КЭДО

КЭДО – это кадровый электронный документооборот. Он предусматривает не только оформление, подписание и хранения документов в цифровом виде, но и множество других процессов. Для внедрения КЭДО организации нужно издать приказ, утвердить ряд локальных актов. Сотрудников, в том числе специалистов кадровой службы, необходимо обучить работе с программой. Для полноценного взаимодействия в системе КЭДО необходимо оформить электронные подписи.

Читайте, какие возможности дает КЭДО организации, как перейти на электронный документооборот, на что обратить внимание при выборе программного обеспечения.

Что такое КЭДО для организаций

Документооборот предусматривает различные действия с документами – разработка, согласование, подписание, обмен, хранение. Большинство видов документации можно вести в электронном формате, но с соблюдением норм законодательства. Для работы с кадровыми документами можно использовать КЭДО. По сути, это программа, разработанная специально для указанных целей. С ней могут работать как специалисты отдела кадров, так и иные сотрудники компании.

В общих словах, использование системы кадрового электронного документооборота осуществляется по следующим направлениям:

• работа с документами (приказы, локальные акты, служебные записки, трудовые договоры и т.д.);
• взаимодействие внутри компании или со сторонними структурами через электронные сервисы;
• учет различных показателей, имеющих отношений к трудовым отношениям (примером можно назвать рабочее время сотрудников).

Современные системы КЭДО позволяют вести электронный архив, оцифровывать бумажные документы. Также программы дают возможности вести кадровой планирование, реализовать процессы подбора и набора персонала. Интеграция с другим ПО также фактически стала стандартом для КЭДО.

Есть множество программ, которые можно полностью или частично использовать для кадрового делопроизводства. Отличным решением является модуль «Добыто. КЭДО». Система отвечает всем современным требованиям, проста и удобна в работе, гарантирует надлежащую защиту информации и документов.

Комментарий эксперта. Нельзя сказать, что переход на КЭДО полностью избавит компанию от бумажного документооборота. Некоторые документы по кадрам все еще нужно вести исключительно в обычном письменном виде. Также сотрудник может не дать согласие на оформление его документации в цифре. Эти нюансы нужно учитывать при переходе на КЭДО, работе с персоналом.

Что говорит трудовое законодательство

Еще несколько лет назад трудовое законодательство вообще не содержало норм об оформлении электронных документов. Но в рамках государственной программы цифровизации были приняты следующие решения:

• все государственные и бюджетные структуры были переведены на электронное делопроизводство;
• в 2024-2025 годах планируется ввести указанные требования и для коммерческих организаций;
• в ТК РФ были внесены изменения и добавлены новые статьи, которые разрешили оформление многих кадровых документов в цифре.

Формально, юридические лица сейчас могут работать в старом формате, вести обычное бумажное делопроизводство. Но учитывая плановый переход на ЭДО, лучше уже сейчас внедрить соответствующую систему, тем более что она упрощает работу с персоналом, ведение документации.

Важное значение имеет взаимодействие с сотрудниками. Они должны дать согласие на оформление многих документов в электронном виде. Поэтому работодателю необходимо разъяснять все преимущества такого варианта делопроизводства, разработать регламенты и инструкции для сотрудников. Со стороны государства ряд полезных ресурсов для использования КЭДО размещен на портале «Работа России».

Особенности перехода на КЭДО для бизнеса

Главной проблемой для перехода на КЭДО многие компании видят расходы на приобретение, установку и обслуживание программ. Но по факту эти затраты окупятся очень быстро:

• за счет снижения трудозатрат, устранения необходимо содержать большой штат специалистов данного профиля;
• за счет сокращения издержек на приобретение канцтоваров, бумаги и т.д.;
• за счет ускорения всех процессов при переходе на электронный документооборот.

Естественно, систему КЭДО необходимо подбирать с учетом требований компании, иных факторов. К примеру, небольшой фирме вряд ли нужна полноценное и дорогостоящее ПО, которое охватывает все направления делопроизводства. Для решения большинства кадровых задач отлично подойдет модуль «Добыто. КЭДО». В дополнение можно использовать систему «Добыто. Знания», которая упрощает процессы обучения и развития персонала.

Комментарий эксперта. Внедрение КЭДО дает преимущества не только работодателю. Рядовые сотрудник тоже получат ограниченный доступ к программе, смогут подавать и запрашивать документы, различные сведения. Это снимает излишнюю нагрузку на профильные подразделения, позволяет быстро взаимодействовать по любым вопросам в режиме онлайн.

Выбор программного обеспечения

Прежде чем принимать решение о приобретении и оплате услуг по обслуживанию ПО, нужно обратить внимание:

• на тарифные планы, которые предлагает разработчик;
• на алгоритмы работы системы (например, облачный сервис);
• на объем функций КЭДО, который будет доступен специалистам компании;
• на дополнительные сервисы и расширения;
• на удобство работы, технические требования программы.

Модуль «Добыто. КЭДО» отвечает всем инновационным требованиям. Не менее важно, что программа внесена в реестр отечественного ПО. Это снимает любые ограничения на использование.

Комментарий эксперта. Для ознакомления с возможностями ПО могут предоставить тестовый доступ к сервисам, демоверсию. Там можно ценить удобство работы, наличие всех требуемых опций. Также рекомендуем обратить внимание на качество и скорость работы службы поддержки. Это обязательно пригодится, если у пользователей возникнут сложности.

Приказ, локальные акты компании

Внедрение КЭДО предусматривает не только приобретение программного продукта, но и ряд организационных действий. Сюда входят и процессы со стороны руководства компании:

• издание приказа о переходе на кадровый электронный документооборот, доведение его содержания до сведения персонала;
• разработка и утверждение инструкций, регламентов, положений и иных локальных актов по делопроизводству;
• сбор согласий работников на оформление документов в электронном виде, на подключение к системе КЭДО;
• модернизация технических средств, если это требуется;
• подготовка смет и иных финансовых документов на обслуживание ПО.

Можно приобрести коробочную версию системы КЭДО, которая будет установлена на сервер компании. Также многие разработчики предлагают облачные сервисы, для доступа к которым требуется интернет. При выборе указанных вариантов нужно учитывать технические возможности организации, наличие штата собственных IT-специалистов, иные факторы.

Работодателю нужно обновить должностные инструкции сотрудников, которые будут постоянно работать с системой КЭДО, заниматься делопроизводством. По мере необходимости, компания может принять решение о сокращении численности или штата, так как для работы в программах затрачивается меньше трудоресурсов. При проведении этих процедур необходимо соблюдать требования трудового законодательства.

Обучение персонала работе с КЭДО

Даже если программа проста в освоении и удобна в использовании, нужно провести предварительное обучение специалистов компании. Это может быть:

• работа с тестовой демоверсией, где представлены все основные возможности ПО;
• взаимодействие со службой технической поддержки системы КЭДО (лично или дистанционно);
• изучение комплекса сопроводительных документов (инструкции, мануалы и т.д.).

Можно обучить нескольких специалистов, которые впоследствии поделятся знаниями с остальными работниками. В идеале, система КЭДО должна быть интуитивно понятной даже для неопытных пользователей.

Помимо нюансов работы с КЭДО, специалистам необходимо владеть знаниями по делопроизводству, архивному делу, правилам обработки и хранения персональных данных граждан. С этой целью также нужно периодически проводить обучение, повышение квалификации, практические занятия. Спланировать такие мероприятия можно заранее, с составлением графика на год, квартал или иной период времени.

Нюансы ведения кадрового делопроизводства в электронном виде

Сама по себе, система КЭДО может автоматизировать многие процессы. Но общий регламент работы с программой обязательно подразумевает участие человека. Специалисты кадровой службы и иные сотрудники будут:

• вносить документы и сведения в систему, обмениваться ими;
• работать с новыми или действующими документами;
• ставить задачи, контролировать порядок и сроки их выполнения;
• формировать отчетность по различным показателям, от рабочего времени до сроков рассмотрения обращений.

Для полноценной работы с электронными документами требуется УКЭП, которую работодатель можно заказать через удостоверяющие центры. Для отдельных процессов и видов документации подходят иные виды электронных подписей – УНЭП или ПЭП. В частности, для рядовых сотрудников можно сформировать простую подпись посредством регистрации в программе, указанием логина и пароля.

Комментарий эксперта. В модуле «Добыто. КЭДО» можно использовать разные виды электронных подписей. Система обеспечивает максимально возможную защиту и безопасность информации, содержит надежный архив. При таких условиях не возникнет рисков утечки данных, несанкционированного доступа к документации по кадрам.

Как организовать оформление, подписание и хранение кадровых документов в КЭДО

Общая схема делопроизводства примерно одинакова во всех системах КЭДО. Вот какой маршрут может проходить кадровый документ:

• постановка задачи на оформление документа (например, приказа о приеме на работу нового специалиста);
• разработка проекта документа, его согласование с уполномоченными лицами;
• подписание документа руководителем или иным должностным лицом компании;
• рассылка или выдача документа соответствующим лицам;
• использование документа в работе, либо передача на хранение в кадровую службу;
• сдача документов в архив после завершения делопроизводства.

Сотрудников нужно знакомить с содержанием почти все документов и локальных актов, имеющих отношений к трудовым отношениям. Этот процесс также можно организовать в модуле «Добыто. КЭДО». В личном кабинете программы работник сможет быстро отслеживать статус документов, запрашивать их копии по мере необходимости.

В системе КЭДО можно оцифровать документы, ранее изготовленные в бумажном виде. Для этого необходимо соблюдать общие правила делопроизводства, требования к качеству бланков, форматам и размерам файлов. Электронные документы или скан-копии можно выдавать сотрудникам, направлять через цифровые сервисы. Эти действия в КЭДО осуществляются за считанные секунды.

Преимущества работы с модулем «Добыто. КЭДО»

В рамках одной статьи невозможно описать все возможности модуля «Добыто. КЭДО». Для этого рекомендуем заказать бесплатную демоверсию. Обратим внимание на ключевые преимущества, которые получит работодатель и специалисты компании:

• минимальные технические требования для установки программы, работы с ней;
• использование алгоритмов искусственного интеллекта, что ускоряет и упрощает все процессы;
• наличие большого количество готовых шаблонов и образцов документации по кадрам;
• высокий уровень технической поддержки пользователей;
• удобный процесс интеграции модуля с другим программным обеспечением.

Модуль «Добыто. КЭДО» поможет решить все задачи, связанные с кадровым документооборотом!

Заключение

• КЭДО (кадровый электронный документооборот) представляет собой систему, где можно работать с любой документацией. Для полноценного использования программы необходимо иметь электронные подписи.
• Основной функцией КЭДО является работа с документами – подписание, согласование, учет, хранение, иные процессы. К системе можно подключить не только специалистов кадровой службы, но и сотрудников других подразделений фирмы.
• При выборе системы КЭДО обращайте внимание на тарифные планы, качество поддержки и обслуживания, удобство настройки, технические требования. Чтобы избежать сложностей с переходом на электронный документооборот, рекомендуем использовать модуль «Добыто. КЭДО».

FAQ

Что такое КЭДО?

Это кадровый электронный документооборот, который можно внедрить в любой компании. Основной КЭДО будет программное обеспечение, сервисы и приложения.

Каким компаниям нужен КЭДО?

Несмотря на добровольность внедрения КЭДО, такой вариант делопроизводства активно используют как государственные структуры, так и коммерческие организации. Ряд отчетов можно сдавать исключительно в цифровом формате.

Что нужно учесть при переходе на систему КЭДО?

Для этого нужно не только выбрать и приобрести ПО, но и издать приказ о переходе на электронный документооборот, разработать инструкции и иные локальные акты. Также необходимо обучить работе с КЭДО сотрудников кадровой службы, других подразделений компании.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)