Управление персоналом включает принятие управленческих решений, оформление документов, проведение определенных мероприятий. Большинство этих процессов можно оптимизировать, ускорить и упростить, если использовать программное обеспечение. Программы для управления персоналом должны отвечать требованиям компании, быть доступными для освоения и использования, иметь большой функционал действий. Полный спектр возможностей для управления персоналом обеспечат модули «Добыто. КЭДО» и «Добыто. Знания».
Читайте, каким критериям должны отвечать программы для управления персоналом, на что обратить внимание при их выборе, как организовать работу с системами и сервисами.
- Зачем нужны программы для управления персоналом
- Каким компаниям актуально использование программ
- Каким критериям должны отвечать программы для управления персоналом
- Основные функции
- На что обратить внимание при выборе программного обеспечения
- Особенности внедрения и использования программ для управления персоналом
- Управление персоналом на базе модулей «Добыто. КЭДО» и «Добыто. Знания»
- Заключение
- FAQ
- Список источников
Зачем нужны программы для управления персоналом
Управление персоналом — это комплекс действий и решений и процессов. В них задействовано не только руководство компании, но и кадровая служба, другие подразделения и специалисты. В общих словах, управление персонала осуществляется по следующим направлением:
- укомплектование штата квалифицированными и опытными сотрудниками, формирование кадрового резерва;
- оптимизация и повышение эффективности работы персонала, в том числе за счет мер поощрения, мотивации и наказаний;
- создание благоприятных и безопасных условий труда;
- постоянное повышение квалификации сотрудников;
- снижение текучести кадров до разумных показателей.
Естественно, это только примерный перечень направлений для реализации кадровой политики, управления персоналом. Компания может осуществлять мероприятия по снижению травматизма, передавать часть полномочий на аутсорсинг, проводить сокращение штата.
Чтобы эффективно управлять персоналом, можно использовать разные методы, от расширения кадровой службы до заключения договора с аутсорсинговой компанией. Также предприятие может использовать профильное программное обеспечение, которое позволит:
- перевести большинство процессов, в том числе оформление документов, в электронный вид;
- работать с системами и сервисами планирования задачи, контроля за их исполнением;
- собирать и анализировать различные показатели работы персонала, подразделений фирмы;
- взаимодействовать со сторонними организациями по различным вопросам, от обмена опытом до запроса документов на работника.
Функционал программ для управления персоналом обязательно предусматривает тайм-менеджмент, т.е. контроль за рабочим временем, сроками выполнения определенных задач. Это можно делать и без использования программного обеспечения. Но в таком случае нагрузка на ответственных лиц резко увеличиться, а добиться сбора точных и объективных данных будет намного сложнее.
Комментарий эксперта. Большинство компаний не может позволить себе разработку программ для управления персоналом «с нуля». Но это и не требуется, так как на рынке есть много соответствующих предложений под разные задачи. Рекомендуем обратить внимание на модули «Добыто. КЭДО» и «Добыто. Знания». Их функционала будет достаточно для эффективного управления персоналом.
Каким компаниям актуально использование программ
Предпринимателю, который работает в одиночку или нанял 1-2 сотрудников, вряд ли нужна полноценная программа для управления персоналом. Но если штат компании больше, то без использования профильного программного обеспечения будет сложнее:
- вести учет рабочего времени, делопроизводство в целом;
- оформлять значительный объем документов;
- организовать взаимодействие между службами и рядовыми специалистами;
- сдавать обязательную отчетность в государственные ведомства.
Крупные фирмы могут приобретать комплексные программы, где управление персоналом будет одной из предложенных функций. Но есть и специальные сервисы, приложения и платформы, разработанные под кадровые процессы. К их числу относятся и модули «Добыто. КЭДО» и «Добыто. Знания». Они подойдут как государственным учреждением, так и коммерческим организациям.
Каким критериям должны отвечать программы для управления персоналом
Разработчик может заявлять о множестве преимуществ своей программы для управления персоналом. Но они могут быть не актуальны для целей и задач вашего бизнеса. К общим критериям, которым должна отвечать хорошее и современное программное обеспечение, можно отнести:
- возможность получить в пользование демоверсию ПО, либо тестовый доступ к основному функционалу;
- надлежащая защита информации и документов, удобные сервис хранения и архивирования, бэкап (восстановление);
- возможность реализации всех основных кадровых процессов, а не только оформление электронных документов;
- наличие полноценной службы поддержки, которая окажет помощь в настройке и обучении, решении возникающих проблем;
- возможность переноса данных и интеграция с другими системами, платформами;
- соответствие требованиям российского законодательства (оптимально, если ПО числится в реестре отечественных программ);
- удобная и простая настройка, относительно легкое обучение сотрудников работе с программой.
Естественно, программа должна быть русифицирована, иметь эксплуатационную документацию (инструкции, мануалы и т.д.). Не менее важно удобство интерфейса ПО, чтобы доступ ко всем основным функциям был интуитивно понятен. Как вариант, программы оснащают системой подсказок, которой смогут воспользоваться сотрудники компании-заказчика.
Всем перечисленным критериям отвечают модули «Добыто. КЭДО» и «Добыто. Знания». Чтобы компания–заказчик могла оценить удобство работы с сервисами и их функционал, предлагается бесплатная демоверсия. Далее специалисты служба поддержки «Добыто» помогут с установкой и настройкой программ, обучением ваших сотрудников. Так как модуль зарегистрирован в реестре отечественного ПО, им могут пользоваться государственные и бюджетные учреждения.
Основные функции
Чтобы работать с программой по управлению персоналом, нужно пользоваться ее функционалом. Современное программное обеспечение по данному направлению позволяет:
- вести учет различных показателей деятельности по кадрам в автоматическом режиме (например, путем сканирования карт сотрудников учитывается время прихода на работу и окончания рабочего дня);
- осуществлять все процессы делопроизводства, от регистрации входящих документов до подписания документации в цифровом формате;
- вести планирование всех мероприятий по кадрам, ставить задачи, после чего система будет переводить их на соответствующие стадии по мере выполнения;
- организовать взаимодействие с государственными структурами (сдача отчетности в СФР, доступ к сервисам на сайте «Работа России» и т.д.);
- осуществлять обратную связь с персоналом, проводить мероприятия по обучению и развитию, оценке знаний и навыков;
- вести архив документации, в том числе после перевода «в цифру» бумажных бланков и форм.
Естественно, все сотрудники компании не могут иметь доступ к полному объему функций программы. Поэтому важно распределить полномочий и наделить специалистов соответствующими права, обязанностями. С этой целью необходимо разработать инструкции, положения или иные локальные акты.
Для полноценной работы с ПО необходимо оформить электронную подпись. Оптимальным вариантом является выпуск УКЭП, которая позволяет подписывать почти все виды документов по кадрам. Но для внутренних документов и задач зачастую подходит УНЭП. Рядовым сотрудникам для доступа к отдельным сервисам оформляется простая подпись (логин/пароль).
Комментарий эксперта. Все программы для управления персоналом постоянно обновляются, улучшаются. Свои предложения о доработке каких-либо функций и сервисов могут направлять пользователи. С этой целью рекомендуем убедиться, как работает служба технической поддержки ПО. Желательно, чтобы помощь оказывалась круглосуточно и в удаленном формате.
На что обратить внимание при выборе программного обеспечения
Функционал программы имеет решающее значение для выбора со стороны заказчика. Но также важны и дополнительные критерии:
- стоимость программного продукта, соотношение цена-качество;
- уникальные опции и решения, которых нет у конкурентов (например, «Добыто. КЭДО» использует алгоритмы искусственного интеллекта, что пока встречается достаточно редко);
- возможность заказать готовые дополнительные расширения или их разработку (если компании требуются индивидуальные решения);
- соответствие по техническим требованиям для оборудования, которое использует заказчик (в противном случае существенная часть расходов уйдет на модернизацию).
Можно изучить рекомендации компаний, которые уже пользуются определенной программой. Но нужно понимать, что можно столкнуться с «заказными» отзывами, а в них будут расписаны только преимущества работы с ПО.
Если есть возможность, приобретите или получите бесплатно тестовую версию программы. Скорее всего, ее функционал будет ограничен, но даст представление о схемах работы, опциях и сервисах. Если результат теста устроит вас, заключайте договор об установке полноценной версии ПО.
Особенности внедрения и использования программ для управления персоналом
Чтобы использовать все преимущества программы для обучения персонала, рекомендуем:
- провести обучение сотрудников, которые будут взаимодействовать с сервисами;
- проверить, что вместе с ПО переданы все необходимые эксплуатационные документы;
- убедиться в совместимости программы с другим ПО компании;
- своевременно обновлять программное обеспечение.
В идеале, если программа полностью устраивать руководство, кадровую службу и иных специалистов компании, можно заключить договор на долгосрочное использование, техническую поддержку. Это даст финансовую экономию, позволит оптимизировать бюджет предприятия.
Комментарий эксперта. Использование программы должно приносить пользу компании. С этой целью необходимо периодически проводить опрос специалистов, работающих с ПО, отслеживать кадровые процессы, показатели деятельности. В модулях «Добыто. КЭДО» и «Добыто. Знания» реализована такая возможность. Руководство может собирать и анализировать любые данные, связанные с управлением персоналом.
Управление персоналом на базе модулей «Добыто. КЭДО» и «Добыто. Знания»
Внедрение и использование программного обеспечения «Добыто» станет важным слагаемым в общем процессе управления персоналом. Кроме ведения документооборота в электронном виде, заказчик может рассчитывать на следующие преимущества:
- большой массив готовых документов, которые нужны для полноценного управления персоналом;
- удобная система тестирования персонала, наличие сервисов для обучения;
- возможность создания корпоративной базы знаний, которая нужна для текущей работу, адаптации и развития сотрудников;
- надлежащий уровень защиты информации, простые процессы восстановления данных из архива.
Использование алгоритмов искусственного интеллекта дает возможность развивать базу знаний, формировать и проводить тестирование на высоком уровне. Такие функции есть далеко не у всех программ для управления персоналом.
Демоверсия ПО даст общее представление о ее возможностях. Подробнее о нюансах установки и работы вам разъяснят специалисты службы поддержки. Комплект обучающих материалов и видео пригодится для освоения всех функций программы.
Заключение
- Программы для управления персоналом дают возможность перевести все основные кадровые процессы в электронный вид. Доступ к сервисам и приложениям настраивается исходя их полномочий, предоставленных сотруднику компании.
- При выборе ПО рекомендуем обращать внимание не только на стоимость и функционал. Для текущей работы важно удобство интерфейса, своевременное обновление и техническая поддержка, надлежащий уровень защиты информации и документов.
- Прежде чем покупать программу, рекомендуем изучить тестовую демоверсию. Там будут представлены все основные функции, которые нужны для управления персоналом.
- Оптимальным вариантом для управления кадрами станут модули «Добыто. КЭДО» и «Добыто. Знания». Эти программы разработаны специально для кадровых процессов государственных структур и коммерческих организаций.
FAQ
Зачем нужны программы для управления персоналом?
Программное обеспечение можно использовать для взаимодействия с персоналом, подбора и набора кадров, оформления документации. Также ПО может предлагать функции по обучению и тестированию работников, созданию корпоративной базы знаний, другие важные опции.
Где найти программы для управления персоналом?
Разрабатывать ПО «с нуля» не имеет смысла, так как на отечественном рынке есть много достойных предложений. Рекомендуем приобрести и использовать модули «Добыто. КЭДО» и «Добыто. Знания», которые отвечают всем современным требованиям.
Как использовать программы для управления персоналом?
На этапе установки и настройки ПО необходимо провести обучение сотрудников, которые будут работать с программой или ее отдельными сервисами. Также необходимо точно распределить полномочия по доступу, описать их в инструкциях и должностных инструкциях.
