Оформление на работе академического отпуска для получения образования

На практике нередко встречаются ситуации, когда работнику нужно оформить учебный отпуск для получения образования, сохранив при этом за собой рабочее место. Работодатель, получив необходимые подтверждающие документы, обязан предоставить сотруднику такой отпуск. Впрочем, далеко не в каждом случае академический отпуск будет оплачиваемым.

Читайте, как оформляется отсутствие на работе в связи с учебой, какие документы нужно предоставить, в каких случаях можно рассчитывать, что отпуск будет оплачиваемым.

Определение

Учебный (академический) отпуск – дополнительный отпуск, предоставляемый сотруднику при совмещении работы и учебы. Порядок его предоставления, сроки, оплата на работе напрямую зависит от получаемого образования и целей.

Условия предоставления учебного отпуска

Не каждый академический отпуск, связанный с получением образования, может быть предоставлен сотруднику. Есть ряд обязательных условий, которые должны соблюдаться. К таким условиям относится следующее:

• Работник получает образование впервые. Если сотрудник получает второе высшее, то по трудовому законодательству работодатель не обязан предоставлять академический отпуск.
• Учебное заведение имеет государственную аккредитацию по соответствующей образовательной программе. Если вуз или организация не внесена в реестр, то работодатель может отказать в предоставлении отпуска.
• Сотрудник успешно осваивает образовательную программу. Под успешным освоением подразумевается, что за предыдущий курс или семестр у работника нет задолженности.

Из перечисленных обязательных условий есть исключения. Если у сотрудника уже есть профессиональное образование, и он направлен для учебы работодателем в соответствии с ученическим или трудовым договором, то тогда можно рассчитывать на предоставление учебного отпуска. Еще одна ситуация связана с компромиссом – если по трудовому законодательству работодатель не обязан предоставлять отпуск, то по согласию с работодателем работник может взять ежегодный оплачиваемый отпуск для сдачи сессии, неоплачиваемый отпуск (за свой счет).

Мнение эксперта. В общем случае, если ранее перечисленные условия соблюдаются, то работнику достаточно предоставить справку-вызов из учебного заведения и написать заявление с просьбой предоставить учебный отпуск. Сделать это можно и в электронном виде, используя сервис «Добыто. КЭДО».

Продолжительность академического отпуска

По трудовому законодательству предусматривается 2 вида учебных отпусков – оплачиваемые и неоплачиваемые. Будет ли работодатель оплачивать отпуск или нет, зависит от получаемого образования, формы обучения и целей (ст. 173, 174, 176 ТК РФ). Можно выделить следующее:

• Бакалавриат, специалитет или магистратура по заочной или очно-заочной форме обучения с сохранением зарплаты. На первом и втором курсе при прохождении промежуточной аттестации – 40 календарных дней, на третьем и последующих курсах – 50 календарных дней. При прохождении обучения по ускоренной программе на втором курсе также предоставляется 50 дней. При итоговой аттестации – до 4-х месяцев.
• Бакалавриат, специалитет или магистратура без сохранения заработной платы. Для прохождения вступительных экзаменов и для прохождения итоговой аттестации подготовительных курсов – 15 календарных дней. При очной форме обучения для промежуточной аттестации – 15 календарных дней, подготовки и защиты выпускной работы – 4 месяца, для итоговой аттестации – 1 месяц.
• Среднее профессиональное образование с сохранением зарплаты для работников, обучающихся по заочной или очно-заочной форме. Для сдачи экзаменов и зачетов на первом и втором курсах – 30 календарных дней, на последующих курсах – 40 календарных дней. Для итоговой аттестации срок оплачиваемого отпуска составляет до 2-х месяцев.
• Среднее профессиональное образование без сохранения заработной платы. Для прохождения вступительных экзаменов – 10 календарных дней. При очной форме обучения – для промежуточной аттестации 10 календарных дней, а для итоговой – до 2-х месяцев.
• Основное общее или среднее общее образование при очно-заочной форме обучения с сохранением зарплаты. Для основного общего с целью прохождения итоговой аттестации – 9 календарных дней, для среднего общего с аналогичной целью – 22 календарных дня.

Обратите внимание, что при получении любого образования по очной форме работодатель не обязан предоставлять оплачиваемый учебный отпуск. Такая возможность может быть предусмотрена в коллективном или трудовом договоре, но привлечь к ответственности работодателя в этом случае не получится, поскольку это его право, а не обязанность.

Кроме оплачиваемого или неоплачиваемого отпуска работнику по трудовому законодательству положены и другие компенсации – в частности, оплата проезда к месту учебы и обратно, сокращение рабочей недели на 7 часов с возможностью сохранения 50% от средней зарплаты и другое. Как и в случае с продолжительностью академического отпуска, работодатель вправе по собственной инициативе установить компенсации в пользу увеличения, но не уменьшения. Это обязательно нужно отметить в коллективном или трудовом договоре.

Мнение эксперта. Продолжительность оплачиваемого или неоплачиваемого отпуска не может быть больше, чем по ТК РФ, если иное не указано в коллективном или трудовом договоре. Если работник по своему усмотрению будет отсутствовать на работе дольше установленного трудовым законодательством срока, и в трудовом или коллективном договоре нет условий, определяющих иную продолжительность учебного отпуска, то работодатель вправе расценить это в качестве прогула. 

Что важно учитывать при оформлении академического отпуска?

Заявление от работника строго обязательным документом не является, но лучше его направить работодателю своевременно для исключения возможных проблем. Сделать это можно через сервис «Добыто. КЭДО» – в таком случае кадровик точно получит электронные документы своевременно, и они не потеряются. Во-первых, если даты начала и окончания отпуска выпадают на периоды пиковой нагрузки в компании, и сотрудник относится к ключевому персоналу, то работодателю нужно будет своевременно найти замену или перераспределить нагрузку на других работников. Во-вторых, если учебный отпуск будет оплачиваемым, то по закону работодатель должен оплатить его не позднее, чем за 3 дня до начала.

Если работодатель не обязан предоставлять отпуск, то это не означает, что по своей инициативе он откажется его предоставлять. Единственное, что возможность брать учебный отпуск для получения второго образования или в иных случаях (прохождение курсов повышения квалификации, промежуточные испытания и др.) должна быть оформлена документально – в коллективном договоре или ином документе, в котором определяются права и обязанности сторон трудовых отношений.

Мнение эксперта. Соискатели могут рассчитывать на учебный отпуск только по основному месту работы. Это касается как оплачиваемого, так и неоплачиваемого учебного отпуска. По второму месту работы нужно будет брать отпуск за свой счет. Аналогично в случае, когда сотрудник учится в нескольких местах одновременно – ему предоставляют учебный отпуск только для одного учебного заведения.

Как использовать сервис «Добыто. КЭДО» для оформления учебного отпуска?

Процесс оформления учебного отпуска для не имеющих соответствующего опыта специалистов кадровой службы может представлять трудности, хотя ничего особо сложного в этом нет. Все документы для отпуска – как оплачиваемого, так и неоплачиваемого можно оформлять в электронном виде через модуль «Добыто. КЭДО». Если в компании используется база знаний «Добыто. Знания», то можно подготовить соответствующие инструкции как для сотрудников, так и кадровиков. В общем случае оформление академического отпуска осуществляется в несколько этапов:

1. Получение справки-вызова. Сотрудник получает документ в учебном заведении. Форма справки-вызова определена приказом Минобрнауки РФ № 1368 от 19.12.2013 г. Законом не определено то, что документ обязательно должен быть получен в бумажной форме – работник по письменной просьбе может попросить предоставить ему документ в электронном виде. Но нужно учесть, что справка-вызов содержит отрывную часть – если сомнений в том, что сотрудник учится, у работодателя нет, и документ содержит усиленную квалифицированную электронную подпись, получить справку по объективным причинам в бумажном виде работник не мог, то кадровик может принять документ в электронном виде.
2. Оформление заявления. Вместе со справкой-вызовом работник отправляет через сервис «Добыто. КЭДО» заявление в произвольной форме с просьбой предоставить учебный отпуск в указанные даты. Обратите внимание, что в справке-вызове дата начала и окончания учебного отпуска может отличаться в большую сторону, чем сотрудник укажет в заявлении. Это связано с тем, что работник может сдать какие-то зачеты или экзамены «автоматом». Заявление оформляет и подписывает свое усиленной неквалифицированной электронной подписью сам сотрудник.
3. Проверка сведений, указанных в справке-вызове. Кадровик, получив документы в электронном виде в модуле «Добыто. КЭДО», обязан проверить указанные сведения – в частности, наличие государственной аккредитации у учебного заведения, право на оплачиваемый отпуск и количество дней отпуска, положенных сотруднику.
4. Подготовка приказа о предоставлении учебного отпуска. После проверки сведений кадровик подготавливает приказ, обязательно указав реквизиты документов. Форма приказа может быть унифицированной (Т-6) или той, которая определена локальным нормативным актом в компании. Приказ в системе «Добыто. КЭДО» подписывает руководитель усиленной квалифицированной электронной подписью юридического лица.
5. Оформление записки-расчета. Кадровик оформляет в модуле кадрового электронного документооборота записку-расчет по форме Т-60 или иной форме, утвержденной в ЛНА компании. Записка-расчет служит основанием для выплат, положенных сотруднику бухгалтерией.
6. Внесение записи в личную карточку сотрудника. В личную карточку вносят соответствующую запись о предоставлении учебного отпуска. Удобнее использовать электронные личные карточки по типовой форме Т-2.

Заключительным этапом оформления академического отпуска станет внесение отметок по коду «У» в табеле учета рабочего времени. При ведении кадрового ЭДО в сервисе «Добыто. КЭДО» процесс не займет много времени – как правило, 1-2 рабочих дня. Указанной работой обычно занимаются специалисты отдела кадров.

Преимущества сервиса «Добыто. КЭДО» для оформления учебного отпуска

Сервис кадрового электронного документооборота будет полезен как работодателю, так и сотруднику, который просит предоставить ему академический отпуск. К основным преимуществам сервиса «Добыто. КЭДО» можно отнести следующее:

• Быстрое оформление всех необходимых электронных документов. Передать нужные документы, ознакомиться с приказом сотрудник может и дистанционно. Не нужно лично посещать отдел кадров, ждать, пока будут рассмотрены и согласованы все документы на бумажном носителе.
• Все электронные документы, оформленные в модуле «Добыто. КЭДО», не требуют обязательного дублирования на бумажном носителе. Руководитель подписывает приказ о предоставлении учебного отпуска усиленной квалифицированной электронной подписью юридического лица. Работник отправляет заявление, подписывая его своей усиленной неквалифицированной электронной подписью. При этом выпуск УНЭП для сотрудников возможен непосредственно в системе – это полностью бесплатно.
• Получение уведомлений о поступлении новых электронных документов. Кадровик сразу узнает, что сотрудник направил ему заявление со справкой-вызовом. Сотрудник сможет узнать о приказе, как только документ будет сформирован и подписан руководителем. Работнику не нужно будет постоянно уточнять, когда будет оформлен приказ и выплата отпускных.

В модуле «Добыто. КЭДО» имеется поддержка шаблонов. Для приказа, заявления кадровик может заранее подготовить шаблоны электронных документов. Работник сможет внести необходимую изменяемую информацию в шаблон, доступный ему в личном кабинете – ФИО, дату начала и окончания, название учебного заведения. Доступ в личный кабинет возможен с настольного ПК, ноутбука, смартфона.

Заключение

• Учебный (академический) отпуск предоставляется сотруднику только для сдачи сессии и итоговой аттестации, подготовки и защиты выпускной квалифицированной работы.
• Отпуск может быть оплачиваемым и неоплачиваемым – возможность сохранения средней заработной платы определяется исходя из места учебы, получаемого образования, формы обучения.
• Сотрудник должен предоставить работодателю справку-вызов и заявление. Сделать это можно в электронном виде, используя модуль «Добыто. КЭДО».

Вопросы и ответы

Что делать, если сотрудник предоставляет не оригинал, а копию справки-вызова в бумажном виде?

Формально копия документа не является официальным документом, поэтому работодатель может отказать в академическом отпуске. Если сомнений в том, что работник запрашивает отпуск для учебы, нет, то можно принять и копию.

Нужно ли формировать расчетный листок?

Бухгалтерия рассчитывает сумму отпускных на основании записки-расчета и приказа о предоставлении учебного отпуска. Отдельно оформлять расчетный листок не требуется.

Как поступить, если ежегодный отпуск сотрудника совпадает с учебным?

По трудовому законодательству ежегодный оплачиваемый и дополнительный отпуска не должны накладываться друг на друга. При этом в ст. 177 ТК РФ указано, что по согласию работодателя и сотрудника, совмещающего работу и учебу, к учебному отпуску можно присоединить ежегодный оплачиваемый отпуск. Т.е. у работодателя есть 2 варианта действий: перенести ежегодный оплачиваемый отпуск или продлить его на дни, которые совпали с учебным отпуском.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)