Кадровый документооборот в организации

Кадровый документооборот – это процессы движения документов, связанные с регулированием трудовых отношений в компании. Делопроизводство может вестись в обычной бумажной форме, либо в электронном виде. Второй вариант эффективнее и отвечает всем современным требованиям. Для перехода на электронный кадровый документооборот необходимо приобрести готовую программу, обучить работе с ней сотрудников, оформить ЭЦП, издать инструкции или иные локальные акты.

Читайте, по каким направлениям ведется кадровый документооборот, какие процессы он включает, кто участвует во взаимодействии, чем поможет переход на КЭДО.

Основные функции кадрового документооборота

Определение «документооборот» состоит из двух слов – оборот документов. В части кадров он может включать следующие процессы и действия:

• подготовка, согласование и подписание документов, непосредственно связанных с трудовыми отношениями;
• работа с управленческими документами, которые определяют кадровую политику, общие правила труда в организации;
• учет и хранение документов, в том числе в архиве, подготовка их по запросу;
• ведение отчетности на внутреннем или внешнем уровне.

Схемы прохождения документов (от создания до размещения в архив и уничтожения) могут зависеть от их вида, формы и содержания, иных критериев. Но общие правила будут всегда примерно одинаковыми. Документ сначала нужно создать и подписать, зарегистрировать в системе делопроизводства. Далее маршрут может предусматривать обмен документами со второй стороной (сотрудник, гос. орган), передача его в текущую работу профильному подразделению, отражение сведений о подписании в учетных формах.

Комментарий эксперта. Кадровое делопроизводство и документооборот всегда прямо или косвенно связаны с трудовыми правоотношениями. Даже если оформляется статистическая отчетность или издаются общие правила внутреннего распорядка, эта документация повлияет на персонал. Также отметим, что кадровые документы могут запрашивать надзорные и контролирующие органы, суды, приставы. Поэтому правильное ведение документооборота по кадрам является одной из ключевых задач руководства любой компании.

Кто отвечает за кадровый документооборот в организации

Документооборот по кадрам ведется в каждом компании, даже если ее общая численность составляет несколько человек. Распределение полномочий и компетенций напрямую зависит от количества работников, положений кадровой политики, иных факторов. В общих процессах документооборота могут быть задействованы:

• руководитель предприятия;
• специалисты кадровой службы;
• лица, наделенные отдельными полномочиями по оформлению документов;
• представители сторонних организаций, оказывающих услуги по ведению делопроизводства (одна их форм – аутсорсинг).

За ошибки в оформлении многих кадровых документов наступает ответственность (например, по КоАП РФ – штрафы). Поэтому все лица, привлекаемые к ведению документооборота, должны обладать соответствующей квалификацией, навыками и знаниями. Желательно, чтобы основная масса кадровиков компании имела практический опыт. На время его отсутствия полномочия сотрудника можно ограничить, чтобы избежать негативных последствий для предприятия.

Направления кадрового документооборота

Организация определяет порядок ведения кадрового документооборота в своих локальных актах. Это могут быть:

• инструкции по кадровому делопроизводству;
• приказы, распоряжения и инструкции о переходе на электронный документооборот;
• правила учета и ведения отдельных документов по кадрам, архива;
• инструкции о порядке уничтожения документов, чей срок хранения истек;
• должностные инструкции специалистов по кадрам и делопроизводству;
• локальные акты, которыми утверждены определенные шаблоны и формы документации.

Много требований к кадровому документообороту утверждено на законодательном уровне. Эти правила нужно соблюдать, учитывать при разработке локальных актов. Например, если в законе установлен точный срок выдачи справки работнику или период хранения документа, то компания не может менять его на свое усмотрение. За такие действия может наступать административная ответственность.

Ниже расскажем о ключевых направлениях кадрового документооборота. Чтобы сократить время и трудозатраты, избежать ошибок и возникновения споров, рекомендуем внедрить и использовать систему «Добыто. КЭДО». Программное обеспечение подойдет для любой структуры, от крупной компании до малого предприятия.

Подготовка документов по кадрам

Прежде чем документ будет подписан и приобретет юридическую силу, его нужно оформить. С учетом вида документации, этот процесс может включать:

• сбор информации, на основании которой определяется содержание документа (например, для трудового договора это будут сведения о работнике, его образовании и квалификации, и т.д.);
• запрос и получения данных, документов из внешних источников (например, с прежнего места работы нового сотрудника);
• определение обязательных условий и пунктов, которые должен содержать документ (например, для трудового договора они указаны в ТК РФ).

Для подготовки проекта документа можно использовать типовые шаблоны и образцы, унифицированные формы. Большая база шаблонов и форм представлена в системе «Добыто. КЭДО», что упростит работу кадровиков.

Разъяснения эксперта. При работе в системе электронного документооборота многие данные могут подгружаться автоматически. Например, это будет информация о самом предприятии, его руководителе или ином должностном лице. При подготовке проекта может осуществляться предварительное согласование по отдельным условиям документа.

Согласование и подписание документации

Это ключевой процесс документооборота. Именно по итогам согласования, подписания или утверждения у документа возникнет их юридическая сила. В компании могут применяться следующие процедуры:

• поэтапная передача проекта документа на различные уровни согласования (например, в юридический отдел, профильное подразделение, бухгалтерию и т.д.);
• проведение коллективных мероприятий и встреч для согласования условий документа;
• внесение дополнений и изменений в представленный документ, уточнение отдельных положений;
• передача согласованного проекта на подписание или утверждение лицу, у которого есть соответствующие полномочия.

При работе с КЭДО документ передается между разными подразделениями и специалистами в электронном виде. Одновременно в системе создаются и закрываются соответствующие задачи. По каждой их них можно определить срок исполнения, чтобы контролировать весь процесс.

Подписанный (утвержденный) документ передается в кадровую службу. Далее возможны следующие действия:

• регистрация в системе общего или кадрового делопроизводства;
• передача оригинала, второго экземпляра или копии документа другой стороне (например, работнику);
• ознакомление с содержанием документа лиц, имеющих к нему отношение;
• передача документа на текущее хранение или в архив.

В системе «Добыто. КЭДО» есть функционал для регистрации всей документации, ведения журналов, карточек и личных дел. Изучение особенностей работы с программой и сервисами не вызовет проблем даже у неподготовленных специалистов. Но при возникновении вопросов можно обратиться за помощью в службу поддержки.

Учет и хранение кадровой документации

Кадровый документооборот предусматривает учет и хранение подписанных или утвержденных документов. Для учета используются:

• журналы регистрации по делопроизводству;
• карточки, дела и учетные листы;
• журналы по регистрации отдельных видов документов (например, приказов по личному составу, трудовых договоров);
• электронные базы данных, реестры и журналы.

Учет предусматривает систематизацию документов по определенным критериям. Обычно для этого утверждается номенклатура дел по кадровой службе. Это позволяет быстро найти нужны документ по мере необходимости, подготовить различные виды отчетов.

Хранению кадровых документов уделяется повышенное внимание. Чтобы обеспечить сохранность документации, можно использовать следующие схемы:

• электронные базы и программы, серверы, облачные сервисы;
• собственный архив для хранения бумажных документов;
• заключение договора со сторонней компанией, предлагающей услуги хранения и архивирования документов.

Надлежащее хранение документов в бумажном виде предусматривает выделение помещений, приобретение оборудования и стеллажей. По месту хранения необходимо обеспечить соответствие нормам пожарной и иной безопасности. Также компания утверждает локальный акт о защите персональных данных сотрудников, ограничивает доступ к соответствующим документам.

Архивирование и уничтожение документов по кадрам

Кадровый документооборот предусматривает периодическое перемещение документов в архив, их уничтожение по мере необходимости. Для этого нужно соблюдать следующие правила:

• обязательная сдача в архив предусмотрена для многих видов документов по кадрам, либо в полном объеме при ликвидации предприятия;
• сроки хранения документов по кадрам определены законодательством (50 или 70 лет, исходя из вида документации);
• при передаче в архив и уничтожении документов необходимо обеспечить защиту персональных данных граждан.

Факт передачи кадровых документов в архив или их уничтожения подтверждается комиссионным актом. Там отражается основная информация, которая содержалась в уничтоженных бланках, справках, договорах, приказах.

Комментарий эксперта. Физическое уничтожение бумажных документов осуществляется разными способами, от сжигания до разрезания специальными устройствами. В отношении электронной документации применяются иные методы. Но так как цифровые документы занимает достаточно небольшой объем на носителях, их можно хранить намного дольше, чем предусмотрено регламентированными сроками.

Как организовать ведение кадрового документооборота

Это зависит от способа ведения документации (электронный или бумажный), от наличия или отсутствия отдельной кадровой службы. Самые важные требования для ведения документооборота по кадрам:

• наличие у специалистов соответствующей квалификации, знаний и навыков (желательно и наличие практического опыта);
• распределение полномочий и должностных обязанностей во избежание проблем, чрезмерной загруженности специалистов;
• внедрение современных систем электронного документооборота;
• учет кадровых технологий, отвечающих требованиям компании;
• обеспечение отдела кадров оргтехникой, нормативной и методической литературой.

Повышение квалификации для специалистов по кадрам является обязательным требованием. Для этого компания направляет их на различные курсы, либо организует учебы непосредственно на месте. Также желательно подбирать в кадровую службу персонал, который уже имеет навыки бумажного или электронного документооборота.

Какие преимущества дает использование системы «Добыто. КЭДО»

Если вы еще не определились с системой электронного документооборота для кадровой службы, обратите внимание на «Добыто. КЭДО». Основные функции программы:

• возможность оформлять, согласовывать и подписывать документы по кадрам в электронном формате;
• удобные и надежные сервисы для учета и хранения документации, защиты конфиденциальных данных;
• наличие нормативной базы, образцов и шаблонов самых распространенных документов по кадрам;
• возможность использовать дополнительные модули и расширения (например, «Добыто. Знания»).

Чтобы оценить все преимущества работы с системой «Добыто. КЭДО», рекомендуем заказать бесплатную демоверсию!

Заключение

• Кадровый документооборот включает различные процессы работы с документами – подготовка проекта, согласование, подписание или утверждение, обмен, учет, хранение. Также документы могут сдаваться в архив или уничтожаться.
• Кадровый документооборот можно вести в стандартной бумажной форме или в электронном виде. Оптимальным решением является внедрение системы «Добыто. КЭДО».
• Правила ведения документооборота по кадрам определяются локальными актами компании. Но многие обязательные требования установлены напрямую трудовым законодательством.

FAQ

Что такое кадровый документооборот?

Это система действий и процессов по подготовке, подписанию, утверждению (согласованию) и учета документов. К документообороту относится и хранение, архивирование, уничтожение документации по кадрам.

Как вести кадровый документооборот?

Компания сможет вести документооборот по кадрам в обычном бумажном виде. Но большинство предприятий переходят или уже перешли на ведение документации в электронном формате. Для этого можно использовать систему «Добыто. КЭДО».

Кто отвечает за ведение кадрового документооборота?

Эти полномочия могут передаваться делопроизводителям, специалистам отдела кадров и иным должностным лицам. Также это напрямую входит в обязанности руководителя компании, который подписывает и утверждает большинство документов.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)