Положение об оплате труда в электронном виде: КЭДО 2026

Положение об оплате труда в электронном виде согласовывают, утверждают и доводят до сотрудников через КЭДО — без бумажных листов ознакомления и сбора подписей по кабинетам. Вы разберётесь, что обязан закреплять этот документ по ст. 135 ТК РФ, как учесть мнение профсоюза, какой подписью заверяют приказ об утверждении и ознакомление работников, и почему при каждой новой редакции положения штат знакомят заново. Тема входит в большой материал про кадровый электронный документооборот, где описан весь путь компании от выбора системы до полного перевода штата на электронные документы.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что закрепляет Положение об оплате труда

Положение об оплате труда — локальный нормативный акт, который фиксирует систему оплаты в компании: оклады, тарифные ставки, доплаты, надбавки, премии, порядок и сроки выплаты зарплаты. Выбранную систему оплаты работодатель обязан закрепить в ЛНА, коллективном или трудовом договоре (ч. 2 ст. 135 ТК РФ). Для большинства компаний отдельное положение — самый удобный вариант.

Документ обязателен почти для всех. Если система оплаты нигде не закреплена — это нарушение ст. 135 ТК РФ. По ст. 5.27 КоАП РФ для юрлиц штраф составляет от 30 000 до 50 000 руб. (повторно — до 70 000 руб.), для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 руб. (повторно — до 20 000 руб.). Кроме защиты от штрафов положение обосновывает расходы на зарплату перед налоговой и снижает риск трудовых споров.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Положение об оплате труда — локалка, которую инспектор ГИТ смотрит одной из первых. И тут две беды: либо его нет вовсе, либо оно есть, но половина штата с ним не ознакомлена под подпись. В бумаге собрать подписи 500 человек — это головняк на месяцы. В КЭДО лист ознакомления закрывается за пару дней, и при проверке всё видно.»

Порядок согласования и утверждения положения в электронном виде

Принятие положения идёт по этапам, и часть из них в электронном виде заметно ускоряется.

• разработка проекта положения — кадровая служба или юрист готовят текст;
• учёт мнения профсоюза — если в компании есть выборный орган первичной профсоюзной организации, проект направляют ему (ч. 4 ст. 135, ст. 372 ТК РФ);
• профсоюз не позднее 5 рабочих дней направляет письменное мотивированное мнение;
• утверждение — руководитель издаёт приказ об утверждении положения либо ставит гриф утверждения на самом документе;
• ознакомление сотрудников под подпись.

Если профсоюза нет, положение работодатель утверждает единолично — этап согласования с представительным органом отпадает. Приказ об утверждении положения руководитель подписывает усиленной квалифицированной подписью. В сервисе Добыто маршрут согласования собирается из блоков: проект уходит юристу, затем профсоюзу, затем на утверждение — каждый этап с нужным типом подписи, и ни один не теряется.

Сам приказ об утверждении руководитель подписывает УКЭП онлайн, не выходя из системы. Дальше положение переходит на следующий этап — доведение до работников.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Многие забывают про учёт мнения профсоюза и сразу утверждают положение. А потом это всплывает на проверке. Если первичка в компании есть — проект ей направляют, и она пять рабочих дней даёт мотивированное мнение. В электронке этот обмен фиксируется с датами, и не приходится потом доказывать, что вы профсоюз не проигнорировали.»

Ознакомление сотрудников с положением об оплате труда через КЭДО

Каждый работник должен быть ознакомлен с положением под подпись до того, как оно начнёт на него распространяться (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ). При приёме на работу — до подписания трудового договора. Раньше для этого вели бумажный лист ознакомления или журнал, где люди расписывались.

Ознакомить электронно можно, если работодатель перешёл на КЭДО по ст. 22.1-22.3 ТК РФ. Работник подписывает ознакомление электронной подписью — неквалифицированной (НЭП) или простой (ПЭП) в системе работодателя. Система фиксирует дату и время, и это имеет полную юридическую силу. Сотрудник заходит в личный кабинет, открывает положение, читает его прямо на рабочем месте и нажимает кнопку «Ознакомлен». Никого ловить и догонять не нужно.

Как ознакомить сотрудников с положением об оплате труда: пошаговая инструкция

Какой подписью заверяют согласование и ознакомление

Развилка по видам подписи простая. Работодатель то, что исходит от него (приказ об утверждении положения, гриф утверждения), заверяет усиленной квалифицированной подписью — УКЭП. Работник для ознакомления использует более простые варианты: простую электронную подпись (ПЭП) в системе работодателя или усиленную неквалифицированную (УНЭП).

Ознакомление с ЛНА — это как раз тот случай, где работнику УКЭП не нужна. Подтверждение факта прочтения отметкой ПЭП с датой и временем юридически достаточно. Это снимает с работодателя расходы: выпускать каждому сотруднику квалифицированную флешку ради того, чтобы он расписался в ознакомлении с положением, незачем.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Частый вопрос — можно ли ознакомить с локалкой простой подписью. Можно. Для ЛНА это законно: ПЭП в системе работодателя плюс отметка с датой — и факт ознакомления зафиксирован. Гонять весь штат за УКЭП ради подписи под положением — это лишние денюжки на пустом месте. Квалифицированную подпись держим там, где она реально нужна.»

Образцы кадровых документов для перехода на КЭДО

Массовое ознакомление и новые редакции положения

Главная выгода электронного формата — масштаб. Когда штат 5 000 человек, раскиданных по филиалам и регионам, ознакомить всех с положением на бумаге невозможно физически: люди не дойдут до кадровика, кадровик не объедет всех. В электронном виде рассылка идёт всем сразу, система шлёт уведомления, ведёт очередь, фиксирует каждое подписание.

Положение об оплате труда — живой документ. Меняются оклады, вводятся новые надбавки, корректируется порядок премирования. С каждой новой редакцией или правкой нужно ознакомить весь штат заново (ч. 2 ст. 8 ТК РФ, тот же порядок, что и при принятии). На бумаге это означает повторить всю эпопею со сбором подписей. В электронном виде вы выпускаете новую версию и заново запускаете процесс — даже если положение уже прочитали 5 000 человек, перезапуск не создаёт проблем. В Добыто при выпуске новой редакции старый лист ознакомления сохраняется в архиве, а новый собирается по тому же маршруту. Когда документов много, их массово подписывают пачкой, а не по одному.

Электронный лист ознакомления — сильный аргумент при споре. Если работник заявит, что не знал о порядке премирования, отметка с датой и подписью закрывает вопрос. Актуальные разъяснения по трудовым отношениям и ЛНА публикует Роструд на портале онлайнинспекция.рф.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«С локалкой на бумаге засада в том, что выпустил новую редакцию — и заново беги собирать подписи у всех. Допустил опечатку — всё по новой. В электронке выпускаешь свежую версию, жмёшь запуск, и процесс пошёл. Никакого хейта от сотрудников, никаких потерянных листов. Это та история, где цифра реально выигрывает у бумаги вчистую.»

Ошибки при переводе ознакомления с ЛНА в электронный вид

Грабли тут повторяются из компании в компанию. Разберу самые дорогие.

Ошибка 1. Утвердить положение без учёта мнения профсоюза. Делают так, чтобы быстрее, или просто забывают про первичку. Цена ошибки — положение принято с нарушением порядка (ч. 4 ст. 135, ст. 372 ТК РФ), и при проверке его могут признать недействующим, а компанию привлечь по ст. 5.27 КоАП РФ.

Ошибка 2. Считать ознакомленными тех, кто не подписал. Кадровик разослал положение и решил, что дело сделано. Но без отметки об ознакомлении документ на работника не распространяется. Цена ошибки — предписание ГИТ и невозможность сослаться на положение в трудовом споре.

Ошибка 3. Не ознакомить заново после новой редакции. Изменили порядок премирования, а штат знакомили только со старой версией. Цена ошибки — новые правила оплаты юридически не действуют для тех, кто не подписал свежую редакцию, и любая претензия по зарплате оборачивается против работодателя.

Стоимость внедрения КЭДО для работы с ЛНА

Отдельного ценника «только за ознакомление с ЛНА» не существует — работа с локальными актами входит в общий функционал системы КЭДО. Итоговая сумма зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей.

На итоговую цену влияют численность персонала, набор видов подписи и потребность в массовом ознакомлении при большом штате. Сориентироваться по бюджету помогут актуальные тарифы сервиса Добыто — там разложены условия по каждому тарифу.

Выводы: положение об оплате труда в электронном виде

Положение об оплате труда закрепляет систему оплаты в компании и обязательно по ч. 2 ст. 135 ТК РФ. Отсутствие документа или неознакомленный с ним штат грозит штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ — для юрлиц до 50 000 руб., повторно до 70 000 руб. Принятие идёт через учёт мнения профсоюза (если он есть, 5 рабочих дней на мотивированное мнение по ст. 372 ТК РФ), приказ об утверждении и ознакомление работников под подпись.

Согласование и ознакомление переводятся в электронный вид при переходе на КЭДО по ст. 22.1-22.3 ТК РФ. Приказ об утверждении руководитель заверяет УКЭП, а работник подписывает ознакомление ПЭП или НЭП — система фиксирует дату и время, и это имеет полную юридическую силу. Электронный лист ознакомления закрывает вопрос при проверке ГИТ и в трудовом споре.

Главное преимущество электронного формата — масштаб и работа с редакциями. Штат в тысячи человек знакомят с положением за дни, а при каждой новой версии процесс перезапускают без сбора бумажных подписей. Не утверждайте положение в обход профсоюза, не считайте ознакомленными тех, кто не подписал, и заново знакомьте штат после каждой правки.

Часто задаваемые вопросы