Эффективность системы управления персоналом

Эффективность системы управления персоналом влияет на общие показатели деятельности компании-работодателя. Оптимальным результатом станет максимально возможное использование потенциала, знаний и возможностей сотрудников для целей и задач организации. Для этого можно использовать современные технологии и методики, внедрять профильное программное обеспечение, планировать все предстоящие мероприятия, повышать уровень знаний и квалификации. Оценить эффективность системы управления можно различными способами, от опросов и тестирования работников до анализа показателей их работы.

Читайте, что понимается под эффективностью системы управления персоналом, как повысить ее и добиться поставленных целей, чем помогут электронные сервисы.

В чем заключается эффективность системы управления персоналом

Большинство действий в компании выполняются при прямом или косвенном участии живых людей (сотрудников). Исключением являются автоматизированные процессы, но и для них крайне важен человеческий фактор. Чтобы предприятие эффективно работало, повышало показатели деятельности и увеличивало прибыль, необходимо выстроить систему управления персоналом.

Под эффективностью понимается соотношение между использованными ресурсами и расходами с конечным результатом. В отношении системы управления персоналом оно может достигаться:

• в отношении целей и задач, поставленных работодателем и предусмотренных планированием;
• в отношении показателей деятельности каждого отдельного сотрудника, специалистов подразделения или компании в целом;
• в отношении общего итога деятельности предприятия.

Система управления будет эффективна, если потраченные на ее внедрение и реализацию ресурсы окупились в материальной или нематериальной форме.

Управление персоналом включает множество процессов. По каждому их них тоже можно оценить эффективность (например, по итогам обучения, после изменения системы стимулирования и т.д.). Контроль за показателями будет осуществлять руководство фирмы, кадровая служба. Оптимизировать эти процессы поможет использование модулей «Добыто».

Комментарий эксперта. Работы с персоналом именуют еще и HRM (Human Resource Management -–управление человеческими ресурсами). Компания может внедрить полноценную систему менеджмента по данному направлению, основываясь на международных и национальных стандартах. Это упростит оценку эффективности управления персоналом, сделает ее максимально объективной и точной.

Как эффективность системы управления персоналом влияет на общую деятельность компании

Управление персоналом должно приносить пользу компании. Поэтому эффективность указанной системы может положительно сказываться:

• на улучшении качества продукции, результата услуг, работы с клиентами;
• на финансовые показатели организации (общая прибыль, окупаемость расходов и т.д.);
• на взаимоотношения и микроклимат в коллективе;
• на снижение количества брака, жалоб со стороны контрагентов и клиентов;
• на сохранение ценных сотрудников, уменьшение показателей текучести кадров.

По каждому из перечисленных направлений можно объективно оценить эффективность кадровых решений и процессов. Но для этого важно правильно определить показатели для оценки, сроки контрольных мероприятий. Подробнее об этом расскажем ниже.

Как добиться эффективности системы управления персоналом

В общих словах, система управления персоналом компании включает следующие элементы:

• планирование предстоящих действий, решений и мероприятий;
• непосредственно процессы, связанные с управлением сотрудниками;
• принятие решений, которые прямо или косвенно воздействуют на работников;
• проведение мероприятий с участием работодателя и сотрудников (инструктажи, общие встречи, тестирование, обучение и т.д.);
• контрольные действия, по итогам которых можно оценить эффективность процессов управления.

Управленческие функции по отношению к персоналу могут возлагаться на главу компании и руководителей подразделения, отдел кадров. Ко многим процессам можно привлекать сторонних экспертов. Например, если подбором кадров занимается рекрутинговое агентство, эффективность этих действий можно оценить для подписания акта о выполненных услугах.

Грамотное и объективное планирование

Без планирования система управления персоналом никогда не будет эффективной. Работодатель может разрабатывать и утверждать планы:

• по общим направлениям кадровой политики;
• по изменению системы оплаты труда;
• по расширению или сокращению персонала;
• по замещению вышестоящих должностей;
• по проведению учебы, повышения квалификации, инструктажей;
• по иным мероприятиям, имеющим отношение к управлению персоналом.

Планирование осуществляется на разные периоды времени (месяц, квартал, год и т.д.). Важно точно определить срок по всем запланированным задачам, назначить ответственных лиц. Это требуется для целей контроля и оценки эффективности по намеченным целям. Для разработки и согласования планов, а также контроля за их выполнения, можно использовать модуль «Добыто. КЭДО».

Комментарий эксперта. Эффект от долгосрочных планов будет виден спустя месяцы и даже годы. Примером можно назвать постепенное замещение штата высококвалифицированными кадрами. Невозможно разом обучить действующих сотрудников, чтобы они резко повысили уровень знаний и навыков. Также крайне сложно уволить работника, если он не допускает виновных действий. Поэтому процесс замещения будет постепенным – по мере освобождения должностей будут подбираться новые сотрудники.

Использование современных методик и технологий управления

Есть множество технологий и методик управления персоналом, доказавших эффективность на практике. Компания может выбрать их под свои цели, реализовать в работе со своим штатом. Вот несколько современных тенденций, которые направлены на повышение эффективности системы управления:

• оптимальное сочетание мер стимулирования (поощрения) и наказания;
• внедрение мер, вовлекающих коллектив в достижение общих целей компании;
• развитие личных и деловых качеств сотрудников, обучение работе в команде;
• внедрение современных технологий производства и работы с клиентами;
• использование различных электронных ресурсов и программ, автоматизирующих процессы;
• постоянное обучение и развитие персонала.

Если единственным методом управления является наказание за малейший проступок, это вряд ли повысит общую эффективность работы сотрудников. Скорее всего, они перестанут поддерживать обратную связь с работодателем, начнут скрывать факты проступков, откажутся от инициатив и полезных предложений. Также указанная система мер наверняка увеличит текучесть кадров, а ее показатели крайне важны для эффективности работы с персоналом.

Желательно сразу определить реальные и выполнимые цели всех процессов управления персоналом. Их должны знать и рядовые сотрудники, с которыми взаимодействует работодатель. Приведем несколько примеров:

• работники проходят обучение работе с современным оборудованием, получают новые увеличенные нормы производства (при этом рабочие процессы будут упрощены и автоматизированы);
• работодатель проводит опрос на предмет вовлеченности сотрудников и разъясняет, что его результаты могут повлечь изменения в системе оплаты, улучшат условия труда.

Эффективность системы управления персоналом может заключаться не только в финансовых результатах, но и в нематериальной форме. Например, улучшая микроклимат в компании, работодатель сокращает количество конфликтных ситуаций. Это способствует нормальной работе, когда сотрудники будут отдавать приоритет исполнению должностных обязанностей, а не выяснению отношений.

Работа с электронными сервисами и ресурсами

Программы, приложения и сервисы всегда помогают в текущей работе, улучшают общую производительность труда. Они будут важны и для повышения эффективности системы управления. Работодатель может использовать электронные ресурсы:

• для автоматизации процессов управления, взаимодействия с кадрами;
• для планирования задачи и проверки сроков их выполнения;
• для выстраивания схемы обратной связи с сотрудниками (тестирование, опросы, рассмотрение предложений и жалоб);
• для подготовки документов, которые используются в процессах управления;
• для иных целей и задач, в зависимости от функционала программы.

Модуль «Добыто. Знания» можно использовать для обучения и развития сотрудников, проверки и оценки знаний, квалификации. Это одно из ключевых направлений в системе управления персоналом. Обученный и квалифицированный персонал лучше и эффективнее справляется со своими обязанностями, увеличивает вклад в общее дело. Результаты обучения тоже подлежат оценке и проверке. Эти процессы можно организовать с использованием модуля «Добыто. Знания».

Оценка эффективности системы управления персоналом

Общая оценка эффективности системы управления персоналом может осуществляться по следующим параметрам:

• эффективность HRM, т.е. соотношение объема прибыли или выручки с затратами на кадровые процессы, фондом оплаты труда (рассчитывается за определенный период);
• KPI, т.е. эффективность использования потенциала работников и коллектива в целом для достижения поставленных целей;
• уровень вовлеченности персонала в цели и задачи компании.

Работодатель может использовать и показатели для отдельных мероприятий, процессов.

Методики оценки эффективности системы управления персонала могут предусматривать проведение:

• опросов в свободной форме или по заранее подготовленным вопросам;
• тестов, экзаменов, аттестаций и других форматов оценки знаний;
• деловых игр и практических задач;
• экспертных проверок и аудитов, в том числе с привлечением сторонних организаций.

По итогам указанных мероприятий можно проанализировать, насколько эффективно компания управляет персоналом, нужно ли менять перечень и содержание процессов. По результатам оценки могут принимать кадровые решения, вноситься изменения в планы и т.д.

Комментарий эксперта. Руководству компании предстоит постоянно контролировать эффективность системы управления персоналом. Если все действия не приносят результат, либо ухудшают положение дел, необходимо корректировать все или ключевые элементы системы. В противном случае вложенные усилия и финансовые затраты никогда не окупятся.

Какие программные ресурсы будут важны для внедрения и повышения эффективности системы управления

Чтобы эффективно управлять персоналом, компания может внедрить и использовать:

• систему общего или кадрового электронного документооборота (как вариант – модуль «Добыто. КЭДО»);
• специальные программы для управления персоналом (например, такой функционал заложен в комплекс 1С);
• профильные сервисы и приложения для решения отдельных задач (кадровый учет, обучение и развитие, и т.д.).

Ряд полезных сервисов для работы с персоналом есть на государственных порталах.

Преимущества работы с модулями «Добыто»

Модули «Добыто» охватывают все кадровые процессы, в том числе входящие в систему управления персоналом. Помимо прочего, там есть сервисы:

• для работы с электронными документами, учета различных показателей;
• для проведения обучения и развития, создания корпоративной библиотеки и базы знаний;
• для оценки и проверки знаний, опросов и тестирования сотрудников;
• для кадрового планирования, контрольных функций.

Модули «Добыто» будут полезны как крупным компаниям, так и малому или среднему бизнесу. Предлагаем заказать бесплатную демоверсию, чтобы оценить основные преимущества программы.

Заключение

• Эффективность системы управления персоналом показывает, какую пользу эти процессы принесли компании-работодателю. Это могут быть различные материальные и нематериальные показатели, которые предусмотрены целями и задачами руководства.
• Чтобы система управления была эффективной, важно провести объективное и грамотное планирование, назначить ответственных лиц. Важное значение имеет использование современных методик и технологий управления, электронных ресурсов.
• Для оценки эффективности проводятся различные мероприятия – опросы сотрудников, тестирование, экзамены, личные встречи и собеседования. Многие показатели можно проанализировать на основе данных их электронных систем.

FAQ

Что подразумевает эффективность системы управления персоналом?

Это означает, что все действия и решения по управлению персоналом принесли какую-либо пользу для работодателя. Самым очевидным является финансовый показатель (например, соотношение прибыли к понесенным затратам).

На что влияет эффективность системы управления персоналом?

Данные показатели напрямую влияют на общий итог деятельности предприятия – прибыль или убытки, количество брака и жалоб, иные факторы. Если системы неэффективна, могут последовать кадровые и иные решения.

Как оценить эффективность системы управления персоналом?

Есть множество методик и форматов оценки эффективности системы. Примерами можно назвать аналитические данные от отдела кадров, опросы и тестирование, независимая экспертная оценка.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)