Неквалифицированная электронная подпись

Неквалифицированная электронная подпись – это один из видов ЭЦП, предусмотренных Законом № 63-ФЗ. Ее можно использовать для подписания многих документов. По юридической силе УНЭП может быть приравнена к обычной письменной подписи, но только при соблюдении определенных условий. Работать с неквалифицированной подписью можно в различных системах электронного документооборота, в том числе «Добыто. КЭДО».

Читайте, что представляет собой неквалифицированная электронная подпись, какие требования для нее предусмотрены законом, как оформляется и используется УНЭП.

Что такое неквалифицированная электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) представляет собой набор сведений в цифровом виде. Она прикрепляется к другой информации (документу/файлу) и позволяет определить лицо, которое ее подписало. Таким способом обеспечивается одностороннее или двустороннее подписание определенного бланка, после чего он вступит в юридическую силу. С момента подписания документа посредством ЭЦП у сторон возникают права, полномочия и обязанности.

В Законе № 63-ФЗ описано 3 разных вида электронных (цифровых) подписей. У каждой из них разная юридическая сила, порядок оформления и применения. Неквалифицированная электронная подпись занимает в этой системе «промежуточное» значение между простой или усиленной квалифицированной ЭП. Ее использование позволяет:

• быстро обмениваться документами без необходимости выпуска их в бумажной форме;работать с различными программами, платформами и сервисами;
• гарантировать определенный уровень защиты документа и сведений в нем от несанкционированных изменений;
• определять лицо, подписавшее документ (файл), и его полномочия.

По сравнению с простой подписью, УНЭП существенно выше по юридической силе. Поэтому организации могут использовать ее во многих случаях, определенных законами или соглашениями между сторонами. Но больше правовая сила и уровень защиты у УКЭП (усиленная квалифицированная подпись). С ее использованием можно подписывать любые виды документов, причем без дополнительного соглашения между сторонами.

Комментарий эксперта. УНЭП идеально подходит для внутреннего документооборота. В частности, компания может использовать этот вид подписи для работы с кадровыми документами. Система «Добыто. КЭДО» разработана специально для этих целей, позволяет осуществлять различные процессы и действия с применением неквалифицированных и иных видов подписей.

Обязательные требования закона для УНЭП

По сути, неквалифицированная электронная подпись представляет собой набор цифровых данных. В ст. 5 Закона № 63-ФЗ содержится 4 обязательных признака, которым должна отвечать УНЭП:

• она позволяет лицо, которое подписало документ в цифровом формате;
• она сформирована путем криптографического преобразования данных с использованием специального ключа;
• она дает возможность установить каждый факт внесения корректировок в документ;
• она формируется с использованием специальных средств выпуска ЭП.

У УНЭП нет еще 2 признаков, которым отвечает усиленная квалифицированная подпись. В частности, УКЭП имеет ключ проверки, указанный в квалифицированном сертификате. Также для использования квалифицированной подписи применяются не все, а только отдельные средства ЭП, которые отвечают специальным требованиям законодательства.

УКЭП может вообще не иметь сертификат ключа проверки, о чем сказано в ч. 5 ст. 5 Закона № 63-ФЗ. Но такой вариант используется достаточно редко. Но для оформления указанного вида ЭП не требуется квалифицированный сертификат. Поэтому получение УНЭП является простой и быстрой процедурой.

В каких случаях можно применять неквалифицированную электронную подпись при удостоверении документов

Сфера применения УНЭП в документообороте ограничена. Ее можно использовать в следующих случаях:

• если это прямо предусмотрено нормативной базой;
• если стороны оформили между собой отдельное соглашение, где признали факт применения УНЭП при взаимном документообороте;
• если работу с данным видом ЭП предусматривает регламент определенной системы делопроизводства (по сути, это тоже соглашение, которое распространяется на всех пользователей конкретной программы или платформы).

Для подписания внутренних документов в компании УНЭП подходит идеально. Для этого нужно разработать и утвердить локальные акты, по которым будет осуществляться оборот документации. В системе «Добыто. КЭДО» можно работать с разными видами ЭП.

При взаимодействии с другими лицами УНЭП применяется только по взаимному соглашению. Данный вид подписи нельзя использовать для сдачи разным видом отчетности в государственные ведомства, в том числе по персоналу. Также есть ограничения на подписание документов, которые изначально оформляются только в бумажном формате. В частности, в сфере кадровых процессов к ним относятся акты о несчастных случаях, документы о проведении инструктажей с персоналом.

Особенности получения и использования УНЭП

Компания сама определяет перечень лиц, на которых оформляются разные виды ЭП. Для рядовых сотрудников, задействованных в электронном документообороте, достаточно создать простые подписи. Для этого можно использовать различные варианты, в том числе обычную регистрацию с созданием пары логин/пароль. УНЭП можно оформить:

• на руководителя компании и ее подразделений;
• на специалистов и должностных лиц служб, в том числе отдела кадров;
• на иных лиц, которые наделены полномочиями на подписание документов от имени организации.

Для руководства компании лучше сразу оформить УКЭП с максимально возможной юридической силой. Это автоматически снимает все ограничения на использование электронных подписей. В частности, при взаимодействии с контрагентами и государственными ведомствами не придется подписывать какие-либо соглашения. Можно сразу заверить документ УКЭП, направить его второй стороне.

Комментарий эксперта. После получения УНЭП и УКЭП необходимо обеспечить защиту сертификата ключа. Если он будет скомпрометирован, это может повлечь множество негативных последствий. В частности, третье лицо получит доступ к документу и его содержанию, что представляет угрозу неправомерных действий. В системе «Добыто. КЭДО» используются современные решения для защиты сертификатов ключей, что соответствует требованиям безопасности.

Куда обращаться за оформлением

Так как УНЭП не предусматривает использование квалифицированных сертификатов для ключей проверки, ее можно получить (сформировать):

• через удостоверяющие центры (аккредитованные и неаккредитованные);
• в личных кабинетах государственных ведомств (например, в определенных случаях это можно сделать на портале ФНС);
• через сервисы систем электронного документооборота.

Через системы ЭДО есть возможность массового оформления электронных подписей. Это актуально для компаний, где полномочия по использованию ЭП передаются многим специалистам и должностным лицам. При массовом оформлении можно указать, каким лицам будут оформляться простые, неквалифицированные или квалифицированные подписи.

Чтобы сформировать ЭП, необходимо идентифицировать лицо, проверить и подтвердить его личность. Для этого к заявке могут прикладываться соответствующие документы:

• устав компании, приказ о назначении директора (там указываются полномочия руководителя);
• паспорт, СНИЛС, ИНН (эти документы применяются для идентификации личности);
• приказы и иные распорядительные акты предприятия, которыми специалиста наделяют полномочиями по подписанию документов.

Упрощенная проверка осуществляется по документам с биометрическими данными (например, загранпаспорт нового образца). При удаленном оформлении заявитель может подтвердить личность по ЕСИА, т.е. по подтвержденному профилю на «Госуслугах». В большинстве случаев УНЭП можно получить бесплатно.

Правила применения неквалифицированной электронной подписи

Оформление УНЭП может занимать от нескольких минут до 1-2 дня (это зависит от способа обращения). Сама подпись может быть записана:

• на облачное хранилище с соответствующим уровнем криптографической защиты;
• на различные виды ключевых носителей (токенов) – usb-флешка, смарт карта и т.д.

Для использования УНЭП нужно определенное программное обеспечение (как вариант, система «Добыто. КЭДО»). Мануал и руководства для пользователей программы содержат описание действий по настройке ПО, работе с разными видами документов и цифровых подписей. При этом технические средства (ПК ноутбук и т.д.), операционная система и браузер пользователя должен отвечать обязательным требованиям по уровню безопасности.

Комментарий эксперта. Для большинства видов ЭП срок действия составляет 12 месяцев. Следовательно, необходимо заблаговременно обращаться за продлением подписи, чтобы использовать ее и далее. Процесс получения новой УНЭП не отличается от общих правил. При этом документы, ранее заверенные электронной подписью, переоформлять не нужно.

Нюансы оформления документов

Процесс оформления и подписания документов с использованием УНЭП предусматривает взаимодействие в различных программах, сервисах и приложениях. Общая схема включает следующие этапы:

• документ оформляться изначально в цифровом виде (его содержание зависит от сути правоотношений, особенностей сделки и т.д.);
• инициатор подписания заверяет документ своей УНЭП, после чего направляет его второй стороне;
• лицо, получившее проект документа, проверяет подпись и сведения о лице, отправившем обращение;
• документ заверяется второй стороной также с использованием УНЭП, после чего сразу вступает в силу;
• данные об УНЭП обеих сторон прикрепляются к файлу самого документа.

При проверке ключа УНЭП видно, кто и когда подписал документ, вносились ли в него изменения после удостоверения. Сам файл находится в облачном или ином хранилище, т.е. обе стороны будут работать с оригиналом документа. Распечатывать бланк в бумажном виде не обязательно, так как электронную документацию можно использовать во многих сферах деятельности.

Комментарий эксперта. В рамках делопроизводства компании ведется учет бумажных и электронных документов, может осуществляться их регистрация. Используя систему «Добыто. КЭДО», можно автоматизировать и упростить эти процессы. Например, после удостоверения УНЭП документы сразу будут регистрироваться с внесением сведений в журналы, карточки, иные формы. В итоге, специалисты с соответствующим уровнем доступа будут видеть информацию о подписании документа, его обязательных реквизитах.

Как работать с УНЭП в системе «Добыто. КЭДО»

Система «Добыто. КЭДО» позволяет перевести всю кадровую документацию в цифровой формат, организовать делопроизводство. Работая с системой, можно:

• использовать разные виды электронных подписей;
• вести взаимодействие между службами и специалистами, обмениваться информацией и документами;
• организовать регистрацию, учет, хранение и архивирование документации в соответствии с современными требованиями;
• вести журналы регистрации кадровых документов;
• осуществлять планирование мероприятий с кадрами в цифровом виде.

Еще раз отметим, что для подготовки и направления отчетности по кадрам в государственные структуры необходимо использовать УКЭП. При наличии данной электронной подписи вы сможете использовать весь функционал системы «Добыто. КЭДО». Чтобы ознакомиться с основными возможностями сервиса, закажите бесплатную демоверсию!

Заключение

• Неквалифицированная электронная подпись используется для удостоверения документов в цифровом виде. УНЭП позволяет проверить личность и полномочия лица, увидеть дату внесения изменений в документ.
• Оформить УНЭП можно через удостоверяющие центры, в личном кабинете на портале ФНС, через системы электронного документооборота. Для оформления неквалифицированной электронной подписи необходимо пройти проверку личности и полномочий.
• Для подписания документов посредством УНЭП используются различные программы, приложения и сервисы. При этом сам ключ проверки может храниться в облачных сервисах или на физических носителях (токенах).
• Срок действия электронной подписи обычно не превышает 12 месяцев. Поэтому нужно вовремя обращаться за продлением ЭП, чтобы сохранить возможность подписания цифровых документов.

FAQ

Что такое неквалифицированная электронная подпись?

УНЭП – это одна из видов электронных подписей, предусмотренных Законом № 63-ФЗ. Ее можно использовать для подписания различных документов в цифровом виде, проверки личности и полномочий участников процесса.

Где оформляется неквалифицированная электронная подпись?

УНЭП можно получить через различные удостоверяющие центры, системы электронного документооборота. Для многих ситуаций подойдет УНЭП, сформированная через личный кабинет на портале налоговой службы.

Какой срок действия у неквалифицированной электронной подписи?

Стандартный срок действия усиленных подписей – до 12 месяцев. Чтобы сохранить возможность и дальше подписывать документы в цифровом виде, необходимо своевременно обращаться за продлением УНЭП.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)