Перед официальным трудоустройством соискатели могут предоставлять будущим работодателям различные сведения о себе в виде резюме, анкет, прохождения тестов в системе управления обучением и т.д. Чем более полными будут сведения, показывающие профессиональные качества кандидата, тем выше вероятность, что его возьмут в штат.
Читайте, кто и когда обязан заполнять личный листок по учету кадров, какой правовой статус у этого документа и что указать в его содержании, чем поможет переход на ЭДО.
- Термины и определения
- Для чего нужен личный листок по учету кадров?
- Для кого заполнение личного листка обязательно?
- Особенности заполнения
- Что не вносится в личный листок по учету кадров?
- Рекомендации по заполнению
- Как организации документально закрепить введение личных листков?
- Личный листок и электронный документооборот
- Какие преимущества дает использование системы «Добыто. КЭДО»
- Заключение
- FAQ
- Список источников
Термины и определения
По традиции, дадим ключевые определения, связанные с оформлением личного листка по учету кадров. Его, как и другие документы, можно заполнить в системе электронного документооборота «Добыто. КЭДО».
Личный листок по учету кадров – кадровый документ, содержащий биографические сведения (личные и профессиональные) о сотруднике, и заполняемый соискателем собственноручно при оформлении на работу. Включается в личное дело. Может заменять автобиографию, анкету.
Личное дело – совокупность документов, отражающих информацию о трудовой деятельности и биографии сотрудника. Представляет собой папку с подшитыми документами (личный листок и дополнения к нему, личная карточка, анкета, заявление о приеме на работу, трудовой договор и др.) и описью.
Для чего нужен личный листок по учету кадров?
Заполнение документа необходимо в следующих целях:
- Для работодателя – получение полной биографии и сведений о трудовой деятельности о сотруднике в одном документе в краткой форме в структурированном виде. Не нужно изучать отдельно трудовую книжку, диплом и пр.
- Для соискателя – возможность указать все необходимые сведения о себе в одном документе без заполнения анкеты или автобиографии. Удобно для технических специалистов, бухгалтеров и других сотрудников, которым по роду деятельности не требуется владеть литературным русским языком для описания данных о себе в автобиографии.
Специалисты отдела кадров благодаря личному листку получают доступ к информации, необходимой для оформления других кадровых документов – например, личной карточки. Это достаточно просто сделать в системе «Добыто. КЭДО».
Для кого заполнение личного листка обязательно?
Обязательно наличие документа для следующих категорий работников:
- Госслужащие.
- Работники прокуратуры.
- Научные сотрудники, профессоры, доценты.
- Педагогические работники школ, средних специальных и высших учебных заведений.
- Директора общеобразовательных учебных заведений.
- Нотариусы.
- Врачи.
Для коммерческих организаций оптимальным вариантом заполнения кадровых документов является система «Добыто. КЭДО».
Особенности заполнения
Личный листок по учету кадров представляет собой унифицированный документ – не возникнет проблем с его оформлением, поскольку это бланк с вопросами, требующими конкретных ответов.
Личный листок по учету кадров обязателен в государственных учреждениях (Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609), но для коммерческих организаций таковым не является. По этой причине в бизнесе для упорядочивания кадрового делопроизводства документ может использоваться, но форма его может быть определена работодателем самостоятельно.
Листок состоит из нескольких обязательных разделов в виде строк и таблиц. В общем случае это могут быть следующие разделы:
- ФИО полностью без сокращений.
- Дата рождения (число, месяц, год в любом формате).
- Место рождения (город, село и пр.).
- Национальность.
- Гражданство.
- Образование – в строке указывается только тип образование (высшее, среднее, среднее специальное).
- Таблица с информацией о полученном образовании – наименование и местонахождение, факультет, год поступления и окончания учебы, если неоконченное, то курс, с которого сотрудник покинул учебное заведение, полученная специальность и номер диплома.
- Ученая степень, звание, если имеются (при отсутствии указать – «не имею»).
- Количество и тип научных трудов, если имеются.
- Какие курсы повышения квалификации, профессиональной переподготовки закончены.
- Владение иностранными языками, включая языки стран СНГ (желательно указать уровень владения).
- Сведения о работе с начала трудовой деятельности, включая учебу, военную службу, работу по совместительству, занятие бизнесом. Учреждения, организации, предприятия, организации указываются так, как они наименовались на момент учебы, работы. Для службы в армии указывается должность.
- Участие в выборах органов власти, в общественных организациях. Таблица, в которой указываются название выборного органа или организации, в качестве кого был избран, год избрания и отзыва, прекращения полномочий.
- Наличие государственных наград – если есть, то перечисляются, какие именно.
- Воинская обязанность, звание – в соответствии со сведениями из военного билета или приписного свидетельства.
- Текущее семейное положение – с перечислением ФИО, возраста членов семьи.
- Домашний адрес по прописке и месту проживания, контактный номер телефона.
- Дата заполнения и личная подпись сотрудника.
На листке также предусматривается место для фотографии размера 4 x 6 см. Если документ оформляется в системе «Добыто. КЭДО», он будет сформирован в электронном виде.
Мнение эксперта. Коммерческая организация самостоятельно определяет, какие строки, таблицы должны быть в документе в зависимости от того, какие сведения о сотрудниках её требуются для отдела кадров. Крайне не рекомендуется, а для государственных учреждений запрещено запрашивать в личном листке сведения о политической и религиозной принадлежности.
Что не вносится в личный листок по учету кадров?
В документ не нужно вносить сведения о предыдущей фамилии, месте жительства. Работнику не требуется указывать информацию о личных качествах, профессиональных навыках. Нет необходимости дублировать информацию о причинах завершения трудовых отношений на предыдущих местах работы.
Не нужно добавлять графы с указанием навыков владения специализированным программным обеспечением, если такие навыки являются обязательными по должностной инструкции, условиям трудового договора. В личном листке не указывают паспортные данные.
Рекомендации по заполнению
В коммерческих организациях бланк предоставляется работодателем. В большинстве случаев заполняется собственноручно (от руки), хотя по согласованию возможна печать на компьютере или оформление в электронном виде.
К основным рекомендациям по заполнению личного листка по учету кадров можно отнести следующее:
- Документ оформляется в единственном экземпляре, т.е. в отдел кадров предоставляется оригинал.
- Не допускаются ошибки, помарки, исправления.
- Запрещено использовать сокращения слов.
- Не нужно указывать прочерки в тех строках, где возможен ответ «не имею», «не состоял». Нужно так и писать: «не имею», «не обучался», «не участвовал» в соответствии с заданным вопросом.
- Не следует дублировать вопросы при ответах – например, не надо отвечать на вопрос о наличии государственных наград следующим образом: «Государственных наград не имею», а нужно: «Не имею».
- Сведения указываются кратко – нет необходимости расписывать то, что не указано в вопросе. Например, не нужно писать, когда именно состоялся брак, в каком году получена правительственная награда или опубликована научная статья, если это прямо не отмечено в вопросе.
- Рекомендуется одной из последних включить графу об обязательствах сотрудника своевременно сообщать обо всех изменениях сведений, указанных в личном листке.
- Личный листок предоставляется в отдел кадров, где он добавляется в папку с личным делом, и хранится на протяжении установленного законодательством срока.
- Если у сотрудника возникли сомнения в заполнении отдельных строк, таблиц, то лучше всего уточнить вопросы непосредственно у кадровиков – как минимум, в соответствии с должностной инструкцией работники отдела кадров должны предоставлять консультации, связанные с трудовыми отношениями.
Мнение эксперта. Личный листок по учету кадров заполняется сотрудником на момент принятия на работу. При возникновении каких-либо изменений (например, прохождение курсов профессиональной переподготовки, изменение семейного положения, места жительства и т.д.) документ заново заполнять не нужно – к нему прикладывают дополнительный бланк (Дополнение к личному листку по учету кадров), в котором в виде таблицы указывают, какие изменения произошли.
Как организации документально закрепить введение личных листков?
Для документального закрепления необходим локальный нормативный акт с обоснованием необходимости ведения и хранения на сотрудников личных листков по учету кадров, приказ руководителя. Также рекомендуем перевести весь кадровый документооборот в электронный вид. Для этого отлично подойдет система «Добыто. КЭДО».
Мнение эксперта. Личный листок по учету кадров прикрепляется к личному делу, а потому заполняется после заключения трудового договора, т.е. на работника, а не на соискателя, в отношении которого еще не принято решение об оформлении в штат. Документ необходим только для штатного персонала – на работников по договору гражданско-правового характера, самозанятых, аутсорсинговых специалистов его не оформляют, поскольку не заводят личное дело.
Личный листок и электронный документооборот
В соответствии с действующим законодательством в России пока что обязательно оформлять в бумажном виде необходимо только 4 кадровых документа:
- Трудовая книжка, если сотрудник сам не изъявил желание вести данный документ в электронном виде.
- Приказ об увольнении.
- Журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
- Документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда.
Соответственно, никто не запрещает коммерческим организациям получать от сотрудника и хранить личный листок по учету кадров в электронном виде. Если у сотрудника имелась квалифицированная электронная подпись на момент трудоустройства, то подписывать документ он может с её помощью. Если же при устройстве на работу личной подписи не имелось, то расходы по её оформлению ложатся на работодателя.
Какие преимущества дает использование системы «Добыто. КЭДО»
Ведение кадрового документооборота в электронном виде, в т.ч. при работе с личными делами сотрудников, предоставляет кадровикам и организации в целом следующие преимущества:
- Все документы хранятся в специальной системе «Добыто. КЭДО» – исключается утеря, порча вследствие ЧС, получение доступа третьих лиц к персональным данным. Не нужно приобретать сейфы или выделять специальные помещения для хранения личных дел.
- Существенно упорядочивается и упрощается ведение документооборота. Намного проще искать нужную информацию в системе, структурировать данные.
- Не требуется хранить бумажные документы в архиве, а личные дела необходимо хранить 75 лет – при использовании облачной системы кадрового электронного документооборота сохранность электронных документов обеспечивает разработчик, предоставляющий доступ к сервису.
- Отсутствует необходимость печати, покупки готовых бланков. Сам по себе листок на одного сотрудника может состоять из 1-2 листов, но при добавлении к бумажному личному делу при достаточно большой численности персонала постоянная распечатка, покупка бланков в плане финансовых затрат уже становится заметной для компании.
Для сотрудников заполнение листка в электронном виде также имеет ряд преимуществ:
- Надежная защита персональных данных – в отличие от бумажных документов доступ к системе есть только у сотрудника отдела кадров, исключается хищение личных дел.
- Заполнение в любое время и любом месте, быстрая отправка в отдел кадров без необходимости лично передавать документ.
- Простое внесение изменений, если документ заполнен с ошибками и неточностями – не нужно заново собственноручно переписывать все данные в новый бланк, что позволяет дополнительно сэкономить время.
Важно! Предоставление недостоверных сведений в документе может стать причиной дополнительных проверок и даже разрывом трудовых отношений, поскольку этот документ оформляется уже после заключения трудового договора.
Заключение
- Личный листок по учету кадров, хотя и не является обязательным документом, но помогает кадровикам вести документооборот по личному составу. Структурированная информация в виде таблиц и строк с краткими ответами наглядно демонстрирует сведения об образовании и трудовой деятельности, биографические сведения. Информация может использоваться для различных целей – например, при разработке программ и курсов обучения с целью повышения навыков и знаний, личных качеств персонала.
- Пригодится информация и при формировании кадрового резерва на замещение вакантных должностей – можно быстро получить доступ к данным по образованию, прохождению курсов повышения квалификации. В управлении персоналом такие сведения также будут полезны при выборе методов мотивирования, поощрений в отношении работников. Также информация о семейном положении поможет при предоставлении внеочередного отпуска лицам, имеющим на это право (многодетные семьи).
- В целом, каждая компания самостоятельно решает – нужно ли ведение личных листков или нет. Преимуществ от ведения личных дел в электронном виде много, с учетом постепенного перехода на ЭДО коммерческих организаций есть смысл начать работу с электронными кадровыми документами уже сегодня.
FAQ
Чем личный листок по учету кадров отличается от анкеты?
Во-первых, в анкете может быть больше вопросов, связанных с биографией сотрудника. Во-вторых, личный листок подписывается только соискателем, тогда как анкета после сверки сведений также подписывается сотрудником кадровой службы, оформляющим специалиста в штат. Также не стоит путать личный листок и личную карточку по форме Т-2. В карточку вносится определенная информация из листка, но далеко не вся. Личная карточка имеет унифицированную форму, а листок может включать или не включать определенные разделы, если организации определенные сведения не требуются.
Какая ответственность за утерю личного листка или разглашение сведений из него?
Информация, содержащаяся в личном листке по учету кадров, относится к персональной. За разглашение сведений из неё в отношении кадрового сотрудника наступает дисциплинарная и иная ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ.
Может ли работодатель требовать предоставление информации о личной жизни, политических взглядах, отношению к религии?
Такая информация, если она имеет непосредственное отношение к трудовой деятельности, может предоставляться сотрудником только с личного разрешения под подпись. Требовать в обязательном порядке указывать данные сведения работодатель не имеет права.
