Бумажный кадровый документооборот уверенными шагами отправляется в прошлое, освобождая место электронному. Действительно, безопасность хранения данных, удобство работы, автоматизация рутинных процессов, на которые у кадровиков уходит много времени – это лишь некоторые из плюсов КЭДО. Сам процесс перехода простой и прозрачный. Главное, что потребуется, это выбрать подходящую систему кадрового ЭДО, внедрить ее в соответствии с нормами трудового законодательства, обучить персонал и начать пользоваться.
На российском рынке представлено достаточное количество сервисов кадрового электронного документооборота – уж явно больше десятка. И вот тут работодатель сталкивается с первой и, можно сказать, основной проблемой – что именно выбрать? Мы считаем, что, как и в случае с выбором любого другого программного продукта для предприятия (компании, фирмы), подходить к решению задачи нужно комплексно. Для этого, соответственно, потребуется ряд критериев, по которым можно оценивать сервисы КЭДО, сравнивать их перед окончательным выбором. Вот этим мы для начала и займемся.
- Система критериев для оценивания сервисов КЭДО
- Что будем оценивать?
- Поддерживаемые электронные подписи
- Наличие модуля интеграции с 1С
- Возможности интеграции с другими информационными системами
- Удобство работы для кадровиков
- Удобство работы для сотрудников
- Типы уведомлений
- Работа с текущими кадровыми документами
- Работа с архивными кадровыми документами
- Маршруты согласований
- Выпуск электронных подписей в сервисе
- Полезные документы для вашей работы
- Безопасность
- Техническая поддержка
- Демо и пробный период
- Стоимость сервиса КЭДО
- Подведем итог
Система критериев для оценивания сервисов КЭДО
Согласитесь, что даже спонтанные покупки в магазине совершаются с учетом каких-то критериев. Мы обращаем внимание на известность производителя (бренда), наличие скидки, потребность в конкретном товаре, отсутствие данного товара в других торговых точках и т.д. С выбором же сервиса кадрового электронного оборота спешить точно не стоит. Нужно проанализировать предложения от разработчиков, сравнить их, воспользоваться демонстрацией или пробным периодом, если он предусмотрен, и только потом покупать лицензию. Так как же мы будем оценивать сервисы? Давайте введем следующие обязательные критерии:
- поддерживаемые электронные подписи;
- наличие модуля интеграции с 1С;
- возможности интеграции с другими информационными системами;
- удобство работы для кадровиков;
- удобство работы для сотрудников;
- типы уведомлений;
- работа с текущими кадровыми документами;
- работа с архивными кадровыми документами;
- маршруты согласований;
- учет рабочего времени;
- выпуск электронных подписей в сервисе;
- безопасность;
- демо и пробный период;
- техническая поддержка;
- стоимость сервиса КЭДО.
Конечно, можно сюда добавить еще сотню пунктов, но, как мы считаем, это только запутает и усложнит все, согласны? Более того, вот что говорит о выборе сервиса кадрового ЭДО один из наших клиентов, Артем, заместитель директора регионального филиала крупного колл-центра:
«Нас интересовали, в первую очередь, функциональные возможности, удобство работы для кадровика, он же HR-менеджер, ну еще и стоимость. Через колл-центр за год проходит до 5-7 сотрудников, каждого из которых оформляем и увольняем по ТК РФ. Графики отпусков, заявления на отпуска…бумажная волокита отнимала много времени. По функционалу, удобству и стоимости подошел сервис «Добыто. КЭДО». Все, что нам нужно, в нем есть, и платить за лишние лицензии не нужно»
Здесь сразу скажем, что в списке есть 2 типа критериев:
Объективные. Если какой-то сервис кадрового ЭДО не позволяет отправлять уведомления по мессенджеру или не имеет инструмента для учета рабочего времени, то это факт, и оценка по данному критерию будет объективной.
Субъективные. Если в рабочем окне много вкладок и кнопок, то кому-то это будет удобно, поскольку «всё под рукой», а другим – неудобно, потому что интерфейс становится слишком сложным, и можно «нажать не туда». Если мы отнесем это к плюсу или минусу, то оценка будет субъективной, отражающей только наше личное мнение.
Соответственно, с субъективными критериями оценки можно соглашаться или не соглашаться, а объективные остается принимать как факт.
Что будем оценивать?
С системой критериев, допустим, определились. Теперь нужно определиться и с тем, что именно, какие сервисы будем оценивать. Все присутствующие на рынке программные продукты сравнивать особого смысла нет, поэтому выберем ТОП-5 из них:
- Добыто. КЭДО
- Контур.КЭДО
- СберКорус
- HRLink
- СБИС
Сразу отметим, что все используемые критерии оценки можно применять почти к любому сервису КЭДО. Хотите сравнить и другие системы? Без проблем – дочитайте нашу статью до конца, и сможете аналогичным образом оценить любое другое ПО для ведения кадрового электронного документооборота. А пока что приступим к сравнениям и оценкам.
Поддерживаемые электронные подписи
Электронная подпись (электронная цифровая подпись, ЭП, ЭЦП) – это, если говорить простыми словами, то, что позволяет идентифицировать лицо, подписывающее электронный документ. Различают следующие виды ЭЦП:
- Простая (ПЭП). Незащищенная электронная подпись с бесплатным выпуском. Можно легко оспорить. Разрешается подписывать лишь некоторые кадровые документы – например, служебную записку или объяснительную.
- Усиленная неквалифицированная (УНЭП). Универсальная электронная подпись, которой сотрудники могут подписывать большинство кадровых документов – от заявления на неоплачиваемый отпуск до трудового договора. Выдается работодателем. Выпускается или в аккредитованном центре, или непосредственно в сервисе кадрового ЭДО.
- Усиленная квалифицированная (УКЭП). Электронная подпись, априори имеющая юридическую силу. Может быть личной (сотрудника, кадровика) или оформленной на юридическое лицо (УКЭП директора, которой подписываются документы от лица компании). Выпускается в аккредитованном центре (личная) или налоговой службе (на юр. лицо), привязана к токену, стоит дорого. По факту личная УКЭП нужна кадровику наряду с машиночитаемой доверенностью, если нужно будет подписывать те электронные документы от лица компании, которые имеет право подписывать только директор. УКЭП юр. лица может быть только у директора компании, и ни у кого больше.
- НЭП Госключ, ПЭП с сайта «Работа России». Универсальные защищенные электронные подписи с бесплатным выпуском. Работа с ЭЦП осуществляется через дополнительные ресурсы. Выпускают сами сотрудники в личном кабинете соответствующего государственного портала.
В «Добыто. КЭДО» есть поддержка всех перечисленных выше электронных подписей, кроме, разве что, ПЭП «Работа России» (но такой ЭЦП почти никто никогда не пользуется). Рядовые сотрудники для подписания документов могут использовать удобную для них подпись ЭЦП – естественно, если конкретный документ можно подписывать определенной подписью. Кадровики могут использовать УНЭП или УКЭП совместно с машиночитаемой доверенностью (тоже поддерживается). Директор компании использует УКЭП юридического лица.
В Контур.КЭДО поддерживаются ПЭП, УНЭП, УКЭП и Госуслуги, т.е. личная подпись сотрудников, выпущенная через портал Госуслуги самими сотрудниками.
СберКорус позволяет сотрудникам пользоваться ПЭП и УНЭП для подписания электронных документов. Кадровики могут работать как с ПЭП и УНЭП, так и личной УКЭП. Директору предоставляется возможность подписи через УКЭП юридического лица. Нет интеграции с «Работа России», отсутствует поддержка УНЭП Госключ.
В сервисе HRLink есть поддержка ПЭП портала Работа России, УНЭП Госключ, УКЭП, а в СБИС – только ПЭП, УНЭП и УКЭП.
Вывод — по количеству поддерживаемых электронных подписей лидируют «Добыто. КЭДО» и HRLink.
Наличие модуля интеграции с 1С
Согласно заверению разработчика «1С», свыше 1,5 млн. организаций используют для автоматизации деятельности продукты 1С, в том числе и 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП). Логично, что кадровикам, привыкшим работать в системе 1С:ЗУП, удобнее и проще будет вести кадровый электронный документооборот в этом же ПО. Для интеграции с 1С в сервисах КЭДО могут быть предусмотрены разные решение, но чаще всего это специальный модуль. Модуль интеграции позволяет добавить в 1С:ЗУП дополнительные вкладки и инструменты для работы с сервисом КЭДО в привычном интерфейсе.
В «Добыто. КЭДО» есть готовый модуль интеграции с 1С. Настройка займет порядка 10 мин., после чего в 1С:ЗУП появятся дополнительные вкладки для ведения кадрового электронного документооборота. Возможны доработки под нужды клиента, сопровождение и обучение.
Контур.КЭДО также предлагает модуль интеграции с 1С. В лицензию входит настройка, тестирование, устранение ошибок, если они возникнут. Возможна интеграция с 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия предприятия, 1С:ERP Управление предприятием, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Управленине производственным предприятием. Сопровождение, обучение, кроме первичного, доработка модуля под индивидуальные потребности клиента в стоимость лицензии не входят.
Программный продукт от Сбера СберКорус также может похвастаться интеграцией с 1С и специальным расширением для 1С:ЗУП.
В HRLink предусмотрена преднастроенная интеграция с 1С:ЗУП, т.е. по времени запустить КЭДО, используя модуль для 1С можно почти сразу, как и в случае с «Добыто. КЭДО». Зато СБИС предлагает сразу 3 варианта интеграции:
- интеграция из браузера – работа в личном кабинете СБИС, 1 лицензия 1С.
- синхронизация – параллельный кадровый ЭДО, отображающийся в СБИС и 1С.
- внешняя обработка – модуль, предназначенный для работы с большим количеством документов.
На наш взгляд, по возможностям интеграции с 1С лидерами становятся «Добыто. КЭДО», HRLink и СБИС.
Возможности интеграции с другими информационными системами
Для интеграции с SAP, Битрикс24, Босс-Кадровик все рассматриваемые сервисы используют один способ – открытый API. По API можно расширить функционал почти любой информационной системы, используемой в компании, для ведения кадрового электронного документооборота в привычном интерфейсе конкретного ПО.
Отметим, что в СБИС дополнительно можно выгружать документы сотрудников на портале Работа России, но в связи с ограниченными возможностями государственного портала для КЭДО отнести эту возможность СБИС к отдельному преимуществу нельзя.
По критерию интеграции с информационными системами, не относящимися к продуктам 1С, все сервисы получают четкий и однозначный плюс.
Удобство работы для кадровиков
Именно кадровику больше всего работы предстоит выполнять в сервисе КЭДО. Руководитель компании, рядовые сотрудники в основном только подписывают электронные документы. Поэтому удобство использования сервиса, особенно для рутинных задач, выходит на первый план.
Вот что говорит Олег Дмитриевич, руководитель отдела кадров в крупной строительной компании «Высотка»:
«Нам важно, чтобы система кадрового документооборота в электронной форме имела поддержку файлов разного формата – как PDF, так и DOCX, JPG. Некоторые документы отсканированные, и их еще предстоит завести в систему. Нужен ли редактор для создания документов в самой системе КЭДО? Думаю, что нет»
В «Добыто. КЭДО» можно загружать файлы разного формата. Это удобно, если компания только переходит на кадровый электронный документооборот, и часть документации еще предстоит оцифровать. Есть возможность создания собственных шаблонов. В рабочем окне сразу видно по вкладкам – какие документы уже в работе или архиве, а какие требуют действия. В столбцах отображается только нужная кадровику информация – об инициаторе создания документа, маршруте, сроках. Есть поиск, фильтры по разным параметрам.
Контур.КЭДО отличается достаточно простым интерфейсом. Особенно это касается вкладки «Документы», где указывается тип документа, его статус и дата создания. Разобраться с рабочим окном кадровик сможет самостоятельно, не обращаясь в службу технической поддержки.
У СберКорус самый простой и удобный интерфейс. Для кадровика в едином рабочем окне доступно всего 4 вкладки: «Документы», «Сотрудники», «Шаблоны», «Справочники». Сотрудники КДП могут создавать шаблоны, рассылать документы отдельным работникам или группам, отделам. При этом кадровики в личном кабинете не могут загружать структуру компании, выпускать электронные подписи, настраивать типы документов – эти функции предусмотрены только в личном кабинете администратора. Работать в 2-х личных кабинетах неудобно, и это минус.
Для HRLink предусмотрено, как нам кажется, стандартное рабочее окно с типовыми вкладками («Документы», «Сотрудники», «Справочники») и столбцами (тип документа, дата создания, сотрудник, который должен подписать этот документ и др.). Удобно, что можно в 1 клик отправить повторное уведомление, если срок подписания уже подходит к концу, а сотрудник или сотрудники еще не поставили свои электронные подписи.
Что касается СБИС, то интерфейс может показаться сложным, и кадровику потребуется время для привыкания. Зато весь функционал выведен в одно рабочее окно с вкладками.
Лидеры по удобству работы в личном кабинете сотрудника отдела кадрового делопроизводства – «Добыто. КЭДО», Контур.КЭДО и HRLink.
Удобство работы для сотрудников
Участниками кадрового ЭДО являются 3 стороны: директор (руководитель) компании, отдел кадров и рядовые сотрудники, в т.ч. и работающие дистанционно, самозанятые. Основную работу в системе ведет кадровик, хотя иногда требуется участие администратора, а руководитель и остальные сотрудники в основном только подписывают документы. Так вот, что мы хотим видеть в сервисе КЭДО для удобства сотрудников? Например, следующее:
- Простой и быстрый вход в личный кабинет.
- Минимум вкладок, кнопок, чтобы невозможно было запутаться в интерфейсе.
- Возможность подписания электронных документов с любого устройства – рабочего или домашнего компьютера, смартфона.
- Неплохо, если сотрудники смогут загружать в личный кабинет документы в свободной форме. Объяснительная с указанием причины отсутствия на рабочем месте, служебная записка – все это тяжело подвести под шаблоны. Идеальный же личный кабинет сотрудника – это тот, где есть всего две кнопки: «Подписать» и «Отклонить».
Личный кабинет сервиса «Добыто. КЭДО» для сотрудников доступен как со стационарного компьютера, ноутбука, так и с мобильного устройства. Быстрый вход по паре «адрес электронной почты – пароль». Все инструменты разбиты по группам (вкладкам), сразу видно – что и когда нужно подписать, что уже просмотрено и подписано.
В Контур.КЭДО есть веб-версия и мобильная версия для сотрудников. Личный кабинет упрощен до невозможности – подписание со смартфона всего с одной кнопки.
СберКорус предоставляет сотрудникам простой доступ в личный кабинет с мобильного устройства по SberID. Можно подписывать документы нажатием одной кнопки, отправлять заявления на отпуск. Если пользуетесь любыми приложениями от Сбера, то дизайн окажется до боли знакомым.
В СБИС вход в личный кабинет возможен через SSO, «Госуслуги» или социальные сети. Сам личный кабинет сотрудника сначала может показаться немного запутанным (нам кажется, это минус для пользователя). Но, в целом, тут все стандартно: работа с входящими документами, отправка заявлений на отпуск, отгул, больничный, ознакомление с инструкциями. Также возможна проверка сумм выплат по больничным, отпускным.
Елена Николаева, специалист КДП сети заведений общепита «Пищеблок ДГГО»
«По удобству личного кабинета для сотрудников считаю, что у «Добыто. КЭДО» нет конкурентов. Пользовались несколькими сервисами, и всегда у кого-то из работников возникали вопросы, а это обращения в службу поддержки и изучение онлайн-справки, лишняя трата времени. В «Добыто. КЭДО» все интуитивно понятно».
Не можем не согласиться с Еленой по поводу простоты и удобства, юзабилити личного кабинета сотрудников в «Добыто. КЭДО».
Типы уведомлений
Уведомления – сообщения сотрудникам о том, что поступил новый документ на ознакомление и подписание, а также напоминания о том, что нужно подписать документ. Уведомления для специалистов КДП мы рассматривать не будем. Варианты настройки уведомлений и сообщений:
- Добыто. КЭДО: SMS, e-mail, Telegram.
- Контур.КЭДО: SMS и e-mail.
- СберКорус: e-mail.
- HRLink: SMS, e-mail, Whatsapp, Telegram, Viber.
- СБИС: SMS, e-mail, Viber, Одноклассники, Вконтакте, Telegram.
По количеству каналов для уведомления сотрудников лидирует HRLink, СБИС и «Добыто. КЭДО». При этом в «Добыто. КЭДО» используются наиболее распространенные каналы связи, чего достаточно для любых задач.
Работа с текущими кадровыми документами
Удобство работы с текущими документами подразумевает следующее:
- простая выгрузка нажатием 1 кнопки;
- редактирование документов, изменение маршрутов согласования, сроков;
- загрузка в систему документов в разном формате: DOCX, PDF, JPG;
- добавление электронных документов в свободной форме со стороны сотрудников;
- работа с шаблонами – создание шаблонов, добавление в личный кабинет сотрудников.
Все перечисленные возможности реализованы в каждом из рассматриваемых сервисов, но в «Добыто. КЭДО» работа с текущими кадровыми документами что для кадровика, что для рядового сотрудника максимально упрощена. Все интуитивно понятно, функционал включает в себя все необходимое и для небольшой фирмы на 60 человек, и для крупной организации с сотнями и тысячами сотрудников.
Работа с архивными кадровыми документами
В архиве хранятся документы, работа с которыми была завершена (подписаны, отклонены), а также те электронные документы, хранение которых работодатель обязан обеспечить на определенный срок — общие вопросы, документы по учету кадров и рабочего времени, приказы по основной деятельности, должностные инструкции.
Все сервисы предоставляют неограниченное по времени хранение документов на серверах. В «Добыто. КЭДО» поиск по архивным документам реализован с использованием искусственного интеллекта. Там можно быстро найти нужный электронный документ по разным критериям, и не потребуется потом долго фильтровать результаты поиска. В остальных сервисах нет такой функции, но предусмотрены другие интересные решения – например, усовершенствование ЭЦП для долговременного хранения, разграничение по подразделениям, сотрудникам, типам документов.
Маршруты согласований
Маршрут согласований – последовательность согласования и подписания электронных документов отдельными сотрудниками, руководителями подразделений, кадровиками и руководителем компании. Могут быть:
- последовательными – сначала электронный документ подписывает, допустим, Иванов, потом его непосредственный начальник Петров (или же только Иванов, если это ознакомление с каким-нибудь локальным нормативным актом);
- параллельными – один электронный документ подписывает несколько сотрудников, при этом порядок подписания не важен, поскольку важно, чтобы все участники документооборота поставили свою подпись (к примеру, внесение изменений в ПВТР).
Сервис «Добыто. КЭДО» позволяет формировать как последовательные, так и параллельные маршруты согласования. Маршруты можно сохранять как шаблоны, что удобно, если процедура подписания электронных документов определенными лицами будет регулярно повторяться.
В Контур.КЭДО также возможна работа с последовательными и параллельными маршрутами, только тут они называются «Обычный маршрут» и «Лист ознакомления» соответственно. СберКорус предоставляет минимум возможностей по работе с маршрутами (со сложными маршрутами работать не получится), а HRLink и СБИС, как полноценные HRM-системы с функцией КЭДО, позволяют максимально тонко настроить маршруты согласования.
Если выбирать по балансу между удобством работы с маршрутами и возможности для их настройки, сохранения как шаблонов, то лидером станет «Добыто. КЭДО».
Обратите внимание, что некоторые сервисы кадрового ЭДО берут дополнительную плату как за работу с шаблонами документов, так и за создание, сохранение маршрутов согласования. В «Добыто. КЭДО» это все предоставляется бесплатно, т.е. входит в основной тариф.
Учет рабочего времени (графики отпусков)
Работа с графиками отпусков, мягко говоря, не является какой-то из обязательных, часто встречающихся функций сервиса кадрового электронного документооборота. Если такой инструмент все же предусмотрен (чаще за него нужно платить отдельно, хотя в «Добыто. КЭДО» это будет бесплатно, когда функция будет окончательно реализована в сервисе), то он должен, как минимум, делать следующее:
- автоматически рассчитывать оставшиеся дни ежегодного оплачиваемого отпуска при его дроблении, чтобы не нарушать ТК РФ.
- учитывать государственные праздники, при которых отпуск увеличивается по продолжительности.
- наглядно показывать, кто из сотрудников будет отсутствовать на рабочем месте, чтобы отпуска критически важных специалистов одного отдела не пересекались между собой.
В «Добыто. КЭДО» в настоящее время ведется разработка удобного инструмента учета рабочего времени. В Контур.КЭДО и СберКорус такого инструмента нет, его появление в ближайшем будущем не планируется. В HRLink работа с графиками отпусков возможна через дополнительный модуль, а в СБИС для этого предусмотрены правила оформления отпусков, где можно задавать определенные параметры для каждого подразделения, сотрудника.
В целом, считаем, что в СБИС и HRLink графики отпусков реализованы на достойном уровне, а, когда появится соответствующий инструмент в «Добыто. КЭДО», то можно будет уже сравнить его с конкурентами.
Выпуск электронных подписей в сервисе
Вообще, с электронными подписями и сервисом КЭДО возникает больше всего вопросов. Смотрите, тут есть всего 3 варианта:
- Разработчик сервиса КЭДО предоставляет только ПО, собственного аккредитованного центра не имеет – выпуск УНЭП осуществляется через сторонние компании (операторов).
- У разработчика есть собственный аккредитованный центр, возможен выпуск УНЭП, но платно.
- Возможность выпуска УНЭП для сотрудников уже встроена в сервис, оплата за выпуск не взимается – только за перевыпуск.
В «Добыто. КЭДО» реализован 3 вариант, но с одним важным исключением – перевыпуск электронных подписей осуществляется бесплатно. Т.е. уволился один сотрудник, на его место пришел другой, количество лицензий осталось прежним, аннулирование УНЭП уволенного работника и выпуск на нового выполняются без дополнительной платы. Аналогично, если изменился адрес прописки, фамилия сотрудника.
Юлия Т., менеджер по работе с персоналом в IT-компании «Сфера технологий»
«Нравится подход в «Добыто. КЭДО» к перевыпуску УНЭП. 2 года назад пользовались другим сервисом (не будем называть его), где за каждый перевыпуск подписи приходилось платить даже тогда, когда общее количество сотрудников, на которых купили лицензии, не менялось. В «Добыто. КЭДО» в такой ситуации перевыпуск бесплатный».
Контур.КЭДО также позволяет выпускать УНЭП, правда, сотруднику при этом придется много чего сделать, в частности – подтвердить личность и заполнить заявку на Госуслугах, заполнить форму в сервисе КЭДО, подтвердить подписание ПЭП для получения УНЭП и др. Занимает больше времени, чем оформление усиленной электронной подписи в «Добыто. КЭДО».
В СберКорус, как и в «Добыто. КЭДО», УНЭП выпускается бесплатно. HRLink аналогично предоставляет услугу выпуска ЭЦП бесплатно с удаленной идентификацией через Госуслуги и ЕСИА.
СБИС предлагает максимальной простой и удобный способ выпуска УНЭП в сервисе, причем, несколькими способами – из карточки сотрудника, раздела «Подписи», при приеме на работу и предоставлении доступа к сервису КЭДО, из личной страницы.
Какие сервисы лучшие по критерию выпуска ЭЦП для сотрудников? СБИС и «Добыто. КЭДО». Остальные 3 предоставляют примерно одинаковые возможности для выпуска УНЭП, но потребуется чуть больше времени.
Полезные документы для вашей работы
| Документ | |
| Образец графика отпусков | Скачать |
| Образец личной карточки работника | Скачать |
| Образец приказа о направлении на курсы повышения квалификации | Скачать |
| Образец приказа о приеме на работу | Скачать |
| Образец табеля учета рабочего времени | Скачать |
| Образец штатного расписания | Скачать |
| Образец приказа о переходе на КЭДО | Скачать |
| Образец формы лицевого счета работника | Скачать |
Безопасность
В кадровых документах содержится персональная информация, которую работодатель обязан защищать в соответствии со 152-ФЗ. Для обеспечения бесперебойной работы и минимизации риска кражи данных, порчи данных все сервера, на которых хранятся документы и иная информация, должны быть расположены на территории РФ. Также технологии информационной безопасности, реализованные в сервисе КЭДО, должны удовлетворять требованиями Закона № 149-ФЗ.
Сервис «Добыто. КЭДО» полностью соответствует требованиям по информационной безопасности. Хранить документы можно как в облаке на стороне разработчика, так и локально в 1С. Что касается доступа к личному кабинету, то в целях безопасности для самой компании при увольнении сотрудника доступ закрывается. Для защиты от доступа в личный кабинет третьих лиц возможна двухфакторная авторизация.
В сервисе Контур.КЭДО возможна настройка двухфакторной авторизации. Данные передаются по HTTPS. Оператор Контур добровольно проводит независимый аудит безопасности. Есть защита от DDoS-атак. Для каждого документа на серверах создается 3 резервные копии, что исключает риск утери информации в случае повреждения оборудования.
СберКорус предлагает собственные варианты безопасности и защиты информации. Вход в личный кабинет осуществляется по SberID. Кстати, быть клиентом Сбера необязательно – получить SberID может любой человек, даже тот, кто не пользуется другими сервисами Сбера. Стандартные методы обеспечения безопасности – многофакторная авторизация, протокол HTTPS, хранение данных только в облаке на серверах СберКорус.
Уровень защиты в HRLink, как и у «Добыто. КЭДО», соответствует Закону № 152-ФЗ. Сервис включен в реестр отечественного ПО. Возможна авторизация по ЕСИА через портал Работа России.
В СБИС к информационной безопасности подошли со всей строгостью, обеспечив максимальную защиту информации – даже чрезмерную, как нам кажется. Тут и межсетевые экраны, сертифицированные ФСБ и ФСТЭК, и круглосуточная охрана, видеонаблюдение и пропускной режим в помещениях ЦОД, и дублирование систем электропитания, каналов связи RAID-массивов. А еще для хранения паролей применяется формат PBKDF-2, а не чуть менее надежный MD5. Передача данных осуществляется стандартно по HTTPS.
Итак, по информационной безопасности, в принципе, все 5 сервисов показывают достойные результаты, но субъективно выделим в ТОП-3 СБИС, «Добыто. КЭДО» и HRLink.
Техническая поддержка
Идеальная служба технической поддержки:
- та, которая вообще не требуется, поскольку программный продукт прост в освоении, не вызывает вопросов, и при его использовании не появляются ошибки, сбои.
- та, которая берет на себя полное сопровождение – от помощи в переходе на КЭДО с предоставлением всего пакета стандартных документов до консультирования и устранение проблем в режиме 24/7.
В технической поддержке «Добыто. КЭДО» достигается баланс между двумя указанными выше вариантами. По нашим наблюдениям, помощь в освоении «Добыто. КЭДО», не считая первичного обучения, практически никому не требуется. С другой стороны, служба поддержки в чате работает круглосуточно. Кроме онлайн-чата есть следующие каналы взаимодействия:
- постоянно пополняющаяся база знаний со статьями, видеоинструкциями, FAQ, демонстрациями различных решений.
- e-mail – можно отправить письмо по электронной почте, получить развернутый ответ.
- привлечение специалиста – если требуются сложные настройки и интеграции, то привлекается специалист компании ООО «Человеческие Ресурсы».
Клиенты Контур.КЭДО могут обратиться в службу поддержки сервиса через онлайн-чат, по многоканальному телефону или заказать обратный звонок. Есть страницы в соцсетях, группы в мессенджерах, куда также можно обратиться.
Техподдержка СберКорус, как отмечали пользователи на некоторых платформах, где можно оставлять отзывы, не самая хорошая. Долго обрабатываются заявки, не всегда можно дождаться ответа на запрос.
У HRLink достаточно оперативная служба поддержки – оставить заявку можно на сайте, заполнив форму, и уже через 2 часа разработчик сервиса обещает дать ответ и решить проблему. Есть e-mail и телефон, куда также можно обратиться при возникновении проблем с ПО.
У СБИС, как и у «Добыто. КЭДО» развитая служба техподдержки, работающая в режиме 24/7. Есть телефон, чат, онлайн-звонок, оффлайн-офисы в 87 регионах, группы в мессенджерах, страницы в соцсетях.
По отзывчивости, оперативности решения проблем, качеству обслуживания в лидерах служба поддержки «Добыто. КЭДО», HRLink и СБИС.
Демо и пробный период
Разработчик может предоставлять бесплатный доступ к сервису кадрового электронного документооборота без ограничений функционала на ограниченный срок, чтобы клиенты могли оценить все возможности ПО на практике, либо проводить демонстрацию работы с сервисом, показывая решение типовых задач отдела кадрового делопроизводства в их сервисах.
Пробный период – это палка о двух концах. С одной стороны, можно, так сказать, пощупать все самому, посмотреть, насколько удобна система для конкретной компании. С другой стороны, для кадровиков и работников требуется какое-то вводное обучение, да и настройка сервиса даже для пробного периода, особенно, если требуется что-то нестандартное, может занять время. Например, IT-специалист ООО «Человеческие Ресурсы» при сложной настройке и интеграции с 1С может потратить до 1 рабочего дня на весь процесс, а это уже отдельная услуга, которую все равно заказчику потребуется оплатить.
В «Добыто. КЭДО» нет пробного периода, но можно или заказать демонстрацию, либо приобрести самую дешевую версию сервиса на 50 сотрудников. У Контур.КЭДО одно время действовала акция «Тест-драйв» с предоставлением доступа к сервису на пробный период (1 месяц). У СберКорус нет пробного периода, как, в принципе, и демонстрации, но можно ознакомиться с маркетинговыми материала на сайте и запросить презентацию. В HRLink тоже нет пробной версии, но можно заказать демонстрацию программного продукта. В СБИС можно запросить доступ к онлайн информационному стенду.
Итог – у всех сервисов есть только демо, а бесплатный пробный период отсутствует. Советуем не отказываться от заказа демонстрации сервиса – можно во время демо продукта уточнить все, что интересует, у специалиста разработчика.
Стоимость сервиса КЭДО
Цифры – самый простой и понятный критерий оценки, ведь их сравнить может каждый. Итак, поехали:
- «Добыто. КЭДО»: 1 сотрудник = 1 лицензия = 50 руб. в месяц. За кадровиков платить не нужно. Минимальная лицензия – 50 пользователей. Как на курорте – все включено, включая неограниченное количество администраторов и компаний, безлимитное хранение информации, бесплатный выпуск и перевыпуск УНЭП, создание маршрутов, шаблонов (форм) электронных документов.
- Контур.КЭДО: все засекречено, поскольку, как утверждает разработчик, стоимость продукта рассчитывается индивидуально, зависит от множества факторов, и для получения коммерческого предложения (как минимум – окончательной стоимости) нужно оставить заявку и связаться с менеджером Контур.
- СберКорус: лицензия на 10 сотрудников обойдется в 15 тыс. рублей, на 70 сотрудников – 70 тыс. рублей в год.
- HRLink: индивидуальный расчет стоимости под нужды конкретной компании, часто проводятся акции, по которым скидки могут достигать 30-50%.
- СБИС: внутренний документооборот от 14,5 тыс. рублей, настройка маршрутов согласования от 2,7 тыс. рублей, интеграция с 1С от 4,5 тыс. рублей, быстрый запуск от 2 тыс. рублей.
По стоимости с учетом средних показателей на рынке сервисов КЭДО бесспорным лидером становится «Добыто. КЭДО».
Подведем итог
Ну вот мы и закончили небольшой обзор 5 сервисов кадрового электронного документооборота по 15 значимым критериям. Где-то у нас появились явные лидеры, в каких-то случаях сразу несколько сервисов демонстрировали примерно одинаковые возможности (или их отсутствие). Если требуется недорогое, надежное, функциональное и удобное решение, то выбор будет, конечно, в пользу «Добыто. КЭДО», а там уж решать только вам.
