Как программы для кадровиков упрощают работу с персоналом

CRM (Customer Relationship Management) — это система управления отношениями с клиентами. Однако сервис также может быть полезен и кадровикам. Программы для кадровиков в рамках CRM предлагают возможность создания и ведения базы данных с информацией о сотрудниках, их профессиональных навыках, опыте работы, образовании и т.п. Такие базы позволяют кадровым специалистам быстро находить потенциальных кандидатов и эффективно управлять ими в процессе найма и адаптации новых сотрудников.

Читайте, какие наиболее популярные программы можно использовать для управления персоналом, в чем заключаются их функциональные возможности и преимущества для работодателя.

Содержание

Особенности функционала программы
Почему использование программы для управления персоналом является выгодным
Современные предложения на рынке
Выбираем подходящую программу
Сервис Добыто: 10 отличительных особенностей
Централизованное хранилище документов
Электронные подписи
Удобный и быстрый поиск
Контроль доступа
Интеграция с другими системами
Автоматизация рабочих процессов.
Шаблоны документов
Облачное хранилище
Искусственный интеллект
Техническая поддержка
Вывод
Часто задаваемые вопросы
Список источников

Особенности функционала программы

Программа для кадровиков является важным инструментом для эффективного управления персоналом в организации. Ее основная цель — упростить рутинные задачи, связанные с учетом и администрированием персонала, а также предоставить кадровому отделу инструменты для более качественной работы.

Особенности их функционала могут различаться в зависимости от конкретного решения. Можно обозначить несколько ключевых возможностей, которые присутствуют в большинстве таких сервисов:

Учет персонала: предоставляется возможность учета основных данных о каждом работнике, таких как ФИО, дата рождения, контактная информация и др. Кроме того, возможно отслеживать изменения в статусе сотрудников (прием на работу, переводы, увольнения) и поддерживать актуальные сведения.
Учет рабочего времени: эта функция позволяет отслеживать рабочее время сотрудников, включая начало и окончание рабочего дня, перерывы и отпуска. Такой инструмент помогает автоматизировать расчет заработной платы, а также контролировать соблюдение трудового законодательства.
Расчет заработной платы: модуль для расчета заработной платы позволяет автоматически рассчитать зарплату на основе заданных правил и параметров, учитывая отработанные часы, выплаты дополнительных надбавок и вычеты.
Управление персональными данными: безопасность сведений работников является приоритетом для кадровиков. Поэтому функционал программы включает возможность защищать и управлять персональными данными сотрудников, таких как данные о зарплате, медицинское страхование и личные сведения.
Система отчетности: программа предоставляет инструменты для составления различных отчетов, необходимых для работы кадрового отдела и руководства организации. Это могут быть отчеты о составе персонала, отчеты о затратах на персонал, отчеты о текучести кадров и т.п.

Таким образом, особенности функционала программы для кадровиков позволяют существенно упростить и автоматизировать процессы, связанные с управлением персоналом.

Сервисы для кадровиков есть в крупных платформах для электронного документооборота

Почему использование программы для управления персоналом является выгодным

Применение таких сервисов это не только удобный и эффективный способ вести учет сотрудников, но и значительная экономия времени и средств для компании. Можно обозначить следующие основные преимущества:

автоматизация бухгалтерского и кадрового учета: программы позволяют автоматизировать процессы учета рабочего времени, начисления заработной платы, подачи отчетности в налоговые органы и социальные фонды. Это существенно упрощает работу бухгалтеров и кадровиков, а также исключает возможность ошибок в расчетах;
централизованное хранение информации: сервисы обеспечивают возможность хранить всю кадровую информацию в одном месте, что упрощает доступ к данным и обеспечивает их безопасность;
улучшение взаимодействия сотрудников и работодателей: электронная система обмена документами позволяет сотрудникам и работодателям быстро получать и передавать необходимую информацию, что экономит время и повышает эффективность коммуникации;
мониторинг и анализ данных: с помощью программы можно проводить анализ эффективности персонала, отслеживать изменения в законодательстве, прогнозировать затраты на заработную плату и оптимизировать управление персоналом.

Комментарий специалиста. Применение программ для кадровиков позволяет компаниям существенно повысить уровень автоматизации бизнес-процессов, обеспечить точность и своевременность учета, существенно снизить затраты на административные задачи и тем самым сделать работу кадрового отдела более эффективной и продуктивной.

Современные предложения на рынке

На данный момент на рынке существуют множество предложений в части решения кадровых вопросов и задач. Среди них:

EmplDocs — функционал основан на технологиях 1С, включающее в себя набор заранее настроенных шаблонов. Имеется функция доступа к личному кабинету, в котором можно оформлять заявки, подписывать различную документацию, знакомиться с расчетными листками и др.
Directum HR Pro — позволяет управлять организационными процессами в компании. Включает в себя функционал, позволяющий управлять кадровыми документами.
HR-link — система, которая позволяет подписывать документацию с использованием НЭП или Госуслуг. Кроме того, в нем есть возможность онлайн трудоустройства с проверкой кандидатов.
VK HR Tek — обеспечивает управление кадровым делопроизводством, а также позволяет интегрироваться с различными системами, такими как 1С ЗУП и т.п.
Добыто — отечественная платформа для работы с кадровыми документами. Функционал сервиса включает в себя разнообразные возможности: полный перенос всего кадрового процесса организации в электронный формат, безопасный облачный ресурс, быстрый поиск с искусственным интеллектом, гибкая настройка, интеграция с другими системами, а также всесторонняя техническая поддержка.

Выбираем подходящую программу

При выборе программы для кадровиков необходимо обратить внимание на несколько ключевых моментов:

Важно оценить функциональность программы. Она должна включать в себя возможность учета персонала, а также управление рабочим временем и заработной платой. Также полезно, если программа предоставляет инструменты для анализа данных и формирования отчетов.
Необходимо учитывать удобство использования сервиса. Портал должен быть интуитивно понятным и простым в освоении, чтобы работник кадрового отдела могли быстро освоить ее и эффективно использовать в работе.
Стоит обратить внимание на адаптивность. Программа должна иметь возможность интегрироваться с другими системами, быть готовой к изменениям и развитию компании.
Обеспечивать безопасность данных. Портал должен предоставлять надежное хранение и защиту конфиденциальных данных работников.
Важно учитывать стоимость программы. Она должна соответствовать бюджету предприятия и включать в себя полный спектр необходимых функций.

Комментарий специалиста. При выборе системы необходимо внимательно оценить ее функциональность, удобство использования, адаптивность, безопасность и стоимость, чтобы обеспечить эффективное управление персоналом.

Полномочия по работе с программами зависят от должностных инструкций кадровиков

Сервис Добыто: 10 отличительных особенностей

“Добыто” — это сервис, который предоставляет компаниям эффективные инструменты для управления кадровым документооборотом. Вот 10 его отличительных особенностей:

Централизованное и удобное хранилище документации.
Применение различных видов электронной подписи.
Удобный и быстрый поиск документов.
Контроль доступа.
Интеграция с другими системами.
Автоматизация рабочих процессов.
Наличие возможности создавать документы на основе представленных шаблонов.
Возможность хранения файлов в облаке.
Искусственный интеллект.
Техническая поддержка.

Рассмотрим функционал сервиса более подробно.

Централизованное хранилище документов

Программа хранит и организовывает всю документацию предприятия в одном безопасном месте. Это упрощает поиск и обмен файлов между сотрудниками. Организованное хранилище играет ключевую роль в кадровом электронном документообороте. В хранилище могут храниться информация о работниках, их персональных данных и т.п. Благодаря организованному хранению, сотрудники и руководители легко могут получить доступ к необходимой информации, а также вносить и изменять данные в системе, что обеспечивает эффективность и прозрачность кадрового учета в организации.

Электронные подписи

“Добыто” предоставляет возможность применение различных электронных подписей. Предусмотрен также выпуск бесплатных подписей для сотрудников организации. Кроме того, файлы можно подписывать с любого электронного устройства — ноутбук, компьютер, телефон.

Удобный и быстрый поиск

Благодаря применению искусственного интеллекта, “Добыто” обеспечивает быстрый и удобный поиск документов по ключевым словам, категориям, датам и т.п. Сервис может учитывать семантическую связь между словами, понимать синонимы и контекст, что делает поиск более точным и релевантным. Благодаря своей эффективности и удобству использования, система облегчает поиск необходимых файлов и экономит время пользователя.

Программа позволяет составить график отпусков или табель учета рабочего времени

Контроль доступа

Сервис позволяет определить уровень прав доступа у каждого пользователя, а также ограничить доступ к конкретным документам или функциям системы. Можно также назначить пользователям различные уровни доступа. Контроль доступа является важным аспектом для обеспечения безопасности персональных данных и конфиденциальной информации.

Интеграция с другими системами

Портал позволяет интегрироваться с различными системами, включая Битрикс24, 1С и более 30 других систем Кроме того, все данные, внесенные в программу, автоматически сохраняются и могут быть загружены на сервер. Сохраненная информация доступна для просмотра с помощью различных приложений. Интеграция дает возможность автоматизировать процессы и упростить взаимодействие между различными системами.

Автоматизация рабочих процессов.

С помощью “Добыто” можно полностью автоматизировать все кадровые процессы. Например:

регулировать и отслеживать отпуска;
контролировать присутствие сотрудников;
устанавливать и контролировать сроки выплат заработной платы;
отслеживать статус работника (видеть график работы, отсутствия и т.п.), фильтровать информацию о нем;
настраивать жизненный цикл и маршрут документа (возможно указание инициатора, подписанта и лица, которое согласует документ);
просматривать статус согласования документации;
и многое другое

Комментарий специалиста. В “Добыто” можно создать таблицу всех выплат, задать автоматическое начисление. Обеспечена возможность также видеть статус сотрудника, его график отсутствий и профиль, а также график отпусков (пересечение отпусков подсвечивается специальным цветом).

Шаблоны документов

На платформе реализованы шаблоны различных документов, в которых заполняются специальные поля. С документом можно также выполнить различные действия: поделиться им, подписать, редактировать и т.п. Также есть возможность просмотреть его историю, чтобы узнать, кто и когда производил редактирование.

Возможно также воспользоваться конструктором и сделать документацию самостоятельно. Таким образом, любой бизнес-процесс будет выглядеть так, как удобно именно пользователю и компании.

Облачное хранилище

Документы и информация хранятся в специальном центре, сертифицированном на соответствие ГОСТ 57580, 152-ФЗ, ISO 27001/27017/27018/ 27701, PCI. Возможно также использовать собственные серверы. В любом варианте обеспечивается автоматическое сохранение файла. Все это обеспечивает безопасное хранение документов и информации.

Искусственный интеллект

Для работы сервиса применяется искусственный интеллект, который помогает выполнять точный поиск информации, контролирует загружаемые файлы, проверяет актуальность уже имеющейся информации и способствует созданию новой.

С использованием искусственного интеллекта появляется также возможность получать информацию с помощью чат-бота. Такой бот позволяет обмениваться сведениями из базы данных и создавать на их основе новые материалы (инструкции, презентации, статьи и т.п.). Вы можете задавать боту любые вопросы, вести диалог и использовать его для выполнения рутинных задач, таких как генерация вопросов для интервью, подготовка презентаций или написание отчетов. В будущем планируется добавить поддержку чат-бота, где пользователи смогут задавать вопросы о сервисе и оценивать качество обслуживания.

Техническая поддержка

“Добыто” предоставляет профессиональную техническую поддержку для решения любых возникающих проблем и вопросов пользователей. В случае нерешенных вопросов, специалисты службы поддержки помогут в их решение в кратчайшие сроки. Связаться со специалистами можно любым способом(диалоговое окно, по телефону, компьютеру и т.п.).

Работа с программами осуществляется с использованием разных видов электронных подписей

Вывод

Программы для кадровиков являются неотъемлемой частью современного бизнеса. Они облегчают и автоматизируют процессы поиска, найма и управления персоналом. Благодаря таким сервисам, предприятия могут повысить свою конкурентоспособность на рынке труда и обеспечить более качественную и продуктивную работу своих работников.
Система «Добыто» предлагает множество возможностей для создания и управления процессами и документами. Удобный поиск документов в системе «Добыто» поможет вам быстро и эффективно находить нужные материалы. В сервисе возможна работа с сотрудниками любого типа занятости. Остались вопросы, свяжитесь с нами.