Нельзя добиться успеха в делах без логичной структуры управления знаниями. Люди полагаются на освоенную информацию, чтобы знать, какие предпринять шаги для достижения поставленных целей. Организации располагают огромным количеством доступной информации. Не использовать ее в интересах бизнеса — напрасно тратить время. А поскольку в сфере информационных технологий постоянно разрабатываются инновации, сбор и распространение этих знаний по всему предприятию имеет смысл.
Читайте, какие методы управления знаниями может использовать работодатель. как применить их на практике и оценить эффективность работы с кадрами.
- Смысл и цель управления знаниями
- Какие существуют типы знаний
- Методы и инструменты управления знаниями
- Цифровое управление знаниями
- Потребность в программном обеспечении для управления знаниями
- Решение кадровых задач
- Как работает программное обеспечение для управления кадровым документооборотом
- Захват документов
- Хранение документов
- Извлечение документов и обмен
- Преимущества цифрового документооборота
- Увеличение производительности
- Повышение безопасности документов
- Упрощение адаптации
- Заключение
- Список источников
Смысл и цель управления знаниями
Управление знаниями — это целенаправленный процесс создания, координации, поддержания и обмена знаниями и опытом внутри организации. Первостепенной целью является повышение производительности и сохранение данных внутри компании. Включает в себя сбор, распространение и мониторинг данных для увеличения эффективности использования общедоступной информации организации.
Особенно актуально сохранение и передача опыта и приобретенных знаний для компаний, ведущих деятельность в b2b сфере. Их активность связана не только с внутренними процессами организации. Сотрудникам таких организаций необходимо обрабатывать, анализировать и сохранять большой пласт информации о взаимодействии с заказчиками, чтобы улучшить клиентский сервис.
По мере того как организация развивается, осваивает новые области и определяет подход к ведению бизнеса, накапливаются значительные институциональные знания. Передача информации новым или менее опытным сотрудникам жизненно важна для поддержания успешной деятельности.
Управление знаниями можно разделить на три основные области:
- накопление;
- хранение;
- обмен.
Накапливая и сохраняя знания сотрудников, компании придерживаются методов, позволивших добиться успеха в прошлом. Распространение этих данных по всей организации информирует сотрудников о прошлых подходах, которые повышают производительность или лучше обосновывают новые стратегии. Оптимальным решением для реализации всех методов управления станет модуль «Добыто. Знания».
Комментарий эксперта. Для достижения цели управления знаниями компании должны поддерживать культуру обучения и развития, создавая среду, в которой сотрудникам предлагается обмениваться информацией для улучшения работы коллектива.
Какие существуют типы знаний
Не все знания одинаковы. Понимание различных типов может упростить организацию и обслуживание информации. Основные знания, с которыми можно столкнуться в процессе управления, можно классифицировать следующим образом.
Тактические
Одни из наиболее сложных типов знаний для преподавания или передачи. Строятся и собираются на основе практики и личного опыта, оттачивания умений по определенной теме. Способы получения этих знаний могут отличаться у разных людей. Трудно объяснимы простыми способами. Примеры тактических знаний: эффективное лидерство, инновационное мышление и деловая хватка.
Неявные
Так же как и тактические их сложно документировать и распространять. Неявное знание — это инновационный подход к решению определенного сценария, присутствующего в процессах и подпрограммах. Методом проб и ошибок, а также повторением, человек может получить неявное знание о том, как наилучшим образом выполнить задачу. В числе примеров — управление проектами или разрешение инцидентов.
Явные
Самый известный и простой тип знаний. Часто отражается в различных видах документации, таких как руководства, отчеты, видео или ответы на часто задаваемые вопросы. Получение этих знаний имеет решающее значение для передачи информации сотрудникам организации.
При правильном использовании все эти данные обладают потенциалом для повышения производительности сотрудников, помогают оптимизировать бизнес-процессы и способствуют развитию инноваций и гибкости организации. Однако без надлежащих инструментов управления знаниями эти возможности могут остаться незамеченными. Избежать таких проблем поможет модуль «Добыто. Знания».
Комментарий эксперта. Обработка информации — одна из самых больших проблем, стоящих сегодня перед компаниями. Основная сложность заключается в постоянно растущем объеме данных, за которым следует избыточная и неточная информация, хранящаяся в разных архивах. Управление знаниями может решить эти проблемы путем централизации, внедрения процессов редактирования, предоставления данных по нескольким каналам связи из одного надежного источника.
Методы и инструменты управления знаниями
Система управления знаниями включает в себя набор инструментов, процедур, методов работы и желаемого поведения, которые помогают организации собирать информацию и обмениваться ею. Применимо к определенной сфере деятельности, выделяют следующие методы управления знаниями:
- центральное хранилище, действующее как единый источник достоверности: база знаний, корпоративная wiki-система или корпоративный интранет;
- системы администрирования для эффективного хранения, упорядочивания и управления документами и записями организации;
- системы для управления обучением и развитием сотрудников (как вариант, модуль «Добыто, Знания»);
- корпоративные инструменты поиска для улучшения возможности обнаружения активов знаний;
- инструменты определения местоположения знаний, которые помогают выявлять экспертов в данной области внутри организации;
- инструменты управления проектами для отслеживания задач, прогресса и знаний, полученных в ходе работы;
- аналитические инструменты для мониторинга и анализа использования знаний и поведения сотрудников с целью выявления областей для улучшения;
- инструменты для коммуникации и совместной работы;
- ПО для обслуживания клиентов и поддержки.
Комментарий эксперта. Технологии играют решающую преобразующую роль и являются ключевой частью изменения корпоративной культуры в сторону обмена знаниями. Использование технологий помогает оптимизировать общение, дискуссии, распространение знаний и многое другое.
Цифровое управление знаниями
Управление знаниями должно быть эффективным и гибким. Для этого следует воспользоваться возможностями, которые предоставляют цифровые технологии. Цель — записывать, хранить, делиться и использовать информацию быстрее и целенаправленнее. Поэтому база данных знаний должна быть легкодоступна для всех сотрудников компании. Создать ее можно на основе модуля «Добыто. Знания».
Цифровые технологии обладают преимуществом, заключающимся в обеспечении структурированного и систематического хранения информации и документов. Четкая категоризация и индексирование значительно упрощают поиск соответствующих знаний.
Оцифровка знаний делает обмен намного продуктивнее. Например, можно просматривать не только текстовые документы, но и фотографии, скриншоты и видео.
Потребность в программном обеспечении для управления знаниями
Когда высококвалифицированные профильные эксперты, инженеры и менеджеры покидают организацию, то забирают с собой многолетние знания, с трудом заработанные на опыте. Большая часть утраченной информации не была задокументирована. Таким образом, организации могут потерять значительную часть своих конкурентных преимуществ.
То, как организация управляет своими знаниями и распространяет их, является ключом к принятию обоснованных бизнес решений. Организации могут использовать программное обеспечение для управления знаниями и мероприятиями, такими как обучение, внедрение передовых практик для процессов и проектов, создание базы ответов на часто задаваемые вопросы. Отличным примером такого ПО является модуль «Добыто. Знания».
Некоторые платформы специально разработаны для управления знаниями. Хранение и систематизация информации единственная услуга, которую они предоставляют. Другие системы поставляются в комплекте с программным обеспечением для управления проектами или создания корпоративного интранета. Примером таких программных продуктов является модуль «Добыто. Знания».
Комментарий эксперта. Инструменты, такие как самопомощь и базы знаний, способствуют снижению объема обращений в службу поддержки на 14%. И хотя одних технологий недостаточно для успешного управления знаниями, они по-прежнему играют важную роль в создании эффективных корпоративных инструментов управления знаниями или решений, специфичных для бизнес-функций.
Решение кадровых задач
Эффективный контроль документооборота при управлении знаниями имеет решающее значение для предприятий с распределенным на местах персоналом. Без подходящих инструментов сбор, хранение и доступ к документам могут привести к остановке работы. Правильное ПО для управления кадровым документооборотом может избавить от необходимости искать важные файлы в неорганизованных картотеках.
Расширенный функционал, например, цифровые формы, делают сбор информации от сотрудников быстрым и легким. Программное обеспечение для управления кадровым документооборотом позволяет легко ограничить доступ к документам, гарантируя соблюдение требований конфиденциальности информации.
Лучшее ПО для кадровых операций выходит за рамки простой системы подачи документов. Вот некоторые из ключевых функций:
- Простое и интуитивно понятное управление. При большом количестве различных документов, необходимых работникам, подрядчикам и клиентам, важен простой пользовательский интерфейс, позволяющий четко упорядочивать документы в соответствии с подписью, датой, назначением и названием.
- Группировка и назначение сотрудникам цифровых форм. Распределение работников по отделам, должностям или стажу работы повышает эффективность распространения информации. Это может облегчить жизнь сотрудникам отдела кадров. Например, они могут быстро отправлять линейным менеджерам полный набор документов, необходимых для выполнения конкретной задачи, например, для приема новых сотрудников.
- Отслеживание документов. Эта функция полезна для обеспечения соблюдения сотрудниками требований законодательства. Возможность мгновенной проверки состояния на мобильном устройстве может обнадежить как руководство, так и клиентов.
- Сбор электронных подписей. Сбор ЭП в процессе адаптации или повседневной работы является ценной функцией. Сотрудникам больше не требуется физически подписывать документы. Это особенно практично для удаленных работников, которые могут редко посещать офис компании.
Все указанным возможностям отвечают модули «Добыто. КЭДО» и «Добыто. Знания». Программное обеспечение для управления кадровыми знаниями предотвращает потерю важных файлов и документов и облегчает их поиск с помощью различных функций отбора. Это важнейший инструмент для HR-команд в бизнесе любого размера.
Как работает программное обеспечение для управления кадровым документооборотом
ПО для управления кадровыми знаниями экономит время и деньги, делая информацию доступной для всех, кто в ней нуждается. Избавляет специалистов по персоналу от выполнения повторяющихся и отнимающих много времени задач и освобождает их для более высокого уровня кадровой деятельности. Выполняет важные функции, захватывая, сохраняя, извлекая документы и предоставляя общий доступ. Чтобы повысить эффективность управления кадровыми процессами, рекомендуем использовать модули «Добыто».
Захват документов
Кадровые инструменты должны иметь функцию сбора документов из любого источника. Этот шаг включает индексирование информации, для легкого получения доступа в будущем. Например, возможность присвоения номера сотруднику или заказу, чтобы сделать информацию более доступной для поиска.
Хранение документов
Очень важно, чтобы основные документы хранились в одном месте. Сотрудникам необходимо иметь доступ к файлам в любое время и из любого места. Это качество применимо как к статическому контенту, такому, как счета-фактуры, так и к динамическому, такому как формы.
Централизованное хранилище документов также предоставляет преимущества контроля версий. В случае, если изменения внесены по ошибке, можно вернуться к более ранней версии документа. Эту проблему также можно частично устранить, включив разрешения для сохраненных файлов.
Извлечение документов и обмен
Хранимая информация должна быть быстрой и легкой для доступа. В противном случае система не сможет выполнить свою основную задачу. Предоставление сотрудникам функций поиска гарантирует, что информация остается у них под рукой.
Эффективное программное обеспечение для управления документами позволяет обмениваться файлами множеством способов, таких как FTP и электронная почта.
Преимущества цифрового документооборота
Ручное управление документами сопряжено со многими ненужными расходами. Траты на бумагу и чернила, обслуживание принтера, счета за электроэнергию и помещения для хранения данных делают использование физических картотечных систем дорогостоящим. Управление знаниями с помощью цифровых инструментов не только устраняет эти расходы, но и экономит драгоценное время персонала, которое можно потратить с большей пользой, принося прибыль компании.
Увеличение производительности
Индексирование сохраненных документов с использованием даты, метаданных или других уникальных идентификаторов делает поиск документов быстрым и легким. Это практически сокращает время на хранение и извлечение файлов. Возможность сотрудничать с коллегами повышает качество работы и позволяет использовать сильные стороны членов команды.
Заинтересованные стороны могут получить доступ к необходимым им документам одним нажатием кнопки. Электронные подписи, отчеты о соответствии требованиям и уведомления об истечении срока действия выполняются быстро и легко, что еще больше повышает эффективность деятельности отделов.
Повышение безопасности документов
Помимо повышения производительности, ПО для управления документооборотом также более безопасно. Общие функции, такие как настройки разрешений, установление пароля, контроль доступа и шифрование данных, защищают конфиденциальные файлы компании. Например, можно контролировать, какие сотрудники работали с конфиденциальными данными компании. В качестве альтернативы можно ограничить доступ сотрудников только для чтения.
Упрощение адаптации
Цифровые технологии ведения документооборота значительно упрощают адаптацию и другие процессы при управлении персоналом. Такие функции, как электронная подпись, даты истечения срока действия и напоминания, помогают ограничить задержки и сократить количество ошибок. Всем этим преимуществам отвечают модули «Добыто».
Заключение
- Управление знаниями важно, поскольку сохраняет каждый из различных типов знаний организации. Комплексная система помогает гарантировать, что сотрудники получат доступ как к явным знаниям, необходимым для выполнения рутинных задач, так и к неявным — для создания инновационных решений, услуг и продуктов.
- Программное обеспечение для управления знаниями играет решающую роль в удовлетворении сложных потребностей современного бизнеса. Внедрение ПО может повысить эффективность деятельности за счет сокращения повторяющихся рабочих процессов и более быстрого предоставления сотрудникам доступа к актуальной информации.
- Цифровые решения для управления кадровым документооборотом помогают компаниям собирать и хранить данные, управлять важнейшими документами, относящимися к кадровым и ресурсам. Объединяют документы и файлы в централизованном пространстве, доступ к которому возможен из любого места по мере необходимости.
