Стажировка сотрудников: порядок оформления в 2026 году

Стажировка сотрудников — это практическое освоение должности под руководством наставника, которое работодатель оформляет документально и оплачивает не ниже МРОТ. Здесь разберём, какими статьями ТК РФ регулируется процедура, чем стажировка по охране труда отличается от стажировки как формы адаптации новичка, какие приказы и положения нужны, за какой срок проходит оформление и как перевести весь пакет документов в электронный вид без бумаги. Если интересует общая картина цифровизации кадровых процессов, читайте материал про кадровый электронный документооборот, где собран весь путь от первого приказа до полного перехода штата на электронные документы.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое стажировка сотрудника по Трудовому кодексу

Под одним словом скрывается два разных правовых явления. И путаница между ними — корень почти всех штрафов, которые ГИТ выписывает по этой теме.

Первое. Стажировка по охране труда. Это практическая часть обучения безопасным методам и приёмам работы, которую сотрудник проходит на своём рабочем месте под руководством наставника. Регулируется статьями 214 и 219 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. Обязательна не для всех подряд, а для определённых категорий — тех, кто выполняет работы повышенной опасности. Цель: человек должен руками отработать то, что ему рассказали на инструктаже, прежде чем его допустят к самостоятельной работе.

Второе. Стажировка как форма адаптации и проверки нового сотрудника. Это уже про подбор. Работодатель берёт человека на короткий срок, чтобы посмотреть его в деле, а сам стажёр — чтобы понять, его это работа или нет. Прямого определения такой стажировки в кодексе нет, поэтому оформляют её через существующие конструкции: срочный трудовой договор по статье 59 ТК РФ или ученический договор по статьям 198-208.

Эти две стажировки живут по разным правилам. Первую нельзя пропустить там, где она обязательна — иначе допуск к работе незаконен. Вторую нельзя оставить без договора — иначе это неоформленные трудовые отношения. Дальше разберём обе.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самый частый затык — когда кадровик берёт человека на стажировку и думает, что договор можно не заключать, мол, это ещё не работа. Это грабли. Любая стажировка с фактическим допуском к работе — уже трудовые отношения. Нет бумаги — есть штраф.»

Стажировка по охране труда: кому положена и как её проводят

Начну с практики 2026 года. Стажировку на рабочем месте по охране труда проходят работники из утверждённого работодателем перечня должностей и профессий. Туда обязательно попадают те, кто выполняет работы повышенной опасности. К стажировке допускают только после инструктажа по охране труда и обучения требованиям охраны труда по соответствующим программам.

Минимальная продолжительность — не менее 2 смен. Это единственное жёсткое числовое требование Постановления № 2464. Верхнюю границу работодатель определяет сам, исходя из сложности должности, и фиксирует в программе стажировки и приказе.

Проводит стажировку наставник: непосредственный руководитель работ, опытный рабочий высшей квалификации или специально назначенный сотрудник. Главное — профессиональная компетентность, практический опыт и пройденное обучение по охране труда. Сколько стажёров закрепить за одним наставником, тоже решает работодатель.

Результат стажировки фиксируют. Факт прохождения каждый работник отмечает в журнале регистрации инструктажа на рабочем месте — форма установлена тем же Постановлением № 2464. И вот деталь, про которую часто забывают: журнал хранится 45 лет, если речь о работах с вредными и опасными условиями труда, и 10 лет в остальных случаях. Не год, не три.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Логику в сроках хранения журнала искать бессмысленно, её просто надо знать. 45 лет по вредникам — это страховка работника на случай профзаболевания через десятилетия. Выбросили журнал раньше — и доказать, что стажировку проводили, уже нечем.»

Документальная обвязка стажировки по охране труда: перечень должностей, программа стажировки (разрабатывает специалист по охране труда и руководитель подразделения, утверждает руководитель организации), приказ о назначении стажировки и руководителя, журнал. С 2025 года порядок уточнили — ответственность за подготовку сотрудников закрепили прямо за работодателем.

За пропуск обязательной стажировки штрафуют по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ — для юридических лиц до 130 000 рублей. Сумма за одного непрошедшего работника, и если их несколько, штрафы складываются. Подробные требования к обучению по охране труда есть на портале Онлайнинспекция.рф — там же Роструд отвечает на частные вопросы работодателей.

Как организовать стажировку по охране труда: пошаговая инструкция

Стажировка как способ проверить новичка: срочный или ученический договор

Тут другая история. Когда компания берёт человека на стажировку, чтобы оценить его навыки перед постоянным трудоустройством, оформление идёт одним из двух путей.

Путь первый — срочный трудовой договор по статье 59 ТК РФ. Для целей стажировки срок такого договора не должен превышать двух недель. Стажёр оформляется в общем порядке: с него запрашивают пакет документов как при обычном приёме, знакомят с ЛНА под роспись, издают приказ о приёме на работу (форма Т-1 или собственная) и заключают срочный трудовой договор. В трудовую книжку, если она ведётся, и в форму ЕФС-1 для СФР сведения вносят как при обычном приёме. Стажёр это полноценный работник на короткий срок.

Путь второй — ученический договор по статьям 198-208 ТК РФ. Его заключает только работодатель-юридическое лицо, ИП такого права не имеет. В договоре обязательно указывают конкретную профессию или квалификацию, которую приобретает ученик, обязанность работодателя обеспечить обучение и обязанность ученика отработать определённый срок. Во время обучения стажёр получает стипендию, и она не может быть ниже федерального МРОТ (статья 204 ТК РФ). Плюс — на стипендию не начисляются страховые взносы, а при досрочном увольнении ученик возмещает затраты на обучение. Минус — оформлять договор нужно письменно в двух экземплярах.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«По сути выбор между срочным ТД и ученическим — это выбор между скоростью и экономией на взносах. Короткая стажировка, быстро посмотреть человека — берём срочный. Обучить под конкретную квалификацию и привязать на отработку — ученический. Третьего, на честном слове, не существует.»

И про третий вариант отдельно. Неоплачиваемая стажировка без договора — прямое нарушение. На это указывает свежая практика: Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 17.12.2024 № 88-38448/2024, где сотрудника приняли на месяц на стажировку со стипендией в один МРОТ, и суд признал отношения трудовыми. Онлайнинспекция.рф подтверждает: стажировка допускается только по ученическому договору с оплатой не ниже МРОТ либо по трудовому договору.

Чем стажировка отличается от испытательного срока

Эти понятия путают постоянно, а это разные инструменты. Испытательный срок (статья 70 ТК РФ) — условие внутри обычного трудового договора, оно даёт право расторгнуть договор в упрощённом порядке, если работник не справился. Срок испытания не превышает 3 месяцев, для руководителей, главбухов и их заместителей — 6 месяцев. Стажировка же это либо обязательная процедура по охране труда, либо отдельная конструкция оформления новичка на короткий срок.

Ещё нюанс по испытанию, который вступает в силу с 1 сентября 2026 года. Испытание нельзя устанавливать родителям детей до трёх лет (раньше планка была полтора года), беременным, молодым специалистам в первый год после диплома, работникам по договору до 2 месяцев и — важно для нашей темы — бывшим стажёрам, с которыми заключали ученический договор. То есть отстажировали человека по ученическому, взяли в штат — испытание ему назначить уже нельзя.

Сравнение по ключевым параметрам — в таблице.

Документы для оформления стажировки

Соберу полный комплект. Для стажировки по охране труда нужны: утверждённый перечень должностей, программа стажировки на рабочем месте, приказ о назначении стажировки и руководителя, журнал регистрации инструктажа. По желанию работодатель добавляет положение о стажировке — ЛНА, который описывает весь порядок разом, от категорий работников до критериев оценки навыков.

Для стажировки новичка через срочный трудовой договор: заявление и пакет документов от кандидата, согласие на обработку персональных данных, срочный трудовой договор, приказ о приёме (Т-1), лист ознакомления с ЛНА, запись в трудовую книжку или сведения для ЕФС-1. Для ученического — письменный договор в двух экземплярах с указанием квалификации, размера стипендии и срока отработки.

За уклонение от оформления трудового договора или подмену его гражданско-правовым по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ юридическое лицо штрафуют на 50 000-100 000 рублей, должностное лицо — на 10 000-20 000 рублей. Повторное нарушение по части 5 — до 200 000 рублей на юрлицо плюс дисквалификация должностного лица. Цена попытки сэкономить на договоре несопоставима с самой экономией.

Мария Ж, специалист по трудовому праву и кадровому учёту:
«Перед запуском стажировки эйчару стоит свести все бумаги в один лист — кто подписывает, в какой срок, под какой тип договора. Без этого кадровая бегает с бумажками между наставником, охраной труда и руководителем, документы зависают, а сроки горят. Чек-лист закрывает половину головняка.»

Образцы документов для оформления стажировки и приёма сотрудника

Наставник и программа: как выстроить саму стажировку

Документы документами, но стажировка — это про передачу навыка. Здесь работает связка наставник плюс программа.

На практике хорошо ложится подход из методики TWI — обучение без отрыва от рабочего процесса. Процесс делят на маленькие операции, по каждой наставник проходит четыре шага: спрашивает, что стажёр уже знает; молча показывает; показывает и проговаривает каждый ключевой момент и причину; затем стажёр выполняет сам. Не получилось — цикл повторяется. Именно эта последовательность отличает реальное обучение от ситуации, когда новичку сунули инструкцию и сказали разбираться.

Программа стажировки задаёт каркас: какие операции отработать, в какой последовательности, по каким критериям считать навык сформированным. Для адаптационной стажировки сюда добавляется план онбординга — цели на период, контрольные точки и критерии оценки. Их важно не только записать, но и проговорить с человеком в первый день.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Главная ошибка с наставником — назначить своего в доску парня, который вчера был с бригадой на равных. Авторитета нет, контролировать стесняется, система буксует. Наставник — это роль с административным ресурсом, а не дружеская услуга. Лучше мотивировать через грейд, чем потом полтора года мучиться.»

Результат при грамотной стажировке измеримый. На производственных площадках структурированное наставничество давало рост выработки на 15%, сокращение простоев на 30% и снижение штрафов вдвое. Логика переносится на любую отрасль: чем чётче программа стажировки, тем быстрее новичок выходит на самостоятельную работу.

Оформление стажировки через КЭДО: документы без бумаги

Весь пакет документов стажёра можно вести в электронном виде. КЭДО регулируется статьями 22.1-22.3 ТК РФ, юридическую значимость электронной подписи обеспечивают 63-ФЗ и 377-ФЗ. На стажёра это распространяется так же, как на любого работника.

Что это меняет на практике. Кадровик формирует ссылку-анкету, стажёр сам заполняет данные и прикрепляет сканы с телефона, заранее ставит согласие на обработку персональных данных. В день выхода у кадровика уже предзагружены данные — он собирает пакет за минуты. Срочный трудовой договор, приказ о приёме, лист ознакомления с ЛНА стажёр подписывает прямо со смартфона. Автоматизированное оформление новичка сокращает подписание документов до 30 минут вместо части первого рабочего дня.

В практике Добыто мы подключаем стажёру простую или усиленную неквалифицированную подпись прямо при оформлении — для внутренних кадровых документов этого хватает, а это совсем другие денежки по сравнению с выпуском УКЭП на каждого. Перед массовым набором стажёров стоит проверить, какие документы вообще нельзя переводить в КЭДО — например, акт о несчастном случае на производстве остаётся на бумаге. Если в компании поток дистанционных стажёров, прикинуть нагрузку на кадровую службу помогает расчёт численности HR-службы по нормативам.

Один нюанс. Перевести стажёра на КЭДО без его согласия нельзя — это требование статьи 22.2 ТК РФ. Согласие оформляется отдельным документом и для нового сотрудника обычно подписывается в общем пакете при приёме. Наши специалисты закладывают этот шаг в маршрут оформления.

Стоимость оформления и ведения документов стажёра в КЭДО

Прямых тарифов на саму стажировку нет — её оформляет кадровая служба силами компании. Но если речь про автоматизацию документооборота, чтобы оформление стажёров и штатных сотрудников шло без бумаги, стоимость зависит от численности персонала, тарифа и набора модулей. Тарифы сервиса КЭДО Добыто ниже.

Итоговая сумма зависит от численности штата, выбранного тарифа и того, какие виды подписи нужны для документов стажёров и сотрудников. Точнее сориентироваться помогут актуальные тарифы сервиса Добыто — там видно, что входит в каждый тариф и как считается стоимость при разной численности.

Типичные ошибки при оформлении стажировки

Разберу те, что встречаются чаще всего и стоят дороже всего.

Ошибка первая — стажировка без договора, ради мнимой экономии. Цена: переквалификация отношений в трудовые через суд, штраф по части 4 статьи 5.27 КоАП до 100 000 рублей на юрлицо, доначисление зарплаты и взносов за весь период.

Ошибка вторая — путают стажировку по охране труда с адаптационной и пропускают обязательную для опасных работ. Цена: незаконный допуск, штраф по части 3 статьи 5.27.1 КоАП до 130 000 рублей, а при несчастном случае вопросы куда серьёзнее.

Ошибка третья — стипендия ниже МРОТ или без оплаты по ученическому договору. Цена: нарушение статьи 204 ТК РФ, претензии при проверке, доплата разницы.

Ошибка четвёртая — назначают испытательный срок бывшему стажёру по ученическому договору. С 1 сентября 2026 это прямой запрет. Цена: условие об испытании недействительно, уволить как не прошедшего испытание нельзя.

Выводы: как правильно оформить стажировку сотрудника

Стажировка — это не единое понятие, а два разных процесса под одним словом. Стажировка по охране труда обязательна для работ повышенной опасности, регулируется статьями 214 и 219 ТК РФ и Постановлением Правительства № 2464, длится не менее 2 смен, проводится наставником по утверждённой программе и фиксируется в журнале со сроком хранения 10 или 45 лет. Стажировка как форма проверки новичка оформляется срочным трудовым договором по статье 59 ТК РФ (до 2 недель) или ученическим по статьям 198-208 со стипендией не ниже МРОТ. Третьего варианта, без договора и оплаты, закон не допускает.

Практически: сначала определите, какой тип стажировки вам нужен, и от этого стройте пакет документов. Для охраны труда — перечень должностей, программа, приказ, журнал. Для приёма новичка — договор нужного типа, приказ Т-1, ознакомление с ЛНА под роспись, сведения в СФР. Не экономьте на оформлении: штрафы по статьям 5.27 и 5.27.1 КоАП от 50 000 до 200 000 рублей перекрывают любую мнимую выгоду. И помните про запрет с 1 сентября 2026 на испытательный срок для бывших стажёров по ученическому договору.

Весь документооборот стажёра переводится в электронный вид через КЭДО на основании статей 22.1-22.3 ТК РФ — с согласия работника и с учётом перечня документов, которые остаются на бумаге. Это сокращает оформление до десятков минут и снимает риск потерять бумагу при проверке. Тренд на электронное оформление кадровых документов только усилится, так что выстраивать процесс стажировки сразу в цифре — решение на перспективу.

Часто задаваемые вопросы