Среди кадровых документов характеристика с места работы не является обязательной, но, как показывает практика, работодателю приходится часто её оформлять – или когда невозможно отказать вышестоящей инстанции (например, суду), или отказ в её оформлении может расцениваться государственной инспекцией труда в качестве нарушения трудового законодательства.
Рассмотрим случаи, когда может понадобиться данный документ, и как его можно оформить, в т.ч. и в электронном виде в сервисе «Добыто. КЭДО».
Определение
Характеристика с места работы – документ в свободной форме, дающий представление о личных и профессиональных качествах сотрудника. Содержание документа напрямую зависит от того, для каких целей он необходим. Унифицированной формы нет, но кадровики часто пользуются примерами, иногда – готовыми шаблонами.
Когда необходима характеристика с места работы?
Для начала определим виды характеристик с места работы. В зависимости от того, куда именно требуется документ, выделяют внутреннюю и внешнюю характеристику. Внутренняя используется для собственных нужд компании, внешняя – по запросу суда, в банк, при трудоустройстве на другое место работы и т.д.
В зависимости от содержания характеристика может быть положительной, отрицательной и нейтральной. Как правило, кадровики оформляют именно нейтральные характеристики, указывая в них объективные сведения о работниках.
Чаще всего характеристика с места работы оформляют для следующих целей:
- Получение кредита в банке. Банковских служащих интересует информация не только о текущей платежеспособности клиента, но и о его отношении к работе, соблюдение трудовой дисциплины. Если у работника есть выговоры за прогулы или иные нарушения, то вполне вероятно, что человека могут уволить по статье.
- Оформление инвалидности при прохождении медико-социальной экспертизы. Комиссию интересует, сможет ли сотрудник выполнять трудовые обязанности в прежнем объеме, нужно ли ограничить его трудовые функции или вовсе отстранить с текущего места работы.
- Для полиции. Для органов охраны правопорядка характеристика с места работы оформляется с различными целями – трудоустройство в правоохранительные органы, оценка свидетеля или фигуранта уголовного дела, административного производства.
- Награждение сотрудника. Это может быть и внутренняя награда, премирование сотрудника, и государственная награда за определенные заслуги. Учитываются личные качества работника, его отношение к выполнению трудовых обязательств, инициативность, отсутствие конфликтов с коллегами.
- Повышение на работе. При повышении важно учитывать профессиональные и личные качества. Например, если на новой должности в подчинении у работника будут другие сотрудники, то важны организаторские способности, инициативность, умение на личном примере показывать отношение к работе.
- Трудоустройство на новом месте работы. Работодатель всегда рискует, принимая в штат нового специалиста. Сотрудник может уволиться, уйти работать к конкурентам, пройдя обучение и получив необходимые знания, нарушать трудовую дисциплину. Нового работодателя интересует опыт, дисциплинированность, обязательность, профессиональные качества, которые помогут быстро пройти адаптацию и начать полноценно работать в компании. Естественно, сотрудник заинтересован в получении положительной внешней характеристики. Не стоит забывать, что при приеме на работу характеристика не является обязательным документом – если работодатель откажет в трудоустройстве по причине отсутствия данного документа, то это станет нарушением трудового законодательства РФ.
- Усыновление (удочерение) ребенка – для предоставления в органы опеки и попечительства. Характеристика позволит получить более полное представление о личности человека. Аналогичная по содержанию характеристика потребуется при разводе, когда суд определяет, с кем из родителя оставить ребенка.
- Получение иностранной визы. В ряде стран требуется в диппредставительство или посольство требуется предоставить информацию о текущем заработке, отношении к работе. Характеристика будет дополнительным документом к справке о доходах при вынесении решения об оформлении визы.
- Поступление в вуз. Информация для учебного заведения по содержанию будет отражать личные качества работника – его целеустремленность, способность к обучению, обязательность. Обычно документ получают при поступлении в учебное заведение для обучения по очной форме.
- Внутренняя характеристика для нужд работодателя. Причины оформления документа могут быть различными – перевод в обособленное структурное подразделение (филиал), формирование внутреннего кадрового резерва, предоставление широких полномочий при планировании командировок, привлечение к дисциплинарной ответственности и др.
Как внутренняя, так и внешняя характеристика с места работы может быть оформлена в электронном виде в сервисе «Добыто. КЭДО». Сложность может возникнуть, когда в электронном виде необходимо оформить документ для бывшего сотрудника, не имеющего доступ в личный кабинет сервиса. В такой ситуации можно отправить документ на электронную почту бывшего работника.
Мнение эксперта. При оформлении характеристики с места работы необходимо донести до сотрудника информацию о том, что правильное составление документа напрямую зависит от того, куда именно он требуется. Отказывать в выдаче характеристики только по причине отказа сотрудника предоставить такую информацию является незаконным.
Содержание характеристики с места работы
Содержание конкретного документа зависит от того, куда он будет предоставлен, но общие рекомендации по обязательной информации будут одинаковыми для всех видов характеристик. Если в компании используются фирменные бланки с печатью, то характеристику оформляют на таком бланке. Если печать и фирменные бланки не используются, то обязательно указывают полные реквизиты компании – как в учредительных документах.
В общем случае указывают следующие сведения:
- Персональные данные. Это ФИО, дата и место рождения, семейное положение, сведения об образовании и воинской обязанности и другие персональные данные сотрудника. Поскольку это персональные данные, то необходимо соблюдение российского законодательства – недопустимо, что к информации был доступ у третьих лиц.
- Раздел о профессиональных качествах. В данном разделе указывают должность, кадровые перемещения, стаж, навыках, наградах и дисциплинарных взысканиях. Если работник проходит аттестацию, курсы повышения квалификации, то об этом тоже стоит упомянуть.
- Информация о личных качествах. Здесь необходимо указать личные качества и навыки, которые позволят оценить сотрудника как личность. Это может быть коммуникабельность, способность к обучению, отношения с другими работниками, организаторские способности, целеустремленность, готовность работать на результат для достижения общих целей компании. Не лишним будет указать об исполнительности сотрудника.
- Дата составления и подпись руководителя. Характеристика является официальным документом, поэтому подпись ставит руководитель. Если документ оформляется в электронном виде в сервисе «Добыто. КЭДО», то руководитель подписывает характеристику электронной подписью юридического лица. Датой составление указывают день, когда документ был подписан.
Важно, чтобы все указываемые сведения были, во-первых, объективными, а, во-вторых – достоверными. Обычно характеристику составляет кадровик, но бывают ситуации, когда он не обладает полными сведениями о сотруднике. В крупных организациях, а также в случае, когда специалист кадровой службы только недавно устроился на работу, составить текст документа может непосредственный начальник того сотрудника, которому требуется характеристика.
Одним из простых способов получения информации о сотруднике является проведение опроса его коллег по методу «Оценка 360». При данном опросе сведения о конкретном работнике предоставляют его коллеги и начальство. На основе полученной информации можно будет составить характеристику. Для проведения опроса можно использовать специализированные LMS-системы, бесплатные сервисы для опросов и анкетирования, либо воспользоваться возможностью тестирования в сервисе базы знаний «Добыто.Знания».
Мнение эксперта. Не забывайте, что предоставить готовую характеристику нужно не позднее чем через 3 дня после получения запроса от сотрудника. Документ необходимо зарегистрировать, присвоив ему регистрационный номер, если в компании ведется кадровый учет всех характеристик, справок. Запрос от сотрудника может поступить и устно – например, он может обратиться в кадровую службу с просьбой подготовить характеристику, но лучше, если будет получен письменный запрос – например, в виде заявления в системе «Добыто. КЭДО».
Преимущества сервиса «Добыто. КЭДО» при оформлении характеристики
Использование сервиса кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО» позволяет работодателю получить ряд преимуществ. Сервис позволяет обмениваться кадровыми документами без обязательного дублирования информации на бумажном носителе. Запросить характеристику с места работы сотрудник может и дистанционно – не нужно лично посещать отдел кадров. Из других преимуществ можно отметить следующее:
- Простой и удобный интерфейс личного кабинета для сотрудников. Предусмотрена фильтрация по входящим, исходящим электронным документам. Работник может загрузить произвольный документ (заявление о предоставлении характеристики с места работы), получить и выгрузить готовую характеристику. Доступ к личному кабинету возможен с любого устройства, в т.ч. с мобильного телефона. Не нужно специально проходить обучение для работы с модулем.
- Бесплатный выпуск электронных подписей. Сотрудник сможет подписать заявления, используя свою усиленную неквалифицированную или простую электронную подпись в зависимости от того, какой порядок подписания установлен в компании. Электронная подпись выпускается непосредственно в сервисе «Добыто. КЭДО», поэтому не нужно посещать удостоверяющий центр, отдельно оплачивать выпуск электронных подписей.
- Получение уведомлений о новых электронных документах. Как только кадровик отправит сотруднику готовую характеристику, то об этом поступит уведомление. Нет необходимости постоянно заходить в систему, проверять степень готовности документа. Кадровик может настроить маршрут согласования – сначала характеристика будет отправлена на подписание руководителю, после чего уже сотруднику, который ее запросил. В учетной системе, с которой интегрирован модуль, можно в режиме реального времени видеть текущей статус электронного документа.
Применение сервиса «Добыто. КЭДО» существенно упрощает ведение кадрового делопроизводства в электронном виде. Благодаря доступной стоимости пользоваться сервисом может не только крупный бизнес, но и небольшие фирмы, индивидуальные предприниматели. Модуль соответствует требованиям российского законодательства в плане защиты персональных данных. Возможно хранение электронных документов как на сервере разработчика, так и на локальном хранилище компании.
Мнение эксперта. Ведение кадрового электронного документооборота с использованием модуля «Добыто. КЭДО» позволяет кадровику работать с электронными документами в привычной системе – например, в 1С: ЗУП.
Заключение
- Характеристика с места работы может потребоваться как действующим, так и бывшим сотрудникам компании. Документ предоставляется по запросу работника не позднее, чем через 3 рабочих дня. Внутренняя характеристика может не предоставляться сотруднику, а хранится в его личном деле, и использоваться для собственных нужд компании.
- Работодатель не имеет права отказать в оформлении документа. Оформить характеристику можно в бумажном виде или в электронной форме в модуле «Добыто. КЭДО».
- В характеристике с места работы указывается информация, которая требуется организации или органу, запросившему документ. Кадровики с опытом знают, что именно следует указывать, поэтому сотрудникам рекомендуется сообщать о цели получения документы.
Вопросы и ответы
Уволенный сотрудник просит подготовить для него характеристику с места работы, когда устраивается на новое место к конкурентам – может ли работодатель отказать в выдаче документа?
В соответствии со ст. 62 ТК РФ предоставлять по запросу документы, связанные с трудовой деятельностью работника – обязанность работодателя, в т.ч. и бывшего. Если отказать в оформлении характеристики с места работы, то сотрудник может обратиться в государственную инспекцию труда, где такой отказ посчитают неправомерным. По этой же причине не стоит указывать заранее недостоверную информацию.
Можно ли оформлять характеристику только в электронном виде?
Да, если в компании ведется кадровый электронный документооборот, то работодатель вправе не дублировать документ в бумажном виде. Можно предоставить документ в электронном виде, сформированном в системе «Добыто. КЭДО» или отправить характеристику с электронной подписью руководителя по e-mail. Сотрудник сможет воспользоваться электронным документом или распечатать его на бумажном носителе.
Работник, запросивший характеристику, отказывается указывать, куда именно ему нужен документ – что делать в этом случае?
Сотрудник не обязан указывать причину запроса характеристики – в этом случае в документе в заголовке ставят отметку «для предоставления по месту требования». Но именно сотрудник заинтересован в том, чтобы в характеристике была максимально полная информация, содержание которой зависит от цели оформления документа. Опытные кадровики знают, что именно должно быть указано в документе в том или ином случае.
