Нумерация кадровых документов

В процессе деятельности компании накапливается большое количество документации – по личному составу, по основной и административно-хозяйственной деятельности. Чем больше компания, тем больше документации, и, чтобы не возникало беспорядка в документообороте, используют нумерацию кадровых документов.

Читайте, как осуществляется правильная нумерация кадровых документов, какие требования можно предусмотреть в локальных актах, чем поможет система кадрового электронного документооборота.

Для чего необходима нумерация?

Нумерация кадровых документов позволяет организации решить следующие проблемы:

• Организация правильного хранения документов. Разные кадровые документы в соответствии с законом должны храниться разные сроки. По личному составу документация хранится 50 или 75 лет, иные приказы и документы, связанные с дисциплинарными взысканиями, согласие на обработку персональных данных, графики отпусков – 3 года, табели, журналы учета рабочего времени, отчеты о командировках, больничные листы – 5 лет. Без использования номеров для учета сложнее правильно распределить для архива бумажные документы.
• Упрощение идентификации при поиске. Кадровику в процессе работы часто приходится искать те или иные документы. Если используется нумерация с цифрами и буквенными индексами, то последующий поиск существенно упрощается. Естественно, это при условии, что грамотно ведется регистрация документов по номерам – для более простого поиска обычно добавляют буквы через разделитель, указывающие на характер документа.
• Упорядочивание кадрового делопроизводства. За счет нумерации повышается эффективность регистрации, обработки кадровых документов в соответствии с их типом. Внесение записей в регистрационный журнал становится проще. Сокращается время при той же последующей оцифровке бумажных документов, подлежащих обязательному длительному хранению.

Автоматическую нумерацию всех кадровых документов можно настроить в системе «Добыто. КЭДО».

Кому требуется нумерация кадровой документации?

Система присвоения регистрационных номеров документам по кадрам необходима и небольшим фирмам, компаниям с численностью 10 и более сотрудников, и крупным организациям с подразделениями. Разница будет заключаться в используемой системе. Небольшим компаниям нет смысла применять сложную систему – порой достаточно только цифрового индекса. Нумерация кадровых документов должна упрощать, а не усложнять документооборот. Напротив, среднему и крупному бизнесу необходима сложная система, позволяющая легко идентифицировать документ не только по порядковому номеру и буквенному индексу, но и индексу подразделения, году, иногда – месяцу, если регулярно приходится разрабатывать и регистрировать много однотипных документов. Упростить эти процессы можно при работе с системой «Добыто. КЭДО».

В кадровой службе, как правило, хранятся документы по личному составу. Документация по основной и административно-хозяйственной деятельности, хотя и связаны с деятельностью кадровиков (ПВТР, приказы по штатному расписанию), но хранятся чаще всего в канцелярии. Поэтому под нумерацией кадровых документов далее будем рассматривать регистрацию документов по личному составу. Важно лишь, чтобы регистрация документации по личному составу и остальные документы регистрировались отдельно.

Мнение эксперта. Правовой основы для нумерации кадровых документов в организации не существует. Это означает, что компания или ИП вправе сами выбирать, как нумеровать документацию. Рекомендуется закрепить порядок нумерации в локальном нормативном акте – как минимум, это поможет кадровикам, в т.ч. и новым учитывать, как именно учитывают документы в конкретной организации.

Какие документы следует нумеровать?

Нумеруют распорядительные документы о приеме на работу и об увольнении, о ежегодном оплачиваемом отпуске и декрете, направлении в командировку, поощрениях, изменении оклада, переводе на другую должность и иные приказы по личному составу. Соответствующий функционал есть в системе «Добыто. КЭДО».

Как нумеруют кадровую документацию?

В общем случае можно выделить следующий способ нумерации:

18-2023/ЛС-У, где 18 – номер приказа, 2023 – год, «ЛС» – по личному составу, «У» – увольнение.

Вместо «-» и «/» могут использоваться и другие знаки: «пробел», «:», «_» и т.д. Опять же, можно использовать нумерацию без каких-либо знаков между цифрами и буквами, просто именно такой способ удобен в большинстве случаев.

Примеры буквенных обозначений:

• Прием на работу (трудоустройство) – «Т».
• Увольнение – «У».
• Отпуск – «О».
• Командировка – «К».
• Премирование – «Пр» и т.д.

Поскольку на законодательном уровне не определен способ обозначения регистрационного номера документов, то можно использовать и другую систему: «цифра-цифра», «буква-буква», «буква-цифра». Главное – присвоить определенный порядковый код, позволяющий легко и быстро найти, идентифицировать необходимый кадровый документ.

Это далеко не единственный способ. Если у крупной компании много подразделений с централизованным хранением кадровой документации, то в регистрационный номер добавляют код, соответствующий конкретному подразделению. Данные настройки можно выставить в системе «Добыто. КЭДО».

Поскольку хранить документы необходимо на протяжении разного срока, то для упорядочивания можно добавить:

• 75/50 или «Д» для документов длительного хранения.
• 3/5 или «К» для документов краткосрочного хранения.

Поскольку система обозначения внедряется внутри компании, то с ней должны быть обязательно ознакомлены все сотрудники, задействованные в оформлении документации. Проще всего это сделать посредством издания соответствующего локального нормативного акта.

Мнение эксперта. Сложившаяся практика кадрового делопроизводства подразумевает ведение регистрационных журналов в бумажном или электронном виде. Журналы создают и ведут по каждому номерному направлению. Соответственно, упрощается внесение сведений о документах на основе их номеров и индексов.

Общие рекомендации для регистрации документов кадровой службы

Рекомендуется придерживаться следующих норм при нумерации кадровой документации:

• С каждого нового календарного года нумерация начинается заново. Если в предыдущем году последний приказ об увольнении был под номером 3-у, то с 1 января текущего года он будет иметь номер 1-у. Также можно продолжать вести нумерацию, сохранив порядковый номер, или использовать цифровой индекс для указания года, к которому относится документ.
• Нумерация должна упрощать кадровый документооборот. Нет смысла вводить сложную систему букв и цифр, если в компании небольшой штат, отсутствует текучка, командировки и пр.
• Необходимо придерживаться хронологии в простом и понятном виде – «07», «08» или «7», «8» и пр. Лучше всего порядковый номер указывать первым в обозначении документа, после чего следует остальная информация (год, тип, характер документа и пр.).

Служба поддержки системы «Добыто. КЭДО» поможет настроить процессы автоматической нумерации документов по кадрам.

О регистрационных журналах

Есть два способа ведения регистрационных журналов с учетом нумерации кадровых документов:

1. Сквозная нумерация, когда все документы кадровой службы заносятся в один журнал. В этом случае указывают характер документа (отпуск, прием на работу и пр.) с помощью принятой в компании литеры.
2. Отдельная нумерация, когда указывают только регистрационный номер и год. Применяется, когда для документов каждого характера ведутся отдельные журналы.

Вести все журналы можно в системе «Добыто. КЭДО».

Кадровый электронный документооборот

Всё перечисленное выше актуально для бумажного кадрового документооборота, хотя и при ведении делопроизводства в бумажном виде потребность в нумерации сохраняется. Просто в этом случае используемая система КЭДО будет автоматически проставлять регистрационные номера документов при внесении сведений о них в журнал.

Единственное, что нужно учитывать – способ настройки системы. Если ранее в компании велся бумажный документооборот, и использовалась определенная система нумерации документации, то при переходе на ЭДО, естественно, данный порядок необходимо сохранить. Системы КЭДО предлагают 2 способа регистрации документов:

• Ручной. Регистрационный номер каждому кадровому документу присваивается вручную. Плюс – легко сохраняется устоявшийся в компании способ обозначения номера с помощью цифр, букв, разделителей. Минус – снижается эффективность КЭДО, поскольку кадровику приходится вводить номер вручную, а при работе с большим количеством документов это отнимает много времени. К тому же, не стоит забывать про человеческий фактор и возможные ошибки при указании номера.
• Автоматический. В этом случае при поступлении документа его регистрационный номер формируется автоматически в соответствии с принадлежностью к тому или иному типу, подразделению. Преимущества – невозможно ошибиться с нумерацией, экономия времени. Минус – потребуется настроить формат, в котором будет вестись нумерация.

По устоявшейся практике в системах КЭДО, а также в другом программном обеспечении инструмент, отвечающий за автоматическое проставление номера, называется нумератором. Такой функционал есть и в системе «Добыто. КЭДО».

Настройка нумератора системы КЭДО

Конкретные способы работы с нумератором зависят от выбранной и внедренной в организации системе КЭДО, но есть общие понятия, о которых далее пойдет речь.

Нумератор позволяет задать правило формирования регистрационного номера кадрового документа. Это правило задается в виде формулы, включающей в себя:

• Параметры, вычисляемые нумератором автоматически при регистрации документа, и подставляемые в формулу.
• Разделители, включаемые в форму без изменений.

Параметры состоят из номера и индексов. Номер – порядковый номер документа в соответствии с хронологией (1, 2, 3, …), индекс – значение, которое система вычисляет в соответствии с конкретным электронным документом – код подразделения, вид документа и пр. Чаще всего в формуле параметры обозначаются квадратными скобками (пример: [Индекс1]), но в каждой системе КЭДО может быть свой вариант (к примеру, <Индекс1> или <INDEX_1>).

Формула настраивается один раз, после чего нумератор будет автоматически проставлять параметры, включая порядковый номер, с разделителями. Для сквозной нумерации один нумератор задается для всех необходимых видов документов, но, если нумерация ведется отдельно, то, соответственно, по каждому виду документа в системе настраивается свой нумератор.

При использовании нумератора важно правильно указать все значения параметров в соответствующих вкладках нумератора (для каждого вида документа – например, для приказа о приеме на работу или об оплачиваемом отпуске).

Мнение эксперта. В некоторых системах электронного документооборота есть предопределенные параметры нумератора, которые можно использовать в формуле. Как правило, готовые варианты охватывают всевозможные ситуации – тип, вид документа, подразделение и пр. Если какого-то параметра (индекса нумерации) не хватает, то, желательно, чтобы в системе была предусмотрена возможность добавить параметр самостоятельно.

Преимущества автоматической нумерации при ЭДО

Главными плюсами при внедрении кадрового электронного документооборота в плане нумерации документов является следующее:

• Автоматическая регистрация документов экономит время при ведении кадрового делопроизводства. Поскольку не нужно вводить каждый раз номер, при большом потоке документации экономия времени будет существенной.
• Невозможно допустить ошибки при регистрации кадровых документов. Нумератор автоматически проставляет регистрационный номер в соответствии с формулой, исключены любые ошибки со стороны кадровиков. Даже при ручной нумерации в системе КЭДО будет выведено соответствующее уведомление о неправильном заполнении.
• Простое редактирование формулы в нумераторе. Для указания формулы и настройки параметров не потребуется вызывать специалистов – с этим сможет справиться любой пользователь самостоятельно.

Заключение

• Кадровый документооборот на предприятии должен быть систематизирован, упорядочен. Для этого используется не только раздельное хранение документов по их типу, но и применение регистрационных номеров.
• Регистрационный номер документа представляет собой уникальное для этого документа сочетание цифр и букв, указывающих на подразделение, тип, характер документа, его порядковый номер, год. Если сквозная нумерация не используется, то достаточно лишь порядкового номера кадрового документа.
• В законодательстве нет конкретных требований к порядку формирования регистрационного номера, поэтому формат нумерации компания выбирает самостоятельно. При этом все сотрудники, задействованные в оформлении кадровых документов, должны быть обязательно ознакомлены с используемым форматом.
• При кадровом электронном документообороте система КЭДО автоматически проставляет регистрационные номера в соответствии с необходимым форматом. Формат задается формулой, поэтому, если ранее в компании при бумажном документообороте использовался сложный формат нумерации, его легко можно сохранить и при переходе на электронный документооборот.
• В целом, нумерация кадровых документов позволяет облегчить поиск и обработку документации, экономя время кадровиков. Главное – применение нумерации должно упрощать работу с документами, а не усложнять.

Вопросы и ответы

Для всех кадровых документов можно не начинать нумерацию заново с нового календарного года?

Да, любая кадровая документация может быть сквозной с сохранением текущей хронологии в следующем календарном году. В законе нет никаких ограничений. Единственное, что такой подход удобен исключительно небольшим компаниям с малым кадровым документооборотом. В среднем и крупном бизнесе нумерация только усложнит, а не облегчит учет документов.

Во всех системах ЭДО нумератор позволяет создавать формулу самостоятельно?

Да, все системы КЭДО позволяют пользователям самостоятельно редактировать готовые шаблоны или создавать собственную формулу. Только доступные параметры, используемые в формуле, могут быть ограничены, но они предусматривают всевозможные случаи. Также возможно добавление собственных параметров.

Нужно ли при переходе на КЭДО сохранять текущую нумерацию документов?

Если ранее в компании велся бумажный кадровый документооборот, а потом был внедрен электронный, то необходимо сохранить текущую хронологию документов по личному составу.

Список использованных источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)