Зачастую работодателю требуется привлекать отдельных сотрудников к исполнению трудовых обязанностей не в обычное рабочее время, а раньше или позже установленного рабочего дня. В отличие от сверхурочной работы подобный особый режим предусматривает более частое привлечение работников без оплаты за отработку в нерабочее время.
Читайте, что такое ненормированный рабочий день, как он устанавливается в соответствии с трудовым законодательством, и как именно его оформлять по кадровым документам, в т.ч. при ведении кадрового документооборота в системе «Добыто. КЭДО».
- Определение
- Отличия ненормированного рабочего дня от сверхурочной работы
- Документальное оформление ненормированного рабочего дня
- Что еще нужно знать о ненормированном рабочем дне?
- Что не допускается при ненормированном рабочем дне?
- Когда необходим ненормированный рабочий день?
- Использование модуля «Добыто. КЭДО» для оформления ненормированного рабочего дня
- Заключение
- Вопросы и ответы
- Список источников
Определение
Ненормированный рабочий день – особый режим работы, при котором работодатель на законных основаниях привлекает отдельные категории сотрудников к работе за пределом установленного для них продолжительности рабочего дня.
Отличия ненормированного рабочего дня от сверхурочной работы
При оформлении трудового договора как в бумажном виде, так и в электронной форме в сервисе «Добыто. КЭДО» работодатель обязан указывать, что у сотрудника будет ненормированный график. Это одно из главных требований при трудоустройстве работников – в противном случае привлечение к исполнению трудовых обязанностей за пределом установленной продолжительности рабочего дня будет относиться к сверхурочной работе. Далее сравним, в чем главные отличия ненормированного рабочего дня от сверхурочной работы:
- Документальное оформление. Ненормированный рабочий день для определенных сотрудников отмечается в правилах внутреннего трудового распорядка и в трудовом договоре. Для сверхурочной работы работодатель должен издать соответствующий приказ.
- Кто выступает инициатором привлечения к работе? При ненормированном графике инициатива может исходить как от работодателя, так и сотрудника. Например, работодателю нужно срочно закончить важный проект или кадровик не успевает завершить работу над отчетами. При сверхурочной работе инициатором переработки выступает работодатель.
- Учет отработанного времени. Вся переработки при сверхурочной работе должны быть отражены в табеле учета рабочего времени. В случае с ненормированным рабочим днем такой учет по ТК РФ не требуется.
- Компенсации. В случае с ненормированным графиком работник имеет право на дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 3-х календарных дней. По просьбе работника и инициативе работодателя возможна замена отпуска на денежную компенсацию, но это лишь право, а не обязанность работодателя. Также работодатель может предоставлять дополнительный отпуск сроком свыше 3-х дней, но это его право. Что касается сверхурочной работы, то по ст. 152 ТК РФ первые 2 часа оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие часы – не менее, чем в двойном размере. Это обязанность работодателя, и при отсутствии денежной компенсации сотрудник может обратиться в государственную инспекцию труда. Право работника – попросить заменить денежные выплаты дополнительными днями отдыха.
Важно отметить, что при ненормированном рабочем дне не требуется согласие сотрудника, а при сверхурочной работе такое согласие работодателю необходимо получать в большинстве случаев. Привлекаться к работе вне продолжительности рабочего дня сотрудник может эпизодически, но, как показывает судебная практика, не чаще, чем 3-х раз в неделю. На сверхурочную работу действуют строгие ограничения по времени доработки – не более 4 часов за 2 дня, не более 120 часов в год.
Мнение эксперта. Одно важное отличие, о котором некоторые работодатели забывают, заключается в категории сотрудников, которых можно привлекать к переработке. При ненормированном графике можно привлекать всех сотрудников, для которых такой режим определен по ПВТР. На сверхурочную работу нельзя привлекать беременных женщин и несовершеннолетних работников.
Документальное оформление ненормированного рабочего дня
Для соблюдения трудового законодательства необходимо правильно оформлять ненормированный рабочий день. Для этого работодателю требуется отметить возможность привлечения сотрудников к работе вне нормальной продолжительности рабочего дня в 2-х кадровых документах:
- В трудовом договоре обязательно должно быть указано, что работодатель может привлечь сотрудника к работе с ненормированным графиком.
- В коллективном договоре, соглашениях или локальном нормативном акте, в частности – в правилах внутреннего трудового распорядка нужно перечислить должности, для которых в компании установлен ненормированный рабочий день.
В соответствии с действующим трудовым законодательством перечисленные выше документы могут быть оформлены в электронном виде, если в компании ведется кадровый электронный документооборот. Для ведения кадрового ЭДО можно воспользоваться модулем «Добыто. КЭДО». Это удобный инструмент как для работодателя и его представителя в лице специалиста отдела кадров, так и для рядовых сотрудников. Дополнительно можно пользоваться сервисом «Добыто.Знания», где в соответствующем разделе опубликовать локальные нормативные акты.
Мнение эксперта. При публикации вакансий во время рекрутинга, в т.ч. с помощью автоматизированных сервисов, не забывайте указывать, что для требуемой должности в соответствии с правилами в компании установлен ненормированный рабочий день. Еще лучше, разъяснить потенциальным кандидатам в тексте объявления, что именно означает такой режим работы.
Что еще нужно знать о ненормированном рабочем дне?
Работодатель может привлекать сотрудников к работе вне пределов установленной нормальной продолжительности рабочего дня как до начала работы, так и после завершении рабочего дня. Но тут важно отметить несколько моментов:
- Максимальная продолжительность переработки трудовым законодательством не установлена, но это не означает, что работодатель может привлекать сотрудника на сутки. Можно руководствоваться ст. 91 ТК РФ, по которой суммарное время работы в неделю не должно превышать 40 часов.
- Ненормированный рабочий день не подразумевает возможность привлечения сотрудника к работе в выходные и праздничные дни. Если работник на должности с ненормированным рабочим днем привлекается к работе в выходные, праздники, то это делается исключительно с его согласия с оплатой, соответствующей сверхурочной работе.
- Привлекать к работе вне установленной продолжительности рабочего дня можно сотрудников, работающих полный рабочий день, но неполную неделю.
Работодатель может привлекать сотрудника к работе, давая соответствующее распоряжение как устно, так и письменно. При этом крайне желательно издавать соответствующее распоряжение письменно – на бумажном носителе или в электронной форме. Если сделать это в системе «Добыто. КЭДО», то работник сразу получит уведомление о новом документе, и сможет узнать, что ему потребуется остаться после рабочего дня или появиться раньше.
Мнение эксперта. Ненормированный рабочий день не освобождает сотрудника от соблюдения правил внутреннего трудового распорядка, распространяющихся на работников на общих основаниях. Если вечером работник остался на 2 часа по распоряжению руководителя, то это не означает, что утром он может прийти на работу на 2 часа позже.
Что не допускается при ненормированном рабочем дне?
В соответствии с определением из ТК РФ привлекать сотрудника к работе вне графика можно эпизодически. Т.е. постоянно злоупотреблять такой возможностью работодатель не имеет права. Если работодатель регулярно просит работника задерживаться на рабочем месте – например, в качестве наказания при конфликте, то сотрудник может обратиться в государственную инспекцию труда.
Привлекать работника можно только к тем трудовым функциям, которые определены для него по должностной инструкции. Заставить бухгалтера или кадровика заниматься уборкой помещения или работать с документацией склада работодатель не может. В противном случае это будет нарушением трудового законодательства с последующим наложением штрафа на юридическое лицо.
Нельзя привлекать в переработке сотрудников, задействованных на вредных и опасных производствах, если только это не требуется в критических ситуациях (например, устранение последствий аварии).
Запрещено устанавливать ненормированный рабочий день тем, кто трудится полную рабочую неделю и полный рабочий день.
Когда необходим ненормированный рабочий день?
В целом, работодатель сам определяет, для каких сотрудников в компании устанавливается ненормированный график. Но есть ситуации, когда такой режим работы является необходимостью:
- Сотрудники из числа управленческого, административного, технического, хозяйственного персонала. Руководитель может приходить на работу раньше или задерживаться после окончания рабочего дня. Обслуживающий персонал (уборщицы) не смогут приступить к исполнению трудовых функций, пока кабинеты не будут освобождены от сотрудников, руководства. Технический персонал, например, из числа компаний, обслуживающих лифты, может быть вызван аварийно в любое время.
- Сотрудники, работа которых не подается точному учету времени. Сюда относятся консультанты, инструкторы, коучи, водители на предприятиях, задействованные в экспедициях, геологоразведке, в перевозке руководства.
- Сотрудники, чья трудовая деятельность может делиться по времени на разные части. Например, работники предприятий сельского хозяйства.
- Сотрудники, которые распределяют рабочее время самостоятельно. С этой группой сложнее, поскольку такая возможность есть у ИП, самозанятых, но речь идет о штатном персонале компании. Работодатель может установить ненормированный график секретарю. Фотографы газет, журналисты могут быть привлечены к работе вне пределов установленной продолжительности рабочего дня.
Опять же, единого списка должностей (профессий), для которых устанавливают ненормированный рабочий день, не существует. Возможность установления такого режима работы определяется работодателем с учетом характера бизнеса. Грузчики на складе супермаркета или склада могут привлекаться к работе с ненормированным графиком, если машины с товаров или пустые фуры часто приезжают с задержкой. Услуги штатного переводчика могут потребоваться руководству в любое время, когда приезжают иностранные партнеры.
Использование модуля «Добыто. КЭДО» для оформления ненормированного рабочего дня
Сервис кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО» можно использовать для документального оформления ненормированного графика. По действующему законодательству можно оформлять в электронном виде трудовой договор, ПВТР, локальные нормативные акты, табель учета рабочего времени. Модуль может быть интегрирован в привычную для кадровиков учетную систему, поэтому не потребуется изучать особенности нового программного продукта. Из других плюсов можно отметить следующее:
- Дистанционная работа с кадровыми документами в электронной форме. Все документы, которые по ТК РФ можно оформлять в электронном виде без обязательного дублирования на бумажном носителе, можно создавать, отправлять на согласование, подписывать в сервисе «Добыто. КЭДО». Например, можно удаленно заключить с кандидатом на должность трудовой договор.
- Выпуск усиленных неквалифицированных электронных подписей прямо в сервисе. Работодателю не потребуется оформлять УНЭП в удостоверяющем центре (напомним, что оформление электронных подписей для сотрудников – обязанность работодателя). Выпуск усиленной неквалифицированной электронной подписи в «Добыто. КЭДО» занимает не более 15 минут.
- Уведомления о поступлении новых документов, отслеживание статуса. Если сотрудник получил новый документ, то на e-mail ему придет уведомление. Если он прочитал сообщение, что ему нужно задержаться на работе, то статус электронного документа изменится, и руководитель будет знать, что сообщение прочитано.
С помощью модуля «Добыто. КЭДО» можно решать все основные задачи при ведении кадрового электронного документооборота. Это удобный инструмент и для специалистов кадровой службы, и для руководства, и для рядовых сотрудников.
Заключение
- При ненормированном рабочем дне работодатель может привлекать сотрудника к исполнению трудовых обязанностей за пределами установленной нормальной продолжительности рабочего дня – т.е. до его начала или после завершения.
- Это особый режим работы, при котором по ТК РФ сотруднику полагается дополнительный оплачиваемый ежегодный отпуск сроком не менее 3-х дней.
Вопросы и ответы
Что делать, если сотрудник отказывается оставаться после работы при ненормированном графике?
Во-первых, нужно понять причины и найти компромисс – возможно, что у него нет такой возможности (нужно ухаживать за родственником, забирать ребенка из детского сада и т.д.). Во-вторых, при трудоустройстве сотрудник должен быть ознакомлен под подпись с соответствующим локальным нормативным актом, где перечислены права и обязанности для его должности. Если работник без серьезных причин постоянно отказывается соблюдать трудовую дисциплину, то его можно привлечь к дисциплинарному взысканию.
Нужно ли в табеле учета рабочего времени отмечать время переработки?
Делать это крайне желательно, поскольку при проверке ГИТ в случае, если работник считает, что его права нарушаются, на работодателя может быть наложен штраф. Соответственно, если сотрудник привлекается к исполнению трудовых обязанностей 4 дня в неделю, то это уже основание для проведения проверки. При учете рабочего времени доказать работодатель сможет доказать, что не нарушает трудовое законодательство.
Можно ли оформить уведомление о необходимости задержаться после работы в свободной форме?
Да, работодатель имеет право уведомить работника устно или письменно в свободной форме. Удобнее всего использовать сервис «Добыто. КЭДО», и отправлять уведомления в виде нового электронного документа.
