Для поддержания трудовой дисциплины работодатель вправе применять в отношении сотрудников различные меры наказаний в виде дисциплинарных взысканий, но в рамках трудового законодательства. Порядок применения дисциплинарных взысканий определяется в правилах внутреннего трудового распорядка, должностных инструкциях и других кадровых документов. Работник, в отношении которого применяются такие наказания, должен понимать, за что его наказывают – в противном случае он может обратиться в инспекцию по труду и в суд для признания дисциплинарного взыскания неправомерным.
Читайте, какие дисциплинарные взыскания может применить работодатель, как правильно оформить документы для привлечения к ответственности, чем поможет система КЭДО.
Определение
Дисциплинарное взыскание – привлечение сотрудника к нематериальной ответственности за нарушение трудовой дисциплины, т.е. совершение дисциплинарного проступка. За один проступок может применяться только одно дисциплинарное взыскание.
Виды дисциплинарных взысканий
В ст. 192 ТК РФ даются определения дисциплинарных взысканий, но проблема в том, что определения эти «размыты», и далеко не каждый работодатель знает, что следует подразумевать под одним или другим привлечением к нематериальной ответственности. Всего по Трудовому кодексу РФ определены 3 вида дисциплинарных взысканий:
- Замечание. Применяется в отношении сотрудника, допустившего незначительный проступок. Например, однократное опоздание на работу с последующим объяснением причины отсутствия на рабочем месте, несвоевременно сданный отчет, если это не повлекло за собой материальный ущерб. Конфликты с коллегами, грубое поведение тоже может повлечь за собой замечание. Оформить замечание документально можно в системе «Добыто. КЭДО».
- Выговор. Более строгое дисциплинарное наказание за систематические нарушения – периодические опоздания, нарушение трудовой дисциплины и ПВТР, конфликты с клиентами компании или руководством. В целом, выговор может быть вынесен, если проступок сотрудника привел к незначительному материальному ущербу – например, штраф со стороны СФР или налоговой за несвоевременно сданную отчетность.
- Увольнение по статье. При грубом нарушении трудовой дисциплины, отказ проходить обязательное медицинское освидетельствование, прогулы работодатель может уволить сотрудника с внесением соответствующей записи в трудовую книжку. Не забывайте, что по действующему законодательству приказ об увольнении обязательно оформляется в бумажном виде, хотя никто не запрещает продублировать его в электронном виде в сервисе «Добыто. КЭДО».
С увольнением по статье обычно проблем не возникает, поскольку в ст. 81 ТК РФ четко определены случаи, когда можно применять подобное дисциплинарное взыскание. Сложнее с отличием замечания от выговора. Более того, некоторые работодатели предусматривают и другие виды дисциплинарных взысканий, определяя порядок их применения в локальном нормативном акте – например, грубый выговор.
Мнение эксперта. Список дисциплинарных взысканий в ТК РФ идет по возрастанию тяжести проступков. При этом требований по последовательности их применения нет, т.е. за грубое нарушение трудовой дисциплины работодатель может сразу уволить сотрудника с внесением записи в трудовую книжку – необязательно сначала применять по отношению к нарушителю более мягкие меры.
Как правильно оформлять дисциплинарные взыскания?
Порядок применения дисциплинарных взысканий в отношении сотрудников определен в ст. 193 ТК РФ. Важно соблюдать установленный порядок – в противном случае сотрудник может обратиться в государственную инспекцию труда, указав на нарушения работодателя при вынесении меры наказания. Обычно ГИТ и суды при выявлении нарушений встают на сторону сотрудников, поскольку в трудовых отношениях это менее защищенная сторона.
Основные моменты, которые необходимо учитывать при вынесении дисциплинарного взыскания:
- Оформлять приказ о дисциплинарном взыскании можно только после получения от сотрудника объяснительной записки. Объяснительная записка составляется в свободной форме – можно предоставить ее в электронном виде через личный кабинет сервиса «Добыто. КЭДО». У сотрудника, допустившего нарушение трудовой дисциплины, есть 2 рабочих дня для составления и передачи работодателю объяснительной записки. Если по истечению 2-х рабочих дней работник так и не предоставил записку, отказался ее составлять, то это обязательно отражают в акте.
- Сроки применения дисциплинарных взысканий строго определены в Трудовом кодексе РФ. Так, применять в отношении нарушителя соответствующее взыскание можно не позднее 1 месяца с момента выявления проступка без учета болезни работника, нахождения в отпуске. Нельзя применять дисциплинарные взыскания позднее 6 месяцев с момента совершения проступка. Не применяются меры в отношении нарушителей позднее, чем после 2-х лет с момента проведения ревизии, аудиторской проверки, проверки финансово-хозяйственной деятельности.
- После проведения служебной проверки работодатель издает приказ о наложении дисциплинарного взыскания. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под подпись не позднее 3-х рабочих дней с момента издания приказа. Если работник отказывается ставить подпись, то работодателю потребуется составить соответствующий акт.
- Факт совершения проступка должен быть обязательно отражен в документе. В качестве документального подтверждения можно использовать служебную записку непосредственного начальника нарушителя, акт с показаниями свидетелей (например, коллег по работе), заключение по результатам служебной проверки. Факт проступка фиксировать обязательно – в противном случае работник, допустивший этот проступок, может обратиться в ГИТ, в суд.
- Вынесение дисциплинарного взыскания обязательно должно сопровождаться соответствующим приказом. Нельзя устно вынести предупреждение, замечание, выговор. Характер дисциплинарного взыскания должен отвечать тяжести проступка. Чаще всего работодатели при наличии системы премирования лишают сотрудников премии, но такое наказание должно быть отражено в кадровых документах – например, лишение премии за прогул в должностной инструкции, трудовом договоре или правилах внутреннего трудового распорядка. Опять же, премирование – это право, а не обязанность работодателя. Если премии, бонусы не предусмотрены по трудовому договору, то работодатель не обязан их предоставлять.
- Выговор в трудовую книжку не заносится, но, если работодатель увольняет сотрудника по статье, то все ранее вынесенные выговоры перечисляются в приказе на увольнение. Сам приказ в трудовой книжке отражается.
- Документами, на основании которых может применяться дисциплинарное взыскание, являются правила внутреннего трудового распорядка, трудовой договор, должностная инструкция. Именно тут указывают, за какие проступки какая нематериальная ответственность наступает. При приеме на работу сотрудник знакомиться с этими документами под подпись, поэтому у него не останется возможности оспорить дисциплинарное взыскание по причине того, что работник не знал, что нарушает трудовую дисциплину.
- Дисциплинарное взыскание автоматически аннулируется через 1 год с момента издания соответствующего приказа о вынесении дисциплинарного взыскания. При этом работодатель вправе самостоятельно снять взыскание до этого периода – например, по ходатайству непосредственного начальника нарушителя, по собственной инициативе, по просьбе самого сотрудника.
Увольнение за прогулы является наиболее популярным видом дисциплинарного взыскания в отношении лиц, грубо нарушающих трудовую дисциплину. Работодатель не обязан увольнять провинившегося сотрудника, но, если выбран соответствующий вид дисциплинарного взыскания, то должны соблюдаться следующие требования:
- Отсутствие сотрудника на рабочем месте должно быть документально подтверждено.
- В ст. 81 ТК РФ дано определение прогула – это отсутствие на рабочем месте без уважительных причин на протяжении 4-х часов подряд, рабочего дня или смены. Соответственно, нужно убедиться, что у работника не было уважительных причин, и необходимо четко определить, что является рабочим местом.
- Если сотрудник отказывается подписывать приказ об увольнении, то работодателю нужно составить соответствующий акт с подписями минимум 2-х свидетелей.
- Работник не является лицом, которое по трудовому законодательству запрещено увольнять. К таким лицам относятся беременные женщины, мобилизованные, лица, временно утратившие трудоспособность, работники, привлеченные к выполнению общественных, государственных обязанностей. К уважительным причинам отсутствия относится дистанционное выполнение работы, участие в забастовке, чрезвычайные ситуации, сдача крови, уход за несовершеннолетним ребенком в случае госпитализации второго супруга. При увольнении за прогул при наличии уважительной причины сотрудник может обратиться в суд, если у него есть документальное подтверждение такой причины.
- Кроме акта об отсутствии с подписями 2-х и более свидетелей, докладной (служебной записки непосредственного начальника прогульщика) факт отсутствия на рабочем месте отражают в табеле учета рабочего времени. До выяснения причин отсутствия кадровик указывает код «НН» (неявка по неустановленным причинам), а, если окажется, что работник прогулял работу, то код меняется на прогул («ПР»).
Работодатель должен письменно запросить у сотрудника объяснительную записку с указанием причины отсутствия на рабочем месте. Если такой запрос от работодателя сотруднику не поступит, то это будет нарушением трудового законодательства – уволенный сотрудник может через суд восстановиться на работе. До того, пока причины не будут выяснены, кадровик должен фиксировать отсутствие работника и ежедневно составлять акты. При этом работодатель может, но не обязан пытаться связаться с сотрудников любыми доступными способами – по телефону, e-mail, по контактам родственников и т.д. Если связаться не получается, то акт об отсутствии и требование предоставить объяснительную записку отправляются заказным путем. При ведении кадрового электронного документооборот можно воспользоваться сервисом «Добыто. КЭДО».
Мнение эксперта. Важно помнить, что за 1 проступок может быть вынесено только 1 дисциплинарное взыскание. Например, нельзя за прогул сначала вынести замечание, спустя какое-то время за это же нарушение – выговор, если по результатам служебной проверки было установлено, что тяжесть проступка больше, чем была определена изначально.
Преимущества сервиса «Добыто. КЭДО» при документальном оформлении дисциплинарных взысканий
Сервис кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО» предоставляет работодателю ряд преимуществ при документальном оформлении дисциплинарной ответственности сотрудника-нарушителя. Как минимум, не потребуется дублировать все документы на бумажном носителе, знакомя работника с ними под подпись. К другим плюсам можно отнести следующее:
- Быстрое оформление документов в электронном виде. Личный кабинет сотрудников в системе «Добыто. КЭДО» доступен с любого устройства при наличии доступа в интернет. Поэтому работник не сможет заявить, что он не получал соответствующие документы – при поступлении новых электронных документов будут приходить уведомления.
- Бесплатный выпуск усиленной неквалифицированной электронной подписи прямо в системе «Добыто. КЭДО». Выпуск электронных подписей для сотрудников – обязанность работодателя. В сервисе можно буквально за 15 минут выпустить УНЭП для всех работников. Ознакомиться с актами, приказом о дисциплинарном взыскании под подпись сотрудник сможет, используя свою электронную подпись.
- Возможность работы с шаблонами и отправки произвольных документов. Объяснительная записка от работника составляется в свободной форме, поэтому нарушитель сможет подготовить ее в электронном виде, отправить через систему. С другой стороны, работодатель может использовать разные шаблоны – например, для объяснительной записки с указанием причины отсутствия на рабочем месте.
Стоимость подписки сервиса «Добыто. КЭДО» более чем доступная – позволить себе работу с программой кадрового электронного документооборота могут и микроорганизации, и ИП. Для кадровиков пользование системой бесплатное – оплата нужно только за рядовых сотрудников.
Мнение эксперта. Для максимально удобной работы с электронными документами при ведении КЭДО рекомендуем также пользоваться базой знаний «Добыто.Знания». В базе можно разместить все необходимые кадровые документы, инструкции, и предоставить к ним доступ работникам для самостоятельного ознакомления с материалами.
Заключение
- Дисциплинарные взыскания являются одним из способов поддержания трудовой дисциплины в коллективе.
- Если работодатель применяет нематериальную ответственность за нарушение ПВТР, неисполнение трудовых обязанностей, то важно правильно документально оформлять взыскания.
- При ведении кадрового электронного документооборота все акты, служебные записки, объяснительные могут быть оформлены в системе «Добыто. КЭДО», но помните, что приказ об увольнении обязательно должен быть на бумажном носителе.
Вопросы и ответы
Можно ли привлечь к дисциплинарной ответственности сотрудника, допустившего грубое нарушение техники безопасности, повлекшее за собой несчастный случай на производстве?
Да, но при условии, что для сотрудника были проведен инструктаж по охране труда и технике безопасности, и он поставил подпись в документах, подтверждающих прохождение инструктажа. Напомним, что эти документы должны быть оформлены в бумажном виде, хотя их можно дублировать в электронной форме в системе «Добыто. КЭДО». Если сотрудник не поставил подпись, то он может оспорить дисциплинарное взыскание, поскольку в суде можно будет доказать, что работник не знал, что его действия являются нарушением техники безопасности.
Обязательно ли фиксировать замечание или выговор?
Да, если к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание, то оно должно обязательно отражаться в соответствующем документе. Если в компании ведется кадровый электронный документооборот, то можно составлять документы в сервисе «Добыто. КЭДО». Важно – сотрудник, совершивший проступок, должен знать о том, что документы будут оформлены в электронном виде – для этого работодатель издает локальный нормативный акт, с которым работники должны быть ознакомлены под подпись.
Можно ли не оформлять выговор или увольнение по статье, если работник совершил грубый проступок?
Да, применение дисциплинарного взыскание – право, а не обязанность работодателя. Поэтому даже грубые нарушения (прогул по неуважительной причине, нахождение на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения и пр.) могут остаться без наказания, если работодатель откажется от применения наказания по собственной инициативе.
