Как организовать электронный кадровый документооборот в организации

В настоящее время электронный кадровый документооборот (“КЭДО”) становится все более популярным в современных организациях. Отказ от бумажной работы и переход к электронному формату позволяет существенно повысить эффективность и оперативность работы с кадровой документацией. Однако организация КЭДО предполагает соблюдение определенных требований.

В данной статье будут рассмотрены основные аспекты внедрения документооборота в организации, какие требования необходимо учесть, а также преимущество его внедрения.

Содержание

Нормативно — правовое регулирование
Организация кадрового делопроизводства
Выбор программного обеспечения
Внедрение единой системы хранения и доступа
Обучение сотрудников
Правовые аспекты
Защита и хранение цифровой информации
Порядок применения ЭЦП
Преимущества использования КЭДО
Вывод
Часто задаваемые вопросы
Список источников

Нормативно — правовое регулирование

На сегодня КЭДО регулируется такими нормативно-правовыми актами, как:

Трудовой кодекс (ст. ст. 22.1-22.3 ТК);
Приказ Минтруда России № 578н;
ФЗ № 152 “О персональных данных”;
иные законы.

Основные аспекты внедрения цифрового документооборота изложены в статьях 22.1 — 22.3 ТК. В частности, согласно ст. 22.1 ТК, под КЭДО понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документации, оформленной в цифровом виде без дублирования на бумажном носителе. Положениями статей 22.1 — 22.3 ТК регулируется порядок внедрения документооборота и взаимодействия между работником и работодателем.

Цифровая документация должны соответствовать единым требованиям, установленными приказом Минтруда № 578н. Так согласно, п. 1 единых требований, цифровой файл должен состоять из:

основной части (формат PDF/A-1A);
приложений (формат графических, структурных и иных видов данных);
электронной цифровой подписи (“ЭЦП”);
машиночитаемой доверенности;
описания файла (формат XML).

В процессе применения документооборота важно также обеспечить охрану передаваемых личных сведений работников. Согласно, ст. 19 ФЗ № 152, работодатель при обработке персональных данных должен принимать все необходимые меры по защите от неправомерного доступа, от изменений или иных действий в отношении персональных данных.

Организация цифрового делопроизводства должна соответствовать всем требованиям законодательства.

Алгоритм обмена кадровыми документами в системе ЭДО

Организация кадрового делопроизводства

Внедрение кадрового делопроизводства можно разделить на следующие этапы:

Выбор программного обеспечения;
Внедрение единой системы хранения и доступа к цифровым сведениям;
Обучение сотрудников.

Комментарий специалиста. Цифровое делопроизводство вводится в соответствии с требованиями статьи 22.2 ТК. Для этого необходимо разработать и принять локальный акт, который будет регулировать процесс работы.

При этом работник должен дать свое письменное согласие. Это означает, что он должен выразить свою готовность его использовать в своей работе.

Выбор программного обеспечения

При выборе программного обеспечения (“ПО”) рекомендуется учитывать следующие факторы:

интеграция: ПО должно интегрироваться с другими существующими сервисами в организации (например, учета рабочего времени, оплаты и т.д.);
безопасность: программа должна отвечать всем требованиям безопасности;
удобство использования: интуитивно понятное ПО, предполагает легкость и удобство в использование;
цена: при внедрении ПО важно определить все возможные расходы, в том числе связанные с его внедрением, обучением сотрудников;
поддержка клиентов: поддержка клиентов при использовании программы имеет важное значение;
иные критерии.

Внедрение единой системы хранения и доступа

Внедрение требует принятия единой системы хранения и доступа к электронным документам. Для этого необходимо предпринять следующие шаги:

анализ и классификация: проанализируйте имеющуюся документацию, которая будет использоваться. Это могут быть договоры о трудоустройстве, заявления на отпуск, личные сведения сотрудников и т.д. Необходимо классифицировать их по типу и важности;
централизованное хранение сведений: определите базу данных для хранения. Например, облачное хранилище или специальные серверы. Сервис “Добыто. КЭДО” предлагает надежное хранение документации на облаке или сервере;
создание цифровых форм и шаблонов: разработайте формы и шаблоны, которые можно будет заполнять и хранить. Это позволит унифицировать документацию и облегчит ее поиск и доступность;
установка контроля доступа: установите систему контроля доступа, которая позволит определить, кто может просматривать, редактировать или утверждать документацию;
интеграция с другими сервисами: интегрируйте систему хранения и доступа к цифровым документам с другими сервисами, такими как управление персоналом или автоматизация бухгалтерии. Это поможет обеспечить непрерывный поток информации и упростить процесс работы.

Внедрение единой системы хранения и доступа поможет улучшить эффективность и безопасность управления кадровыми процессами.

Система «Добыто. КЭДО» предлагает надежный, интегрируемый со многими системами, интуитивно понятный сервис с постоянной технической поддержкой. Мы помогаем множеству наших клиентов от небольших компаний до крупных холдингов, внедрить в организации инновационное решение в области электронного кадрового документооборота.

Сравнение плюсов и минусов перехода на систему ЭДО для бизнеса

Обучение сотрудников

Важным этапом внедрения цифрового делопроизводства является обучение сотрудников работе с сервисом. Процесс можно разделить на следующие этапы:

Подготовка материалов: для эффективного обучения необходимо разработать соответствующие материалы, такие как презентации, видеоуроки, инструкции и т.д. Они должны содержать информацию о правилах оформления документов, процессе их обработки, функциях и прочее.
Организация процесса: обучение можно провести в форме тренингов, лекций, семинаров, вебинаров или использовать внутренние платформы.
Практические занятия: кроме теории, необходимо предоставить сотрудникам практические задания для закрепления полученных знаний. Для этого можно использовать учебные ситуации, моделирование процесса работы и тестовые сценарии.
Оценка результатов: после завершения обучения важно провести оценку результатов. Для этого можно использовать тестирование знаний, проведение опросов. Это позволит оценить эффективность обучения и внести необходимые коррективы.

В процессе внедрения важно также учитывать нормативные требования к его применению.

Правовые аспекты

Применение КЭДО должно соответствовать основным правовым аспектам действующего законодательства в таких областях, как:

защита данных, учет и хранения информации;
порядок подписание ЭЦП.

Защита и хранение цифровой информации

Согласно действующим нормам, работодатель несет ответственность за обеспечение безопасности передаваемой информации. Это относится как к персональным данным работников, так и к другим сведениям.

Порядок защиты персональных данных урегулирован Федеральным законом № 152. Согласно этому закону работодатель является оператором, осуществляющим обработку персональных сведений работников. В связи с этим, работодатель должен предпринять ряд мер для защиты передаваемой информации. Например, выявление угроз при обработке данных, определение средств защиты, оценка эффективности принимаемых мер, выявление фактов незаконного доступа и применение мер по обнаружению и ликвидации последствий компьютерных атак, восстановление личных сведений и другие меры.

Кроме того, работодатель обязан обеспечить охрану передаваемой информации. Например, согласно статье 22.3 Трудового кодекса компания должна обеспечить сохранность цифровой документации в соответствии с требованиями, установленными законодательством. Так, например, согласно Приказу Росархива № 236, трудовые договоры должны храниться 50 (если переданы в архив до 2003 года), и 75 лет (если отправлены после 2003 года).

В целом, защита и хранение цифровых сведений требует комплексного подхода, включающего технические, организационные и правовые меры.

Комментарий специалиста. Обеспечение безопасности является важным аспектом современного бизнеса и помогает защитить данные и репутацию организации от возможных угроз и рисков.

Сервис «Добыто. КЭДО» разрабатывается в России, наш офис и разработчики находятся в Москве. Мы зарегистрированы в реестре российского программного обеспечения. Используя наш сервис, вы можете быть уверены в высоком качестве, надежности и безопасности хранения и обмена документами.

Маршрут кадрового документа в системе ЭДО

Порядок применения ЭЦП

ЭЦП — это механизм, который присваивает правовое значение цифровым документам и удостоверяет их авторство и целостность. В контексте кадровой документации, таких как трудовые договоры, заявления на отпуск и иное, ЭЦП позволяет ускорить процесс подписания и снизить бумажную волокиту.

Статьей 22.3 ТК предусмотрен порядок подписания документов между работником и работодателем. Так, согласно данной статье, при подписании используются:

квалифицированная электронная подпись (КЭП);
неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — ее проверка определяется соглашением между сторонами;
НЭП, полученная при помощи специальной системы;

В зависимости от вида документации и стороны, используется тот или иной вид подписи. Так, например, работодателем при подписании документации может использоваться КЭП или НЭП, полученная при помощи системы онлайн правительства.

Комментарий специалиста. Использование ЭЦП является надежным и эффективным инструментом для подписания кадровой документации. ЭЦП эквивалентно обычной бумажной подписи и придает документу юридическую силу. Важно отметить также, что ее использование должно быть согласовано между сторонами. Сервис «Добыто. КЭДО» представляет собой систему, которая предназначена для удобной и безопасной работы с квалифицированной электронной подписью. Наша система позволяет обмениваться данными и ознакамливаться с документами, используя ЭЦП.

Преимущества использования КЭДО

Организация кадрового электронного документооборота является важным шагом в цифровизации и автоматизации управления персоналом.

Кроме того, применение цифрового документооборота имеет множество преимуществ. К основным можно отнести:

Экономия времени и ресурсов. Использование цифрового делопроизводства позволяет сократить время на обработку документации и повысить эффективность кадровых процессов.

Улучшение безопасности и конфиденциальности. КЭДО обеспечивает защиту данных с помощью современных технологий и инструментов. Шифрование, авторизация, контроль доступа позволяют предотвратить несанкционированный доступ и утечку конфиденциальной информации.
Централизация и хранение данных. Цифровой документооборот позволяет собрать всю документацию в централизованное хранилище, что упрощает поиск, доступ и обновление информации. Это особенно полезно для холдингов с большим документооборотом.
Упрощение аналитики и отчетности. Электронное делопроизводство предоставляет возможность автоматического формирования отчетов и аналитической информации. Это позволяет более эффективно проводить анализ и мониторинг процессов, принимать обоснованные решения и планировать дальнейшие действия.
Экономия ресурсов. Применение электронного делопроизводства позволяет сократить использование бумаги и других ресурсов, связанных с печатью и хранением бумажной документации, что способствует экономии ресурсов.

Комментарий специалиста. КЭДО — это удобное решение для бизнеса. Все договоры оформляются в безбумажной форме, что значительно упрощает передачу информации. Кроме того, в скором времени планируется сделать безбумажный документооборот обязательным во всех отраслях. Многие государственные органы уже сейчас обязаны использовать ЭДО.

Работа с ЭДО ведется через различные технические устройства и гаджеты

Вывод

Организация безбумажного кадрового делопроизводства в компании является необходимым шагом в условиях современных информационных технологий.
Внедрение такой системы требует серьезной подготовки и внедрения соответствующих инструментов и процедур. Применение КЭДО дает множество преимуществ, таких как повышение эффективности, сокращение времени на обработку документации, снижение рисков ошибок и потери информации, а также улучшение безопасности и конфиденциальности сведений.
Сервис “Добыто. КЭДО” — это инновационный сервис, дающий возможность автоматизировать процесс подписания кадровой документации и хранение информации с помощью современных технологий и искусственного интеллекта. Наш сервис отличается гибкостью в настройке под нужды каждого пользователя, надежностью в обеспечении безопасности данных, а также позволяет существенно сэкономить время и ресурсы.