Как перейти на кадровый электронный документооборот

Сегодня большинство компаний сталкиваются с необходимостью эффективного управления документооборотом в сфере кадрового делопроизводства. Стандартные методы обработки и хранения документации часто оказываются сложными и требуют большого количества времени и ресурсов. Однако с появлением кадрового электронного документооборота (“КЭДО”) возможности автоматизации и оптимизации процессов значительно расширились. Как же перейти и пользоваться рассматриваемым документооборотом без лишних проблем?

В данной статье вы узнаете об основных этапах перехода на кадровый электронный документооборот, какие юридические аспекты перехода существуют, а также в чем заключаются основные его перспективы.

Содержание

Основное понятие. Правовое регулирование
Юридические аспекты организации КЭДО
Защита персональных данных
Применение электронной цифровой подписи
Подготовка к переходу
Выбор программного обеспечения
Организация системы хранения и доступа
Обучение работников
Перспективы применения КЭДО
Полезные документы
Полезное видео
Вывод
Часто задаваемые вопросы
Список использованных источников

Основное понятие. Правовое регулирование

Под КЭДО понимается система, основанная на использовании электронных технологий для обработки и передачи документов, связанных с кадровыми процессами. Она обеспечивает автоматизацию работы с документацией в сфере управления персоналом (трудовые договоры, приказы и т.п.).

Как перейти на кадровый электронный документооборот — КЭДО это быстрый и надежный способ оптимизировать кадровое делопроизводство

Кадровый документооборот в настоящее время регулируется такими нормативно-правовыми актами, как Трудовой кодекс (статьи 22.1 — 22.3 ТК), приказ Минтруда России № 578 н, Федеральный закон № 152 «О персональных данных» и иные законодательные акты.

Основные аспекты внедрения подробно описаны в статьях 22.1 — 22.3 ТК. Статьями 22.2 — 22.3 ТК устанавливаются порядок организации документооборота и порядок взаимодействия между работником и работодателем.

В цифровом делопроизводстве документы должны соответствовать единым требованиям, которые установлены приказом Минтруда России № 578 н. Согласно требованиям, каждый документ должен состоять из основной части, приложений (в различных форматах), электронной цифровой подписи, машиночитаемой доверенности и описания файла в формате XML.

Кроме того, одним из важных аспектов внедрения является обеспечение защиты личных данных работников передаваемых в цифровом виде. В соответствии со статьей 19 Федерального закона № 152, работодатель обязан принимать все необходимые меры для защиты персональных данных от неправомерного доступа, изменений и других незаконных действий.

При организации кадрового электронного документооборота необходимо строго соблюдать требования законодательства и обеспечить его применение согласно принятым нормам и правилам.

Юридические аспекты организации КЭДО

В процессе перехода на электронное делопроизводство важно также учитывать такие правовые аспекты, как:

защита личных сведений;
порядок применения электронной цифровой подписи (“ЭЦП”).

Защита персональных данных

В сфере управления кадровыми делами, работодатель несет ответственность за безопасность передаваемой через КЭДО информации. Это относится как к персональным данным сотрудников, так и к другим сведениям.

В части защиты персональных данных действует Федеральный закон № 152. Согласно данному акту, работодатель является оператором по обработке личных сведений работника. В свою очередь, в обязанность оператора входит выявление опасностей при обработке данных, выявления средств защиты, анализ эффективности используемых мер, восстановление личных сведений сотрудников и определение правил доступа к информации. Кроме того, работодатель должен обеспечить сохранность передаваемой информации в соответствии с требованиями законодательства об архиве.

Защита и хранение сведений требует комплексного подхода, включающего технические, организационные и правовые меры, и является важной задачей для организаций.

Комментарий специалиста. Использование защитных мер играет важную роль в современном бизнесе. Принимаемые меры предназначены для защиты цифровых ресурсов, данных и репутации организации от возможных угроз и рисков.

Наша компания при разработке сервиса «Добыто» использует в своей работе сервисы и ПО, разработанные в России. Мы зарегистрированы в реестре российского программного обеспечения. Используя наш “Добыто”, вы можете быть уверены в высоком качестве, надежности и безопасности хранения и обмена информации.

Применение электронной цифровой подписи

В соответствие с ФЗ-63, существуют следующие виды ЭЦП:

простая электронная подпись (ПЭП). Такой вид подписи не подразумевает использования сертификата ключа, а только применение специальных параметров;
неквалифицированная электронная подпись (НЭП). В данном виде подписи применяется сертификат ключа, выданный удостоверяющим центром;
квалифицированная электронная подпись (КЭП). Наиболее надежный и безопасный тип ЭЦП. В отличие от других видов подписи, в КЭП применяется квалифицированный сертификат ключа, который обеспечивает аутентификацию владельца подписи.

В КЭДО, согласно ст. 22.3 ТК, существует определенный порядок подписания документов между работником и работодателем. Стороны могут использовать такие ЭЦП, как:

квалифицированная электронная подпись;
неквалифицированная;
НЭП, полученная при помощи специальной системы;
ПЭП.

При подписании могут применяться разные типы ЭЦП. Все зависит от вида документа и стороны, подписывающей его.

Комментарий специалиста. ЭЦП является надежным и эффективным инструментом, который позволяет сократить время и усилия, связанные с обработкой и хранением бумажной документации. Она также обеспечивает юридическую достоверность и подлинность создаваемых файлов.

Сервис «Добыто» специально разработан для обеспечения удобства и безопасности работы с ЭЦП. Наша система позволяет производить обмен данными и ознакамливаться с ними, используя цифровую подпись.

Подготовка к переходу

Для успешного перехода на цифровой документооборот, важно следовать определенным шагам:

Выберите программное обеспечение.
Организуйте систему хранения и доступа к документации.
Проведите обучение.

Выбор программного обеспечения

При выборе программного обеспечения рекомендуется учитывать такие факторы, как:

Интеграция: ПО должно быть совместимо с другими сервисами, используемыми в организации (например, сервисы учета рабочего времени и оплаты). Наш модуль “Добыто. КЭДО” идеально для этого подходит.
Безопасность: важно, чтобы программа отвечала всем требованиям безопасности, необходимым для обеспечения защиты информации в организации.
Удобство использования: программа должна быть простой и интуитивно понятной любому пользователю.
Цена: при выборе ПО важно учесть все возможные расходы, связанные с его внедрением и обучением сотрудников.
Поддержка клиентов: наличие качественной технической поддержки для пользователей программного обеспечения имеет большое значение.

Следует также учитывать иные факторы, которые могут быть важны для конкретной компании.

Организация системы хранения и доступа

Внедрение системы хранения и доступа предполагает осуществление следующих шагов:

анализ имеющейся документации: необходимо проанализировать имеющуюся документацию и классифицировать ее по типу важности;
создание шаблонов: подготовьте формы документов, которые будут создаваться и храниться в системе;
контроль доступа: определите лиц, имеющих доступ к документации;
взаимодействие с другими сервисами: объедините систему хранения и доступа с другими сервисами, такими как управление персоналом или автоматизация бухгалтерии.

Организация системы хранения и доступа в КЭДО имеет множество преимуществ. Прежде всего, это улучшение эффективности и безопасности управления кадровыми процессами.

“Добыто” — это надежный и интегрируемый сервис кадрового электронного документооборота, который можно легко внедрить и использовать совместно с другими системами. Мы предоставляем постоянную техническую поддержку нашим клиентам. Наше инновационное решение поможет оптимизировать кадровые процессы и сделать их более эффективными.

Обучение работников

Внедрение КЭДО в компании должно сопровождаться обучением работников. Процесс образования может состоять из следующих этапов:

подготовка образовательных материалов. На данном этапе необходимо разработать образовательные материалы(лекции, видеоуроки, инструкции и т.п.);
организация образовательного процесса. Определите форму обучения. Образовательный процесс может быть в виде тренингов, семинаров, вебинаров и т.п. ;
практика. Помимо теории важно также обеспечить практические занятия. Это поможет закрепить полученные знания;
тестирование. Оценка результатов позволит определить эффективность образовательного процесса.

Перспективы применения КЭДО

Применение цифрового документооборота имеет ряд преимуществ.

Во-первых, это упрощает и ускоряет процесс обработки кадровых документов. Вместо того чтобы тратить время на ручное заполнение, подписание и передачу бумажной документации, сотрудники могут легко обмениваться необходимой информацией в цифровом виде.

Во-вторых, цифровой документооборот позволяет сократить расходы на бумагу, принтеры, копировальные аппараты и другое офисное оборудование. Это помогает организациям снижать затраты и улучшать экологическую эффективность, сокращая использование бумажных ресурсов.

В третьих, увеличивается надежность и безопасность хранения документации. Она может быть защищена паролем, криптографической подписью или другими средствами цифровой безопасности. Это помогает предотвратить несанкционированный доступ и утечку конфиденциальной информации.

В четвертых, рассматриваемый документооборот обеспечивает удобство доступа к сведениям. Сотрудники могут легко найти нужные данные, используя цифровую систему, без необходимости искать и перебирать бумажные архивы.

В целом, использование цифрового документооборота позволяет существенно оптимизировать процессы кадрового делопроизводства, повысить эффективность работы, обеспечить безопасность и снизить затраты.

Мнение специалиста. КЭДО является удобным решением для хозяйственной деятельности. Все соглашения и документация оформляются в цифровой форме, что облегчает обмен информацией. Поиск сведений происходит быстро и без проблем. Более того, в скором времени планируется внедрение ЭДО на обязательной основе во всех сферах. Многие государственные органы уже сейчас используют ЭДО в обязательном порядке.

“Добыто” предоставляет собой сервис, который поможет вам снизить затраты организационных ресурсов. Использование нашего сервиса безопасно, удобно и экономически выгодно.

Полезные документы

№	Наименование	Ссылка для скачивания
1.	Приказ о внедрении системы ЭДО	Скачать
2.	Примерная форма соглашения об обмене	Скачать
3.	Правила обработки персональных данных	Скачать

Полезное видео

Вывод

Переход на КЭДО становится неотъемлемой частью бизнеса, в котором информационные технологии играют ключевую роль. При внедрении важно не только осуществить выбор соответствующей системы, но и подготовку сотрудников, разработку плана и контроль процесса. Внедрение такой системы позволяет сократить затраты времени и ресурсов на обработку и хранение кадровой документации, упростить взаимодействие между сотрудниками и обеспечить безопасность информации.

«Добыто» — это инновационный сервис, предлагающий автоматизацию подписания и хранения кадровой документации с использованием надежных технологий и искусственного интеллекта. Наш сервис отличается гибкостью в настройке, обеспечивает надежность и сохранность данных, а также позволяет сэкономить значительное количество времени и ресурсов.