Что можно подписывать электронной подписью — вопрос, который в 2026 году встаёт перед каждым кадровиком, бухгалтером и руководителем, переводящим документы в цифру. Перечень зависит от вида подписи: ПЭП, УНЭП и УКЭП дают разный объём полномочий, а для части кадровых документов закон прямо требует конкретный тип ЭП. В статье — полный перечень документов по категориям (кадровые, бухгалтерские, договорные, судебные, налоговые), список исключений, которые электронно подписывать запрещено, и таблица соответствия вида подписи типу документа. Тема входит в общий материал про подписание документов электронной подписью онлайн, где разобран сам процесс от выбора программы до проверки готового файла.
Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.
Юридическая значимость электронной подписи: что говорит 63-ФЗ
Статья 6 63-ФЗ устанавливает: документ, подписанный УКЭП, равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью во всех случаях, кроме тех, где закон прямо требует бумагу. Это базовая норма, от которой считается весь перечень. С ПЭП и УНЭП логика другая — они дают юридическую силу документу только при наличии соглашения между сторонами, где прописано, какая подпись используется и как проверяется подписант. Нет соглашения — нет значимости, и в суде такой файл поплывёт.
По сути, перечень «что можно подписывать» — это три вложенных круга. Самый широкий — УКЭП: ей подписывают почти всё. Средний — УНЭП: внутренние документы, кадровые документы, договоры между сторонами при наличии соглашения. Узкий — ПЭП: авторизация, служебные записки, часть кадровых документов, согласия. И отдельный список — то, что нельзя подписывать электронно вообще, каким бы серьёзным ни был серт.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Клиенты часто спрашивают: у меня есть УКЭП, значит могу подписывать всё? Почти. Тройка действительно приравнивает УКЭП к собственноручной подписи, но есть закрытый перечень исключений — и он не в 63-ФЗ, а разбросан по отраслевым законам. Акт о несчастном случае, приказ об увольнении, часть нотариальных документов. Прежде чем запулить документ на подпись, проверьте, не попал ли он в исключения.»
Отдельный нюанс 2026 года — машиночитаемые доверенности. Если электронный документ от имени организации подписывает не гендир, а сотрудник, к подписи физлица прикладывается МЧД. Без эмчедэшки подпись сотрудника на внешнем документе контрагент или ведомство отклонит. Проверить статус доверенности можно в реестре ФНС и на портале Госуслуг.
Что можно подписывать УКЭП: полный перечень
УКЭП выпускает аккредитованный удостоверяющий центр, для руководителей юрлиц и ИП — удостоверяющий центр ФНС. Стоимость обслуживания подписи сотрудника — от 2 до 5 тыс. руб. в год, плюс токен. Взамен — максимальный охват документов:
- Налоговая и бухгалтерская отчётность: декларации, расчёты, ответы на требования ФНС, отчёты в СФР и Росстат. Электронная отчётность без УКЭП не принимается в принципе.
- Первичка и закрывашки: счета-фактуры, УПД, акты, накладные. Для счетов-фактур УКЭП — обязательное требование НК РФ, ПЭП и УНЭП здесь не работают.
- Договоры с контрагентами: поставка, подряд, услуги, аренда, купля-продажа. Через операторов ЭДО (Диадок, СБИС) или напрямую обменом файлами с открепленной подписью.
- Госзакупки: заявки, контракты, протоколы на электронных площадках по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
- Судебные документы: иски, ходатайства, жалобы через «Мой Арбитр» и ГАС «Правосудие». Заявление об обеспечении иска подписывается только УКЭП.
- Кадровые документы со стороны работодателя: в КЭДО работодатель подписывает документы УКЭП — это требование ст. 22.3 ТК РФ.
- Регистрационные действия: регистрация ИП и ООО, внесение изменений в ЕГРЮЛ, заявления в Росреестр (для сделок с недвижимостью физлица — при наличии согласия на электронные сделки).
- Заявления в госорганы: лицензии, разрешения, отчёты в Росалкогольрегулирование, маркировка «Честный знак», ЕГАИС.
В практике Добыто мы видим типовую ошибку: компания выпускает одну УКЭП на гендира и подписывает ей всё подряд, включая документы, которые готовит кадровая. Формально подпись валидна, фактически — гендир физически не успевает, документы копятся, сроки по ст. 22.3 ТК РФ горят. Решение — выпуск УКЭП сотрудникам с МЧД или разделение потоков: внешка на УКЭП, внутренние кадровые — на УНЭП.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Частая история: бухи просят подписать УПД задним числом, потому что закрывашка потерялась. С бумагой такое проходило, с электронной подписью — нет. В подпись вшивается метка времени, и дата подписания видна любому проверяющему. Это не недостаток, это защита — в суде цепочка подписей с отметками времени работает на вас.»
Что можно подписывать УНЭП и ПЭП
УНЭП формируется средствами информационной системы или через Госключ. Стоимость УНЭП в корпоративной системе — порядка 500 руб. в год на сотрудника, УНЭП Госключа для работника бесплатна, работодатель несёт разовые затраты на интеграцию. Перечень для УНЭП:
- внутренние документы организации: приказы, служебные записки, регламенты, ЛНА;
- кадровые документы со стороны работника в КЭДО: заявления на отпуск, ознакомление с ЛНА, расчётные листки, графики;
- договоры между организациями — при наличии соглашения сторон о признании УНЭП;
- документы внутри экосистем банков и операторов, где соглашение принимается офертой.
ПЭП — это коды из SMS, логин-пароль, коды подтверждения. Ей подписывают: согласия на обработку персональных данных, ознакомления с внутренними документами, заявления внутри HR-систем, авторизацию действий в личных кабинетах. ПЭП компании используют чаще всего — она бесплатна и не требует установки крипты на машину сотрудника. Но для трёх категорий кадровых документов ПЭП работника не подходит по закону.
Статья 22.3 ТК РФ требует УНЭП или УКЭП работника для: трудового договора и изменений к нему, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования, согласия на перевод, заявления об увольнении и его отзыва, уведомлений об изменении условий трудового договора. Всё остальное в КЭДО работник подписывает ПЭП, если это закреплено в ЛНА и соглашении. Разница в удобстве заметная: клиентский путь ПЭП оценивается в 100% удобства против 30% у УКЭП Госключа — но и уровень защиты у ПЭП кратно ниже.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Нюанс в том, что не всегда нужна УКЭП. Для внутренних кадровых документов в большинстве случаев хватает ПЭП, а это совсем другие денежки для работодателя. Мы в проектах закладываем матрицу: какой документ — какая подпись. Одна такая табличка на этапе пилота экономит компании сотни тысяч в год на выпуске лишних сертов.»
Кадровые документы: что подписывают в КЭДО и какой подписью
377-й закон внёс в Трудовой кодекс статьи 22.1-22.3 и легализовал электронное подписание почти всего кадрового массива. В электронный вид переводятся: трудовые договоры и допники, приказы о приёме, заявления на отпуск и его перенос, графики отпусков, табели, приказы о премировании, ознакомления с ЛНА, справки, расчётные листки, командировочные документы. Согласие работника на КЭДО обязательно — без него сотрудник продолжает работать с бумагой, и это его право по ст. 22.2 ТК РФ. Исключение — принятые на работу после 31 декабря 2021 года без трудового стажа: их согласие не требуется.
Матрица соответствия для КЭДО выглядит так:
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор, допсоглашение | УКЭП | УНЭП или УКЭП |
| Договор о матответственности, ученический | УКЭП | УНЭП или УКЭП |
| Заявление об увольнении, его отзыв | УКЭП | УНЭП или УКЭП |
| Заявление на отпуск, ознакомление с ЛНА | УКЭП или УНЭП | ПЭП, УНЭП |
| Расчётные листки, справки, уведомления | УКЭП или УНЭП | ПЭП |
За время работы сервиса Добыто мы подключили к КЭДО сотни компаний, и в каждом проекте матрица подписей утверждается до старта пилота — вместе с ЛНА о переходе на КЭДО и формой согласия работника. Дистанционного сотрудника при таком подходе оформляют полностью безбумажно за 2 минуты: оффер, ТД, приказ о приёме и ознакомления уходят пачкой, работник подписывает скопом через Госключ.
Образцы документов для перехода на электронное подписание
Открыть список документов
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Приказ о КЭДО (вариант 2) | Скачать |
| Шаблон соглашения по ЭДО | Скачать |
| Примерная форма трудового договора | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Образец личной карточки работника | Скачать |
| Памятка по настройке КЭП для налоговой | Скачать |
| Инструкция по установке ЭЦП на компьютер | Скачать |
| Ответы на вопросы об установке ЭЦП | Скачать |
| Руководство пользователя Добыто КЭДО | Скачать |
Что нельзя подписывать электронной подписью: перечень исключений
Статья 22.1 ТК РФ выводит из КЭДО три категории кадровых документов. Их электронное подписание не имеет силы, даже если обе стороны согласны и подпись квалифицированная:
- Акт о несчастном случае на производстве по установленной форме — только бумага с собственноручными подписями комиссии.
- Приказ (распоряжение) об увольнении — работодатель оформляет его на бумаге и знакомит работника под роспись. Заявление об увольнении при этом подписывать электронно можно, а сам приказ — нет. Логику в этом требовании искать бессмысленно, его нужно просто выполнить.
- Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, включая журналы инструктажей с личной подписью работника.
Трудовые книжки стоят особняком: бумажная книжка ведётся по правилам ведения трудовых книжек и в КЭДО не переводится, но сведения о трудовой деятельности (СТД-Р, отчётность в СФР) давно электронные. За пределами трудового права электронно не подписываются: завещания и большинство нотариальных документов, документы строгой отчётности отдельных отраслей, а также сделки, где отраслевой закон прямо требует бумажную форму. Часть сделок с недвижимостью физлиц проходит электронно только после подачи в Росреестр согласия на электронную регистрацию.
Наши специалисты в Добыто на этапе аудита размечают весь документопоток клиента на три зоны: переводим в электронку сразу, переводим с оговорками, оставляем на бумаге. На проекте с распределённой розницей такая разметка заняла 4 рабочих дня и сняла 90% вопросов юристов заказчика до старта.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«На судебных экспертизах я регулярно вижу одни и те же грабли: компания перевела в КЭДО журнал инструктажей по охране труда. Красиво, удобно, безбумажно — и незаконно. При несчастном случае такой журнал не защитит работодателя, ГИТ посчитает инструктаж непроведённым. Три исключения из ст. 22.1 нужно выучить наизусть, их всего три.»
Разметка документопотока на «можно/нельзя электронно» и выбор вида подписи под каждый тип документа — тот этап, где ошибка всплывает не сразу, а на проверке ГИТ или в суде. В Добыто мы проводим такой аудит перед каждым внедрением КЭДО: матрица документов и подписей, шаблоны ЛНА и согласий входят в проект.
Следите за нашими каналами
Никакой воды — только важное и новости первыми.
Как подписать документ: форматы, программы и проверка
Технически подписание выполняется криптопровайдером (КриптоПро CSP, VipNet), программами типа КриптоАРМ, крипто-плагином в браузере или прямо в сервисе ЭДО. Подпись бывает присоединённая (файл и подпись в одном контейнере) и отсоединённая — рядом с документом появляется сиг-файл. Госорганы и суды чаще просят открепленную подпись; про её создание есть отдельный разбор — как создать отсоединённую подпись в КриптоПро, там же про нюансы форматов CAdES.
Подписывать можно файлы любого формата: PDF, Word, Excel, XML, архивы, изображения. Для PDF существует ещё и визуализация — штампик на странице, который сам по себе подписью не является, а лишь отображает её. Если документов много — заявления на отпуск от всего отдела, пачка УПД в конце квартала — ручное подписание по одному съедает часы, и тогда выручает массовое подписание документов ЭЦП — несколько файлов обрабатываются одной операцией.
После подписания документ проверяют: валиден ли сертификат, не отозван ли он, совпадает ли хеш. Проверка доступна на портале Госуслуг в разделе проверки электронной подписи и в онлайн-сервисах. Я думаю, проверку стоит делать привычкой при приёме любого внешнего документа — отозванный серт контрагента встречается чаще, чем кажется.
Подписать документ электронной подписью онлайн
Как подписать документ электронной подписью: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Определите, какой вид подписи требует документ: сверьтесь со ст. 22.3 ТК РФ для кадровых документов, с НК РФ — для счетов-фактур, с соглашением сторон — для договоров.
- Шаг 2. Проверьте сертификат: срок действия, не отозван ли он, есть ли МЧД, если подписывает сотрудник от имени юрлица.
- Шаг 3. Загрузите файл в программу или онлайн-сервис подписания, выберите сертификат и формат подписи — присоединённая или отсоединённая.
- Шаг 4. Подпишите документ, введя пин-код токена или подтвердив операцию в приложении (для Госключа — в мобильном приложении).
- Шаг 5. Проверьте результат: откройте подпись в сервисе проверки, убедитесь, что стоит зелёная галочка валидности, и сохраните документ вместе с сиг-файлом в архив.
Стоимость подписания документов и тарифы Добыто КЭДО
Итоговый бюджет складывается из двух частей: стоимость самих подписей (УКЭП сотрудника — от 2 до 5 тыс. руб. в год, УНЭП в системе — порядка 500 руб. в год, УНЭП Госключа для работника бесплатна) и стоимость системы, в которой документы подписываются и хранятся. Тарифы сервиса Добыто КЭДО:
| Тариф / Услуга | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Старт — для небольших компаний, начинающих переход на КЭДО | от 30 ₽ за сотрудника / мес | До 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка |
| Бизнес — для среднего бизнеса с полным набором функций | от 50 ₽ за сотрудника / мес * | Неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, интеграция с 1С, электронный архив |
| Корпорация — для крупного бизнеса с расширенными требованиями | По запросу | Всё из тарифа Бизнес, выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API |
| Кастомные шаблоны и приоритетная поддержка | Включено в тариф Бизнес | * Минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год |
Итоговая сумма зависит от численности персонала, набора видов подписей и объёма интеграций — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут посчитать бюджет под вашу структуру точнее. Экономический эффект перехода считается просто: отказ от бумаги даёт экономию от 2000 руб. в год на каждого сотрудника — печать, курьеры, хранение, время кадровика.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Эйчары часто оценивают КЭДО только по цене лицензии, а реальная экономика в другом: сколько времени кадровая бегает с бумажками. На удалёнке один комплект документов дистанционщика ездил почтой две недели туда-обратно. С электронным подписанием тот же комплект закрывается за день, а доходимость офферов до подписания растёт — кандидата не успевают схантить, пока бумага едет.»
Выводы: что можно подписывать электронной подписью
Перечень документов для электронного подписания определяется видом подписи. УКЭП по ст. 6 63-ФЗ равнозначна собственноручной подписи и закрывает налоговую отчётность, счета-фактуры, договоры, госзакупки, судебные и регистрационные документы. УНЭП и ПЭП работают при наличии соглашения сторон: УНЭП — для договоров и значимых кадровых документов, ПЭП — для внутренних документов, согласий и ознакомлений. В КЭДО работодатель подписывает документы УКЭП, работник для трудового договора, договора о матответственности, ученического договора и заявления об увольнении использует УНЭП или УКЭП, остальное — ПЭП.
Практический порядок действий: составить матрицу «документ — вид подписи» до запуска электронного подписания, закрепить её в ЛНА и соглашении об ЭДО, собрать согласия работников по ст. 22.2 ТК РФ, проверить наличие МЧД у сотрудников, подписывающих внешние документы. Три исключения ст. 22.1 ТК РФ — акт о несчастном случае, приказ об увольнении, документы об инструктажах по охране труда — остаются на бумаге при любом раскладе. Метки времени в подписи фиксируют дату подписания, поэтому практика подписания задним числом с электронными документами не работает.
КЭДО на текущий момент остаётся добровольным, но объём электронного документооборота растёт: Госключ сделал УНЭП бесплатной для работника, МЧД перевела подписание от имени юрлица на понятные рельсы, а суды принимают электронные документы наравне с бумажными. Компании, которые размечают документопоток и выбирают виды подписи осознанно, а не выпускают УКЭП всем подряд, экономят и на сертификатах, и на времени согласования.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли подписать трудовой договор ПЭП?
Чем отличается извлекаемый ключ от неизвлекаемого и на что это влияет?
Нужна ли МЧД, если документ подписывает генеральный директор?
Сколько стоит УНЭП через Госключ для работника?
Можно ли подписать электронно приказ об увольнении?
Можно ли подписать счёт-фактуру УНЭП?
Действует ли электронная подпись на документах при проверке ГИТ?
Как долго хранятся электронно подписанные кадровые документы?
Нужно ли согласие каждого работника на электронное подписание?
Можно ли подписать электронной подписью документы для суда?
Признаёт ли суд переписку в мессенджерах и email как подписанные документы?
Что делать, если сертификат подписи истёк, а документ подписан им раньше?
Теперь у вас есть полный перечень: что подписывается УКЭП, где хватит УНЭП и ПЭП, а какие три категории документов остаются на бумаге по ст. 22.1 ТК РФ. Следующий шаг — перенести эту матрицу в рабочий процесс: настроить маршруты подписания, собрать согласия работников и выдать подписи под каждый тип документа.
Сервис Добыто КЭДО закрывает эту задачу целиком: мы подключаем компании по всей России, от небольших команд до распределённых структур с тысячами сотрудников, и сопровождаем клиента до полностью самостоятельной работы. Юридическая обвязка, шаблоны ЛНА и согласий, интеграции с учётными системами входят в проект внедрения.
- Поддержка всех трёх видов подписей — ПЭП, УНЭП, УКЭП — под каждый тип документа из перечня
- Мобильное приложение для подписания с телефона — в командировке, в отпуске, без похода в отдел кадров
- Юридическая значимость по 63-ФЗ и 377-ФЗ — электронный документ равносилен бумажному
- Вся цепочка подписей фиксируется с отметками времени — защита при проверках ГИТ и в суде
- Готовый коннектор с 1С (ЗУП, КА, ERP) — ставится за час без привлечения разработчиков
- Хранение документов до 50 лет — доступ к архиву сохраняется даже при расторжении договора с провайдером
- Юридическая обвязка из коробки: шаблоны ЛНА об ЭДО, порядок осуществления, формы согласий сотрудников
Настроить электронное подписание документов
Следите за нашими каналами
Никакой воды — только важное и новости первыми.