тут вполне может пригодиться отчет о проверке. Главное – точно задать ее параметры. Например, для должности водителя нас вряд ли заинтересует опыт работы руководителем (если он вообще есть).

Серьезная проблема с указанными выше проверками в том, что они весьма трудоемки, отвлекают от текущих задач. Это актуально даже для работы с одним кандидатом, а ведь их может быть сразу несколько. Любой процесс (кадровый, управленческий и т.д.) лучше автоматизировать, если это возможно. В плане проверки сотрудника отличным решением станет сервис «Добыто». Я его лично протестировал и освоил за считанные минуты. Подробнее о нем поговорим ниже.

Риски приема на работу без проверки нового сотрудника

Проверять кандидата нужно до того, как вы примете решение о приеме на работу. В противном случае многие сведения, которые вас интересуют, можно узнать только после издания приказа и оформление трудового договора. Это вполне может привести к таким проблемам:

• у сотрудника может не оказаться оснований и полномочия для определенной должности (сразу приведу пример – на руководящий пост нельзя назначить гражданина-банкрота, причем запрет действует минимум 3 года);
• «токсичный» сотрудник, ранее уволенный за прогулы или иные виновные действия, вряд ли изменит отношение к работе и дисциплине труда;
• финансовые проблемы у кандидата могут негативно сказаться на обращении с материальными ценностями (всегда есть риск хищения, растраты, искажения отчетности и т.д.).

Еще не стоит забывать, что кадровики и другие специалисты компании провели кропотливую работу по отбору кандидатов, и без тщательной проверки все окажется впустую. Придется заново открывать вакансию, а увольнение принятого сотрудника может оказаться затруднительным или вообще невозможным.

Нельзя сказать, что проверка гарантированно устраняет все риски. Но чем больше информации вы соберете и проанализируете до принятия кадрового решения, тем меньше проблем возникнет дальше. Да и отказ в приеме на работу проще мотивировать, ссылаясь на объективные данные из отчета. Опять-таки характерный пример – если кандидат лишен водительских прав, то вы автоматом отказываете ему в приеме водителем.

Автоматизируем процесс проверки сотрудника с сервисом «Добыто»

Автоматизация кадровых процессов – это одно из ключевых преимуществ систем/сервисов КЭДО или ЭДО. Как правило, это прямо относится к документообороту, действиям по подписанию и согласованию документов. Но автоматизировать можно и проверку сотрудника:

• на момент приема заявок и анкет (проверка по общим требованиям, которые вы установили для кандидатов на определенную вакансию);
• на момент обработки анкет, которые прошли предварительный отбор (тут уже расширенная проверка, ведь ее итоги повлияют на кадровые решения);
• после оформления трудового договора (очень актуально, для перемещения по должностям, расширения объема полномочий, перевода на другую работу внутри организации).

Автоматизация на базе приложений, программ и сервисов не выключает кадровика из работы. От него зависит очень многое – ввод данных для поиска информации, уточнение деталей у кандидата на работу или действующего сотрудника, анализ ответа после проверки и т.д. Именно кадровик должен предоставить руководству свои рекомендации или заключение по соискателю, обосновать их. Сервис «Добыто» для проверки сотрудников позволяет увидеть упрощенный анализ сведений прямо на экране. Детально все будет изложено в отчете (правовой, финансовый, налоговый и т.д.).

Нужно ли согласие самого кандидата на работу

При заключении трудового договора мы берем от работника согласие на обработку персональных данных. Далее работодатель будет обязан соблюдать правила работы с ними, хранения и защиты от несанкционированного доступа. На момент подбора кандидатов такой обязанности еще не возникает. Но для полноценной проверки даже по открытым источникам нужны вводные данные (общие и персональные). Обычно к необходимому минимуму относят ФИО, дату и место рождения, ИНН и СНИЛС, серию и номер паспорта. Для углубленной проверки могут быть важны и иные сведения.

Предлагая кандидату пройти проверку, можно оформить согласие на обработку персональных данных прямо в сервисе «Добыто». На этот случай у него есть все необходимые средства защиты информации. «Добыто» включено в реестр отечественного ПО, а значит, отвечает всем обязательным стандартам. После заполнения обязательных полей можно приступать к проверке.

В дополнение я советую запросить интересующие вас сведения у самого кандидата. Если информация от него совпадет с результатами проверки, вы лишний раз убедитесь в добросовестности человека. Если же будут расхождения, то это уже повод насторожиться. Вполне возможно, что определенные данные от вас скрыли умышленно, а не из-за банальной забывчивости.

Отказ от прохождения проверки, сам по себе, не может рассматриваться как основание для отрицательного решения. Но если вы его принимаете, то нужно не допускать признаков дискриминации. Большинство из них прямо перечислено в Трудовом кодексе РФ. Дополнительные разъяснения вы найдете в судебной практике.

По каким направлениям можно провести проверку

Есть официальные и открытые источники, где можно искать информацию по любому человеку. Самый очевидный пример – банк данных на сайте ФССП. В форме поиска там необходимо ввести ФИО и дату рождения. Эта проверка покажет, если ли у интересующего вас гражданина незакрытые исполнительные производства. Как я уже сказал выше, это может быть важно для вакансий бухгалтера, экономиста, материально ответственного лица и т.д. А еще производство у приставов часто сопровождается ограничением права на управление транспортом. Это уже напрямую влияет на трудоустройство водителем.

В сервисе «Добыто» для проверки сотрудника можно задать несколько критериев. Кратко поясню нюансы по каждому из них.

ИНН. Сам по себе номер налогоплательщика мало что скажет. Но с ним открываются расширенные возможности для поиска по иным направлениям (например, картотека арбитражного суда, реестры ЕГРЮЛ и ЕГРНИП, и т.д.). На момент подачи анкеты кандидат еще не обязан указывать вам ИНН, но система вполне может найти его.

Банкротство. Данные об этом сервис найдет на портале «Федресурса» и в картотеке арбитражных дел. Статус банкрота свидетельствует не только о финансовых проблемах. После банкротства возникает запрет на участие в органах управления юр. лиц. Соответственно, в течение 3 лет (для некоторых видов деятельности 5 или 10 лет) гражданин-банкрот не может быть руководителем, главным бухгалтером.

Зарегистрированные организации. Здесь сервис найдет совпадения по данным об учредителях в ЕГРЮЛ. Для некоторых руководящих должностей это весьма важно (например, для устранения конфликта интересов, присвоения статуса контролирующего лица и т.д.).

Самозанятость. Об этом можно быстро узнать через сервис на сайте ФНС. Но проверка в «Добыто» позволит получить эту информацию наряду с дополнительными сведениями, что удобнее и эффективнее.

Увольнение по утрате доверия. Это очень важный параметр, особенно если кандидат претендует на работу, связанной с обслуживанием материальных ценностей. О данных причинах увольнения могут свидетельствовать судебные акты (уголовные и административные дела), иные источники. В принципе, аналогичную информацию можно получить и из трудовой книжки.

В розыске ФСИН. По данному параметру много объяснять не нужно. Если человек в розыске, то он уклоняется от исполнения уголовного наказания, содержания под стражей или домашнего ареста, других ограничений. Принимать на работу такого кандидата не имеет смысла, так как он очень быстро покинет вашу компанию.

В розыске МВД. По линии МВД вводят розыск нелегальных мигрантов, должников по исполнительным производствам. Очевидно, что сотрудник под розыском точно не сможет работать в компании, ведь у него есть проблемы с законом.

Количество исполнительных производств. Об этом я кратко уже сказал выше. Дополню – большие долги из-за финансовой неграмотности вряд ли помогут сотруднику работать материально ответственным лицом (риски будут выше). А еще приставы могут вводить ограничения на вождение, на выезд за границу. Если по должности сотруднику предстоят зарубежные командировки, то наличие данных в базе ФССП очень актуально для работодателя.

Действительность водительского удостоверения, категории в/у и срок его истечения, дополнительная информация. Для вакансий водителей это ключевой параметр проверки. Доверять автомобиль лицу, лишенному прав, нельзя. А еще важны и категории, открытые в водительском удостоверении (грузовой автомобиль, автобус и т.д.).

Для дополнительной проверки кадровики могут работать с рекомендациями и характеристиками, результатами тестов и опросных листов.

О чем скажет отчет после проверки сотрудника в «Добыто»

Прежде всего, сервис сразу покажет, по каким заданным параметрам удалось найти сведения (маркеры красного, зеленого цвета). Если какой-либо критерий не был задан, он будет помечен желтым. Подробную информацию о результатах поиска покажет отчет. Для более-менее серьезных вакансий лучше формировать полный отчет.

Результаты проверки в сервисе «Добыто» нужно обрабатывать и анализировать вместе с документами и сведениями, предоставленными кандидатом. По мере необходимости, попросите пояснить или уточнить информацию, по которой возникли вопросы. Бывает, что проверка выдаст ошибочные данные, если они размещены в таком виде на государственных порталах и в открытых источниках.

Кадровые решения после проверки

Итак, проверка завершена, а вы получили отчет из сервиса «Добыто». На основе собранных данных предстоит принять одно из решений:

• о приеме на работу, если для этого нет иных препятствий;
• об отказе в приеме на работу, если кандидат не соответствует вашим критериям;
• о направлении на дополнительные тесты или собеседования;
• об организации обучения или повышения квалификации;
• о зачислении кандидата в кадровый резерв, если он больше подходит по будущую вакансию.

Отчет о проверке храним в кадровых делах. Периодически можно проводить ее повторно в отношении уже действующего сотрудника.

Кстати, у сервиса «Добыто» если другие возможности для работы с подбором кадров, тестированию и обучению. Обязательно посмотрите, что может пригодиться вашей компании и кадровикам. На сайте есть форма запроса доступа к демоверсии. Если возникнут вопросы, задайте их экспертам из службы поддержки «Добыто».

Заключение

• Проверка сотрудника перед приемом на работу по факту является стандартом для любой компании. Автоматизировать этот процесс поможет сервис «Добыто».
• Кандидат дает согласие на обработку персональных данных. Далее в сервисе можно выбрать параметры и направления проверки, которые интересуют работодателя.
• По итогам проверки будет сформирован отчет по заданным критериям. На его основе принимайте кадровые решения.

Если вам интересует не только процесс проверки сотрудника, но и кадровый электронный документооборот в целом, подключайте к «Добыто» прямо сейчас!