Программы для базы знаний

Для создания базы данных компании можно использовать различные программы, системы и сервисы. Их функционал и принцип работы может существенно отличаться. При выборе ПО для базы зданий необходимо обращаться внимание на стоимость и скорость работы, соответствие современным технологиям, на качество службы поддержки, на иные факторы. Оптимальным вариантом станет использование модуля «Добыто. Знания», который подходит для решения любых задач, связанных с обучением и развитием персонала.

Читайте, каким требованиям должна отвечать программа для базы знаний, почему стоит использовать модуль «Добыто. Знания», какие преимущества он дает компании.

Зачем и кому нужны программы для базы знаний

База знаний – это набор инструментов для развития и обучения персонала. Сюда может входить:

• непосредственное проведение обучающих и развивающих программ;
• предоставление доступа к корпоративной библиотеке;
• тестирование и иные форматы проверки знаний, навыков сотрудников;
• поиск нужной информации для текущей работы.

Это общие направления, по которым можно использовать базу знаний. Создать ее можно на основе различных программ, сервисов и приложений. Их функционал может учитывать специфику работы предприятия по определенным отраслям, либо имеет общераспространенные опции.

Доступ к базе знаний будут иметь все сотрудники или отдельные специалисты. Со стороны работодателя назначаются лица, которые будут осуществлять процессы в программе или сервисе. Например, они задают исходные параметры для тестирования, контролируют ход обучения и проверяют результат освоения учебного курса. Чтобы указанные мероприятия были эффективными, программа должна иметь соответствующий функционал.

Комментарий эксперта. Электронная база знаний может сопровождаться созданием обычной бумажной библиотеки, проведением очных обучающих мероприятий. Они дополняют функциональные возможности программы. Работодатель, который заинтересован в постоянном развитии и обучении кадров, должен использовать комплексные решения. Такую возможность предлагает модуль «Добыто. Знания».

На что обратить внимание при выборе программного обеспечения

На рынке есть десятки программ, основной функцией которых является работа с корпоративными базами знаний. Выбирая между ними, нужно обращать внимание:

• на функционал, наличие различных сервисов и расширений;
• на требования к операционной системе, техническим устройствам;
• на стоимость программного продукта, периодического обслуживания;
• на удобство и простоту настройки, интерфейса;
• на способы формирования и хранения базы знаний, надлежащий уровень защиты информации;
• на работу службы поддержки;
• на возможность интеграции и совместимость с другим программным обеспечением.

Есть программы, которые позволяют работать с базами знаний непосредственно в браузере. Это не самый удачный вариант, так как доступ к системе будет невозможен при отсутствии подключения к интернету, из-за перебоев со скоростью и т.д. Если программа установлена на технический устройствах предприятия, основные функции будут доступны даже в режиме оффлайн. При этом способ хранения информации может быть любым, от облачных сервисов до собственных серверов компании.

Заказывать разработку программы «с нуля» не имеет смысла. Если точно определить требования к ПО, вы обязательно подберете нужное предложение. Модуль «Добыто. Знания» подойдет для решения любых задач, связанных с обучением и развитием персонала, формирования корпоративной культуры и этики.

Преимущества работы с сервисом «Добыто. Знания»

Прежде чем рассказать об особенностях и преимуществах модуля «Добыто. Знания», перечислим самые распространенные программы от отечественных и иностранных разработчиков:

• Service Now;
• Documents360;
• ProProfs;
• Guru;
• Zendesk;
• HubSpot;
• Freshdesk.

Функционал и специфика работы с указанными программами отличается. Также отметим одного из лидера на рынке указанных продуктов – Confluence. С учетом текущей ситуации в России, полноценная работа с этим сервисом невозможна, либо существенно затруднена. Поэтому компаниям нужно подбирать аналоги среди ПО, доступного на отечественном рынке. Лучшим вариантом станет модуль «Добыто. Знания», о преимуществах которого расскажем ниже.

Соответствие современным стандартам и решениям

Программы для базы знаний постоянно совершенствуются и развиваются. Модуль «Добыто. Знания» учитывает все современные тенденции и технологии, в том числе:

• по программным решениям, способам доступа;
• по безопасности данных, удобным вариантах резервирования и восстановления;
• по совместимости с техническими устройствами и другими программами;
• по функционалу для проведения обучающих и развивающих программ.

Модуль постоянно обновляется, в том числе по результатам рассмотрения обращений от пользователей. Это гарантирует, что программа будет всегда отвечать современным стандартам.

Регистрация в реестре отечественного ПО

Это крайне важный момент в текущих реалиях. Государство ведет реестр отечественного программного обеспечения, которое соответствует требованиям по безопасности, защите данных. Модуль «Добыто. Знания» включен в указанный реестр, что позволяет использовать его как в коммерческих организациях, так и в государственных (бюджетных) структурах.

Так как программ создана российскими разработчиками, не возникнет проблем с ее русификацией, технической поддержкой и обновлением. Это тоже актуально в текущей работе предприятия. Всю информацию для полноценного использования модуля можно найти в мануалах, описаниях.

Использование алгоритмов искусственного интеллекта

В том или ином виде возможности искусственного интеллекта уже используют многие программы для баз знаний. Модуль «Добыто. КЭДО» выгодно отличается от других сервисов, так как алгоритм AI используется:

• при подготовке и формировании вопросов для тестирования, проверки знаний;
• при поиске информации для сотрудников, руководства компании;
• при совместной работе команды из числа специалистов;
• при самообучении системы на основе проведенных процессов, введенной информации.

Алгоритм искусственного интеллекта обучен быстро выстраивать связи поиск, анализирует теги и сквозные ссылки. С использованием AI можно создавать тесты любой сложности, причем система сама проверит ответы, подберет открытые вопросы по существующей проблематике.

Комментарий эксперта. Работа с AI ускоряет все текущие процессы. Алгоритмы постоянно совершенствуются и уточняются, чтобы деятельность пользователей была максимально эффективна. Не менее важно, что искусственный интеллект может сам подбирать информацию, если сотрудник правильно задаст вводные данные. Но самостоятельный поиск ушло бы намного больше времени.

Функционал для проведения обучения и развития персонала

Самое важное в программе для базы знаний – это непосредственно функционал для обучения, развития персонала. Модуль «Добыто. Знания» позволяет:

• создавать и обновлять корпоративную библиотеку в электронном формате;
• проводить различные обучающие и развивающие программы с неограниченным количеством сотрудников;
• вести учет по итогам обучения и развития;
• формировать аналитику по проведенным мероприятиям.

Каждое из перечисленных направлением имеет множество подпроцессов. К примеру, обучение включает формирование перечня вопросов, настройка системы изучения информации, непосредственно тестирование и т.д. Все это реализовано в модуле «Добыто. Знания» максимально удобно и просто.

Тестирование и проверка знаний сотрудников

База знаний – это отличный инструмент для постоянного обучения и развития сотрудников, в чем заинтересована каждая компания. Преимущества организации этих мероприятий с использованием модуля «Добыто. Знания»:

• онлайн-формат проведения обучающих и развивающих программ;
• возможность быстро создавать свои программы тестирования и обучения;
• автоматизации процесса проверки знаний, уровня квалификации;
• возможность обучения и отработки полученных знаний непосредственно на рабочем месте.

Электронный формат обучения идеально подходит для сотрудников, работающих удаленно. Работодателю не придется оплачивать расходы на проезд и проживание, на аренду помещений. Соответственно, это снижает затраты на обучающие мероприятия.

Поиск информации

Даже самая продвинутая база знаний никогда не будет содержать весь объем информации, которая может пригодиться сотрудникам компании. Но это не столь критично, если программа имеет полноценную и современную систему поиска. Это реализовано в модуле «Добыто. Знания». Алгоритм искусственного интеллекта позволяет:

• быстро найти информацию непосредственно в базе знаний, в сторонних источниках;
• подобрать сведения точно по запросу пользователя, отсекая ненужную информацию;
• сформировать результат поиска в удобной структурированной форме.

За счет поиска база знаний будет постоянно обновляться. Впоследствии это упростит доступ к сведениям, которые уже подобраны системой.

Простота в настройке и работе с системой

Даже если у программы есть множество полезных функций, сложность работы с ней создаст множество проблем. Модуль «Добыто. КЭДО» лишен этих недостатков, так как гарантирует:

• максимально упрощенный интерфейс без потери функционала;
• быструю и простую настройку программы в целом и ее отдельных сервисов;
• легкое обучение для полноценного использования базы знаний.

Даже если у пользователя возникнут сложности, их помогут быстро решить специалисты службы поддержки. Для предварительного ознакомления с программой можно использовать даже демоверсию «Добыто. Знания».

Работа с любыми видами электронных подписей

Эффективность работы с программами зависит от того, можно ли использовать электронные подписи. Модуль «Добыто. Знания» имеет соответствующий функционал. Более того, непосредственно в сервисе можно оформить УНЭП (усиленную неквалифицированную подпись), которая подходит для большинства внутренних задач. Работая с ЭЦП, сотрудники смогут подписывать документы, обмениваться информацией.

Полноценная поддержка пользователей

Кратко об этом мы уже рассказали в предыдущих разделах статьи. Дополнительно отметим направления, по которым осуществляется поддержка пользователей:

• установка, настройка и обновление программы;
• обучение сотрудников всем нюансам работы с модулем «Добыто. Знания»;
• консультационная поддержка в любое время суток;
• оперативное решение сложностей, возникающих в работе.

Связаться со специалистами службы поддержки можно разными способами, от звонка по телефону до обращения на электронную почту.

Скорость работы и экономия средств

На эти факторы всегда обращают внимание при выборе программного обеспечения. Модуль «Добыто. КЭДО» оптимален:

• в скорости работы всех сервисов, реализации процессов взаимодействия;
• в гибкости настроек под цели и задачи пользователей;
• в соотношении цена/качество программы в целом, так и ее отдельных функций.

Естественно, использование электронных сервисов позволяет сэкономить на различных расходах – приобретение и хранение методических материалов в бумажном виде, организация очного обучения и т.д. По сути, затраты на приобретение и обслуживание модуля «Добыто. Знания» окупятся в максимально сжатые сроки.

Комментарий эксперта. Мы рассказали о ключевых преимуществах модуля «Добыто. Знания». Также предлагаем современное решение для кадрового электронного документооборота – «Добыто. КЭДО». Заказав бесплатную демоверсию, вы сможете оценить основные возможности программы.

Заключение

• Программы для базы знаний – это инструмент для проведения обучения и развития персонала, создания корпоративной библиотеки, реализации иных аналогичных задач. Доступ к программе можно предоставить всем сотрудникам, в том числе работающим удаленно.
• При выборе программы для базы знаний нужно обращать внимание не только на ее стоимость, но и на иные преимущества – функционал, простота и удобство работы, надлежащий уровень защиты данных, полноценная служба поддержки и т.д. Для этого необходимо точно определить требования, которым должно отвечать ПО.
• Оптимальным вариантом для любой организации станет использование модуля «Добыто. КЭДО». Это программа от отечественных разработчиков, где есть все необходимое для развития и обучения персонала.

FAQ

Что такое программа для базы знаний?

Это сервисы и приложения для обучения и развития сотрудников, поиска информации, взаимодействия в команде, создания корпоративной библиотеки. Точный перечень функций может отличаться в разных программах.

Кому нужны программы для базы знаний?

Данное ПО необходимо любой компании, которая заинтересована в обучении и развитии персонала, повышения уровня квалификации.

Как выбрать программу для базы знаний?

Рекомендуем остановить выбор на модуле «Добыто. Знания». Наша программа отвечает всем современным требованиям в указанной сфере.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)