Функции кадрового делопроизводства

В том или ином виде, кадровое делопроизводство ведется в каждой организации. В небольших компаниях такие полномочия могут возлагаться непосредственно на руководителя или на иного специалиста. В больших организациях делопроизводством может заниматься целая служба. 

К ее функциям относятся оформление, подписание, учет и хранение документации, взаимодействие с руководством, персоналом и государственными органами. Оптимальным вариантом для ведения кадрового делопроизводства является подключение к системе электронного документооборота.

Читайте, в чем заключаются функции и полномочия кадрового делопроизводства, с какими документами по кадрам работает служба, какие преимущества дает система электронного документооборота.

Нужна ли кадровая служба на предприятии

Ведение документов по кадрам – это обязанность любой организации. По умолчанию, ответственность за организацию кадрового делопроизводства возлагается на руководителя. Он может сам оформлять, подписывать и хранить документацию, направлять отчетность по кадрам в государственные ведомства. Но если численность сотрудников в компании исчисляется десятками, сотнями и тысячами людей, руководитель наверняка создаст отдельную службу и передаст ей соответствующие полномочия.

К функциям кадрового отдела относится не только ведение делопроизводства, но и:

• подбор персонала, проведение собеседований и тестов;
• взаимодействие с руководством, другими подразделениями компании, государственными органами;
• участие в различных процедурах (например, в расследовании трудовых правонарушений, несчастных случаев на производстве);
• подготовка рекомендаций руководителю об оптимизации кадрового дела на предприятии.

Численность кадровой службы зависит от объема возложенных задач и полномочий. Сейчас вести делопроизводство стало проще, так как большинство организаций полностью или частично перешли на электронный документооборот. Он позволяет оформлять «в цифре» практически все документы по кадрам.

Комментарий эксперта. На сотрудников кадровых подразделений распространяются нормы об ответственности за нарушения закона. Например, наказание может грозить за несоблюдение сроков хранения документации, за несвоевременную выдачу справок и иных бланков работникам. Объем обязанностей прописывается в должностных инструкциях, трудовых соглашениях, общих положениях службы.

Основные функции кадрового делопроизводства в организации

Рядовой сотрудник сталкивается с кадровым делопроизводством при оформлении на работу, переводе на другое место, увольнении. Также в отделе кадров можно запросить различные документы (например, справку о стаже), проконсультироваться по различным вопросам. Но объем функций кадровой службы намного шире. Делопроизводство предусматривает исполнение следующих полномочий:

• оформление документов, связанных с набором персонала;
• подготовка локальных актов общего действия (например, правил распорядка для всей организации);
• оформление договоров и дополнительных соглашений, трудовых книжек и иных бланков в отношении сотрудников;
• разработка документов для работодателя (например, приказы по кадровым вопросам);
• ведение, учет и хранение документации по кадрам (например, личных дел и карточек работников);
• формирование и ведение архива в соответствии с требованиями нормативных актов;
• подготовка документов для судов, государственных и коммерческих организаций;
• формирование и направление отчетности по сотрудникам (например, формы для Социального фонда РФ).

Кадровое и обычное делопроизводство неразрывно связаны. Например, приказы об увольнении или приеме на работу регистрируются в общем порядке, а также учитываются в личных делах по кадрам. Соответственно, отдельные полномочия кадровиков и сотрудников других подразделений могут совпадать.

Документация при подборе персонала

Кадровое делопроизводство предусматривает подготовку и использование документов, связанных с набором сотрудников. Это могут быть:

• анкеты и опросные листы для соискателей;
• типовые формы заявлений, резюме, рекомендательных писем;
• чек-листы для тестирования и опроса кандидатов;
• инструкция для соискателя, который прошел предварительный отбор и устраивается в организацию.

В крупных компаниях процесс подбора кадров практически полностью автоматизирован. Проще всего это сделать с использованием системы электронного документооборота (ЭДО). Например, сервис «Добыто. КЭДО» позволяет разработать унифицированные шаблоны для приема на работу сотрудников (с учетом требований по должности, специфике деятельности подразделения). По мере необходимости, внесение изменений и дополнений в шаблоны займет несколько минут.

Ведение документов по кадрам

Это основной объем полномочий и функций кадрового делопроизводства. В части кадров оформляются, ведутся и хранятся следующие документы:

• трудовые договоры и книжки, должностные инструкции, дополнительные соглашения;
• приказы и распоряжения по кадрам;
• личные дела и карточки сотрудников;
• предупреждения о предстоящем сокращении или увольнении;
• табели учета рабочего времени, дней отпуска и т.д.;
• штатные расписания на все предприятие и отдельные подразделения;
• правила общего действия (например, на внутренний распорядок дня).

Подавляющее большинство указанных документов можно вести в ЭДО. Есть отдельные исключения, когда работодателя и отдел кадров обязывают вести документацию в письменном формате, либо с возможностью дублирования «в цифре». Но государство планомерно переводит весь документооборот в электронный вид. Для бюджетных учреждений это стало обязательно еще с начала 2023 года. Для коммерческих структур такое требование могут ввести в ближайшее время.

Комментарий эксперта. Даже если компания перешла на электронный документооборот, сотрудник вправе требовать предоставления документов в обычном бумажном виде (например, справку о периоде стажа). С помощью ЭДО подготовка любых бланков и форм займет несколько минут. Соответственно, преимущества электронного документооборота оценят и рядовые работники предприятия.

Документация при взаимодействии с государственными органами

К функциям кадрового делопроизводства относится и подготовка документов для государственных органов. Это может быть:

• обязательная отчетность по штатной численности персонала, по стажу и т.д.;
• материалы расследований по фактам несчастных случаев, аварий, травматизма от иных факторов;
• документы для устранения предписаний трудовой инспекции или прокуратуры, для разбирательства споров в судах.

Обязательные отчеты в государственные органы сдаются только в цифровой форме. Поэтому работодателю нужно использовать одну из систем электронного документооборота, подключиться к информационным платформам и личным кабинетам. Для подписания загруженных документов обычно требуется ЭЦП. Ее можно получить через аккредитованные удостоверяющие центры.

При использовании системы «Добыто. КЭДО» процесс подготовки электронных документов максимально прост. Сотруднику, который работает с системой, достаточно своевременно вводить текущие данные. После этого можно сформировать отчет с любым периодом, под разные фильтры и настройки.

Учет и хранение документов

Это еще одно направление кадрового делопроизводства. Нормативными актами предусмотрено:

• ведение текущего учета почти по всем видам кадровых документов;
• своевременная сдача документации в архив, обеспечение надлежащих условий ее хранения;
• подготовка и направление архивных и текущих документов по запросам заинтересованных лиц;
• передача кадровой документации на хранение в архив при ликвидации предприятия.

Архивные документы также можно перевести в электронный формат. Сроки хранения многих видов документов определены нормативными актами федерального уровня. За их нарушения ответственность грозит не только организации, но и ее должностным лицам.

Комментарий эксперта. Ряд функций кадрового делопроизводства можно передать на аутсорс. Например, компания может заключить договор со сторонней организацией на подбор и наем персонала, на оформление каких-либо документов. Но в этом случае ответственность за правильность ведения и хранения документации возлагается на руководителя (работодателя).

Как обеспечить надлежащую работу кадрового делопроизводства

Чтобы избежать проблем с кадровым делопроизводством, руководитель предприятия должен:

• обеспечить надлежащие условия для работы специалистов, в том числе по материально-техническому оснащению;
• проверить соответствующее образование и квалификацию сотрудников отдела кадров, проводить первичное и последующее обучение;
• соблюдать обязательные требования нормативных актов в отношении кадрового делопроизводства.

Проверять надлежащее исполнений функций кадрового делопроизводства можно в рамках внутреннего или независимого аудита. Периодичность и необходимость проведения таких проверок определяет сам руководитель. Для подтверждения квалификации сотрудников можно организовать тесты, тренинги, отработку практических задач.

Обучение сотрудников кадровой службы

Формируя отдел кадров, нужно проверить минимально необходимые требования по образованию, квалификации и опыту работы. Уже после трудоустройства кадровиков работодатель обеспечивает:

• введение в должность, ознакомление с полномочиями по должностной инструкции;
• обучение программам и системе документооборота, которые применяются на предприятии;
• периодическое повышение квалификации, переподготовку и профессиональное обучение (курсы, семинары и вебинары, и т.д.).

Рекомендуем обратить внимание на возможности сервиса «Добыто. Знания». Там можно организовать обучение сотрудников и проверку навыков без отрыва от работы. Что важно, сервис использует алгоритмы искусственного интеллекта. Это дает возможность выстроить гибкий механизм самообучения, учесть специфику работы специалистов разного профиля. Алгоритм обучения и проверки знаний можно настроить под свои задачи.

Материальная и техническая база

Ведение кадрового делопроизводства невозможно без надлежащей материальной и технической базы. Помимо стандартного офисного набора (бумага, канцтовары и т.д.), отделу по кадрам может требоваться:

• специализированное программное обеспечение;
• доступ к государственным платформам и сервисам;
• современные компьютеры, способные выполнять все текущие задачи;
• доступ к общей системе электронного документооборота компании;
• электронная цифровая подпись (ЭЦП) для удостоверения документов.

Так как технические требования постоянно меняются, руководителю организации нужно своевременно модернизировать оборудование, продлевать ЭЦП, оплачивать доступ к сервисам и программам.

Система электронного документооборота

Переход на систему электронного документооборота – это современное решение для ведения кадрового делопроизводства. Например, функционал системы «Добыто. КЭДО» предусматривает:

• полноценное облачное хранилище с надлежащим уровнем защиты, либо возможность хранения документации на своем сервере;
• возможность подготовки любых видов документов, перевода письменных бланков и форм в цифру;
• сервис для согласования документа в электронном виде, подписание его посредством ЭЦП;
• возможность работы с разных видов оборудования (ПК, ноутбуки, смартфоны, планшеты);
• выгрузку сведений и документов по различным фильтрам и параметрам;
• быстрая подготовка обязательной отчетности разного вида.

Обучение работе с «Добыто. КЭДО» максимально упрощено. Также пользователям доступна полноценная техническая поддержка, которая поможет настроить сервисы под свои задачи, оперативно решить возникшие проблемы. Чтобы ознакомиться с функционалом и преимуществами сервиса, закажите бесплатную демоверсию «Добыто. КЭДО».

Еще раз отметим, что дополнительные преимущества дает работа с сервисом «Добыто. Знания». Это крайне актуально для сотрудников, занятых обычным или кадровым делопроизводством. Функционал сервиса подходит для всех видов организаций.

Выводы

• Кадровое делопроизводство включает функции по подготовке, обработке, ведению, учету и хранению документации. Эти полномочия распределяются между сотрудниками отдела кадров, другими специалистами компании.
• Чтобы обеспечить кадровое делопроизводство, нужно обучить сотрудников, оснастить службу современной технической и материальной базой. Также желательно использовать современные решения, в том числе подключение к системе электронного документооборота.
• При работе в системе электронного документооборота максимально упрощается оформление, учет и хранение документации. Организация экономит на текущих расходах, в том числе на штатной численности кадровой службы. 

FAQ

Что такое кадровое делопроизводство?

Это комплекс действий по оформлению, ведению, учету и хранению документов по кадрам. Эти полномочия могут передаваться разным специалистам организации.

Что входит в функции кадрового делопроизводства?

Прежде всего, сюда входит работа с различной документацией по кадрам. Также в полномочия сотрудников кадровой службы входит подбор персонала, формирование и направление отчетности по сотрудникам, иные функции.

Как обеспечить кадровое делопроизводство?

Как минимум, нужно подключиться к системе электронного документооборота. Это фактически стало стандартом для всех видов организаций. Также для ведения кадрового делопроизводства нужно обучить сотрудников, обеспечить отдел современной материально-технической базой.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)