Перечень и особенности оформления документов на отпуск

Оформление ежегодных оплачиваемых отпусков в компании, казалось бы, не должно вызывать сложностей, ведь для этого требуется всего 3 документа: график отпусков, приказ и записка-расчет. На практике же редко какая проверка Государственной инспекции труда (ГИТ) остается без претензий.

Читайте, какие существуют виды отпусков, как правильно оформлять документы и что учесть, чтобы со стороны проверяющих инспекторов не возникло вопросов, чем поможет система КЭДО.

Основные документы для оформления отпуска

Для оформления отпуска необходимы следующие документы:

• График отпусков. Документ в виде таблицы, регламентирующий очередность предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудникам компании в соответствии со ст. 123 ТК РФ. Оформлять обязаны почти все работодатели (для микропредриятий, не использующих локальные нормативные акты, допускается замена на соглашения с сотрудниками). Отсутствие графика может повлечь за собой предупреждение или штраф со стороны ГИТ.
• Уведомление (извещение) под подпись. Документ, направляемый каждому сотруднику не позднее чем за 2 недели до начала отпусков, в котором указаны отпускные дни этого сотрудника. Ознакомление под подпись обязательно.
• Приказ на предоставление отпуска. Необязательный документ, который по устоявшейся практике многие организации используют в своем кадровом делопроизводстве. Приказ издается на одного сотрудника или на нескольких сразу. Форма – Т6, Т6а или свободная.
• Записка-расчет. Документ, являющийся основанием для расчета отпускных. При оформлении учитываются доходы при расчете зарплаты, НДФЛ. Подписывают документ уполномоченный специалист кадровой службы и бухгалтер организации.
• Заявление на внеочередной отпуск. Оформляется в случае, когда сотрудник просит предоставить ему отпуск вне графика.

Учет графика отпусков и оформление документов можно организовать в системе «Добыто. КЭДО».

При оформлении отпусков кадровики работают и с другими документами:

• Личная карточка по форме Т-2. В раздел «Отпуск» личной карточки вносятся сведения по отпуску – его вид, основание, дата начала и окончания.
• Табель учета рабочего времени. Ежегодный оплачиваемый и другие виды отпуска фиксируются в табеле учета рабочего времени с ук4азанием буквенного или цифрового кода.

Мнение эксперта. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 г. № 1250 ведение личных карточек в компании не является обязательным. Если личные карточки ведутся, то сведения по отпускам в них вносить нужно, если не ведутся – ничего дополнительно оформлять не нужно. вести указанные документы можно в системе «Добыто. КЭДО».

Графики отпусков: оформление, нюансы при составлении и согласовании

График отпусков на следующий календарный год составляется не позднее чем за 2 недели до конца текущего календарного года (до 17 декабря). Как правило, оформляется по унифицированной форме Т-7. При этом рекомендуется в форму добавить дополнительную графу «С графиком ознакомлен», где сотрудники будут ставить подпись или подготовить лист ознакомления.

К особенностям составления графиков можно отнести следующее:

• Порядок составления графика отпусков может быть определен в коллективном договоре, ПВТР или ином локальном нормативном акте компании.
• В крупных компаниях в каждом структурном подразделении может быть отдельный график отпусков, из которых впоследствии кадровики формируют сводный график.
• При внесении изменений в документ необходимо согласие сторон, т.е. работодателя и работника. К изменениям, вносимым в график, относится перенос отпуска, добавление нового сотрудника, принятого на работу после утверждения документа.

Взаимодействие специалистов и подразделений при подготовке графика отпусков доступно в системе «Добыто. КЭДО».

Что еще учесть при составлении графика отпусков?

При составлении графика отпусков в соответствии с Письмом Минтруда РФ от 27.03.2020 № 14-2/В-321 необходимо учитывать всех сотрудников, с которыми в компании заключены трудовые договоры. Даже в случае, если сотрудник будет уволен, переведен в другой филиал компании в начале следующего года, его всё равно нужно будет учитывать при составлении графика. Сам документ можно разместить в открытом доступе в системе «Добыто. КЭДО».

Частая «головная боль» для работодателя – оформление внеочередного ежегодного оплачиваемого отпуска для отдельных категорий работников – лица младше 18 лет, сотрудники, имеющие 3-х и более детей, почетные доноры России и др. При составлении графика отпусков необходимо уточнить у таких работников, когда им удобнее отдыхать. Впрочем, они в любой момент могут передумать, и, как правило, работодателю придется удовлетворять просьбу о других датах ухода в отпуск.

Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска – обязанность работодателя в соответствии со ст. 122 ТК РФ. Если сотрудник отказывается от отпуска на протяжении 2-х лет подряд, то работодателю (юридическому лицу или ИП) грозит штраф со стороны ГИТ. Различные «обходные пути» в виде компенсации за отпуск, премирования с продолжением работы, ГПХ в итоге для работодателя могут обернуться проблемами как с ГИТ, так и налоговой инспекцией.

Уведомление о предстоящем отпуске

Когда сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск по графику отпусков, то не позднее чем за 2 недели его нужно уведомить о дате начала отдыха. Поскольку унифицированная форма уведомления отсутствует, то руководители небольших компаний считают достаточным устно сообщить о дате или вовсе этого не делают. Такой подход нередко приводит к штрафам со стороны ГИТ. Учет уведомлений и заявлений можно вести в системе «Добыто. КЭДО».

Возможны 3 способа оформления и вручения уведомления:

1. Подготовка отдельного письменного уведомления в 2-х экземплярах под подпись – один экземпляр остается у работодателя.
2. Устное уведомление с подписью сотрудника в специальном журнале – факт ознакомления фиксируется подписью сотрудника.
3. Добавление в графике отпусков дополнительных граф «С графиком ознакомлен» – после утверждения все сотрудники должны поставить подпись либо в самом графике, либо к прилагаемому к нему листу ознакомления.

Есть еще один вариант – строка ознакомления в приказе об отпуске, издаваемом заранее. Датой уведомления будет дата, когда сотрудник поставит подпись в приказе.

Мнение эксперта. Оптимальным считается письменное уведомление сотрудника о дате начала предстоящего отпуска. В этом случае при проверке инспекцией труда работодатель всегда сможет предоставить документальное подтверждение факта уведомления работника. При этом уведомление необязательно должно быть на бумажном носителе – вполне можно использовать автоматическое уведомление в системе кадрового электронного документооборота.

Приказ на предоставление отпуска

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику предназначен для обоснования факта отсутствия сотрудника на рабочем месте, внесения сведений в личную карточку и используется в качестве основания для расчета и выплаты отпускных. Может оформляться по форме Т-6. Содержит наименование документа и его номер, дату составления, наименование компании, ФИО сотрудника, вид отдыха, период, за который предоставляется отпуск, дату начала, окончания и общую продолжительность, подпись руководителя. Подписывать приказ вправе не только руководитель, но и его уполномоченное лицо.

Приказ оформляют на все виды отпуска:

• Основной (ежегодный оплачиваемый).
• Дополнительный, внеочередной.
• Учебный.
• За свой счет.
• По беременности и родам и др.

Применение формы Т-6 или Т-6а удобно для кадровиков, поскольку остается лишь заполнить необходимые строки, но можно использовать и собственную утвержденную в компании форму. Для заполнения форм и приказов рекомендуем использовать шаблоны из системы «Добыто. КЭДО».

Сроки хранения приказов о предоставлении отпусков:

• По беременности и родам, неоплачиваемый (без сохранения зарплаты), а также для работников, задействованных на вредных или опасных производствах – 50 лет, если делопроизводство завершено после 01.01.2003 г., и 75 лет, если делопроизводство завершено до 01.01.2003 г.
• Ежегодный оплачиваемый, по учебе – 5 лет.

С приказом сотрудник должен быть ознакомлен под подпись.

Записка-расчет

Документ оформляется по унифицированной форме Т-60 или по форме, разработанной внутри организации. Записку-расчет оформляют после ознакомления работника с приказом. По содержанию документ частично дублирует приказ о назначении отпуска, также предоставляются сведения для бухгалтерии по расчету отпускных. Документ заполняют совместно кадровик и бухгалтер.

Обратите внимание, что выплата отпускных должна быть произведена не позднее 3-х календарных дней до начала отпуска, соответственно, сотрудники кадровой службы должны своевременно передавать записку-расчет в бухгалтерский отдел. Чтобы не возникало недоразумений между отделами можно завести соответствующий журнал, где будет отмечаться дата передачи оформления документа, подпись работника.

Частные случаи оформления отпусков

К частным можно отнести следующие случаи:

• Перенос отпуска на другие дни по просьбе сотрудника. Если по тем или иным причинам уход в отпуск по графику невозможен, то сотрудник должен подготовить заявление в свободной форме, указав причины переноса и новую желаемую дату отпуска. На основании заявления подготавливается приказ, после чего изменения вносятся в график. Аналогично и с переносом отдыха на следующий год – только не забывайте, что все оставшиеся дни отпуска должны быть также перенесены (добавлены) на следующий календарный год.
• Отпуск совместителя. Отпуск в должности по совместительству должен предоставляться в те же даты, что и по основному месту работы. В случае, если внешний совместитель не знает даты отдыха на основном месте работы, то в графике по совместительству графы дат не заполняют.
• Отпуск гендиректора. Для оформления отпуска генерального директора порядок такой же, как и для рядовых сотрудников – подготовка приказа, уведомление, записка-расчет. Единственная разница в том, что от гендиректора не требуется заявление даже при внеочередном отпуске. Также назначается заместитель директора – издается приказ с указанием полномочий, прав и обязанностей уполномоченного лица, оформляется доверенность на представление интересов компании при взаимодействии с физическими, юридическими лицами и государственными органами.
• Учебный отпуск. Отсутствие на работе в связи с учебой оформляется на основании справки-вызова, заявления сотрудника и приказа. Продолжительность учебного отпуска может быть любой, но оплачиваемый отпуск определен в рамках законодательства: от 15 дней до 4 месяцев при очной форме обучения, от 40 дней до 4 месяцев при заочной форме обучения.
• Дополнительный отпуск. Оформляется аналогично основному оплачиваемому. Заявление не требуется – только при переносе даты. Также отметим, что отпуск за свой счет не оплачивается. Предоставляется по семейным обстоятельствам или иным причинам на основании заявления на имя руководителя.
• Отпуск по беременности и родам. Оформляется на основании больничного по беременности и родам, заявления сотрудницы и приказа. При этом сотрудница вправе не уходить в отпуск с первого дня больничного, а продолжить работу.
• Отпуск по уходу за ребенком. Оформляют для ухода за детьми до 1,5 и до 3 лет. При этом последним днем отпуска считается дата, когда ребенку исполнится 1,5 или 3 года. Для оформления необходимо свидетельство о рождении ребенка, заявление на отпуск, приказ и заявление на выплату пособия по уходу за ребенком.
• Отпуск с увольнением. Основание – заявление сотрудника в свободной форме с указанием причины увольнения. Важно помнить, что основание для увольнения может быть любым, кроме случаев, когда трудовой договор расторгается из-за серьезных проступков сотрудника (например, прогулы).

Документы по любым видам отпусков можно заполнять в системе «Добыто. КЭДО».

Оформление отпуска через систему кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО»

Все кадровые документы, связанные с отпуском, можно оформлять не только в бумажном, но и электронном виде в системе кадрового электронного документооборота. К преимуществам использования системе «Добыто. КЭДО» можно отнести следующее:

• Автоматизация уведомлений сотрудников. Не нужно следить за тем, чтобы сотрудники были уведомлены о дате начала отпуска не позднее чем за 2 недели до его начала – система автоматически отправит уведомления.
• Доступ к графику отпусков. Нет необходимости распечатывать и вывешивать на доске объявлений утвержденный график, поскольку сотрудники компании могут иметь доступ к документу. При этом в системе «Добыто. КЭДО» легко устанавливается разграничение прав доступа к электронным документам для рядовых работников, кадровиков, бухгалтеров, руководителей подразделений, руководителя и т.д.
• Быстрое ознакомление и подпись кадровых документов. Сотрудник может ознакомиться с приказом о предоставлении отпуска и другими документами в личном кабинете, сразу же их подписать своей электронной подписью, и кадровики узнают об этом практически мгновенно – система «Добыто. КЭДО» отправит соответствующие уведомления. Не нужно вызывать работников или ходить за ними для получения подписи.

В системе кадрового электронного документооборота могут быть предусмотрены различные удобные инструменты для расчета дней отпуска, суммы отпускных. Не нужно вручную считать – исключается человеческий фактор с возможными ошибками при подсчете.

Еще одно преимущество – отсутствие необходимости печати большого количества документов на бумажном носителе. Это дополнительная экономия денег на бумаге, тонере, обслуживании оргтехники организации.

Мнение эксперта. Внедрение «Добыто. КЭДО» и использование системы для кадрового документооборота существенно экономит время кадровиков. Благодаря автоматизации процессов кадрового делопроизводства повышается общая эффективность работы отдела кадров компании. Все документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, имеют юридическую силу, и могут предоставляться для ознакомления сотрудникам Государственной инспекции труда без дублирования на бумажном носителе.

Заключение

• Несмотря на то, что при оформлении отпуска кадровику приходится работать с небольшим перечнем документов, возможно возникновение ошибок и неточностей в кадровой документации.
• При выявлении инспектором ГИТ нарушений в отношении организации возможны штрафы. Избежать ошибок, автоматизировать процесс оформления отпусков, своевременного уведомления сотрудников поможет использование системы кадрового электронного документооборота.

Список использованных источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)