Подписание электронных документов

Оформление и подписание документов возможно в бумажном или электронном виде. Второй вариант удобнее, так как все процессы изначально ведутся в цифровом формате. Для подписания электронных документов нужно обязательно иметь ЭЦП, соответствующее программное обеспечение. Также может потребоваться заключение соглашения, которым стороны подтверждают признание юридической силы документа. Общие требования к электронным подписям определены Законом № 63-ФЗ.

Читайте, в чем заключается процесс оформления и подписания электронных документов, как обеспечить его защиту и юридическую силу, на что обратить внимание при выборе ЭЦП.

В чем заключается подписание электронных документов

Бумажные документы вступают в силу после их подписания «вживую». До этого необходимо подготовить документ, т.е. указать в нем определенные положения, пункты и условия, провести необходимые согласования. Традиционный бумажный документооборот встречается в каждой компании, даже если она внедрила электронное делопроизводство.

Оформление электронных документов стало возможно после развития информационных технологий. Процесс их подписания предусматривает:

• соблюдение требований к формату файла, составу сведений в самом документе;
• использование одного из трех видов электронных подписей, предусмотренных Законом № 63-ФЗ;
• работу с определенными программами и сервисами, которые обеспечивают защиту документа, проверку полномочий и подлинности ЭЦП.

При соблюдении указанных условий электронный документ будет иметь полную юридическую силу. Его можно распечатать на бумаге (если требуется). Но в большинстве случаев использование цифрового документа вполне возможно без предъявления его в печатном виде.

Использование электронных документов особенно актуально для предприятий. Таким способом они:

• упрощают процесс оформления документов, внутреннего или внешнего обмена ими;
• сокращают расходы на текущую деятельность, временные затраты сотрудников;
• получают возможность быстро получать доступ к любой документации с различных технических устройств (ПК, планшеты и т.д.).

В процессах оформления, подписания и использования электронных документов могут быть задействованы как руководство компании, так и рядовой персонал. В частности, такой вариант подходит для многих видов кадровой документации. Для работы по этому направлению рекомендуем внедрить и использовать систему «Добыто. КЭДО».

Разъяснения эксперта. Некоторые документы можно оформить в электронном виде путем подписания в одностороннем порядке. Например, это может быть приказ или распоряжение руководителя по различным вопросам. Указанные документы заверяются ЭЦП, оформленной на главу компании. Их учет. регистрация и хранение осуществляются в системе документооборота, т.е. в определенной программе.

Обязательные требования для подписания документов в электронном виде

Чтобы использовать вариант с подписанием документов в электронном виде, компании нужно:

• приобрести, установить и настроить соответствующее программное обеспечение (важно обратить внимание на требования к операционной системе, браузеру, иным приложениям и сервисам);
• заключить соглашение о признании юридической силы документа, подписанного в «цифре» (не требуется при использовании квалифицированной подписи, так как у нее максимальный уровень защиты);
• взять согласие работника на оформление документов в электронном формате (для кадровых процессов);
• получить электронную подпись (через удостоверяющие центры или иным способом);
• внедрить систему электронного документооборота (общую или профильную, в том числе для кадрового делопроизводства).

У второй стороны, которая будет заверять документ, тоже должна быть электронная подпись (кроме случаев одностороннего подписания).

Необходимо обращать внимание на сроки действия электронных подписей (в большинстве случаев – до 12 месяцев). Если этот срок истечет, проверка ЭЦП выдаст ошибку, не позволит подписать документ. Поэтому нужно вовремя обращаться за получением новых подписей, чтобы не создать проблем с текущим документооборотом.

Особенности процесса подписания электронных документов

Компания, которая полностью перешла на электронный документооборот, должна:

• разработать локальные акты, описывающие регламент работы с цифровыми документами и сервисами (например, инструкция по делопроизводству);
• определить уровень полномочий и компетенций лиц, которые получат право на подписание определенных документов;
• заказать ЭЦП на лиц, которые будут участвовать в процессах оформления и подписания документации.

Не менее важно утвердить правила обеспечения безопасности при работе с электронными документами и подписями. В частности, на сотрудника возлагается ответственность за надлежащее хранение физического носителя с ЭЦП, за использование только лицензионного ПО и т.д. Если возникла угроза безопасности, нужно переоформить электронную подпись, внести изменения в настройки программ и приложений.

Комментарий эксперта. Одно из ключевых направлений внутреннего делопроизводства связано с кадровыми процессами. В любой компании оформляются локальные акты, трудовые договоры, приказы, множество иных видов документации. Для этого рекомендуем использовать современную систему кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО».

Подготовка и согласование условий документа

До подписания электронного документа его сначала нужно оформить. С этой целью проводятся следующие действия:

• определяется необходимость в подготовке документа, его вид (например, для гражданской сделки нужен договор, ряд приложений к нему);
• назначаются лица, ответственные за оформление проекта документа, участники процесса согласования;
• определяются требования к формату и виду файла, который будет содержать электронный документ (например, специальные характеристики предусмотрены для контейнеров, содержащих документацию для ИФНС);
• разрабатывается проект документа с указанием обязательных реквизитов;
• документ проходит согласование, в ходе которого могут вноситься изменения и дополнения;
• окончательная редакция документа передается лицу, которое имеет полномочия на его подписание.

Обязательные требования к содержанию документа могут устанавливаться законами, иными нормативными актами. Например, такие положения для трудовых договоров описаны в ТК РФ. Но многие условия в содержании определяются по согласованию сторон.

Если речь идет о кадровых документах, то для их оформления можно использовать типовые шаблоны и образцы из системы «Добыто. КЭДО». Исходные положения можно дополнить под свои требования. Работа с шаблонами упрощает процессы оформления документации.

Комментарий эксперта. Согласование документа может осуществляться на переговорах, либо непосредственно в системе делопроизводства. В программе проставляются соответствующие задачи, а по мере их выполнения документ переходит на следующую стадию. Такая схема позволяет видеть все комментарии, дополнения и замечания, оставленные участниками процесса согласования.

Электронная подпись

Для подписания всех видов электронных документов нужна ЭЦП. В большинстве случаев лучше сразу оформить квалифицированную подпись (УКЭП). Она позволяет:

• подписывать документы без дополнительных соглашений;
• использовать разные виды носителей для сертификата и ключа;
• гарантировать защиту документа от внесения несанкционированных правок;
• в полном объеме подтверждать личность и полномочия лица, подписавшего документ.

УКЭП оформляется только через удостоверяющие центры. Там проходит проверка личности и полномочий заявителя, осуществляется генерирование ключа и сертификата.

Отдельные задачи, связанные с подписанием электронных документов, можно выполнить при наличии неквалифицированной (УНЭП) или простой (ПЭП) подписи. В частности, для рядовых сотрудников достаточно оформить простую подпись, чтобы они могли работать с цифровыми сервисами и программами в делопроизводстве. Но в любом случае, они должны дать письменное согласие на оформление своих кадровых документов в электронном виде. Указанное согласие хранится в материалах кадровых дел.

Юридическая сила электронного документа

Это важный момент, от которого может зависеть возникновения прав и обязанностей сторон. Особенности приобретения юридической силы:

• электронный документ вступает в силу с момента подписания всеми сторона (одна, две или более);
• как таковой, оригинал цифрового документа хранится в виде файла в определенной программе, приложении или сервисе;
• любые изменения в документ можно вносить только путем подтверждения электронными подписями участников правоотношения;
• распечатывать документ в бумажном виде не обязательно;
• для работы с документом и проверке подписей нужно использовать сертифицированное и аккредитованное ПО.

При подтверждении документа подписями он вступает в силу мгновенно. Это важное преимущество для участников сделки или иного правоотношения. Если ЭЦП просрочена, либо не соответствует полномочиям, программа не даст подписать документ.

Защита электронных документов

У каждого вида ЭЦП есть определенный уровень защиты. Самый высокий – у квалифицированной электронной подписи. Он обеспечивается за счет:

• использования средств криптографической защиты, сертифицированных государственными ведомствами;
• генерирования сертификата и ключа, в который крайне сложно или невозможно внести изменения;
• применения программ и сервисов, которые защищают документы и сведения от лиц, не имеющих на это соответствующих полномочий.

Несанкционированный доступ к электронным документам можно получить путем различных противоправных действий, от кражи физического носителя с ЭЦП до взлома программ. Но это намного сложнее, чем для обычных бумажных документов. Кроме того, документация в электронном виде не может пострадать от различных воздействий, если соблюдать общие правила цифровой безопасности. Надежность, удобство, простота и скорость подписания – ключевые преимущества перехода на электронный документооборот. Самое время выбрать подходящий вариант ЭДО, если ваша компания не сделала это ранее!

Как организовать подписание электронных документов в компании

В целом, об этом мы уже рассказали в предыдущих разделах статьи. Отметим еще несколько рекомендаций, которые пригодятся при оформлении и подписании электронных документов:

• сотрудников, задействованных в процессах документооборота, необходимо обучить работе с ЭЦП, программами и сервисами;
• чтобы избежать утечек и хищения данных, нужно использовать только легальное программное обеспечение;
• с лицами, на которых оформлены ЭЦП. необходимо провести инструктаж по правилам цифровой безопасности.

С внедрением системы ЭДО, которую выбрала компания, помогает служба поддержки. Она может провести обучение сотрудников, показать нюансы процессов по подписанию электронных документов.

Какие преимущества дает работа с системой «Добыто. КЭДО»

Наша система разработана специально для кадрового электронного делопроизводства. Функционал «Добыто. КЭДО» позволяет:

• работать с нормативными актами, шаблонами и образцами документов;
• подключаться к государственным платформам и сервисам, осуществлять интеграцию с другими программами;
• вести учет документации и сведений по различным критериям;
• подключать к системе рядовых сотрудников.

Несмотря на простоту основных функций системы, лучше провести обучение кадровиков, других специалистов. В этом поможет наша служба поддержки. Чтобы принять окончательное решение, закажите демоверсию «Добыто. КЭДО»!

Заключение

• Подписание электронных документов осуществляется посредством ЭЦП. Для всех видов документации подходит усиленная квалифицированная подпись (УКЭП). Получить ее можно через удостоверяющие центры.
• Электронный документ оформляется в виде цифрового файла. Соответственно, для этого нужны определенные программы и сервисы, системы электронного документооборота.
• Электронный документ вступает в силу непосредственно с момента его заверения посредством ЭЦП. Распечатывать его в бумажном виде необязательно.

FAQ

Что включает процесс подписания электронного документа?

Электронный документ изначально оформляется в цифровом виде (через программы, сервисы и приложения). После согласования стороны документа подписывают его ЭЦП. При использовании УКЭП оформлять соглашение о подтверждении юридической силы документа не нужно.

Как обеспечить подписание электронного документа?

Для этого сначала нужно составить документ, соблюсти обязательные требования к его содержанию и формату. Согласование условий и пунктов также ведется в электронном виде. Итоговый вариант документа заверяется посредством ЭЦП.

Какие ЭЦП подходят для подписания электронных документов?

Оптимальным вариантом является использование УКЭП, которая подходит для подписания всех видов цифровой документации. Получить усиленную квалифицированную подпись можно только через удостоверяющие центры.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)