Как эффективно и безболезненно провести онбординг сотрудников

Онбординг — это процесс, осуществляемый компанией с целью интеграции новых сотрудников в рабочую среду и культуру организации. Он играет существенную роль для вновь поступающих работников, поскольку влияет на первое впечатление о фирме и формирует их отношение к дальнейшей работе. Процесс может продлиться от нескольких недель до нескольких месяцев и включает в себя различные шаги.

Читайте, из каких основных элементов состоят этапы адаптации, а также как построить удобную и эффективную систему онбординга.

Содержание

Понятие и цели. Законодательное регулирование
Нормативное регулирование
Адаптация. Этапы
Кто участвует в адаптации
Онбординг и цифровое делопроизводство
Будущее за электронным документооборотом
Как подключить
Вывод
Часто задаваемые вопросы
Список источников

Понятие и цели. Законодательное регулирование

Главная цель онбординга заключается в том, чтобы поступающие на предприятие быстро адаптировались, ознакомились с корпоративной культурой и ценностями, а также освоили свои трудовые обязанности.

Интеграция является важной частью управления человеческими ресурсами, так как помогает новичкам лучше понять, как они вписываются в общую картину и как их функции соответствуют стратегиям предприятия. В общих чертах можно обозначить следующие его ключевые цели:

успешная адаптация в коллективе: новички быстрее начинают чувствовать себя частью коллектива, что уменьшает стресс, связанный с привыканием к новому рабочему месту;
ознакомление с организацией: новоприбывшим сотрудникам предоставляется информация о структуре фирмы, ее целях, миссии и ценностях. Это помогает им лучше понять контекст своих трудовых обязанностей;
укрепление связей: этап может включать в себя встречи с коллегами и руководителями, что способствует формированию положительных отношений внутри команды;
соблюдение законодательства и норм: люди знакомятся с правилами и нормами, регулирующими их деятельность в фирме, что необходимо для соблюдения законодательных требований.

Правильно выстроенная система способствует увеличению удовлетворенности вновь поступающих членов команды, снижению текучести кадров и улучшению общей производительности компании. Онбординг — это инвестиция в будущее продуктивное сотрудничество и эффективную деятельность новых сотрудников.

Онбординг - это процесс адаптации сотрудника к работе в новой компании — Онбординг — это процесс адаптации сотрудника к работе в новой компании

Нормативное регулирование

Процесс интеграции должен проходить согласно требованиям законодательства. К основным законодательным актам, регулирующим данную область, относятся:

Трудовой кодекс — регулирует трудовой процесс на предприятии, права и обязанности сторон и т.п.;
Приказ №109 н — определяет условия к профессиональной компетенции специалиста по управлению персоналом;
ФЗ № 63 — регулирует процесс применения цифровой подписи;
иные законы.

Адаптация. Этапы

Продуманные шаги по интегрированию помогут сотруднику быстрее подготовиться к знакомству с компанией. Процесс адаптации можно разделить на следующие этапы:

Предоставление документов: как до приема на должность, так и при оформлении, необходимо оформить определенный пакет документации, которые требуются по законодательству (трудовой договор, инструкции, приказы).
Подготовка к задачам: если уже имеются задачи или проекты, которые предстоит выполнить новенькому, нужно подготовить их заранее.
Знакомство с командой в первый рабочий день: знакомство и общение с коллективом в первый день поможет почувствовать человеку себя более комфортно и быстрее интегрироваться в коллектив.
Работа с техническими аспектами: убедитесь, что у работника есть доступ ко всем необходимым инструментам и программному обеспечению, которые понадобятся ему для выполнения своих функций (проведите настройку почты, осуществите доступ к файлам и другим техническим деталям). Предоставьте доступ к необходимым системам и ресурсам и обеспечьте доступ к внутренней информации и документации (не забудьте разъяснить процедуры обращения с конфиденциальной информацией).

Создайте план интеграции в коллектив:

запланируйте встречи с ключевыми коллегами и руководителями;
предложите новенькому ознакомиться с корпоративной культурой и ценностями компании;
организуйте оценку и обратную связь:
установите регулярные встречи для анализа прогресса нового сотрудника;
предоставьте возможность для обратной связи и обсуждения вопросов и затруднений.

Все шаги должны быть четко продуманы и иметь должный контроль со стороны ответственного специалиста.

Онбординг можно проводиться в отношении штатных и удаленных сотрудников

Кто участвует в адаптации

Непосредственно участие в онбординге на предприятии, осуществляется персоналом, занимающим должности в различных областях. К таким сотрудникам можно отнести:

Отдел кадров (HR): HR-отдел играет ключевую роль в инициировании этапа введения в должность. Он может организовывать вводное знакомство с компанией, проводить ориентацию вновь принятых, предоставлять информацию о корпоративной культуре, политиках и процедурах.
Непосредственный руководитель или менеджер: руководитель или менеджер, играет важную роль в интеграции. Такие люди обычно определяют конкретные задачи, проводят инструктаж по обязанностям и определяют понимание ожиданий от работы.
Коллектив или коллеги: взаимодействие с коллегами также существенно для успешного ознакомления вновь принятого. Коллеги могут помочь товарищу интегрироваться, давая советы, что даст новичку ощущения полного единения с командой.
Менторы: назначение опытного специалиста в качестве наставника или ментора может значительно ускорить ознакомление. Ментор помогает освоиться, делится опытом и помогает разрешать вопросы.
Сам новый сотрудник: непосредственно сам человек также играет немаловажную роль в своем ознакомлении. Он должен активно участвовать в онбординге, задавать вопросы, проявлять интерес и инициативу в освоении поставленных задач и знаний.

Комментарий специалиста. Координация и совместные усилия помогают создать благоприятную среду для ознакомления, способствуя легкому вливанию в команду и становлению частью корпоративной культуры.

Еще одним важным помощником в интеграции можно назвать электронный документооборот. Такой сервис является наиболее удобным и эффективным способом познакомить новичка с жизнью компании. При помощи сервиса “Добыто” вы можете оперативно ознакомить работников со всеми документами, а также в легкой и доступной форме проинформировать относительно сложившейся системы документооборота.

Онбординг и цифровое делопроизводство

Эффективное интегрирование не только помогает новичкам успешно адаптироваться к незнакомой среде, но и способствует улучшению вовлеченности сотрудников и повышению их производительности. Вместе с тем, автоматизация этапов, дает возможность сократить временные затраты на административные процедуры, а также улучшить пользовательский опыт для вновь принятых. Электронный документооборот(“ЭДО”) значительно упрощает этапы интеграции нового члена команды в жизнь организации, так как ЭДО:

обеспечивает удобный доступ к данным: электронное делопроизводство обеспечивает создание цифровых баз данных, документации и ресурсы, которые могут быть легко доступны для новеньких. Это ускоряет обучение и оперативно знакомит с компанией, ее политикой и процедурами;
улучшает совместное взаимодействие: цифровые инструменты дают возможность легко обмениваться данными и работать вместе над проектами, несмотря на расстояние. Новички могут более уверенно вступить в работу и начать сотрудничать с коллегами;
автоматизация: ЭДО может автоматизировать рутинные задачи, такие как управление документами, утверждение бюджетов и отчетность. Это дает возможность вновь принятым членам коллектива успешно освоиться в незнакомой среде и сосредоточиться на более важных задачах;
обеспечивает качественное обучение: цифровое делопроизводство обеспечивает создание интерактивных обучающих материалов, которые будут доступны работникам. Это делает обучение более интересным и эффективным. “Добыто” позволяет настроить качественный процесс обучения. С помощью нашей программы можно создавать курсы, задания и тесты различной сложности. Искусственный интеллект сам проверит ответы и выделит, что неправильно.;
позволяет создать систему мониторинга и оценку производительности: инструменты ЭДО также могут использоваться для мониторинга производительности вновь принятых членов организации и предоставления обратной связи. Это помогает им оперативнее адаптироваться к требованиям предприятия и улучшить свои навыки.

Комментарий специалиста. Таким образом, цифровое делопроизводство играет важную роль в обеспечении качественного интегрирования работников в современных организациях. Оно обеспечивает быстрый доступ к сведениям, содействует автоматизации документооборота, предоставляет обучающие материалы и позволяет внимательно мониторить производительность. В будущем планируется обязательное внедрение ЭДО во всех сферах бизнеса. С помощью сервиса “Добыто” можно оперативно ознакомиться с имеющимися документами компании. Система выдаст подсказки и информирует обо всех процессах.

Будущее за электронным документооборотом

С развитием технологий и цифровизации нашей жизни, цифровой документооборот становится неотъемлемой частью современного мира. Это не просто инновация, это изменение парадигмы ведения бизнеса, административной работы и общения между организациями и государственными учреждениями.

Основное преимущество ЭДО заключается в его эффективности и удобстве. Он ускоряет обмен данными, сокращает бумажную работу, снижает риски ошибок и существенно экономит ресурсы. Цифровые документы могут быть легко созданы, отправлены, подписаны и сохранены в онлайн форме.

Кроме того, ЭДО тесно связано с повышением безопасности данных. Современные системы защиты и шифрования обеспечивают надежную защиту конфиденциальной информации. Электронные подписи и аутентификация позволяют подтверждать легитимность документов и их отправителей.

С развитием искусственного интеллекта и автоматизации, ЭДО будет становиться еще более интеллектуальным. Системы могут автоматически анализировать и классифицировать документацию, оптимизировать рабочие процессы, и предсказывать возможные риски.

Таким образом, цифровое делопроизводство обещает более эффективную и безопасную рабочую среду, сокращение бюрократии и бумажной волокиты, а также улучшение управления сведениями. Это не просто технологический прогресс, но и шаг к более устойчивому и инновационному будущему для организаций и государств.

Как подключить

Первым шагом является принятие внутреннего документа, которым регламентируется внедрение системы электронного документооборота(“СЭДО”) на предприятии. Затем необходимо получить квалифицированную цифровую подпись в удостоверяющем центре. После этого следует выбрать подходящую СЭДО и заключить договор об оказании услуг с выбранным оператором. После настройки рабочих функций, следует оповестить контрагентов о начале использования программы для взаимодействия с ними и приступить к ее использованию.

Комментарий специалиста. При выборе исполнителя, предоставляющего услуги оператора ЭДО, обращайте внимание на функциональность предлагаемой программы, ее удобство, обратную связь по техническим и иным вопросам, а также безопасность хранения данных. “Добыто” предлагает многофункциональный сервис, основанный на современных технологиях и искусственном интеллекте. Документы и информация хранятся в специальном центре, сертифицированном на соответствие ГОСТ 57580, 152-ФЗ, ISO 27001/27017/27018/ 27701, PCI. Подписание документации возможно с любого устройства при помощи подписей, бесплатно выпускаемых программой.

Вывод

Онбординг — ключ к продуктивной адаптации на предприятии. Хорошо организованный процесс позволит новичкам быстро адаптироваться, эффективно выполнять свои обязанности и чувствовать себя частью команды. Электронный документооборот, в свою очередь, обеспечит качественное и быстрое знакомство с работой предприятия.
«Добыто» — надежный партнер для электронного документооборота и адаптации. Мы предлагаем эффективные решения в части кадрового делопроизводства, помогаем новым сотрудникам быстро интегрироваться, обеспечиваем безопасность данных и предоставляем надежную поддержку. Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше о нашем сервисе.