Процесс подбора и отбора персонала

Подбор персонала – это одно из направлений работы по кадрам в организации. Сюда может входить размещение публикаций об открытых вакансиях, поиск и анализ резюме соискателей, взаимодействий со службой занятости. Для оценки соответствия по заявленным требованиям проводятся проверки, собеседования и тесты. Итоговый отбор кандидатов для приема на работу может осуществляться в индивидуальном порядке или по итогам конкурса. Также результатом подбора персонала может быть формирование кадрового резерва.

Читайте, какие мероприятия входят в процесс подбора и отбора персонала, кто занимается этой работой, по каким критериям принимается решение о трудоустройстве, какие преимущества дает система «Добыто. КЭДО»

Кто участвует в процесс подбора и отбора персонала

В небольших организациях обновление персонала происходит достаточно редко. Новых сотрудников придется искать при увольнении действующих специалистов, либо при расширении штата. Мероприятия по отбору претендентов на работу осуществляются по мере необходимости. Если речь идет о крупных компаниях, то кадровая политика может предусматривать постоянные действия по поиску новых сотрудников.

Общую организацию процесса подбора персонала обеспечивает руководитель. Например, он может наделить соответствующими полномочиями кадровиков, утверждать локальные акты о порядке действий. Кроме руководителя, в процессе подбора персонала могут участвовать специалисты:

• кадровой службы;
• профильных подразделений предприятия, где открыты вакансии;
• отдел (служба) безопасности, которые будут осуществлять проверку сведений о соискателях;
• специалисты сторонних организаций (например, кадровых агентств).

Для проведения тестов (собеседований) и принятия решений по отбору персонала могут создаваться комиссии. В их состав включаются представители разных служб организации. Оформлением документов в процессе подбора сотрудников занимается кадровый отдел. Оптимальным вариантом для оптимизации этой работы является система «Добыто. КЭДО». Подробнее о ее преимуществах расскажем ниже.

Комментарий эксперта. Итоговое решение по приему на работу может приниматься после согласования с вышестоящим руководством. Например, такие требования могут вводиться для отдельных должностей, предусматривающих повышенную ответственность (главный бухгалтер, финансист и т.д.). Им передается на рассмотрение список кандидатов, заключение с обоснованием выбора. Такое регламент согласования актуален и для подбора кадров в государственные учреждения.

Какие полномочия можно передать кадровой службе

Основной объем работы по подбору персонала выполняют специалисты кадровой службы. Исходя из специфики и сферы деятельности организации, им могут передавать следующие полномочия:

• размещение публикаций о вакансиях на профильных интернет-ресурсах;
• поиск и анализ резюме, размещенных самими претендентами на работу;
• подготовка документов для проведения тестов и собеседований;
• проверка сведений о лицах, претендующих на трудоустройство;
• непосредственное взаимодействие с соискателями (беседы, тестирование, экзамен и т.д.);
• проведение конкурса (по мере необходимости), подведение их итогов;
• оформление заключений и рекомендаций по приему на работу соискателей, успешно прошедших отбор;
• проведение комплекса мероприятий по приему на работу (оформление приказа и договора, внесение записи в трудовую книжку и т.д.).

Результаты подбора сотрудников могут передавать в архив (например, при ведении кадрового резерва). Вести его в электронном виде поможет система «Добыто. КЭДО». По мере необходимости с гражданами, ранее прошедшими проверками, можно связаться с предложением о работе.

Что нужно учитывать при подборе и проверке персонала

Работодатель всегда предъявляет определенные требования к сотрудникам, которых намерен видеть в своем штате. Чем точнее они сформулированы, тем эффективнее будет результат подбора персонала. Исходя из сферы деятельности и специфики работы организации, для поиска кадров могут вводиться требования:

• по основному и дополнительному образованию, в том числе профильному;
• по общему или специальному опыту работу;
• по определенной квалификации (она может проверяться по различным документам);
• по навыкам работы с определенным оборудованием, программным обеспечением;
• по наличию специальных допусков и разрешений (например, для выполнения опасных работ);
• по возрасту и полу, если это допускается законодательством (важно проверить нормы законов, чтобы не столкнуться с обвинением в дискриминации);
• по месту жительства, готовности к переезду в другой город или регион, к разъездному характеру работы.

Перечень обязательных требований указывается в публикации о поиске вакансий. Если организация сама ищет резюме, она может направить список условий в индивидуальном порядке.

Также желательно указать максимально точные условия работы, с которыми сможет ознакомиться соискатель. Если сделать это в общих чертах, при подборе кадров можно столкнуться с большим массивом резюме, «утонуть» в их проверке. Соответственно, эффективность процесса набора персонала будет значительно снижена.

Как организовать процесс подбора сотрудников

Чтобы подбор кадров принес результат, для этого нужно обеспечить ряд условий:

• определить перечень вакантных должностей, требования к кандидатам на них;
• дать распоряжение (поручение) службам и лицам, которые отвечают за процесс набора персонала;
• определить порядок действий и оценки соискателей на работу (например, путем проведения конкурса, либо по итогам собеседований);
• обеспечить кадровую службу материальной, технической и программной базой;
• установить сроки основных действий для поиска соискателей.

Многие организации заключают договоры о взаимодействии со службами занятости. В этом случае предложения по кандидатам на работу будут направляться со стороны ЦЗН. Решение по соискателю принимается на основе результатов проверок и собеседований. Но в соглашении может быть указано обязательство о трудоустройстве безработного, который отвечает всем требованиям организации.

Комментарий эксперта. Работу по подбору персонала можно поручить кадровому агентству. Это платные услуги, стоимость которых определяется договором. Данный вариант подходит компаниям, у которых нет отдельной кадровой службы, либо она полностью загружена основной работой. У стороннего агентства может быть своя база соискателей, что ускорит процесс найма новых сотрудников.

Кадровая политика, требования к кандидатам

Это начальный этап процесса подбора персонала. Кадровая политика предприятия описывается в локальных актах (разовых или постоянного действия). Например, она может предусматривать регулярное отслеживание резюме, размещенных самими соискателями. Также на предварительной стадии определяется:

• перечень требований к кандидатам (об этом рассказано выше);
• объем информации для размещения публикации;
• список критериев, по которым будет осуществляться отбор претендентов на работу (в том числе для разных этапов процедуры);
• условия, при которых соискателю сразу предлагается вакансия;
• перечень согласований и проверок, которые будут проводиться в процессе подбора и отбора персонала.

Чтобы упорядочить все действия, руководитель отдает устное распоряжение или издает письменный приказ.

Организация может проводить предварительный отбор кандидатов (например, только по сведениям в резюме и анкетам). Лицам, которые прошли эту проверку, будет предложено личное или заочное собеседование, дополнительные тесты. Многоуровневая система отбора особенно актуально для замещения руководящих должностей.

Размещение предложений, рассмотрение резюме

На данном этапе формируется перечень кандидатов, которым предстоит пройти дополнительные проверки, собеседования и тесты. Кадровая служба может:

• размещать публикации на профильных сайтах по поиску работы, в СМИ;
• направлять предложения (отклики) на резюме, размещенные соискателями;
• обращаться с запросами в службу занятости населения для помощи в подборе кадров.

При подготовке публикации можно сразу прикрепить образцы документов, которые предстоит заполнить кандидатам. Использование унифицированных шаблонов упрощает их обработку и проверку, загрузку в системы электронного документооборота. Можно указать и состав дополнительной документации, которые вправе представить претендент на должность.

Если на публикацию нет откликов, можно изменить состав требований к кандидатам (в разумных пределах). Также необходимо вовремя снимать сообщения, если нужный кандидат уже найден. В противном случае организации придется нести неоправданные расходы, а кадровая служба будет отвлекаться на бесполезную работу.

Тесты, проверки и собеседования

Даже если резюме и анкета соискателя полностью отвечает требованиям работодателя, необходимо провести дополнительные проверки. Они могут осуществляться в следующих форматах:

• документальная проверка, в том числе с запросом информации от предыдущего работодателя, из открытых источников;
• проведение тестов по определенным критериям (перечень вопросов утверждается заранее);
• собеседование для оценки личных и деловых качеств кандидата (очно, по телефону, через онлайн-сервисы);
• проверка практических навыков работы на соответствие должности (например, претенденту будет предложено решить определенный кейс по специфике деятельности организации).

Специалисты, которые проводят собеседования и тесты, должны иметь надлежащую квалификацию и подготовку, навыки психологии и социологии. Не менее важен опыт личного взаимодействия с соискателями. Он позволяет обращать внимание на нюансы и детали в разговоре собеседника, в манере общения.

По каким критериям осуществляется отбор соискателей на работу

Решение о приеме на работу может приниматься в индивидуальном порядке, по итогам конкурса, по заключению и рекомендации кадровой службы (комиссии). Если предстоит выбор между несколькими кандидатами, отвечающим всем заявленным требованиям, важно определить критерии оценки. Например, для проведения конкурса разрабатывается чек-лист, где будут проставлено количество баллов под каждое направление проверки. В итоге, после их подсчета будет получен объективный результат.

Окончательное решение о приеме на работу принимает руководитель организации. Он может не согласится с выводами и рекомендациями кадровой службы, выбрать кандидата, который не стал победителем конкурсного отбора. Но обычно руководство старается избегать таких ситуаций, доверяет мнению профессиональных специалистов.

Какие документы оформляются в процессе подбора персонала

Исходя из особенностей процедуры поиска и отбора кандидатов, кадровая служба может оформлять:

• шаблоны заявлений, анкет и резюме для заполнения соискателями;
• проверочные листы, перечни вопросов для тестов и собеседований;
• документы о результатах промежуточных проверок, конкурса и т.д.;
• заключения и рекомендации для руководителя;
• документы для согласования кандидатуры в профильных подразделениях;
• уведомление о приеме на работу для кандидата, по которому принято положительное решение.

Если соискатель прошел все проверки, для приема на работу оформляется трудовой договор, издается приказ. На нового сотрудника заводится личное дело. Также кадровая служба вносит соответствующую запись в письменную или электронную трудовую книжку.

Чем поможет система электронного документооборота

Система кадрового электронного документооборота упрощает все мероприятия, связанные с подбором персонала. Функционал сервиса «Добыто. КЭДО» дает возможность:

•  разработать и использовать шаблоны различных документов;
• вести учет резюме, анкет и иной документации от соискателей;
• взаимодействовать с другими подразделениями компании, в том числе при согласовании кандидатуры;
• оформлять приказы, трудовые договоры и иные документы, связанные с приемом на работу;
• вести личные дела и карточки, табели рабочего времени и т.д.

Не менее важно, что сервис «Добыто. КЭДО» можно интегрировать с другими системами и платформами. Это расширяет функционал программного обеспечения под нужды организации. Ознакомиться со всеми возможностями сервиса «Добыто. КЭДО» можно в бесплатной демоверсии.

Выводы

• Процесс подбора персонала может включать размещение сообщения об открытых вакансиях и поиск резюме кандидатов, проведение тестов и собеседований, иных проверок. Данные полномочия могут передаваться специалистам кадровой службы.
• Для подбора персонала важно определить требования по должности, список обязательных документов и сведений от соискателя. При проведении конкурса необходимо утвердить обязательные критерии оценки.
• В процессе набора новых сотрудников необходимо оформить шаблоны анкет, заявлений и резюме, список вопросов для тестов и собеседований. Чтобы упростить все процедуры, рекомендуется использовать систему кадрового электронного документооборота.

FAQ

Что включает процесс подбора и отбора персонала?

Перечень мероприятий может включать подготовку требований к кандидатам, размещение публикаций о вакансиях, поиск и анализ резюме. Основной этап включает различные поверки, собеседования и тесты.

Кто участвует в процессе подбора персонала на предприятии?

Данной работой может заниматься кадровая служба, представители других подразделений компании. Общий контроль за процессом осуществляет руководитель. Также можно заключить договор с кадровым агентством, которое оказывает профессиональные услуги по поиску сотрудников.

Какие документы оформляются в процессе подбора и отбора кадров?

Для указанных целей могут оформляться шаблоны анкет и резюме, сообщения на профильные сайты и в СМИ, проверочные чек-листы для собеседований и тестов. По итогам процедур издается приказ о приеме на работу, подписывается трудовой договор.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)