Приказ о предоставлении отпуска работнику: образец Т-6, сроки в 2026

Приказ о предоставлении отпуска работнику — кадровый документ, без которого ни один сотрудник юридически не уходит на отдых. ТК РФ не фиксирует жестких сроков его издания, но привязывает оформление к уведомлению за 14 дней (ст. 123 ТК РФ) и выплате отпускных за 3 дня до начала отпуска. Разберем по пунктам: какую форму выбрать, что заполнять, за сколько дней подписывать, какие реквизиты обязательны, а где кадровики чаще всего ошибаются.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое приказ о предоставлении отпуска и зачем он нужен

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска — распорядительный документ работодателя, на основании которого сотрудник освобождается от работы на определенный период. На основании приказа бухгалтерия рассчитывает отпускные по форме Т-60, кадровик вносит отметку в личную карточку Т-2 и лицевой счет Т-54, а табельщик проставляет код «ОТ» (или 09) в табеле учета рабочего времени.

Документ оформляют на все виды отпусков: ежегодный оплачиваемый, дополнительный (за ненормированный рабочий день, за работу на вредном производстве, северный), без сохранения заработной платы, учебный. В практике сервиса Добыто мы видим, что чаще всего кадровики допускают путаницу именно при оформлении приказов на комбинированные отпуска — когда сотрудник одновременно берет 14 дней основного и 3 дня дополнительного.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Приказ на отпуск — единственный документ, который связывает в цепочку график отпусков, расчетку и табель. Нет приказа — нет правового основания для выплаты отпускных. А если инспектор ГИТ при проверке увидит выплату без приказа, это уже ч. 1 ст. 5.27 КоАП. До 50 000 руб. на юрлицо.»

Форма Т-6 и свободная форма приказа на отпуск

Унифицированная форма Т-6 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года она не обязательна к применению — работодатель вправе использовать собственную форму, утвержденную в учетной политике. На практике большинство организаций продолжают работать с Т-6 — она привычна, не вызывает вопросов у проверяющих и полностью покрывает все необходимые реквизиты.

Форма Т-6а (групповая) нужна, когда отпуск оформляют сразу нескольким сотрудникам. Она экономит время при массовых отпусках в конце декабря или летом, когда по графику отпускаются 20-30 человек одновременно.

Обязательные реквизиты приказа

Вне зависимости от того, используете вы Т-6 или свободную форму, приказ содержит:

• Наименование организации, код по ОКПО, код формы по ОКУД (0301005 для Т-6)
• Номер и дата составления приказа
• ФИО работника, табельный номер, структурное подразделение, должность
• Вид отпуска (ежегодный основной, дополнительный, без сохранения зарплаты, учебный)
• Рабочий год, за который предоставляют отпуск — с какой по какую дату
• Количество календарных дней и даты начала и окончания отпуска (раздел А, Б или В формы Т-6)
• Подпись руководителя организации или уполномоченного лица
• Отметка об ознакомлении работника под роспись

Раздел А заполняют для основного ежегодного оплачиваемого отпуска. Раздел Б — для дополнительного или других видов. Раздел В — итоговый: общее количество дней и общий период. Если сотрудник берет только основной отпуск, раздел Б оставляют пустым.

Мария Ж, специалист по кадровому учету и КЭДО:
«Рабочий год в приказе — частая точка ошибки. Кадровики путают его с календарным. Если сотрудник принят 15 марта 2024 года, его рабочий год для отпуска — с 15.03.2024 по 14.03.2025, а не по 31.12.2024. Отпуск за второй и последующие годы предоставляют в любое время рабочего года по графику (ст. 122 ТК РФ).»

Когда нужна свободная форма

Свободная форма нужна компаниям, которые расширяют стандартный набор реквизитов. Туда добавляют поля для кода центра затрат, проекта, согласующего руководителя, типа электронной подписи. В сервисе Добыто мы поддерживаем и унифицированную Т-6, и кастомные шаблоны. Кадровик заполняет шаблон, система проставляет реквизиты из карточки сотрудника и отправляет документ на подписание по заданному маршруту.

За сколько дней до отпуска оформляют приказ

Трудовой кодекс не устанавливает конкретного срока для издания приказа на отпуск. Но есть две привязки, от которых кадровику нужно отталкиваться.

Первая — уведомление о начале отпуска. Согласно ч. 3 ст. 123 ТК РФ, работодатель извещает работника о времени начала отпуска не позднее чем за 2 недели. Роструд в письме от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1 разъяснил, что приказ сам по себе не заменяет уведомление. Нужен отдельный документ. Если компания использует приказ как уведомление (что практикуют многие), его издают за 14 дней.

Вторая привязка — выплата отпускных. Отпускные перечисляют не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Бухгалтерии нужен приказ, чтобы рассчитать и начислить сумму. А значит, приказ подписывают раньше, чтобы расчетчик успел.

Получается так: если организация извещает сотрудников отдельными уведомлениями, приказ оформляют не позднее чем за 3 рабочих дня до отпуска (чтобы бухгалтерия провела расчет). Если приказ одновременно является уведомлением, его подписывают за 14 дней.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Мы настраиваем маршруты так, чтобы система автоматически извещала сотрудника за 14 дней через пуш. А приказ формирует и отправляет на подпись за 5-7 рабочих дней. Это дает бухгалтерии запас для расчета отпускных и исключает ситуацию, когда приказ подписан, а денежки сотруднику не начислены.»

Что будет, если приказ оформить с нарушением сроков

Если сотрудник не был своевременно извещен за 2 недели или ему не выплатили отпускные за 3 дня, он вправе требовать переноса отпуска на другое время (ст. 124 ТК РФ). Работодатель обязан перенести отпуск по письменному заявлению работника. За само нарушение — штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: на должностных лиц от 1 000 до 5 000 руб., на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб. При повторном нарушении суммы возрастают до 10 000 — 20 000 руб. для должностных лиц и до 50 000 — 70 000 руб. для юрлиц.

Порядок оформления приказа: пошаговый алгоритм

Алгоритм зависит от того, уходит сотрудник по графику или вне графика. По графику — заявление не обязательно. Вне графика — заявление нужно.

Отпуск по графику

Кадровик смотрит утвержденный график отпусков и за 14 дней направляет сотруднику уведомление. Параллельно или чуть позже готовит приказ по форме Т-6, заполняет все реквизиты, передает на подпись руководителю. Подписанный приказ дают сотруднику для ознакомления под роспись. Копию передают в бухгалтерию для расчета отпускных.

Отпуск вне графика

Сотрудник пишет заявление с указанием дат и вида отпуска. Руководитель визирует. Кадровик готовит приказ. Дальше — стандартный маршрут: подпись руководителя, ознакомление сотрудника, передача в бухгалтерию.

Для льготных категорий — несовершеннолетних (ст. 267 ТК), женщин перед декретом, многодетных родителей с детьми до 14 лет, почетных доноров — работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время. Заявление от таких сотрудников удовлетворяют без возможности отказа.

Как заполнить приказ о предоставлении отпуска: пошаговая инструкция

Образцы документов для оформления отпусков

Типичные ошибки при оформлении приказа на отпуск

За годы работы с кадровыми документами в Добыто мы собрали статистику по ошибкам, которые встречаются в 70% проверяемых компаний. Вот что чаще всего фиксируют инспекторы ГИТ.

Ошибка 1. Неправильный рабочий год. Кадровик указывает календарный год вместо рабочего. Рабочий год считается от даты приема сотрудника, а не от 1 января. Если человека приняли 10 октября 2024, его первый рабочий год заканчивается 9 октября 2025. Отпуск за второй и последующие годы предоставляют в любое время по графику (ст. 122 ТК РФ).

Ошибка 2. Отсутствие подписи работника об ознакомлении. Приказ подписан руководителем, но в графе ознакомления пусто. При проверке это квалифицируют как нарушение порядка оформления кадровых документов.

Ошибка 3. Праздничные дни включены в период отпуска. Нерабочие праздничные дни (ст. 112 ТК РФ) в число календарных дней отпуска не входят и не оплачиваются. Если сотрудник уходит с 1 по 14 июня 2026 года и на этот период выпадает 12 июня — День России, фактический отпуск продлевается на 1 день, а в приказе указывают 14 календарных дней (без праздника) или корректируют дату выхода.

Ошибка 4. Приказ на внутреннего совместителя оформлен одним документом. Если сотрудник работает в организации и основным работником, и внутренним совместителем, оформляют два приказа по Т-6 — отдельно на каждое основание.

Ошибка 5. Нет основания для приказа. Строка «Основание» в Т-6 содержит ссылку на график отпусков или заявление работника. Если это поле пустое — нарушение.

Приказ на отпуск в электронном виде: оформление через КЭДО

С 2022 года (377-ФЗ, ст. 22.1-22.3 ТК РФ) работодатель вправе переводить кадровые документы в электронный вид. Приказ на отпуск входит в перечень документов, которые оформляют в КЭДО. Исключений для него нет (в отличие от приказа об увольнении, акта о несчастном случае и журнала инструктажей по охране труда — эти документы остаются бумажными).

При электронном оформлении приказ подписывают ЭП. Со стороны работодателя — УКЭП юрлица. Со стороны сотрудника для ознакомления — ПЭП, НЭП или УКЭП (зависит от того, что указано в ЛНА о КЭДО). В нашей системе мы рекомендуем для массовых операций вроде приказов на отпуск использовать ПЭП для сотрудников — она бесплатна и не требует выпуска сертификата. Для трудовых договоров и допсоглашений уже нужна минимум НЭП.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Электронный приказ на отпуск в КЭДО — это не просто PDF с плашечкой подписи. Это полная цепочка: система сама формирует документ из шаблона, подтягивает реквизиты из кадровой базы, отправляет на подпись руководителю через маршрут согласования, а потом уведомляет сотрудника пушем на телефон. Тот заходит, видит приказ, подписывает. Кадровик вообще не тратит время на бумажную рутину.»

Юридическая значимость электронного приказа подтверждается ст. 22.3 ТК РФ и 63-ФЗ. Документ, подписанный надлежащими видами ЭП, равносилен бумажному. При проверке ГИТ инспектор запрашивает доступ к системе КЭДО или выгрузку документов с файлами подписей (.sig). Подробнее о видах подписей и их применении в кадровом учете можно прочитать на сайте Минтруда.

Стоимость электронного оформления приказов через КЭДО в 2026 году

Стоимость электронного оформления зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Для компаний до 25 человек подключение КЭДО обходится значительно дешевле, чем содержание бумажного архива.

* Минимальная оплата по тарифу Бизнес — 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Итоговая сумма зависит от численности штата, набора подключаемых модулей и типов электронных подписей — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее.

Хранение приказов на отпуск: сроки и порядок

Приказы на ежегодные оплачиваемые отпуска хранят 5 лет. Приказы на отпуска по беременности и родам, отпуска без сохранения зарплаты — 75 лет (если приказ издан до 2003 года) или 50 лет (если после 2003 года). Сроки установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

При хранении в электронном виде обеспечивают доступность документа с подписями на весь срок хранения. Система КЭДО должна поддерживать выгрузку архива с файлами подписей (.sig) даже при расторжении договора с провайдером. В сервисе Добыто мы гарантируем хранение документов до 50 лет с возможностью выгрузки полного юридически значимого комплекта.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Вся цепочка подписей в электронном приказе фиксируется с отметками времени. Для суда и проверки ГИТ — это серт с привязкой к конкретному моменту. Оспорить факт подписания при такой фиксации практически невозможно. Бумажный приказ с росписью ручкой дает куда меньше гарантий.»

Особые случаи оформления приказа на отпуск

Разделение отпуска на части

По соглашению между работником и работодателем отпуск разделяют на части (ст. 125 ТК РФ). Одна часть — не менее 14 календарных дней. Остальные — хоть по одному дню, ТК ограничений не устанавливает. На каждую часть оформляют отдельный приказ либо один приказ с указанием нескольких периодов.

Отзыв из отпуска

Отзыв допускается только с согласия работника (ст. 125 ТК РФ). Оформляют приказ об отзыве, в котором указывают основание, дату отзыва и дату, на которую переносят неиспользованную часть отпуска. Нельзя отзывать из отпуска беременных, несовершеннолетних и работников, занятых на вредных условиях труда.

Перенос отпуска

Работодатель обязан перенести отпуск, если сотрудник заболел (временная нетрудоспособность), не получил вовремя отпускные или не был извещен за 2 недели. Оформляют приказ о переносе с указанием новых дат и основания (заявление работника, листок нетрудоспособности). При этом больничный по уходу за членом семьи отпуск не продлевает и не переносит — только личная нетрудоспособность.

Мария Ж, спикер по КЭДО:
«Перенос отпуска в электронном виде через КЭДО занимает 5 минут. Сотрудник в личном кабинете подает заявление на перенос, руководитель согласовывает одной кнопкой, кадровик формирует новый приказ. Вся цепочка с отметками времени — в системе. Никаких бумажек с пометками карандашом на графике.»

Выводы: приказ на отпуск в 2026 году

Приказ о предоставлении отпуска — обязательный распорядительный документ работодателя. Его оформляют по унифицированной форме Т-6 или в свободной форме с обязательными реквизитами: ФИО, табельный номер, рабочий год (не календарный), вид и период отпуска, подпись руководителя, ознакомление работника. Сроки издания привязаны к уведомлению за 14 дней (ст. 123 ТК РФ) и выплате отпускных за 3 дня (ст. 136 ТК РФ). Штраф за нарушения — от 30 000 до 50 000 руб. на юрлицо по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

При переходе на КЭДО приказ на отпуск оформляют в электронном виде с подписанием ЭП (УКЭП со стороны работодателя, ПЭП или НЭП со стороны работника). Электронный приказ юридически равносилен бумажному. Автоматизация через КЭДО исключает ошибки в реквизитах, ускоряет маршрут подписания и обеспечивает хранение с файлами подписей на весь нормативный срок.

В 2026 году компании с численностью от 50 сотрудников теряют на ручном оформлении приказов 3-5 рабочих дней кадровика ежемесячно. При стоимости КЭДО от 30-50 руб. за сотрудника в месяц затраты на автоматизацию окупаются за первый квартал работы.

Часто задаваемые вопросы