Подписи для КЭДО

Электронное кадровое делопроизводство предусматривает обмен документацией в цифровом формате. Для ее удостоверения используются разные варианты электронных подписей. Это может быть простая, усиленная неквалифицированная или квалифицированная подпись. Простую и неквалифицированную ЭЦП можно сгенерировать непосредственно в КЭДО, если у системы есть такой функционал. Квалифицированную подпись можно получить только через удостоверяющие центры.

Читайте, как применяются разные виды цифровых подписей в КЭДО, в чем заключается порядок их оформления, что нужно учитывать при работе с электронной документацией по кадрам.

Что такое подписи для КЭДО

Подпись для КЭДО позволяет работать с документацией по кадрам в цифровом формате. Это ускоряет и упрощает все процессы, так как не требуется личное взаимодействие участников трудовых отношений. Использовать ЭЦП разных видов можно:

• при разработке документации, когда этим занято одновременно несколько лиц;
• при согласовании проекта и готового документа, подписании;
• при редактировании документов, внесении правок и дополнений;
• при обмене документацией между разными субъектами;
• при учете кадровых документов;
• при формировании и направлении отчетности в государственные ведомства.

ЭЦП содержит определенный объем данных о лице, которое подписывает документ, принимает участие в его редактировании и согласовании. Также у каждой электронной подписи есть защита от несанкционированного использования. Лучше всего защищена усиленная квалифицированная ЭЦП, которую выдают удостоверяющие центры.

Кроме ведения кадровой документации, подписи для КЭДО можно использовать и для иных целей. Например, по ЭЦП осуществляется регистрация на различных интернет-сервисах и площадках, ведется работа в личных кабинетах. Объем полномочий, которые получит пользователь, зависит от вида подписи.

Комментарий эксперта. Требования к использованию ЭЦП содержатся в нормативных и подзаконных актах. Также регламент взаимодействия с подписями необходимо отразить во внутренних документах фирмы. В частности, там будет указан порядок предоставления доступа к системе кадрового документооборота, формирования ЭЦП с разным статусом.

Кто может и обязан использовать цифровые подписи для делопроизводства по кадрам

В последние годы было принято сразу несколько нормативных актов, которые описывают правила использования ЭЦП в кадровом деле. Государственные учреждения были обязаны полностью перейти на цифровое делопроизводство в 2023 году. Для коммерческих структур в части работы с документацией по кадрам действуют следующие нормы:

• для граждан, которые первый раз оформляются на работу, трудовая книжка изначально заводится в цифровом формате;
• для специалистов, у которых была обычная «бумажная» трудовая книжка ее перевод в цифру осуществляется по отдельному заявлению;
• с 2023 года допускается ведение всей кадровой документации в цифровом формате, кроме приказов об увольнении, актов о несчастных случаях и документов об инструктаже в сфере охраны труда;
• почти во всех случаях отчетность по кадрам сдается электронно (исключения действую только для небольших фирм).

Не менее важно электронное делопроизводство для урегулирования трудовых правоотношений с гражданами, которые работают удаленно. Это позволяет принимать на работу специалистов, которые находятся в другом регионе или городе. Так как цифровая документация имеет такую же юридическую силу, что и письменные бланки (при надлежащем удостоверении), права удаленных сотрудников и компании будут защищены.

Формально, коммерческие компании сейчас могут вести документы по кадрам в обычной письменной форме (кроме трудовых книжек для сотрудников, которые первый раз оформляются на работу). Но в ближайшее время планируется полный перевод на цифровое делопроизводство. Поэтому лучше уже сейчас подготовиться к указанным требованиям, подключиться к одной из систем КЭДО, обучить персонал работе с ЭЦП. В полном объеме этот функционал доступен в системе «Добыто. КЭДО».

Виды подписей для КЭДО

Прежде всего расскажем о преимуществах, которые получит компания при подключении к КЭДО и работе с электронными подписями:

• значительно сокращаются временные затраты на оформление, согласование и удостоверение всех бланков;
• предприятие сэкономит средства на фонде оплаты труда, так как для работы с КЭДО требуется меньше сотрудников, чем для ведения делопроизводства по кадрам в бумажном виде;
• упрощается взаимодействие внутри компании, при обращении в другие фирмы и гос. органы.

Для хранения электронных документов не нужно обустраивать специальные помещения или здания, защищать их от пожаров, иных чрезвычайных ситуаций. Современные системы позволяют хранить документацию на своем или облачном сервере. Получить к ней доступ можно за считанные секунды. Защита от потери данных и несанкционированного обеспечивается оборудованием, криптографическими модулями, иными средствами. Всем современным требованиям отвечает система «Добыто. КЭДО».

Комментарий эксперта. Компания может использовать все виды электронных подписей КЭДО, от простой до усиленной квалифицированной. Но у них разных статус и объем полномочий. Например, простая ЭЦП не подходит для удостоверения трудового договора и допсоглашений к нему, многих других бланков и форм, создающих права и обязанности сотрудника и работодателя. Поэтому руководству нужно определиться с целями, для которых будут использованы ЭЦП.

Простая

Простая электронная подпись (сокращенно – ПЭП) имеет минимальный уровень защиты, позволяет идентифицировать пользователя определенного ресурса. Чаще всего она представляет собой пару логин/пароль, с которыми можно войти в личный кабинет, осуществлять ряд действий. ПЭП нельзя использовать для удостоверения документации, создающей или меняющей права и обязанности участников трудовых правоотношений, в том числе:

• договоры и допсоглашения, приказы о приеме на работу и об увольнении;
• документы о возложении материальной ответственности;
• приказы о привлечении к дисциплинарной ответственности;
• ученические договоры;
• иные виды бланков и форм.

ПЭП не позволяет увидеть, вносились ли в документ правки после его удостоверения. Ее можно применять для заполнения и подачи служебных записок, получения доступа к сервисам КЭДО, ведения учетной документации. Функционал для работы с простыми подписями можно настроить своими силами.

Усиленная неквалифицированная подпись

УНЭП (неквалифицированная подпись) имеет достаточный уровень защиты для подписания многих документов по кадрам со стороны работника. Она позволяет идентифицировать личность, видеть все редакции документа, даты внесения изменений. Чтобы работник мог использовать УНЭП, в компании должен быль локальный акт о порядке проверки подписи.

Со стороны работодателя УНЭП по кадровому делу применяется только в ограниченных ситуациях. Неквалифицированную подпись нельзя использовать:

• для документов, влекущих возникновение, изменение и прекращение трудовых отношений;
• для подачи обязательной отчетности в государственные ведомства;
• для оформления иных юридически значимых документов.

УНЭП подходит для решения различных внутренних задач. Например, такого формата подписи будет достаточно для документооборота внутри компании (заявки на финансирование, отчеты о выполненных мероприятиях и т.д.). УНЭП обладает средним уровнем защиты.

Усиленная квалифицированная подпись

УКЭП – это максимально защищенный форма электронной подписи. Ее можно использовать для решения любых задач по обычному или кадровому делопроизводству. Наличие усиленной квалифицированной подпись и позволяет удостоверять:

• все документы, связанные с трудовыми правоотношениями, от договоров до приказов на увольнение или прием на работу;
• обязательную отчетность в ФНС, Социальный фонд РФ, Росстат;
• юридически значимые документы для взаимодействия со сторонними организациями;
• заявки на получение субсидий и иных мер поддержки, в том числе в сфере трудовых отношений;
• договоры с центрами занятости, образовательными организациями.

Специалисты компании используют УКЭП для подключения к государственным платформам и сервисам. Например, для поиска кандидатов на свободные вакансии можно действовать через официальный портал «Работа в России». Регистрация осуществляется по УКЭП, после чего подпись используется для оформления различных документов, взаимодействия с соискателями.

Комментарий эксперта. Срок действия УНЭП и УКЭП составляет 12 месяцев. После этого электронные подписи необходимо оформлять заново. Такое требование связано с обеспечением защиты ЭЦП, необходимостью сверки данных о личности пользователя. Если у электронной подписи истек срок действия, ее нельзя использовать для ведения документации.

Где и как оформить подписи для КЭДО

Чтобы сотрудники могли использовать все преимущества электронного документооборота, необходимо:

• ознакомить с правилами работы с ЭЦП, системами КЭДО, другими сервисами и ресурсами;
• провести вводное обучение (желательно под контролем специалиста, который обладает необходимыми знаниями);
• разъяснить требования к защите ключа от несанкционированного доступа.

Право на использование простой подписи возникает после регистрации в личном кабинете, иных способов идентификации личности. Сотрудник компании знакомится с правилами пользования сервисом или ресурсом, своими полномочиями и обязанностями. Одним из требований безопасности при работе с ПЭП является регулярное изменение пароля. Также для надлежащей защиты можно установить обязательные предписания к формату пароля, количеству и виду символов.

Через удостоверяющие центры

Чтобы получить УНЭП или УКЭП, необходимо обращаться в удостоверяющие центры. При этом нужно учитывать следующие нюансы:

• руководители компании могут оформить ЭЦП только через удостоверяющие центры налоговой службы;
• через удостоверяющие центры ФНС предприниматель и физ. лицо может получить электронную подпись бесплатно;
• стоимость оформления УНЭП или ЭКЭП в остальных случаях определяется по договору с удостоверяющим центром.

Специалистам кадровой службы необходимо использовать УКЭП. Поэтому руководитель компании определяет количество лиц, на которые нужно заключить договор с удостоверяющим центром. Далее передаются документы, подтверждающие личность работников. Также может потребоваться личная явка, фотографирование для идентификации пользователя.

УКЭП и УНЭП представляют собой связку ключей и сертификатов. Для удобства использования они могут выдаваться на материальном носителе (например, usb-флешка). Для работы с электронной подписью может требоваться специальное программное обеспечение. Также для обеспечения безопасности необходимо соблюдать технические и программные требования к устройствам, настройкам сервисов.

Непосредственно в системе кадрового электронного документооборота

Непосредственно в КЭДО можно оформить простые и неквалифицированные электронные подписи. Такой функционал есть и в системе «Добыто. КЭДО». Исходя из задач работодателя, там можно:

• подать заявку на массовое оформление ЭЦП, отслеживать статус готовности;
• настроить и протестировать алгоритмы работы с электронными подписями, обучить персонал;
• делегировать доступ разных уровней, с учетом должностных обязанностей, полномочий и компетенции специалистов;
• интегрировать модули с другими системами и сервисами, где можно использовать электронную подпись.

Чтобы оценить все преимущества работы с системой «Добыто. КЭДО», закажите бесплатную демоверсию. По всем вопросам, связанным настройкой и использованием КЭДО, можно обратиться в службу поддержки.

Выводы

• Подписи для КЭДО нужны для электронного документооборота и делопроизводства по кадрам. Исходя из ситуации, используется простая, усиленная неквалифицированная или квалифицированная подписи.
• Со стороны работодателя и сотрудников кадровой службы для подписания документов используется УКЭП. Она оформляется через удостоверяющие центры, имеет максимальную степень защиты.
• Все государственные органы обязаны использовать электронные системы документооборота. Для коммерческих компаний такое требование может быть введено в ближайшее время.

FAQ

Что такое подпись для КЭДО?

Это электронные подписи разных видов, которые применяются в системе кадрового документооборота (делопроизводства). Со стороны работодателя для подписания нужна УКЭП.

Чем отличаются подписи для КЭДО?

Отличия заключаются в степени защиты ЭЦП, объеме разрешенных полномочий. Максимально защищены УКЭП (усиленная квалифицированная подпись). Она используется для подписания юридически значимых документов.

Где получить подписи для КЭДО?

Простую и неквалифицированную подпись можно сформировать непосредственно в системе кадрового учета. Для получения УКЭП необходимо обращаться в удостоверяющие центры.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)