Оценка деятельности отдела кадров

Как и в отношении остальных подразделений организации, деятельность отдела кадров должна отвечать определенным требованиям. Их устанавливает руководство исходя из целей кадровой политики, специфики работы предприятия. В рамках контроля за всеми процессами в компании, можно и нужно осуществлять оценку деятельности подразделений. Для этого можно использовать разные методики, проводить проверки, аудиты и иные мероприятия. По итогам оценки можно принимать решения о дальнейших действиях.

Читайте, зачем нужна оценка деятельности отдела кадров, кто ее назначает и проводит, какие методики и направления проверок может выбрать руководитель компании.

Зачем и кому нужна оценка деятельности отдела кадров

Полномочия и обязанности сотрудников отдела кадров определяются локальными актами предприятия, трудовыми договорами и должностными инструкциями. Основные направления, за которые обычно отвечает кадровая служба:

• оформление, ведение, учет и хранение документов, связанных с трудовыми отношениями (договоры, приказы, личные дела и т.д.);
• действия по подбору кадров, оценке соответствия кандидатов требованиям фирмы;
• текущее делопроизводство (например, выдача справок, формирование статистической отчетности и т.д.);
• участие в различных внутренних мероприятиях (например, в расследовании несчастного случая или дисциплинарного проступка).

Организация работы отдела кадров является постоянным процессом. Чтобы требовать от сотрудников каких-либо эффективных результатов, руководитель обязан создать им надлежащие условия труда. Например, оптимальным решением для кадрового документооборота является система «Добыто. КЭДО». Это современный программный комплекс, который повышает эффективность работы, сокращает временные трудозатраты по всем действиям. Ознакомиться с функционалом системы можно в бесплатной демоверсии.

Оценка деятельности отдела кадров нужно руководству компании. Она дает возможность:

• изучить особенности всех процессов, в которых задействованы специалисты подразделения;
• получить объективные данные о различных показателях работы, недостатках и нарушениях;
• определить варианты повышения эффективности деятельности и сократить количество ошибок;
• внести изменения в кадровую политику предприятия с учетом полученных данных.

Руководителю нужно изначально определить, по каким критериям будет проводиться оценка деятельности отдела кадров. В противном случае он не получит точных и объективных данных для принятия последующих решений.

Комментарий эксперта. Проведение оценки деятельности любого подразделения можно отразить в плане мероприятий на календарный год или иной период. Оптимальный вариант – электронный документ, с которым будут работать все ответственные лица. Оформить план мероприятий по кадрам или по компании в целом можно в системе «Добыто. КЭДО».

Как организовать оценку работы кадровой службы

Оценка может проводиться в разных формах. По сути, это будет проверка показателей работы отдела кадров. Ее можно провести:

• путем отслеживания текущих процессов в кадровой службе (например, алгоритм взаимодействия при оформлении трудового договора или подбора кадров);
• путем анализа документации по кадрам за определенный период (например, может выборочно или полностью проверяться номенклатура дел, личные карточки сотрудников и т.д.);
• путем оценки квалификации, навыков, знаний и компетенций специалистов отдела кадров (например, в формате тестирования через систему «Добыто. Знания»).

Можно использовать одновременно все перечисленные форматы. Например, руководитель может заказать независимый комплексный аудит отдела кадров и делопроизводства, чтобы получить заключение (отчет) о показателях деятельности. Такие проверки проводят профильные организации или частные эксперты.

На период оценки недопустимо полностью останавливать текущую деятельность отдела кадров. Желательно, чтобы вмешательство в текущие процессы было сведено к минимуму. Поэтому оптимальным решением может стать проверка с использованием различного программного обеспечения. Например, если кадровая служба изначально подключена к системе электронного документооборота, аудит документов можно проводить удаленно, без отвлечения сотрудников от работы.

Направления и методы оценки деятельности отдела кадров

Конечная цель оценки деятельности любого подразделения компании – повышение эффективности работы, снижение издержек по времени и деньгам. В отношении отдела кадров дополнительными задачами могут являться:

• сокращение времени и расходов на подбор и обновление кадров;
• повышение общей квалификации работников на предприятии;
• сокращение текучести кадров;
• формирование кадрового резерва, что упростит подбор новых кандидатов по мере появления вакансий;
• повышение общего уровня удовлетворенности работой отдела кадров (как со стороны руководства, так и по мнению обычных сотрудников компании).

Нельзя сказать, что проведенная оценка позволит сразу улучшить работу кадровой службы, устранит замечания и недостатки. Но у руководства появятся определенный объем информации для принятия последующих решений, изменения процессов (если это требуется).

Руководитель компании вряд ли обладает специальными навыками для проверки деятельности узких специалистов. Поэтому для оценки могут привлекаться:

• сторонние эксперты и организаций разного профиля;
• специалисты других подразделений предприятия, знающие специфику документооборота и кадровых процессов;
• сотрудники, отвечающие на общее делопроизводство в организации.

Начальник отдела кадров может собирать данные и проводить оценку деятельности своих подчиненных. Но при такой схеме проверки возникает риск умышленного или случайного искажения информации. Например, руководитель службы может не указать о недостатках и ошибках, возникших по его вине. Что еще хуже, он может возложить вину за какие-либо нарушения на подчиненных. Это необходимо учитывать при организации оценки и подведения ее итогов.

Комментарий эксперта. Одним из направлений текущей оценки деятельности кадровой службы может быть проверка сроков оформления, согласования и подписания документации. Это достаточно просто сделать при использовании систему «Добыто. КЭДО». Там можно отследить каждую задачу и действия всех ответственных лиц, посмотреть сроки их выполнения. Также система позволяет ознакомиться с содержанием любого документа, его различными редакциями, дополнительными соглашениями.

Ключевой показатель эффективности (KPI)

Показатель KPI используется для оценки эффективности самых разных процессов, действий и видов деятельности. Для этого нужно определить точные результаты, которых проверяемое лицо (или отдел) должны добиться за определенный срок. Измеримость является одним из ключевых принципов для расчета KPI.

Задать ключевые показатели эффективности можно для разных направлений работы отдела кадров. Вот пример для деятельности по подбору персонала:

• расходы и время на поиск кандидата и прием его на работу (на основе KPI можно будет сократить затраты, перейти на более эффективные технологии рекрутинга);
• качество подбора кадров (позволяет оценить количество работников, которые остались на предприятии после завершения испытательного срока, по отношению ко всем соискателям);
• время, затраченное на оформление документов при трудоустройстве нового сотрудника (с учетом всех согласований, инструктажей и проверок).

Зная показатель KPI, можно выбирать разные варианты повышения эффективности работы. Например, цепочка согласований документа может быть сокращена за счет перераспределения полномочий. Существенно повышается эффективность всех действий, если кадровый отдел работает с системой электронного делопроизводства. Например, внедрение системы «Добыто. КЭДО» снижает временные затраты примерно на 80%. Это более чем приличный показатель для любого предприятия.

Внутренний и сторонний аудит работы отдела кадров

Проверка деятельности отдела кадров может быть внутренней или сторонней (независимой). В первом случае создается комиссия с определенными полномочиями. Она получает доступ:

• ко всем документам и архивам отдела кадров;
• к системе электронного документооборота и кадрового учета;
• к процессам взаимодействия и оформления документации.

При работе с документами и системой необходимо соблюсти требования законодательства в части защиты персональных данных.

Если заказан независимый аудит в сторонней организации, он может проводиться непосредственно в отделе кадров и удаленно. Например, обеспечить взаимодействие с другими программами и платформами можно через систему «Добыто. КЭДО».

Дополнительные критерии для оценки деятельности

Кроме анализа эффективности работы отдела кадров, руководство организации может провести и иные виды проверок:

• на соответствие занимаемой должности, по уровню квалификации и знаниям;
• по навыкам работы с профильными программами и приложениями (например, это можно сделать напрямую в систему «Добыто. КЭДО»);
• на особенности взаимодействия с другими подразделениями;
• на предмет надлежащего хранения кадровой документации, своевременной сдачи ее в архив;
• на предмет надлежащего контроля за сроками сдачи отчетности или оформления обязательных документов.

Отдел кадров организует проведение испытаний при приеме на работу, дает заключение после завершения испытательного срока. Это также может быть предметом оценки деятельности со стороны руководства.

Комментарий эксперта. Руководитель компании может оценить действия и компетенцию отдельно взятого специалиста отдела кадров. Например, локальные акты могут предусматривать периодическую аттестацию на соответствие должности, сдачу тестов по трудовой функции. С этой целью лучше заранее утвердить план указанных мероприятий, довести до персонала сроки их проведения. Перечень контрольных вопросов также утверждается заблаговременно.

Как часто нужно проводить аудит кадровой деятельности

Это зависит от специфики работы отдела кадров, численности сотрудников в нем. Оценку можно проводить:

• по истечении определенного периода (например, ежегодно);
• по мере необходимости (например, при утверждении изменений в кадровой политике);
• по итогам рассмотрения предписаний от государственных органов (прокуратура, трудовая инспекция).

Текущую оценку можно проводить непосредственно в процессе работы отдела кадров. Еще раз отметим, что для этого идеально подходит функционал системы «Добыто. КЭДО».

Решения по итогам оценки

Итоги оценки могут подводиться в виде заключений и отчетов, рекомендаций. Руководитель может принимать следующие решения:

• о расширении или сокращении численности кадровой службы;
• о перераспределении полномочий между сотрудниками;
• о применении мер дисциплинарного воздействия по фактам нарушений;
• о внедрении дополнительных программ и сервисов для работы отдела кадров;
• о материальном стимулировании сотрудников, показавших высокие результаты;
• об изменении в кадровой политике предприятия.

Также организация может заказать курсы и программы для повышения квалификации специалистов.

Как обеспечить оценку работы кадровой службы в системе «Добыто. КЭДО»

В системе «Добыто. КЭДО» и модуле «Добыто. Знания» доступен функционал для регулярной оценки деятельности отдела кадров. В частности, там можно:

• отслеживать сроки всех мероприятий в рамках кадрового делопроизводства;
• проверять процессы согласования и подписания различных документов;
• организовать тестирование, процесс самообучения по встроенным базам данных;
• фиксировать результаты проверок в электронных документах, знакомить с ними сотрудников.

Естественно, система содержит и все необходимое для обычной работы кадровой службы. Закажите бесплатную демоверсию «Добыто. КЭДО» и сами оцените все ее преимущества.

Выводы

• Оценка деятельности отдела кадров – это комплекс проверки работы по определенным показателям. Организация может провести оценку своими силами, либо заказать независимый сторонний аудит.
• Направления оценки определяет руководитель компании. Проверки могут включать тестирование, анализ документации и отдельных процессов в кадровой службе, оценку квалификации и навыков.
• Для организации проверок можно использовать систему кадрового учета «Добыто. КЭДО». Также дополнительные возможности дает модуль «Добыто. Знания».
• По результатам оценки руководитель может принять решение о сокращении или расширении штата отдела, о премировании или дисциплинарном наказании, об изменении кадровой политики предприятия.

FAQ

Что такое оценка деятельности отдела кадров?

Это комплекс проверок работы кадровой службы – в части организации процесса подбора кадров, по оформлению и согласованию документов, по иным направлениям. Оценка может осуществляться в виде аудита или иных мероприятий.

Кто проводит оценку деятельности отдела кадров?

Если организация проводит ее своими силами, то создается внутренняя комиссия. Также можно заказать независимый аудит в сторонней компании.

Что может быть результатом оценки деятельности кадров?

Итоги проверок оформляются в заключениях, отчетах, иных документах. Исходя из результатов, директор компании может принимать решение о поощрении или наказании, сокращении или расширении численности отдела.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)