Все больше организаций и индивидуальных предприятий переходят на электронный документооборот и отказываются от использования бумажных документов. Чтобы подтвердить подлинность цифровой версии договора или иного документа, а также придать ему юридическую силу, его нужно защитить с помощью цифровой подписи. С 2021 года сделать это стало значительно проще благодаря специальному мобильному приложению «Госключ». Это сервис, с помощью которого можно бесплатно получить сертификат электронной подписи с широкими возможностями использования при работе с различными видами документации.
Читайте, для подписания каких документов можно использовать приложение «Госключ», как оформить электронную подпись через этот сервис, какие преимущества бизнесу дает ЭДО.
- Что такое «Госключ»?
- Какие действия можно выполнять с помощью подписи «Госключа»?
- Почему стоит выбрать «Госключ» для получения цифровой подписи?
- Есть ли минусы у этого сервиса?
- Как получить цифровую подпись?
- Какие электронные подписи могут использовать сотрудники предприятий?
- Как подписать документ с помощью «Госключа»?
- Альтернативы использованию «Госключа»
- Заключение
- Список источников
Что такое «Госключ»?
«Госключ» — это мобильное приложение, которое устанавливается на смартфон или планшет. После установки и авторизации с помощью аккаунта на портале Госуслуг в нем можно сформировать квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись (УКЭП или УНЭП). Она будет соответствовать всем требованиям, которые предъявляются к электронным подписям, что позволит использовать ее для совершения юридически значимых действий.
Такая подпись по значимости будет приравниваться к собственноручной. Это означает, что подписанные документы будут признаны подлинными в суде при решении различных спорных вопросов, они дают право на выполнение запланированных действий. Это дает возможность не заполнять бумажную версию документов и удаленно взаимодействовать с контрагентами в любом городе на расстоянии. Она может использоваться и для организации взаимодействия между работодателями и работниками при подписании различных кадровых документов. Для работы с кадровыми документами рекомендуем использовать модуль «Добыто. КЭДО».
Какие действия можно выполнять с помощью подписи «Госключа»?
После создания сервиса перечень его возможностей постоянно расширяется. Первым документом, который можно было подписывать с помощью такой подписи, стал договор об оказании услуг сотовой связи, впоследствии появилось множество других полезных возможностей.
В настоящее время сервис может использоваться для выполнения следующих юридически значимых действий:
- Регистрировать юридическое лицо. Сервис дает возможность подписывать основные документы в электронном виде, что позволяет сэкономить время на посещение госструктур.
- Открывать индивидуальное предприятие, то есть регистрировать физическое лицо в качестве ИП. Сервис позволит избежать личного посещения регистрирующего органа.
- Прекращать деятельность в качестве ИП. Ликвидировать индивидуальное предприятие стало намного проще благодаря цифровым версиям документов.
- Исключать субъект из реестра юридический лиц (ЕГРЮЛ). Это позволит упростить процедуру ликвидации юридического лица и быстрее оформлять требуемые документы.
- Оформлять сделки купли-продажи. С помощью цифровой подписи договор можно будет подписать с помощью смартфона или планшета, для этого необязательная личная встреча между продавцом и покупателем.
- Удаленно пользоваться различными государственными услугами. Такая подпись может использоваться при подаче заявлений в госорганы через портал Госуслуг.
С помощью этого сервиса каждый гражданин РФ может стать обладателем квалифицированной электронной подписи. Она будет использоваться при взаимодействии с государственными органами и частными контрагентами, с ее помощью можно значительно упростить удаленное оставление договоров. Всеми видами электронных подписей можно пользоваться при работе с модулем «Добыто. КЭДО»
Мнение эксперта. Наличие цифровой подписи полезно для владельца даже очень небольшого бизнеса. Ее получение становится конкурентным преимуществом перед аналогичными организациями, что позволит заключить крупный контракт, выиграть тендер или заключить выгодную сделку. Кроме того, с ее помощью можно будет упростить электронный документооборот с удаленными сотрудниками, которым сложно подписывать бумажные каровые документы.
Почему стоит выбрать «Госключ» для получения цифровой подписи?
«Госключ» является государственным сервисом, ставшим частью экосистемы портала Госуслуг. Вспомогательное приложение может пригодиться как юридическим, так и частным лицам, функциональные возможности продолжают расширяться. Цифровая подпись представляет собой уникальный код, состоящий из букв и цифр. Как только он переносится на документ, содержимое становится защищенным: в текст больше нельзя вносить никакие изменения, цифровая подпись подтверждает, что документ составлен верно и не требует исправлений.
Хотя сервис «Госключ» появился недавно, он быстро набрал популярность благодаря сразу нескольким преимуществам:
- Возможность бесплатно получить электронную подпись. Раньше такая возможность была доступна только клиентам специализированных удостоверяющих центров, и за эту услугу приходилось платить. Бесплатное получение подписи снижает нагрузку на бизнес, оно будет выгодно и частным лицам.
- Защищенность персональных данных. Для получения подписи используется биометрия, впоследствии данные будут защищены от кражи и иного постороннего вмешательства различными средствами.
- Защищенность содержания документов от доступа третьих лиц. Сервис предоставления цифровой подписи помогает не допустить разглашения коммерческой тайны.
- Цифровое взаимодействие. С помощью такого сервиса можно подписывать документацию в режиме онлайн, это значительно упрощает и ускоряет работу с данными.
Сервис продолжает совершенствоваться. Можно ожидать расширения возможностей и упрощения использования. Если вам нужен полный функционал для работы с электронными документами, используйте модуль «Добыто. КЭДО».
Есть ли минусы у этого сервиса?
Сервис «Госключ» можно использовать для организации электронного документооборота с сотрудниками, однако подходит он далеко не всем. Сервис создан относительно недавно, и пока его возможности ограничены, кроме того, он ориентирован преимущественно на взаимодействие с государственными органами.
У этого сервиса есть несколько важных минусов:
- Он работает только с мобильными устройствами – приложение можно установить только на смартфоны и планшеты. Например, не получится поставить цифровую подпись через рабочий компьютер. Возможно, впоследствии появится версия для ПК, но пока что ее разработка не ведется.
- Сервис работает только с теми пользователями, у кого уже есть подтвержденный аккаунт на Госуслугах. Из-за этого возникают сложности, например, при использовании с кадровым документооборотом: у части сотрудников может не быть регистрации, поэтому для них придётся оформлять электронную подпись с помощью других сервисов.
- Могут возникать сложности при взаимодействии с другими сервисами. «Госключ» адаптирован для использования совместно с порталом «Работа России», однако используют его далеко не все предприятия. Если вести электронный документооборот с помощью другого сервиса, тогда и с использованием электронной подписи «Госключ» могут возникнуть проблемы.
Еще одним важным минусом является ограниченная возможность при подписании кадровых документов. С помощью «Госключа» пока что нельзя подписывать договор о материальной ответственности, приказ об увольнении или переводе, а также многие другие документы, которые постоянно используются в кадровом деле. Их придется оформлять в традиционном бумажном формате, что создает сложности, особенно при взаимодействии с удаленными сотрудниками. Кроме того, есть законодательные ограничения: некоторые документы особенно важны для предприятия, поэтому они должны заполняться только в бумажном виде.
Полноценная работа с документами по кадрам возможна в модуле «Добыто. КЭДО». Доступ к системе возможен через любые технические устройства.
Как получить цифровую подпись?
Получить цифровую подпись «Госключ» относительно несложно. Это можно сделать с помощью смартфона или планшета. Основная последовательность действий:
- Установите приложение из магазина приложений. Оно предоставляется бесплатно, есть версии, работающие с Android или iOS.
- Пройдите регистрацию и подтвердите, что принимаете правила использования сервиса.
- Оформите сертификат электронной подписи. После этого ее можно будет сразу использовать при подписании документов.
В качестве регистрации используется авторизация через портал Госуслуг. Потребуется указать логин и пароль, а также ввести код, присланный в сообщении на телефонный номер, который использовался при регистрации на портале. После выпуска ЭЦП работать с ними можно в модуле «Добыто. КЭДО».
После подтверждения согласия с условиями лицензионного соглашения пользователь получает доступ к СКЗИ – системе криптографической защиты данных. С его помощью генерируется случайная цифровая последовательность – это уникальная неквалифицированная электронная подпись. Пользователь получает сертификат, он формируется в приложении в PDF-формате.
Для подтверждения получения сертификата необходимо пройти идентификацию. Это можно сделать с помощью загранпаспорта или сбора биометрических данных. Биометрия предполагает сканирование лица с помощью камеры смартфона и запись голоса – для этого пользователь должен будет громко и четко назвать в микрофон последовательность цифр.
Мнение эксперта: Процедура многоступенчатой идентификации может показаться сложной, но она позволит защитить персональную цифровую подпись от кражи и использования третьими лицами. В результате никто посторонний не сможет использовать ее для подписания сторонних документов. В свою очередь, и пользователь теряет возможность совершать противоправные действия, так как он будет нести личную ответственность за содержание подписанных документов.
Какие электронные подписи могут использовать сотрудники предприятий?
Возможности использования электронной подписи «Госключ» в кадровом документообороте пока ограничены, однако сервис уже может использоваться предприятиями различных уровней. Он будет особенно удобным для тех, кто постоянно использует сервис «Работа России» -эта государственная площадка позволяет быстрее находить персонал, заключать с ним договоры, а также подписывать различные документы благодаря авторизации через портал Госуслуг. Платформа ориентирована преимущественно на тех работодателей, которые сотрудничают с гражданами России, имеющими аккаунты на Госуслугах. Она упрощает работу кадровика, так как многие документы можно будет перевести из бумажного вида в цифровой.
С помощью «Госключа» можно получить цифровую подпись двух типов:
- НЭП Госключ – неквалифицированная электронная подпись. Ее использование регламентируется ст. 22.3 Трудового кодекса РФ, она дает право на подписание различных каровых документов. Также ее можно использовать для заключения договоров с операторами связи, для купли-продажи автомобилей, ее можно использовать для заключения договоров с вузами о латном обучении.
- КЭП Госключ – квалифицированная электронная подпись. Она может использоваться при регистрации и ликвидации юридического лица или индивидуального предприятия, также с ее помощью можно подписывать заявление об исправлении технических ошибок в ЕГРН.
Перечень доступных для подписания документов продолжает расширяться. Однако некоторые виды документации не подлежать оформлению в электронном виде в соответствии с законодательством. Например, это приказы об увольнении, бумажные трудовые книжки, а также документация по охране труда. Они в любом случае должны оформляться в традиционном бумажном виде.
Как подписать документ с помощью «Госключа»?
Одна из особенностей электронной подписи «Госключ» — связь с тем смартфоном или планшетом, на котором было установлено приложение. Если пользователь теряет или ломает устройство, ему нужно будет установить приложение на новый смартфон и заново пройти процедуру получения подписи. При работе с модулем «Добыто. КЭДО» сложностей намного меньше, так ка кон адаптирован для бизнеса.
Чтобы подписать кадровый документ с помощью этого сервиса, потребуется сделать следующее:
- Кадровик заполняет документ в системе кадрового электронного документооборота (КЭДО). Для этого можно воспользоваться услугами портала «Работа России» или сторонними сервисами.
- На смартфон сотрудника приходит уведомление о необходимости подписать документ. В нем содержится ссылка для перехода на «Госключ».
- Сотрудник переходит в приложение и подписывает документ. С этого момента он вступает в силу, в него нельзя будет вносить какие-либо изменения.
Мнение эксперта. Основными преимуществами «Госключа» можно назвать бесплатность для пользователей и удобство работы с порталом «Работа России» при формировании и подписании кадровых документов. Однако сервис не лишен множества недостатков: например, приходится постоянно переключаться между сервисами, а без смартфона подписать документ вообще не получится. Из-за этого во многих случаях удобнее использовать другие сервисы предоставления электронной подписи.
Альтернативы использованию «Госключа»
«Госключ» — только один из сервисов, с помощью которого можно получить электронную подпись для работы с кадровыми и другими документами. При переходе на электронный документооборот можно использовать и другие сервисы, которые позволят сотрудникам предприятия бесплатно получить неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Ее возможности ограничены, однако ее можно оформить без посещения удостоверяющего центра.
НЭП стороннего сервиса можно будет использовать без привязки к смартфону, после получения она будет доступна с любого устройства после авторизации. Если же пользователь получает КЭП – квалифицированную усиленную цифровую подпись, он сможет использовать ее на любом компьютере. Она представляет собой флешку с токеном, ее применение дает возможность обеспечить документу максимальную защиту. Оптимальным решением для использования электронных подписей является модуль «Добыто. КЭДО».
Использование стороннего сервиса выгодно для предприятий, которые работают с удаленными сотрудниками без привлечения портала «Работа России». Это дает возможность подписывать различные документы на расстоянии при взаимодействии с работниками, у которых нет подтвержденного аккаунта на Госуслугах. Кроме того, не возникнет проблем, если сотрудник потеряет смартфон и не сможет воспользоваться «Госключом», а подписать кадровый документ потребуется срочно.
Заключение
- Государственный сервис «Госключ» — удобная разработка длят тех, кто начинает использовать электронный документооборот в бизнесе и в кадровом деле.
- Сервис продолжает совершенствоваться, его возможность постоянно расширяются. Можно ожидать, что в будущем разработчики найдут способ преодолеть его недостатки и сделать его более удобным для каждого пользователя.
- Работать со всеми видами электронных подписей можно в системе кадрового документооборота «Добыто. КЭДО».
