Подписание кадровых документов

В том или ином виде, кадровая служба есть в любой организации. Такими полномочиями может наделяться иное лицо, либо группа специалистов. Одним из направлений работы кадров является оформление и подписание документов. В их состав входят карточки и трудовые книжки, статистическая и иная отчетность, трудовые договоры и инструкции, иные бланки и формы. Оптимальным вариантом является оформление и подписание кадровых документов в электронной форме. Это быстрее, удобнее и дешевле, чем вести бумажный документооборот.

Читайте, какие требования нужно учитывать при подготовке и подписании кадровых документов, в чем заключаются преимущества электронного документооборота, как оптимизировать работу кадров.

Что входит в состав документов по кадрам

Кадры – это персонал организации (штатные сотрудники, работники по гражданско-правовым договорам). Соответственно, кадровые документы ведутся в рамках трудовых правоотношений. Документацию можно условно разделить на следующие группы:

• общие локальные акты, которые распространяются на весь персонал (например, правила распорядка, инструкции и т.д.);
• документы, которые выдаются персонально работнику (трудовой договор, должностная инструкция и т.д.);
• документация, которая ведется в ходе текущей деятельности кадровой службы (например, личные карточки сотрудников, расчетные листы и т.д.);
• документы, которые кадры обязаны передавать в государственные структуры (например, отчет по численности персонала);
• иная документация, если ее ведение и хранение предусмотрено законодательной базой, локальными актами.

Обращаем внимание, что руководство компании обязано назначить лиц, ответственных за ведение кадровых документов. Они будут отвечать за нарушение норм законодательства, в том числе по срокам оформления. Проверять наличие соответствующих приказов о возложении полномочий может прокуратура, трудовая инспекция.

Кадровую документацию в стандартном виде, т.е. «на бумаге», сейчас ведет только незначительный процент компаний. Например, это оправдано для малого бизнеса и ИП, где работает всего несколько человек. Если у организации десятки, сотни и тысячи сотрудников, не обойтись без перехода на электронный документооборот. Это не только упростит и ускорит работу кадров, но и сократит расходы на содержание этой службы, позволит избежать ошибок при оформлении документов. Оптимальным вариантом для ваших задач станет использование системы «Добыто. КЭДО».

Комментарий эксперта. С 2021 года введено правило об обязательном оформлении трудовой книжки в электронном виде. Граждане, у которых этот документ уже был в письменной форме на конец 2020 года, могут добровольно перевести его «в цифру». По остальным видам кадровых документов нет обязанности вести их в электронном виде. Но большинство организаций сами переходят на такой формат документооборота, так как это современно, технологично и разумно.

На этапе поиска сотрудников и приема на работу

Одной из задач кадровой службы является подбор персонала, проведение собеседований и тестов, подготовка заключения для руководства о приеме человека на работу. Указанная работа предусматривает оформление следующей документации:

• шаблоны анкет, заявлений, резюме и иных документов, которые будет заполнять соискатель;
• опросные листы, планы проведения собеседований, тесты, иная аналогичная документация;
• публикации на специализированные сайты и СМИ для поиска кандидатов;
• документы для работодателя для принятия решения о приеме на работу (например, заключение о соответствии кандидата всем требованиям);
• иные документы, исходя из особенностей поиска кандидатов в конкретной организации.

Для подготовки и согласования указанной документации кадровая служба взаимодействует с другими подразделениями компании. Например, профильный отдел может указать перечень обязательных требований к новому работнику (профильная квалификация, минимальный опыт работы и т.д.). Также на согласование можно передать заключение по итогам собеседований и опросов.

Текущие документы по кадрам

Это основной объем работы кадровой службы. Исходя из специфики документооборота в компании, могут оформляться и вестись:

• трудовые договоры и книжки, приказы, должностные инструкции, соглашения и т.д.;
• правила распорядка, инструкции для отдельных служб и групп специалистов, регламенты взаимодействия, положения об оплате и т.д.;
• личные карточки сотрудников, графики отпусков, штатные расписания на текущий и будущий период;
• табели учета времени работы, расчетные листы, расчеты по количеству дней отпуска и т.д.;
• документация, связанная с получением, хранением и обработкой персональных сведений (как минимум, согласие от работника);
• документы, связанные с расследованием несчастных случаев на производстве;
• внутренняя переписка между разными подразделениями и службами, относящаяся к кадровому делу.

И это далеко не полный перечень кадровых документов, которые могут вестись на постоянной или разовой основе. Например, компания может вести отдельные журналы для учета сотрудников на удаленке и самозанятых, переписку с трудовой инспекцией, иную документацию. В подписании указанных документов могут участвовать не только непосредственно кадровики, но и руководитель организации, начальники профильных отделов.

Документация при увольнении работников, статистическая отчетность

Для соблюдения требований законодательства при расторжении трудовых договоров или отчета перед государственными структурами, кадровая служба может оформлять:

• приказы и соглашения о прекращении трудовых отношений;
• документы для окончательного расчета с сотрудником (например, для подсчета дней на компенсацию за неиспользованный отпуск);
• справки о продолжительности стажа и размере заработной платы;
• трудовые книжки с записями об увольнении;
• отчетность по кадрам в Социальный фонд РФ, уведомления о массовом высвобождении работников в службу занятости;
• документы для рассмотрения трудовых споров в судах.

Если инициатором увольнения является работодатель, кадровая служба будет оформлять и вручать предупреждения (уведомления) для каждого сотрудника. Далее ведется учет времени от момента вручения документа до фактического прекращения трудовых отношений. Ошибки в оформлении документации и подсчете сроков могут дорого обойтись организации, так как сотрудник может оспорить увольнение, восстановиться на работе и/или взыскать денежную компенсацию.

Комментарий эксперта. Чтобы сотрудник кадровой службы мог надлежащим образом исполнять свои обязанности, он должен иметь соответствующее образование, квалификацию и навыки работы с документами. Для этого работодатель может организовать прохождение курсов, создать условия для самообучения. Хорошим вариантом станет работа кадровиков с сервисом «Добыто. Знания». Это база знаний, основанных на искусственном интеллекте, где можно работать с документацией, проходить тесты, углубленно изучать все нюансы кадрового дела.

Как правильно оформить и подписать кадровые документы

В общих чертах, работа с кадровыми документами может вестись по следующим этапам:

• получение или определение цели оформления документа (например, прием на работу нового сотрудника);
• анализ требований нормативных и локальных актов, которые распространяются на правоотношения;
• оценка состава документации, которую нужно оформить, перечня обязательных согласований;
• подготовка проекта документа, его согласование с руководством или иными службами (по мере необходимости);
• оформление окончательной редакции документа;
• подписание документа со второй стороной, иными участниками процесса;
• выдача подписанного документа или передача его на хранение в дело.

Точный алгоритм действий зависит от положений локальных актов, системы документооборота, которую применяет организация. Например, на предприятии могут действовать формы и шаблоны отдельных документов, что устраняет необходимость их разработки заново. Окончательное подписание документации, после которого она вступает в силу, может входить в полномочия руководителя или иных должностных лиц.

Обязательные требования к оформлению и ведению документов

На законодательном уровне требования к составу и порядку оформления кадровой документации утверждены:

• Трудовым кодексом РФ;
• Законом № 152-ФЗ (в части работы с персональными сведениями);
• Законом № 98-ФЗ (в части защиты коммерческой тайны).

Отдельные требования содержатся и в других нормативных актах. Например, по Закону № 426-ФЗ оформляется документация после проведения специальной оценки условий труда. Также обязательные предписания будут содержаться в локальных актах и коллективных договорах. Это внутренние документы, которые действуют в рамках конкретного предприятия.

При оформлении и подписании кадровых документов необходимо обеспечить соответствие:

• требованиям законодательной базы, локальных актов;
• форме документа, если она официально утверждена;
• содержанию документации (например, в трудовом договоре должны быть прописаны обязательные пункты);
• защите персональных сведений гражданина (они должны быть защищены от несанкционированного доступа);
• правилам согласования и подписания документов (например, в приказе о приеме на работу стоит подпись работодателя, хотя документ оформляет кадровая служба);
• требованиям к условиям и срокам хранения документации (например, личные карточки и дела сотрудников подлежат хранению 50 или 75 лет, в зависимости от ситуации).

В большинстве случаев нет жестких требований по форме документа (электронная или письменная). Но есть и исключения. Отчетность в Социальный фонд РФ обязательно сдается в цифровом формате. Трудовые книжки, впервые оформляемые после 2021 года, также должны быть электронными. Перечень требований об оформлении документации в цифровой форме постоянно расширяется. Поэтому лучше уже сейчас перейти на систему электронного документооборота, если ваша компания не сделала это ранее.

Почему лучше использовать электронный документооборот

С 2023 года все государственные структуры и учреждения стали использовать системы электронного документооборота (ЭДО). По факту, такие требования должны соблюдать и иные организации, предприниматели (в ближайшем будущем это будет обязательной нормой). Это относится к кадровым документам.

Использование систем электронного документооборота для оформления и подписания кадровых документов:

• упрощает и ускоряет все процедуры (даже если в цепочке есть несколько лиц, переход на следующий этап подписания осуществляется за считанные секунды);
• гарантирует надлежащую защиту сведений и документов (все системы ЭДО используют облачные функции, могут содержать криптографические элементы и т.д.);
• четко распределяет полномочия разных должностных лиц компании (настройка полномочий в ЭДО осуществляется достаточно просто);
• экономит средства компании (прежде всего, сокращается расход бумаги, для работы с ЭДО не требуется большой штат кадровиков);
• позволяет использовать различные сервисы, подключенные к системе (например, подготовка отчетности для государственных ведомств).

Для подписания кадровых документов в системе электронного документооборота могут использоваться разные виды ЭЦП. Для внутренних нужд может оказаться достаточно неквалифицированной цифровой подписи, которая генерируется непосредственно в ЭДО. Для подписания официальных документов, в том числе отчетности с гос. органы, нужна полноценная ЭЦП. Оформить ее можно через удостоверяющие центры.

Комментарий эксперта. ЭДО – это комплексная система. Она позволяет работать с любыми видами документов, в том числе по кадрам, бухгалтерии, производству и т.д. Для взаимодействия в системе сотрудники проходят обучающий курс, практические занятия. На платформе «Добыто. КЭДО» этот процесс максимально упрощен и не вызовет сложностей.

Преимущества и функционал сервиса «Добыто. КЭДО»

Если вы используете для оформления, ведения и подписания кадровых документов систему «Добыто. КЭДО», то можете рассчитывать на следующие преимущества:

• максимально возможная надежность хранения данных и документации;
• доступный интерфейс, огромное количество опций для пользователей разного уровня;
• использование алгоритмов искусственного интеллекта, что важно для выстраивания и решения цепочки задач, самообучения специалистов;
• значительная экономия на ведении документооборота, гибкость в настройках и тарифных планах;
• безупречная техническая поддержка, помощь в настройке и обучении работе с ЭДО.

Чтобы получить представление о функционале сервисов и алгоритме их работы, закажите бесплатную демоверсию. На все возникшие вопросы ответят наши эксперты.

Выводы

• Кадровые документы могут включать трудовые книжки и договоры, приказы и журналы, положения и инструкции, отчетность, иные бланки и формы. Точный состав документации определяется по нормативным и локальным актам.
• Кадровые документы можно вести в письменной или электронной форме. Для государственных структур работа с системами электронного документооборота стала обязательной с 2023 года.
• В сервисах ЭДО можно вести, подписывать и хранить документы по кадрам. Для подписания документации может потребоваться ЭЦП разных видов.

FAQ

Где указаны требования к подписанию кадровых документов?

Такие требования могут устанавливаться нормативными и локальными актами, коллективными договорами. Точный алгоритм действий определяется на уровне организации.

Как вести документы по кадрам через систему электронного документооборота?

Прежде всего, компании нужно выбрать систему ЭДО под свои нужды (например, «Добыто. КЭДО»). Далее осуществляется настройка системы и обучение сотрудников, утверждается регламент работы с системой.

Кто участвует в подписании кадровых документов?

Прежде всего, это будет руководитель организации. Также полномочия по согласованию и подписанию кадровой документации могут передаваться другим специалистам компании.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)