Организация кадрового документооборота

Организация кадрового документооборота включает выбор формата ведения документов, утверждение локальных актов, приобретение и установки системы КЭДО. Также необходимо обучить сотрудников, которые будут работать с документацией по кадрам, периодически повышать их квалификацию. Общие правила ведения кадрового документооборота предусмотрены законодательством. Точный порядок действий в рамках делопроизводства определяется локальными актами компании.

Читайте, что включает организация кадрового документооборота, какие мероприятия и решения должен выполнить работодатель, чем поможет использование системы КЭДО.

Общие принципы организации кадрового документооборота

Документооборот – это комплекс действий и процессов, связанных с документами. Это может быть и работа с кадровой документацией, в том числе:

• оформление документов по личному составу (приказы, распоряжения, трудовые договоры, личные дела и т.д.);
• обмен документами и сведениями внутри компании (например, служебные записки, табели учета рабочего времени и т.д.);
• ведение внутренней отчетности и подача форм в государственные структуры (например, ЕФС-1 для Социального фонда РФ);
• учет, хранение и архивирование документов по кадрам;
• иные процессы и мероприятия, по итогам которых оформляются определенные кадровые документы.

Это только общее описание направлений, по которым может вестись кадровый документооборот. Чем больше документов предстоит оформлять в текущей работе с кадрами, тем сложнее организовать эффективное делопроизводство.

Для организации кадрового документооборота нужно учитывать общие требования:

• по составу и формату обязательных документов;
• по соблюдению правил, определенных законодательством;
• по защите персональных данных граждан;
• по срокам хранения документации, исходя из ее вида и содержания;
• по требованиям к архивированию и уничтожению документов.

Руководитель компании напрямую задействован в кадровом документообороте. Но большинство полномочий обычно осуществляют специалисты профильных отделов и служб.

Комментарий эксперта. С кадровым документооборотом сталкиваются даже компании, в которых работает всего несколько сотрудников. Необходимо оформлять приказы и трудовые договоры, заполнять и хранить трудовые книжки, сдавать отчеты и т.д. На больших предприятиях ежедневно могут оформляться десятки документов по кадрам. Поэтому важно сразу организовать эффективный кадровый документооборот, точно распределить полномочия между отделами и специалистами. Упростить эту задачу поможет модуль «Добыто. КЭДО».

Требования законодательства

В нормативных актах РФ есть множество обязательных требований к организации и ведению кадрового документооборота. Вот несколько примеров:

• почти для всех видов документов по кадрам установлены минимально необходимые сроки хранения;
• для многих документов утверждены точные сроки оформления, выдачи работнику;
• введено обязательное правило о сдаче отчетности по кадрам в электронном виде, если численность персонала превышает 10 человек.

Также нужно учитывать, что требования законодательства постоянно меняются и дополняются. В частности, регулярно вводятся новые формы отчетности, осуществляется поэтапный переход на полный электронный документооборот. Чтобы избежать нарушений и вовремя отслеживать изменения в нормативной базе, рекомендуем работать с модулем «Добыто. КЭДО».

Нюансы организации кадрового документооборота на предприятии

Организация кадрового документооборота нужна с первых дней работы компании. Как минимум, в перечень первых действий и решений будет входить:

• утверждение штатного расписания, локальных актов о порядке делопроизводства;
• вступление в должность директора, подбор персонала и оформление документов о приеме на работу;
• сдача отчетности о численности сотрудников, их стаже, размеру страховых взносов и т.д.;
• определение формата, в котором будет вестись документооборот (бумажный или электронный).

Если у предприятия есть филиалы и представительства в других городах (регионах), необходимо организовать взаимодействие для работы с документами, обмена информацией. Эти процессы упрощаются, если использовать систему «Добыто. КЭДО».

Состав документации

Чтобы организовать кадровое делопроизводство, необходимо знать, что входят в состав обязательных и иных документов. Их можно классифицировать следующим образом:

• документы, обязательные к оформлению в любом случае (трудовые договоры, уведомления о сокращении, отчетность, графики отпусков и т.д.);
• документы, которые оформляются на усмотрение работодателя (в добровольном порядке);
• документы, которые нужно обязательно оформлять при определенных обстоятельствах (например, материалы о служебном расследовании и дисциплинарной ответственности).

В нормативных актах есть унифицированные формы многих кадровых документов. Но у работодателя есть право утвердить свои образцы документации. Много готовых шаблонов под разные ситуации есть в базе модуля «Добыто. КЭДО». Они полностью отвечают требованиям законодательства.

Комментарий эксперта. Для трудовых договоров и многих других документов законодательство содержать перечень обязательных условий. Это также нужно учитывать при организации документооборота. Отсутствие обязательных положений в каком-либо документе может стать основанием для административной ответственности. Трудовой спор с работником может передаваться на рассмотрение суда.

Назначение ответственных лиц

Все кадровые документы должен кто-то оформлять. Общая ответственность за документооборот входит в полномочия руководителя компании. В частности, ему необходимо подписывать приказы и трудовые договоры, отчетность в СФЦ, иную документацию. Для работы с системой электронного документооборота будет нужна УКЭП. Этот вид электронной подписи дает возможность подписывать любые виды документов.

Непосредственная работы с кадровой документацией может входить в полномочия и других специалистов компании:

• начальника и сотрудников кадровой службы;
• руководителей и специалистов других структурных подразделений;
• должностных лиц, наделенных отдельными полномочиями.

В кадровом документообороте участвуют и рядовые сотрудники. Например, они подают различные заявления, заполняют предложения для графика отпусков, выполняют иные действия. Персонал можно подключить к системе электронного документооборота (с ограниченными полномочиями). Чтобы оформлять документы в цифровом виде, необходимо получить персональное согласие от каждого работника. В конечном итоге, это упростит взаимодействие по всем кадровым вопросам.

Выбор формата ведения кадрового документооборота

В этом вопросе возможны разные варианты. С учетом современных реалий, компания может выбрать:

• ведение кадровых документов в привычном бумажном формате (но при этом отчетность в государственные органы все равно придется сдавать в электронном виде);
• использование систем кадрового электронного документооборота (оптимальным решением станет работа с модулем «Добыто. КЭДО»);
• использование комбинированного формата (бумажный и электронный вид документов).

Нужно учитывать, что поэтапный переход на электронное кадровое делопроизводство осуществляется в рамках программы государственной цифровизации. Поэтому рано или поздно, по перейти на использование систем КЭДО придется всем коммерческим организациям. Соответственно, лучше заранее организовать электронный документооборот, отработать все процессы на практике и обучить персонал.

При подборе системы КЭДО необходимо обращать внимание не только на стоимость подключения и технического обслуживания. Не менее важны такие критерии, как удобство пользования, наличие дополнительных расширений и сервисов, скорость работы программы, соответствия современным стандартам. Решить все задачи, связанные с кадровым делопроизводством, поможет модуль «Добыто. КЭДО».

Комментарий эксперта. Системы КЭДО должны отвечать обязательным требованиям законодательства. В частности, это относится к правилам хранения и защиты информации, использования электронных подписей. Система должна быть включена в реестр отечественного ПО, чтобы ее можно было установить в организациях любого типа. Всем указанным критериям отвечает модуль «Добыто. КЭДО».

Обучение персонала и повышение квалификации

С общими основами кадрового делопроизводства должен быть знаком руководитель компании. В противном случае он не сможет увидеть ошибки или несоответствия в документах, которые будут представлены ему на подписание. Но основной объем работы возлагается на специалистов кадровой службы, общего делопроизводства организации. Они должны:

• иметь соответствующее образование, квалификацию, знания и навыки;
• уметь работать с общими и профильным программами для электронного документооборота;
• обладать навыками общения с людьми, управления персоналом;
• знать основы архивного дела, положения трудового законодательства.

При подборе специалистов в отдел кадров нужно учитывать квалификационные требования, положения профессиональных стандартов. В процессе работы необходимо периодически проводить обучение и повышение квалификации, развивать навыки и умения сотрудников. Это позволит соответствовать всем современным тенденциям в сфере документооборота, изменениям в законодательстве.

Локальные акты о кадровом делопроизводстве

Чтобы организовать кадровый документооборот в компании, нужны внутренние локальные акты. Как минимум, для описания указанных процессов разрабатываются и утверждаются:

• общие инструкции по кадровому делопроизводству;
• положение об отделе кадров с указанием общих полномочий;
• должностные инструкции на специалистов, которые будут задействованы в процессах документооборота;
• типовые формы и шаблоны документов по кадрам (большое количество образцов можно найти в базе модуля «Добыто. КЭДО»).

Отдельные локальные акты издаются для процедуры перехода на электронный документооборот. Сюда входит приказ о назначении ответственных лиц, регламент работы с системой и правила предоставления доступа к ней. Также компания может разработать соглашение о конфиденциальности, чтобы исключить разглашение персональных данных, сведений коммерческой тайны.

Комментарий эксперта. Для организации кадрового документооборота можно привлекать сторонние компании, профильных экспертов. К примеру, для указанных целей часто применяется схема с аутсорсингом. Для подбора персонала и оформления соответствующих документов можно заключить договор с рекрутинговым агентством. Окончательное решение принимается с учетом финансовых возможностей, структуры подразделений и штата предприятия.

Преимущества организации кадрового документооборота с использованием модуля «Добыто. КЭДО»

В процессе организации кадрового документооборота рекомендуем принять решение о внедрении системы КЭДО. Отличным решением для этого станет модуль «Добыто. КЭДО», функционал которого позволяет:

• работать со всеми видами электронных подписей;
• использовать готовые шаблоны кадровой документации под любые задачи;
• вести учет, хранение и архивирование документов в защищенном формате;
• настроить процессы взаимодействия между разными подразделениями и специалистами;
• формировать внутреннюю и внешнюю отчетность по кадрам.

Обучение работе с «Добыто. КЭДО» не вызовет особых сложностей. Изучить основные возможности программы можно в бесплатной демоверсии.

Заключение

• Организация кадрового документооборота включает комплекс действий и решений со стороны руководства компании, других должностных лиц и специалистов. Сам документооборот включает процессы оформления, согласования, подписания, учета и хранения документов.
• Для организации кадрового документооборота необходимо разработать и утвердить локальные акты, должностные инструкции. Важное значение имеет квалификация и знания специалистов, занятых делопроизводством.
• Для оптимизации работы с документами желательно использовать систему кадрового электронного документооборота. Рекомендуем обратить внимание на модуль «Добыто. КЭДО».

FAQ

Что значит организация кадрового документооборота?

Под этим процессом понимаются действия и решения руководства компании, определяющие порядок работы с кадровыми документами. Почти всю документацию по кадрам можно вести в электронном виде.

Что нужно для организации кадрового документооборота?

Компании нужно определиться с форматом ведения документов (бумажный или электронный), обучить специалистов и обеспечить их всем необходимым для работы. Также разрабатываются инструкции и иные локальные акты по делопроизводству.

Кто отвечает за организацию кадрового документооборота?

Общая ответственность возлагается на главу предприятия. Но многие действия будут осуществлять иные уполномоченные лица, в том числе специалисты кадровой службы.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)