Какие отчеты сдает кадровик

В состав обязательной отчетности, которую нужно сдавать в государственные органы, входят и документы со сведениями о сотрудниках, их стаже и страховых взносах. Также нужно отчитываться о количестве трудовых и гражданско-правовых договоров, о свободных вакансиях для граждан с ограниченными возможностями. Точный перечень отчетов зависит от сферы деятельности компании, ее организационно-правовой формы. Полномочия по сдаче отчетности возлагаются на руководителя, но он может передать их кадровикам, другим специалистам организации.

Читайте, какие отчеты обязаны сдавать кадровики, что нужно учесть при оформлении и подготовке документов, какие преимущества дает использование системы электронного документооборота.

Нужно ли сдавать отчетность по кадрам?

Отчетность в государственные органы содержит ряд обязательных сведений о деятельности компании. По линии кадров в их состав входят данные:

• о штатной численности персонала;
• о количестве договоров, заключенных с работниками;
• о стаже, начисленных и/или уплаченных страховых взносах;
• о вакансиях, свободных для замещения;
• об условиях труда, о количестве и причинах несчастных случаев;
• о гражданах, состоящих на воинском учете или в мобилизационном резерве;
• о количестве и статусе лиц, замещающих государственные и муниципальные должности (для соответствующих учреждений).

В некоторых отчетных документах могут указываться сведения по нескольким направлениям из списка. Электронное заполнение отчетности возможно в системе «Добыто. КЭДО».

Кроме отчетности для государственных органов, локальные акты предприятия могут предусматривать оформление внутренних документов по кадрам. Например, по итогам года руководителю могут направлять отчеты по кадровому делопроизводству, о движении сотрудников между разными подразделениями. Также по решению руководства может назначаться инвентаризация дел по кадрам, которая завершения подготовкой ведомостей, актов и иных документов.

Комментарий эксперта. Отчетность для гос. органов нельзя сдавать в произвольном виде. Все формы утверждены нормативными актами разного уровня. Также важно соблюдать сроки подготовки и направления документов. За нарушение указанных правил может наступать административная ответственность. Наказать могут организацию, ее руководителя или иных должностных лиц, наделенных полномочиями по оформлению документов.

Кто отвечает за надлежащую сдачу отчетов

По умолчанию, ответственность за соблюдение правил и сроков сдачи любой отчетности возлагается на руководителя. Это особенно актуально для небольших компаний, где нет отдельной кадровой службы. Даже если отчет заполняет кто-либо из сотрудников организации, подпись на нем ставится от имени директора. На данный момент для подписания документации нужно иметь ЭЦП, так как отчетность в гос. органы сдается в электронном виде.

Поскольку руководитель физически не может следить за содержанием и сроков направления всех отчетов, свои полномочия он может перераспределить между другими должностными лицами компании. Для этого издается приказ, а перечень обязанностей отражается в трудовых договорах, должностных инструкциях, общих локальных актах по кадровой службе. При выявлении нарушений уполномоченное лицо могут привлечь к административной и/или дисциплинарной ответственности.

Распределение полномочий по сдаче отчетности сопровождается оформлением ЭЦП, предоставлением доступа для работы с государственными интернет-ресурсами, системой электронного документооборота. Также необходимо обучить кадровиков, которые будут заниматься подготовкой отчетов, проводить проверки их навыков и знаний. В системе «Добыто. КЭДО» для этого есть специальные модули.

Виды обязательной отчетности, которые сдают кадровики

Состав отчетов, которые сдают работодатели, существенно изменился еще в 2023 году. Это связано с объединением ПФР и ФСС в Социальный фонд РФ. Ранее действовавшие отчеты включены в структуру единой формы ЕФС-1, а некоторые из них вообще отменили. Ряд отчетных документов заполняются по прежним правилам даже после введения новой единой формы.

Состав отчетности и порядок ее заполнения определяется исходят из следующих факторов:

• статус работодателя (ИП или юридическое лицо);
• сфера деятельности организации (например, специальные отчеты сдают государственные учреждения);
• количество сотрудников, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договоры.

В системе электронного документооборота «Добыто. КЭДО» можно заполнить любые отчетные формы. Также ее можно интегрировать в другие системы и программы, чтобы упростить процесс обмена данными по кадрам, заработной плате. Система содержит нормативную базу, которая предусматривает обязательные требования для заполнения всех форм. Таким образом, кадровикам не придется самостоятельно искать приказы ФНС и акты других ведомств, чтобы подготовить обязательный отчет.

В Социальный фонд РФ

Основной объем данных о персонале передается в Социальный фонд РФ. Эта структура является правопреемником ПФР и ФСС. На сайте Социального фонда РФ можно работать через личный кабинет страхователя (работодателя). На данный момент кадровикам или иным должностным лицам организации нужно сдавать в СФР или налоговую инспекцию следующие отчеты:

• расчет по страховым взносам по сотрудникам (в ФНС, ежемесячно до 25 числа);
• отчет по лицам, принятым на работу, уволенным или переведенным на другую должность (в СФР, отчетные данный включаются в соответствующий раздел формы ЕФС-1).

В отчете указываются данные не только по штатным сотрудникам, но и по лицам, с которыми заключены гражданско-правовые договоры. Если речь идет о приеме на работу или увольнении, то отчетные данные нужно передать в СФР в течение 1 дня. Если же сотрудника перевели на другое рабочее место или в иное подразделение компании, то сведения нужно представить не позже 25 числа следующего месяца. Все формы можно заполнить в системе «Добыто. КЭДО».

Комментарий эксперта. Информация от кадровиков будет важна для заполнения иных отчетных документов. Например, на основании табелей учета рабочего времени или дней отпуска рассчитываются выплаты персоналу, подоходный налог и страховые взносы. Эту информацию использует бухгалтерия и финансовая служба, в том числе для подачи разных отчетов в ФНС, Социальный фонд РФ.

В службу занятости

Служба занятости оказывает помощь в трудоустройстве, контролирует соблюдение прав работников. Помимо прочего, эта деятельность ведется на основе информации, предоставленной от организаций-работодателей. По линии кадров в службу занятости сдаются отчетные документы:

• о количестве свободных вакансий (в том числе в рамках утвержденных квот), которые предназначены для замещения лицами с ограниченными возможностями (предоставляется ежемесячно);
• о введении режима неполного рабочего времени (сдается в трехдневный срок);
• о приостановке деятельности (в трехдневный срок после принятия решения);
• о массовом высвобождении персонала ввиду сокращения, увольнения по ликвидации (не позже 3 месяцев для организаций, 2 недель для ИП);
• об отказе в приеме на работу лицам, направленным службой занятости.

Также предприятия могут заключать со службой занятости различные добровольные соглашения (например, о трудоустройстве выпускников ВУЗов, о временной сезонной занятости). Ими может предусматриваться сдача дополнительных отчетов.

В Росстат

Состав отчетности для Росстата напрямую зависит от численности кадров и сферы деятельности предприятия (учреждения). Туда нужно сдавать:

1. форму 3-Ф с информацией о размере задолженности по зарплате (сдается в первый день после отчетного периода);
2. форму П-4 с информацией о численности сотрудников, размере зарплаты (сдают компании с количеством работников от 15, ежемесячно до 15 числа);
3. форму П-4 (НЗ) для компаний с численностью персонала более 15 лиц, при отсутствии статуса малого или среднего бизнеса;
4. специальные формы отчетов по заработной плате для учреждений разных сфер деятельности (например, образование, социальные услуги, здравоохранение, наука и т.д.);
5. форму 1-Т со сведениями об условиях труда (до 31 января), за исключением субъектов малого бизнеса;
6. форму 7-травматизм (ежегодно, либо 1 раз в 3 года, исходя из требований законодательства);
7. формы 1-ГС или 1-МС с информацией о численности лиц, замещающих должности государственной или муниципальной службы (сдаются с 20 января по 1 марта).

От сдачи формы П-4 освобождены предприниматели, общественные организации и кооперативы.

Комментарий эксперта. На сайтах гос. органов можно найти подробную информацию о правилах заполнения отчетности. В личных кабинетах можно сформировать документы, указав там обязательные сведения. В системе документооборота «Добыто. КЭДО» сделать это еще проще, так как для формирования отчетов будут подставлены ранее загруженные данные.

В другие государственные органы

Кроме Социального фонда РФ, службы занятости и Росстата, кадровикам придется сдавать отчетность еще в ряд ведомств:

• в МВД передается информация о приеме на работу и увольнении иностранцев (для целей миграционного учета);
• в военкоматы (Министерство Обороны РФ) передается отчет с информацией и работниках допризывного возраста, а также о мужчинах, подлежащих первичному воинскому учету;
• в военкоматы сдается отчет о военнообязанных сотрудниках, пребывающих в запасе и мобилизационном резерве, а также о лицах, забронированных за предприятием.

Объем полномочий по передаче сведений воинского учета был существенно расширен в 2022 году.

Комментарий эксперта. Помимо постоянной отчетности, отдельные виды форм нужно сдавать по мере необходимости. Например, сюда входят документы о коллективных спорах и забастовках на предприятии. Если таких случаев не было, то и отчитываться по ним не нужно. Перечень внутренних отчетов и сроки их сдачи определяются по содержанию локальных актов организации.

Как правильно оформить и сдать отчетность

В полномочия кадровой службы входит текущее делопроизводство, учет и систематизация сведений о сотрудниках. Если вести дела надлежащим образом, то на момент подготовки отчета у кадровика будет вся необходимая информация. Чтобы избежать ошибок, нужно уточнить и проверить:

• актуальную редакцию нормативного акта, который описывает порядок направления отчетности;
• форму отчета, действующую на момент заполнения;
• сроки и правила направления документации (в большинстве случаев отчеты нужно подавать в электронной форме);
• состав первичных документов и приложений, которые необходимо прикрепить к отчету.

Отчетность, направленная в государственный орган, будет проверяться по нескольким направлениям – по соответствию форме, по составу обязательной информации, по полномочиям лица, подписавшего документ. По мере необходимости, можно направлять корректирующие (уточняющие) отчеты, пояснения по представленным данным.

Преимущества оформления отчетов по кадрам в системе электронного документооборота

Вы можете упростить подготовку и направление отчетности по кадрам, если будете работать с системой электронного документооборота «Добыто. КЭДО». Сервис позволяет:

• формировать отчеты строго по формам, действующим на момент заполнения;
• работать с актуальной нормативной базой, разъяснениями и письмами государственных органов;
• вести текущий учет сведений по кадрам, который будут автоматически подгружаться в отчетные документы;
• распределять полномочия между разными специалистами, ставить контрольные сроки выполнения задач;
• отслеживать прохождение отчетного документа через разные подразделения компании (если это требуется).

Также система «Добыто. КЭДО» легко настраивается для работы с другими платформами и программами. Это сокращает сроки обмена информацией по разным направлениям, позволяет легко оперировать большими объемами данных.

По ст. 13.19 КоАП РФ ответственность за нарушение правил сдачи кадровой отчетности составляет от 10 000 до 20 000 рублей (для должностного лица), либо от 20 000 до 70 000 рублей (для организации). Если речь идет о предоставлении сведений по персонифицированному учету, то штраф составит 500 рублей за недостоверную информацию по каждому работнику. Отдельный штраф (от 300 до 1 000 рублей) предусмотрен за нарушения сроков передачи сведений по воинскому учету.

Выводы

• Кадровая служба обязана сдавать отчетность в Социальный фонд РФ, в службу занятости, в Росстат, МВД и Министерство Обороны. Также локальными актами организации может предусматриваться подготовка внутренних отчетов по кадрам.
• Формы, правила заполнения и сроки предоставления обязательной отчетности регламентированы нормативными актами. За нарушения могут привлечь к ответственности кадровика, руководителя или саму организацию.
• Большинство обязательных отчетов по кадрам сдаются в цифровом виде. Поэтому для их заполнения нужно использовать системы электронного документооборота.

FAQ

Какие отчеты сдает кадровик?

В отчетности содержатся сведения о численности сотрудников, их стаже и страховых взносах, размере заработной платы. Также в отчеты включаются данные о количестве договоров с работниками, о вакантных должностях, об иной информации, связанной с трудовыми правоотношениями.

Куда кадровикам нужно сдавать отчеты?

Исходя из состава информации, отчетность по кадрам нужно направлять Социальный фонд РФ, в службу занятости, в Росстат, МВД и Министерство Обороны. Формы отчетов утверждены нормативными актами.

Какая ответственность наступает за нарушение сроков сдачи отчетов по кадрам?

По ст. 13.19 КоАП РФ могут взыскать штраф от 10 000 до 20 000 рублей (для специалиста), либо от 20 000 до 70 000 рублей (для предприятия). За непредставление сведений по персонифицированному учету штраф составит 500 рублей по каждому работнику. Штраф от 300 до 1 000 рублей взыскивается за нарушения сроков сдачи отчетов по воинскому учету.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Приказ ФНС № ЕД-7-11/878 (скачать)
• Приказ Минтруда РФ № 24 (скачать)
• Приказ Росстата № 485 (скачать)
• Приказ Росстата № 532 (скачать)