Архивное хранение нужно обеспечить для всех документов компании, в том числе по кадрам. Электронная документация храниться в архивах, созданных на базе различных программ и сервисов. Такие возможности реализованы и в модуле «Добыто. КЭДО». Компания может выбрать вариант с хранением в сертифицированном дата-центре, либо на собственном сервере. В обоих случаях гарантируется максимально высокий уровень защиты данных, удобные опции для бэкапов и восстановления.
Читайте, какие требования нужно учесть при архивном хранении кадровых документов, как организовать и упростить этот процесс в сервисе «Добыто. КЭДО».
- Зачем и когда нужно архивное хранение документов
- Общие требования к хранению
- Особенности организации архивного хранения кадровых документов в сервисе «Добыто. КЭДО»
- Подготовка документов для архивного хранения
- Способы хранения документов в сервисе «Добыто. КЭДО»
- Как работать с архивом кадровых документов в сервисе «Добыто. КЭДО»
- Уничтожение архивных документов в истекшими сроками хранения
- Дополнительные возможности сервиса «Добыто. КЭДО»
- Заключение
- FAQ
- Список источников
Зачем и когда нужно архивное хранение документов
Хранить кадровые документы обязана каждая организация. При этом необходимо соблюдать:
- требования законодательства в части перечня обязательной документации;
- нормы о сроках хранения (они отличаются для разных видов документов);
- требования к надлежащим и безопасным условиям хранения бумажных или электронных документов, чтобы исключить возможность их уничтожения, повреждения.
С учетом изложенного, компания может сама выбрать способ и формат архивного хранения кадровых документов. Если внедрен электронный документооборот, то нужно работать с цифровым архивом. Для этого необходимо использовать специальные программы и сервисы. Одним из них является «Добыто. КЭДО». Он отвечает всем требованиям законодательства, в том числе по показателям надежности хранения и безопасности данных.
В этой статье будут описаны особенности организации архивного хранения на базе сервиса «Добыто. КЭДО». Функционал других аналогичных программ может незначительно отличаться. Если вы только рассматриваете разные варианты ПО для кадрового электронного документооборота, обязательно оцените возможности модулей «Добыто». Там реализованы все современные технологии, которые по достоинству оценят кадровики.
Комментарий эксперта. Основные требования к архивному делу и хранению документов описаны в Законе № 125-ФЗ. Его обязательно должны изучить специалисты отдела кадров, других подразделений фирмы. Чтобы гарантировать точное соблюдение норм закона, можно провести обучение или курсы повышения квалификации. Для этих мероприятий рекомендуем использовать модуль «Добыто. Знания».
Общие требования к хранению
Если речь идет о создании архива для хранения электронных документов, то компании нужно учесть следующие требования:
- обеспечение безопасности и защиты данных, предусмотренных нормативными актами и стандартами;
- соблюдение требований к формату файлов, сертификатам ЭП для электронных документов;
- наличие соответствующего образования и квалификации у специалистов, которые занимаются архивным хранением кадровых документов.
Сервис «Добыто. КЭДО» предлагает безопасное хранение в сертифицированном дата-центре. Если компания может позволить содержать собственные серверы, то хранить документы и сведения можно на внутреннем уровне.
Требования к форматам файлов и видам электронных подписей соблюдаются за счет действий фирмы и ее сотрудников, а также на основе функциональных возможностей системы КЭДО. Сервис «Добыто» позволяет работать со всеми видами файлов и ЭП, причем УНЭП можно выпустить непосредственно в программе. Данный вид электронных подписей подходит для многих кадровых процессов.
Образование и квалификация в области кадрового и архивного дела – это задача работодателя, самого специалиста. Рекомендуем проводить:
- предварительное обучение по профессиональным стандартам и нормативным актам;
- инструктажи по безопасности и защите персональных данных;
- периодическое обучение и повышение квалификации, чтобы сотрудники своевременно изучали новые требования к архивному хранению документов.
Еще раз отметим, что многие мероприятия по обучению и развитию персонала можно провести своими силами, на базе сервиса «Добыто. Знания». Там же можно создать корпоративную библиотеку или базу знаний, где сотрудник будут работать с полезными материалами.
Особенности организации архивного хранения кадровых документов в сервисе «Добыто. КЭДО»
В сервисе «Добыто. КЭДО» реализованы все функции для ведения кадрового документооборота и учета. В части архивного хранения программа поможет:
- оцифровать документацию, которая ранее была оформлена в бумажном виде;
- создать электронный архив, организовать удобную структуру и систему поиска информации, документов;
- оформлять документы, которые нужны для организации архива, хранения и уничтожения файлов (акты, приказы, инструкции и т.д.);
- формировать ответы на запросы по архивных документам, сведениям.
В сервисе легко отслеживать сроки хранения, предусмотренные законодательством, контролировать выполнение кадровых мероприятий. Если созданием архива и оцифровыванием документации занимается комиссия, ее члены смогут обмениваться информацией непосредственно в «Добыто. КЭДО».
Комментарий эксперта. Архив будет постоянно пополняться новыми документами, по которым окончено текущее производство. Поэтому функционал ПО должен обеспечивать такую возможность, быть удобным и простым в понимании для кадровиков, специалистов архивной службы (при наличии). Работа с сервисом «Добыто. КЭДО» полностью отвечает этим требованиям. Но если возникнут вопросы или сложности, всегда можно обратиться в службу поддержки.
Подготовка документов для архивного хранения
Архив создается на основе документов, отобранных кадровиком или комиссией. Общие правила подготовки документации для архивного хранения:
- в архив размещаются документы, по которым закончено текущее делопроизводство (например, трудовые договоры на уволенных сотрудников, отчетность за прошлые годы и т.д.);
- обязательной сдаче в архив подлежат документы, которые ведутся в силу закона;
- руководство компании или комиссия могут передавать на архивное хранение документы, которые ведутся в добровольном порядке (например, служебные записки, копии характеристик и справок на работников);
- для оцифровки бумажных документов определяются требования к формату и размеру файлов, качеству сканирования;
- по факту передачи документов в архив составляются акты, описи, протоколы, иные документы.
Процесс оцифровывания в сервисе «Добыто. КЭДО» организован достаточно просто и удобно. Но нужно учитывать, что при значительном объеме документации сканирование и архивирование может занять много времени. Поэтому работодателю нужно ставить реальные сроки для выполнения указанной задачи, обеспечивать комиссию всем необходимым.
Хотя архивное хранение входит в состав общих кадровых процессов, для него можно разработать и утвердить отдельные инструкции, регламенты и положения. Там будут описаны:
- требования к действиям при архивировании;
- меры защиты информации и документов;
- условия, при которых документ подлежит передаче в архив или уничтожению;
- правила запроса документации, выдачи выписок и копий сотрудникам, иным лицам и органам.
Инструкции и иные локальные акты утверждаются приказом руководителя фирмы. Для подготовки этих документов можно использовать образцы или конструктор шаблона из сервиса «Добыто. КЭДО».
Способы хранения документов в сервисе «Добыто. КЭДО»
Внедрив сервис «Добыто. КЭДО», предприятие может выбрать один из двух схем архивного хранения кадровых документов:
- в сертифицированном дата-центре – он соответствует требованиям стандартов ГОСТ и ISO, гарантирует быстрый доступ к информации и документам через интернет;
- на собственных серверах, которые подключаются к «Добыто. КЭДО» — в этом случае компания сама отвечает за работоспособность оборудования, но доступ к архиву будет возможен без подключения к интернету.
Независимо от выбранной схемы, сервис «Добыто. КЭДО» обеспечит автосохранения документов, удобный и быстрый бэкап загруженных данных. С правильной настройкой программы помогут специалисты службы поддержки.
При любом способе размещения и хранения документов компании необходимо:
- разработать и использовать инструкции, предусматривающие защиту персональных данных;
- точно определить перечень полномочий для лиц, которые будут постоянно или периодически работать с архивом;
- регулярно проводить аудит архивной документации, контролировать соблюдение регламентов и инструкций.
Электронный архив намного удобнее, чем бумажный. Компании не нужно выделять отдельные помещения, обеспечивать выполнением в них требований пожарной и иной безопасности. Также отметим, что для полноценной работы с электронным архивом требуется меньше трудозатрат. Соответственно, предприятие может сэкономить на фонде оплаты труда.
Комментарий эксперта. Сервис «Добыто. КЭДО» постоянно обновляется. Это важно для устранения потенциальных угроз, повышения уровня защиты, соответствия новым требованиям законодательства. Обновление никак не скажется на безопасности данных и документов. Регламент выполнения таких услуг будет описан в договоре, эксплуатационной документации.
Как работать с архивом кадровых документов в сервисе «Добыто. КЭДО»
Даже при минимальном наполнении архива, там будет определенное количество кадровых документов. Помимо хранения, сервис «Добыто. КЭДО» позволяет работать с ними по следующим направлениям:
- структуризация по различным параметрам (например, по году оформления или архивирования, по подразделениям компании и т.д.);
- удобный и быстрый поиск, основанный на алгоритмах искусственного интеллекта;
- выгрузка документов или сведений из них по запросу руководства, подразделений или сотрудников, сторонних органов (суды, прокуратура и т.д.);
- отбор и подготовка документов к уничтожению, по мере истечения сроков хранения.
Для полноценной работы с сервисом «Добыто. КЭДО» нужны электронные подписи. Выпуск УНЭП не займет много времени и осуществляется бесплатно. Также отметим, что подключение к сервису специалистов кадровой службы также осуществляется без дополнительной платы, что несомненно является преимуществом для заказчика.
Уничтожение архивных документов в истекшими сроками хранения
Предприятие можно хранить кадровые документы даже при истечении нормативных сроков хранения. Электронный архив идеально подходит для этого, так как размер файлов относительно небольшой. Если же принимается решение об уничтожении, то эти процессы необходимо организовать следующим образом:
- издается приказ о создании комиссии, которая будет заниматься отбором и уничтожением документов;
- определяется порядок работы комиссии, способ уничтожения;
- краткое содержание документов, подлежащих уничтожению, описывается в отдельных актах, отчетах и протоколах;
- документация уничтожается способом, исключающим возможность восстановления данных.
Бумажные документы, чьи скан копии размещены в архиве, подлежат физическому уничтожению (сжигание, использование шредеров и иных технических устройств).
Комментарий эксперта. При ликвидации компании кадровые документы сдают на хранение в государственные или муниципальные архивы. Это требование распространяется и на электронную документацию. За нарушение правил ведения архива работодателя могут привлечь к ответственности.
Дополнительные возможности сервиса «Добыто. КЭДО»
Архивное хранение кадровых документов – это далеко не единственное, что можно делать в сервисе «Добыто. КЭДО». Специалисты компании и рядовые сотрудники смогут:
- оформлять, подписывать и согласовывать документы, запрашивать их в электронной форме;
- получать доступ к кадровым сведениям с различных технических устройств;
- использовать сервисы для взаимодействия, проведения различных мероприятий и т.д.;
- планировать кадровую деятельности, проводить различные проверки и аудиты, формировать отчетность.
Также в сервисе реализована быстрая и удобная интеграция с другими программами, которые использует компания. Ознакомиться с функционалом «Добыто. КЭДО» можно в бесплатной демоверсии.
Заключение
- Архивное хранение кадровых документов обеспечивает работодатель, поскольку это обязательное требование закона. Для хранения создается архив, в том числе в электронном виде.
- Требования к архивному делу и срокам хранения предусмотрены законодательством. Специалисты, которые будут вести архив и работать с документами в нем, должны иметь соответствующее образование и квалификацию.
- Для архивного хранения электронных документов рекомендуем использовать сервис «Добыто. КЭДО». Он обеспечивает максимальный уровень защиты и безопасности данных, документов.
FAQ
Что входит в понятие архивного хранения кадровых документов?
Сюда относятся процессы отбора документов, их подготовки и размещению в бумажном или электронном архиве. Далее работа с архивной документацией по кадрам осуществляется на основании внутренних инструкций и регламентов.
Допускается ли хранение кадровых документов в электронном виде?
Да, это вполне возможно, если обеспечить соответствие нормам законодательства. В частности, архив должен иметь надлежащий уровень защиты, описанный в нормативных актах, стандартах.
Кто занимается архивным хранением кадровых документов?
Отбором документов и созданием архива может заниматься отдельный специалист или комиссия. Текущей работой с архивной документацией обычно занимаются сотрудники отдела кадров.
