CRM: Портал база знаний, обзор

В современном обществе, где доступ к информации играет важную роль в достижении успеха и прогресса, обладание знаниями становится ключевым элементом, как для отдельного человека, так и для организации в целом. Однако, в условиях огромного объема информации, легко потеряться среди разнообразных источников. Появление портала базы знаний представляет собой значительный прогресс в эффективной организации и поиске необходимых сведений. В данном обзоре мы рассмотрим что такое портал базы знаний, выделим основные функциональные аспекты такой системы и проанализируем преимущества ее использования в работе любой организации.

Содержание

База знаний. Понятие и ключевые элементы
Элементы портала
Преимущество применения платформы для организации
Список платформ, предоставляющих услуги портала базы знаний
Как выбрать идеальный портал
Основные функции портала базы знаний сервиса “Добыто”
Создание заметок, тестов, заданий
Навигация и поиск
Чат-бот
Интеграция с другими системами
Безопасность хранения данных
Удобная настройка и быстрое подключение к платформе
Искусственный интеллект и новая информация
Вывод
Часто задаваемые вопросы
Список источников

База знаний. Понятие и ключевые элементы

База знаний (“БЗ”) — это совокупность информации, фактов, опыта, процедур и практик, которые служат основой для принятия решений и обеспечения эффективного функционирования организации или сообщества. Портал БЗ представляет собой специально разработанную и организованную платформу, которая позволяет пользователям получать доступ к этой информации и использовать ее для своих потребностей Например, портал сервиса “Добыто” является не только хранилищем данных, но и полноценной платформой для обучения работников, в том числе незаменимым помощником в рутинной работе.

Элементы портала

Основными элементами сервера базы знаний являются:

поиск и навигация: портал должен иметь средства для эффективного поиска и навигации по представленной системе. В таком случае, пользователи будут легко находят нужную информацию и переходить между связанными темами;
возможность создания обучающего материала: большинство программ обеспечивают возможность создания своего собственного обучающего материала(заметки, тесты, задания);
аналитика: БЗ должна предоставить возможность анализа использования информации, чтобы оценить ее эффективность и внести необходимые изменения. Сюда можно отнести — статистические данные посещаемости, частоту использования различных разделов и т. д;
управление доступом: необходимо предоставление возможности управления доступом к сведениям в зависимости от роли и ответственности пользователя. Некоторая информация может быть доступна только определенным категориям пользователей или требовать авторизации.

Базы знаний важны для текущенй работы персонала, обучения и развития сотрудников

Преимущество применения платформы для организации

Преимущества применения портала БЗ ощутимы на различных уровнях. Во-первых, платформа обеспечивает быстрый и удобный доступ к ключевым сведениям, минимизируя временные затраты на поиск необходимых данных. Это освобождает сотрудников от лишних трудозатрат и способствует более эффективному использованию их рабочего времени.

Во-вторых, способствует улучшению внутренней коммуникации и совместной работы. Работники имеют доступ к общим ресурсам, обменом навыками и опытом, что способствует более эффективной коллективной деятельности. Этот аспект особенно важен в условиях удаленной работы и распределенных команд.

Третьим важным преимуществом является возможность структурирования и систематизации данных. БЗ позволяет создавать категории, теги, и индексы, что облегчает навигацию и управление данными. Это особенно актуально в контексте больших объемов сведений, где без систематизации легко потеряться.

Комментарий специалиста. Как правило, портал БЗ обеспечивает предоставление легкого и удобного доступа к сведениям, интерактивное взаимодействие пользователей, а также актуальность и целостность сервиса. Это позволяет организации или сообществу эффективно использовать свои навыки и опыт для достижения своих целей.

Список платформ, предоставляющих услуги портала базы знаний

Для эффективной работы и оптимального использования всех ресурсов, все больше компаний обращаются к платформам БЗ. На сегодня рынок представлен разнообразными сервисами. Среди основных можно обозначить:

Minervasoft — предлагает услуги хранилища контента с встроенным поисковиком. Сервис осуществляет автоматическое исправление опечаток и предлагает готовые ответы. На платформу можно добавлять текстовые документы, картинки, фото и видеофайлы.
БИТРИКС 24 — портал предназначен для максимальной автоматизации бизнеса. Программа обеспечивает разнообразные возможности для работы со знаниями.
TEAMLY — предлагает встроенный конструктор курсов и модуль тестов, позволяющие компаниям преобразовывать информацию из БЗ в обучение. Функционал TEAMLY универсален и подходит для любой отрасли.
TEACHBASE — платформа, предназначенная для создания курсов. Программа дает возможность выбора решения, подходящего для конкретной отрасли. Конструктор курсов позволяет быстро превратить материалы компании в обучающие, а аналитика помогает отследить успехи пользователей.
Добыто — российская платформа с сертифицированным российским программным обеспечением, а также встроенным искусственным интеллектом. “Добыто” предоставляет возможность создавать заметки, на основе которых можно разрабатывать курсы, задания, тесты и т.п. Для хранения данных можно использовать, как облачное хранилище, так и собственный сервер, при этом информация автоматически сохраняется. Все это делает “Добыто” очень удобной платформой для работы с базой знаний.

Комментарий специалиста. Функционал большинства представленных на рынке программ является схожим. Многие серверы включают такие основные элементы, как возможность самостоятельно создавать обучающие материалы, удобный поиск информации, безопасность данных и т.п. Поэтому трудно сделать выбор на каком-либо одном сервере. Помочь в выборе могут разнообразные технологические особенности представленных платформ. Например, наличие искусственного интеллекта. Такое решение представлено в сервисе “Добыто”.

Как выбрать идеальный портал

Одними из многих ключевых аспектов, на которые стоит обратить внимание при выборе платформы, можно назвать:

удобная навигация и быстрый поиск: интуитивно понятный интерфейс и эффективная система поиска делают использование программы более продуктивным. Оцените, насколько легко найти нужную информацию и как быстро можно освоить функционал;
доступность и интегрированность: убедитесь, что портал поддерживает различные устройства и операционные системы. Это позволит вам получать доступ к необходимым сведениям в любое время и в любом месте;
функциональность: если вам важно сохранять и делиться информацией, удостоверьтесь, что программа предоставляет удобные средства для сохранения заметок, меток или возможности совместной работы;
безопасность данных: обеспечение конфиденциальности и безопасности ваших данных — это приоритет. Проверьте, какие меры безопасности предпринимает портал для защиты вашей личной информации;
иное.

Выбор “своего” портала — это вложение в образование и профессиональное развитие. Внимательно рассмотрите все аспекты, чтобы обеспечить максимальную эффективность и комфорт при работе с информацией.

Структурные составляющие портала базы знаний

Основные функции портала базы знаний сервиса “Добыто”

БЗ сервиса «Добыто» представляет собой удобную и интуитивно понятную платформу, где сотрудники могут собирать, организовывать и обмениваться информацией. Платформа предоставляет возможность удобного доступа к сведениям и обучающим материалам, а также возможность делиться опытом и лучшими практиками. К основным элементам сервиса можно отнести:

возможность создание заметок, заданий, тестов;
навигация и поиск в программе при помощи искусственного интеллекта;
наличие встроенного чат-бота;
интеграция с другими системами;
безопасность хранения данных;
удобная настройка и легкий доступ к программе;
помощь ИИ в создание нового материала.

Создание заметок, тестов, заданий

Заметки предназначены для аккумулирования информации в любом виде(текст, картинки и т.п.). Их можно собирать в папки, делиться с коллегами, а также редактировать. Создание заметок происходит в виде статей. В начале пользователь вводит заголовок, а потом необходимые данные (текст, картинки, ссылки и т.д.). Их можно комбинировать посредством папок и тегов.

На основе заметок, встроенный искусственный интеллект может создавать задания, тесты и т.п.(путем нажатия кнопки “сгенерировать”). Тесты и задания могут понадобиться для проверки знаний сотрудников.

Комментарий специалиста. По заметкам можно создавать также курсы на различные тематики. В процессе их редактирования можно настроить доступ к курсам, ответственных за их прохождение, установить различные награды. Тестирование происходит посредством выбора правильного ответа из нескольких предложенных. После выполнения тестирования, пользователю будет доступно правильное решение.

Навигация и поиск

Искусственный интеллект(“ИИ”) обеспечивает быстрый поиск сведений в большом массиве данных. При поиске не обязательно указывать точное написание слова, достаточно начать писать похожее выражение и система найдет аналогичные варианты.

Чат-бот

Позволяет общаться по материалам БЗ, а также генерировать новые на их основе(например, должностные инструкции, презентации или статьи). У бота можно спросить любые вопросы, в том числе просто вести диалог, а также выполнять с его помощью рутинные задачи(генерация вопросов для собеседования, подготовка презентации, написание отчетов и т.д.).

Комментарий специалиста. В будущем планируется применение чат-бота с поддержкой. В данном чате пользователи будут задавать вопросы по сервису и оценивать качество обслуживания.

Функционал по созданию баз знаний предлагают разработчики систем ЭДО

Интеграция с другими системами

Сервис способен осуществить интеграцию с Битрикс24, 1С и еще более 30-ю системами, включая работу по API. Кроме того, внесенные в программу данные автоматически сохраняются и выгружаются на сервер. Все сохраненные сведения можно открыть при помощи различных приложений.

Безопасность хранения данных

Программа функционирует на российском программном обеспечении с офисом и разработчиками, находящимися в Москве. Важно также отметить, что сервис находится в реестре российского ПО.

Безопасность хранения обеспечивается, в том числе, порядком регулирования доступа к программе. Его можно регулировать, в зависимости от субъекта и наличие у него полномочий. Сотрудники могут получить, как доступ только для просмотра, так и на редактирование.

Удобная настройка и быстрое подключение к платформе

В сервисе можно настроить доступ не только сотрудникам, но и незарегистрированным пользователям. Кроме того, платформа имеет гибкую настройку подключения для неограниченного количества пользователей. Сам процесс подключения к сервису отличается своей простотой и не требует особых познаний.

Искусственный интеллект и новая информация

Анализ полученных сведений позволяет искусственному интеллекту формировать новые учебные материалы, предоставлять рекомендации и отвечать на вопросы. Этот процесс способствует созданию нового обучающего контента, как в контексте обучения в программе базы знаний, так и в процессе функционирования организации.

Вывод

Использование портала базы знаний помогает предприятиям не только управлять информацией, навыками, но и повышать эффективность и производительность своих работников. Современные компании, которые делают акцент на умении быстро обучаться и приспосабливаться, получают конкурентное преимущество, применяя БЗ. Именно для таких компаний база знаний становится незаменимым инструментом.
Система «Добыто» предлагает неограниченные возможности создания и управления образовательными процессами в организации. Благодаря «Добыто», вы создадите свой интеллектуальный капитал и улучшите коммуникационные навыки между сотрудниками. Скорость работы сервера позволит быстро переносить данные. Вы также можете значительно сократить свои затраты на обучение персонала и сэкономить иные организационные расходы. Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше информации.