Особенности перехода на кадровый электронный документооборот КЭДО

Блог

Электронный документооборот может распространяться на все делопроизводство в компании, либо на отдельные процессы. Работу с кадровой документацией можно вести через профильные программы и приложения – системы КЭДО. В них учтены требования к составу, форме и содержанию документов по кадрам, предусмотрены различные функции для взаимодействия с персоналом. При выборе системы КЭДО важно обращать внимание не только на функционал и стоимость, но и на иные факторы.

Читайте, какие особенности перехода на кадровый электронный документооборот нужно учесть компании, как установить и настроить КЭДО, организовать работу отдела кадров.

КЭДО – обязательно или добровольно?

Использование электронного документооборота выгодно не только бизнесу, но и государству. Это упрощает процессы контроля за документацией, получения и проверки отчетности, иные процессы. Поэтому переход на электронный документооборот, начатый в виде эксперимента еще в 2018 году, сейчас близок к завершению. Ряд обязательных требований распространяется:

  • на оформление и сдачу отчетности исключительно в цифровом формате (кроме микропредприятий, отдельных форм отчетов);
  • на ведение электронного делопроизводства в бюджетных и государственных учреждениях;
  • на оформление отдельных видов документов только в электронном виде (например, трудовые книжки, которые впервые заводятся на сотрудника).

В остальном, электронный документооборот, в том числе по кадровым процессам, пока является правом, а не обязанностью коммерческих организаций. Поэтому компании сами определяются плюсы и минусы внедрения КЭДО, принимают решения о выборе определенного программного продукта.

Оптимальным решением для вашей компании станет приобретение и использование модуля «Добыто. КЭДО». Программа отвечает всем современным требованиям, упростит и ускорит процессы работы с документами по кадрам. Не менее важно, что «Добыто. КЭДО» внесено в реестр отечественного программного обеспечения. Это позволяет устанавливать модуль даже в бюджетных и государственных структурах.

Комментарий эксперта. Плюсы КЭДО есть не только для организации-работодателя, но и для рядовых сотрудников. Они смогут получить доступ к сервисам и приложениям, быстро получать и передавать документы. Дополнительные расширения модуля «Добыто» дают возможность проводить обучение и развитие персонала, проверять их квалификацию, использовать другие технологии по работе с кадрами.

Ожидается, что уже через несколько лет использование КЭДО станет обязательным требованием для всех компаний
Ожидается, что уже через несколько лет использование КЭДО станет обязательным требованием для всех компаний

Ключевые преимущества для организации

Сам факт перевода процессов согласования, подписания и хранения документов в электронный формат уже дает значительные преимущества. Это намного быстрее и удобнее, чем работать с обычной бумажной документацией. Но у систем КЭДО есть и иные выгоды, актуальные для бизнеса:

  • экономия средств и трудозатрат на осуществление всех процессов;
  • возможность взаимодействовать с государственными и коммерческими структурами через сервисы и приложения;
  • использование решений для кадрового планирования, постановки задач и контроля за их выполнением;
  • возможность использовать типовые шаблоны и образцы кадровых документов, унифицированные формы (они есть в каждой системе КЭДО).

Также у каждой программы есть свои преимущества, которые может оценить бизнес. Например, это могут быть различные расширения под узкие требования, гибкая и простая интеграция с другими программными продуктами. Важно обращать внимание на возможность работы с разных технических устройств, на уровень защиты документов и сведений. Все указанные выше преимущества предлагает модуль «Добыто. КЭДО».

Есть ли минусы у перехода на кадровый электронный документооборот

Об этом также стоит сказать, поскольку при выборе и внедрении КЭДО можно столкнуться со сложностями:

  • компании может потребоваться кардинальная модернизация оборудования, если оно не отвечает минимальным техническим, операционным требованиям;
  • хотя затраты на внедрение КЭДО обязательно окупятся, первоначальные расходы могут составить внушительную сумму;
  • если сотрудник фирмы ранее не работали с КЭДО, придется потратить время и средства на их обучение.

Одним из условий для полноценной работы с «Добыто. КЭДО» или другими программами является оформление электронных подписей. Сейчас этот процесс не представляет особой сложности, занимает 1-2 дня. Оплата услуг за выпуск ЭЦП также не сильно обременит бюджет организации.

Как перейти на КЭДО: действия и решения

Оформление документа на ПК и последующая его распечатка на бумаге не относится к электронному делопроизводству. Оно предусматривает:

  • перевод всех процессов работы с документов в цифровой формат (в частности, в программе осуществляется не только подготовка бланка, но и его подписание, хранение);
  • соблюдение определенных требований к форматам файлов и виду электронных подписей (максимум возможностей дает выпуск УКЭП);
  • обеспечение надлежащего уровня защиты данных и документации, их шифрование и т.д.

Состав документов, которые компания может вести в цифровом формате, определяется на свое усмотрение. Со стороны государства введено только ряд исключений, когда документация должна оформляться «на бумаге». В частности, из примеров можно отметить документы о проведении инструктажей с персоналом, материалы о расследовании несчастных случаев на производстве.

Разъяснения эксперта. На рынке есть комплексное программное обеспечение, где можно работать сразу со всеми документами компании. Но во многих случаях это неактуально и слишком затратно для бизнеса. Поэтому стоит рассмотреть профильные программы, разработанные специально для кадровых процессов. Одним из таких решений является модуль «Добыто. КЭДО».

Примерный алгоритм работы с системой кадрового электронного документооборота
Примерный алгоритм работы с системой кадрового электронного документооборота

Выбор программного обеспечения

Реклама не всегда отражает реальную и объективную картину с функционалом системы КЭДО, особенностями работы с ней. Поэтому рекомендуем обращать внимание:

  • на функции, которые важны именно вашей компании (например, в отношении модуля «Добыто. КЭДО» это можно сделать путем заказа демоверсии);
  • на соотношение цена/качество, соответствие возможностям вашего бюджета;
  • на перечень дополнительных расширений и сервисов, которые предлагают разработчики;
  • на включение в реестр отечественного ПО, чтобы не возникло проблем с использованием программы;
  • на наличие полноценной эксплуатационной документации, перевод интерфейса на русский язык.

Также рекомендуем оценить уровень поддержки пользователей, так как это обязательно пригодится при установке, настройке и эксплуатации системы. Специалисты «Добыто. КЭДО» гарантируют быстрое решение всех проблем, окажут помощь в обучении персонала.

Установка и настройка системы КЭДО

Установкой и настройкой программ обычно занимаются представители компании-разработчика. Процесс может предусматривать вовлечение штатных сотрудников организации-заказчика. Так они смогут оперативно устранять проблемы, возникающие на уровне рядовых пользователей.

Даже самая современная программа нуждается в периодическом обновлении. С «Добыто. КЭДО» в этом вопросе не возникнет сложностей. Также компания обязательно оценит инновации, так как модуль использует алгоритмы искусственного интеллекта. Это пригодится не только при ведении делопроизводства, но и при онбординге или оффбординге кадров, в иных процессах.

Организация работы с кадровым электронным документооборотом

Чтобы реализовать весь функционал, предусмотренный системой кадрового документооборота КЭДО, необходимо:

  • внимательно изучать мануал, где раскрыты все возможности и особенности использования программы;
  • разработать и утвердить локальные акты, описывающие регламент работы с КЭДО (инструкции, положения, приказы и т.д.);
  • распределить полномочия и уровни доступа к КЭДО для разных специалистов компании, отдельных подразделений;
  • провести предварительное тестирование системы после установки и настройки (при взаимодействии со службой поддержки);
  • выполнить дополнительные мероприятия для подключения к системе КЭДО всех подразделений, ответственных лиц.

В локальных актах компания описывает, на какие документы и процессы будет распространяться делопроизводство в КЭДО. Ограничений практически нет, а предприятие может сразу разработать единые формы и шаблоны для применения в текущей работе.

Важным преимуществом «Добыто. КЭДО» является возможность формировать и подавать отчетность по персоналу. Для этого через модуль можно подключиться к государственным платформам (как минимум, личный кабинет на сайтах ФНС и Социального фонда РФ). На специалистов, которые будут работать с отчетностью и иными документами, выпускаются электронные подписи.

В процессе работы сервисы КЭДО можно использовать для архивирования документации. Если ранее кадровые документы были подписаны в бумажном виде, их также можно перевести в цифровой формат. Регламент таких мероприятий утверждается локальными актами предприятия.

Комментарий эксперта. В ТК РФ описаны требования о получении согласия работника на оформление его кадровых документов «в цифре». Указанное согласие включается в личное дело. При этом работодатель обязан соблюдать общие правила работы с персональными данными граждан, их защите от несанкционированного распространения. В противном случае компании и его руководству грозит ответственность.

При наличии согласия работника в КЭДО можно оформлять трудовые договоры
При наличии согласия работника в КЭДО можно оформлять трудовые договоры

Обучение сотрудников

Интерфейс и порядок работы с системой КЭДО обычно не вызывают сложностей. Но при внедрении новой программы, особенно если у сотрудников кадровой службы нет соответствующих навыков, необходимо:

  • провести предварительное обучение (например, на базе полноценной программы или в демоверсии);
  • обеспечить постоянное взаимодействие со службой поддержки разработчика, так как на начальном этапе работы наверняка возникнут вопросы;
  • периодически контролировать основные процессы, которые осуществляются в системе КЭДО, своевременно реагировать на недостатки и ошибки.

Чем подробнее и нагляднее составлены эксплуатационные документы (мануалы), тем легче пройдет освоение программы. Но некоторые моменты действительно могут вызывать сложности. На этот случай специалисты поддержки «Добыто. КЭДО» готовы оказать помощь круглосуточно.

Оптимальное решение для бизнеса – модуль «Добыто. КЭДО»

Используя все возможности модуля «Добыто. КЭДО», вы обеспечите полноценный переход на кадровый электронный документооборот. Программное обеспечение позволяет:

  • оформлять, согласовывать, подписывать и хранить документы по кадрам, обмениваться ими через электронные сервисы;
  • формировать отчетность, работать с аналитической и статистической информацией по кадровым направлениям;
  • работать со всеми видами электронных подписей;
  • проводить совместные мероприятия, связанные с решением кадровых вопросов.

Отличным дополнением станет модуль «Добыто. Знания». Там можно не только проводить обучение персонала, но и создать корпоративную базу знаний. Это полностью отвечает современным кадровым технологиям.

Для полноценной работы с КЭДО требуется электронная иподпись
Для полноценной работы с КЭДО требуется электронная иподпись

Заключение

  • Используя систему кадрового электронного документооборота (КЭДО), компания упрощает делопроизводство, экономит средства и время на всех процессах. Современные системы КЭДО предлагают не только функционал по работе с документацией, но и множество дополнительных опций.
  • Выбирая систему КЭДО для своей компании, нужно обращать внимание не только на ее стоимость и функционал. Стоит оценить качество работы службы поддержки, возможность интеграции с другими программами, надлежащий уровень защиты данных.
  • При установке и настройке КЭДО желательно провести обучение с персоналом, который будет работать с программой. Также требуется разработка локальных актов, где описывается регламент взаимодействия в системе.

FAQ

Зачем компании нужен кадровый электронный документооборот (КЭДО)?

Как минимум, система позволит вести делопроизводство по кадрам в электронном виде. Но функционал большинства программ намного шире, включает возможность формирования и отправки отчетности, взаимодействие подразделений и специалистов. Рядовые сотрудники также получают ограниченный доступ к сервисам КЭДО.

Где найти систему кадрового электронного документооборота?

На рынке есть множество предложений по системам КЭДО. Рекомендуем обратить внимание на модуль «Добыто. КЭДО», который отвечает всем современным требованиям, включен в реестр отечественного ПО. Особенности работы с системой можно оценить по бесплатной демоверсии.

Какой компании нужен кадровый электронный документооборот КЭДО?

Система нужна как коммерческим организациям, так и бюджетным или государственным учреждениям. В ближайшее время стоит ожидать, что государство переведет весь кадровый документооборот в электронный вид. Сейчас это требование обязательно только для бюджетных структур.

Список источников

Добыто