CRM: Портал база знаний, обзор

Блог

В современном обществе, где доступ к информации играет важную роль в достижении успеха и прогресса, обладание знаниями становится ключевым элементом, как для отдельного человека, так и для организации в целом. Однако, в условиях огромного объема информации, легко потеряться среди разнообразных источников. Появление портала базы знаний представляет собой значительный прогресс в эффективной организации и поиске необходимых сведений. В данном обзоре мы рассмотрим что такое портал базы знаний, выделим основные функциональные аспекты такой системы и проанализируем преимущества ее использования в работе любой организации.

База знаний. Понятие и ключевые элементы

База знаний (“БЗ”) — это совокупность информации, фактов, опыта, процедур и практик, которые служат основой для принятия решений и обеспечения эффективного функционирования организации или сообщества. Портал БЗ представляет собой специально разработанную и организованную платформу, которая позволяет пользователям получать доступ к этой информации и использовать ее для своих потребностей Например, портал сервиса “Добыто” является не только хранилищем данных, но и полноценной платформой для обучения работников, в том числе незаменимым помощником в рутинной работе.

Элементы портала

Основными элементами сервера базы знаний являются:

  • поиск и навигация: портал должен иметь средства для эффективного поиска и навигации по представленной системе. В таком случае, пользователи будут легко находят нужную информацию и переходить между связанными темами;
  • возможность создания обучающего материала: большинство программ обеспечивают возможность создания своего собственного обучающего материала(заметки, тесты, задания);
  • аналитика: БЗ должна предоставить возможность анализа использования информации, чтобы оценить ее эффективность и внести необходимые изменения. Сюда можно отнести — статистические данные посещаемости, частоту использования различных разделов и т. д;
  • управление доступом: необходимо предоставление возможности управления доступом к сведениям в зависимости от роли и ответственности пользователя. Некоторая информация может быть доступна только определенным категориям пользователей или требовать авторизации.
Базы знаний важны для текущенй работы персонала, обучения и развития сотрудников
Базы знаний важны для текущенй работы персонала, обучения и развития сотрудников

Преимущество применения платформы для организации

Преимущества применения портала БЗ ощутимы на различных уровнях. Во-первых, платформа обеспечивает быстрый и удобный доступ к ключевым сведениям, минимизируя временные затраты на поиск необходимых данных. Это освобождает сотрудников от лишних трудозатрат и способствует более эффективному использованию их рабочего времени.

Во-вторых, способствует улучшению внутренней коммуникации и совместной работы. Работники имеют доступ к общим ресурсам, обменом навыками и опытом, что способствует более эффективной коллективной деятельности. Этот аспект особенно важен в условиях удаленной работы и распределенных команд.

Третьим важным преимуществом является возможность структурирования и систематизации данных. БЗ позволяет создавать категории, теги, и индексы, что облегчает навигацию и управление данными. Это особенно актуально в контексте больших объемов сведений, где без систематизации легко потеряться.

Комментарий специалиста. Как правило, портал БЗ обеспечивает предоставление легкого и удобного доступа к сведениям, интерактивное взаимодействие пользователей, а также актуальность и целостность сервиса. Это позволяет организации или сообществу эффективно использовать свои навыки и опыт для достижения своих целей.

Список платформ, предоставляющих услуги портала базы знаний

Для эффективной работы и оптимального использования всех ресурсов, все больше компаний обращаются к платформам БЗ. На сегодня рынок представлен разнообразными сервисами. Среди основных можно обозначить:

  1. Minervasoft — предлагает услуги хранилища контента с встроенным поисковиком. Сервис осуществляет автоматическое исправление опечаток и предлагает готовые ответы. На платформу можно добавлять текстовые документы, картинки, фото и видеофайлы.
  2. БИТРИКС 24 — портал предназначен для максимальной автоматизации бизнеса. Программа обеспечивает разнообразные возможности для работы со знаниями.
  3. TEAMLY — предлагает встроенный конструктор курсов и модуль тестов, позволяющие компаниям преобразовывать информацию из БЗ в обучение. Функционал TEAMLY универсален и подходит для любой отрасли.
  4. TEACHBASE — платформа, предназначенная для создания курсов. Программа дает возможность выбора решения, подходящего для конкретной отрасли. Конструктор курсов позволяет быстро превратить материалы компании в обучающие, а аналитика помогает отследить успехи пользователей.
  5. Добыто — российская платформа с сертифицированным российским программным обеспечением, а также встроенным искусственным интеллектом. “Добыто” предоставляет возможность создавать заметки, на основе которых можно разрабатывать курсы, задания, тесты и т.п. Для хранения данных можно использовать, как облачное хранилище, так и собственный сервер, при этом информация автоматически сохраняется. Все это делает “Добыто” очень удобной платформой для работы с базой знаний.

Комментарий специалиста. Функционал большинства представленных на рынке программ является схожим. Многие серверы включают такие основные элементы, как возможность самостоятельно создавать обучающие материалы, удобный поиск информации, безопасность данных и т.п. Поэтому трудно сделать выбор на каком-либо одном сервере. Помочь в выборе могут разнообразные технологические особенности представленных платформ. Например, наличие искусственного интеллекта. Такое решение представлено в сервисе “Добыто”.

Как выбрать идеальный портал

Одними из многих ключевых аспектов, на которые стоит обратить внимание при выборе платформы, можно назвать:

  • удобная навигация и быстрый поиск: интуитивно понятный интерфейс и эффективная система поиска делают использование программы более продуктивным. Оцените, насколько легко найти нужную информацию и как быстро можно освоить функционал;
  • доступность и интегрированность: убедитесь, что портал поддерживает различные устройства и операционные системы. Это позволит вам получать доступ к необходимым сведениям в любое время и в любом месте;
  • функциональность: если вам важно сохранять и делиться информацией, удостоверьтесь, что программа предоставляет удобные средства для сохранения заметок, меток или возможности совместной работы;
  • безопасность данных: обеспечение конфиденциальности и безопасности ваших данных — это приоритет. Проверьте, какие меры безопасности предпринимает портал для защиты вашей личной информации;
  • иное.

Выбор “своего” портала — это вложение в образование и профессиональное развитие. Внимательно рассмотрите все аспекты, чтобы обеспечить максимальную эффективность и комфорт при работе с информацией.

Структурные составляющие портала базы знаний
Структурные составляющие портала базы знаний

Основные функции портала базы знаний сервиса “Добыто”

БЗ сервиса «Добыто» представляет собой удобную и интуитивно понятную платформу, где сотрудники могут собирать, организовывать и обмениваться информацией. Платформа предоставляет возможность удобного доступа к сведениям и обучающим материалам, а также возможность делиться опытом и лучшими практиками. К основным элементам сервиса можно отнести: 

  • возможность создание заметок, заданий, тестов;
  • навигация и поиск в программе при помощи искусственного интеллекта;
  • наличие встроенного чат-бота;
  • интеграция с другими системами;
  • безопасность хранения данных;
  • удобная настройка и легкий доступ к программе;
  • помощь ИИ в создание нового материала.

Создание заметок, тестов, заданий

Заметки предназначены для аккумулирования информации в любом виде(текст, картинки и т.п.). Их можно собирать в папки, делиться с коллегами, а также редактировать. Создание заметок происходит в виде статей. В начале пользователь вводит заголовок, а потом необходимые данные (текст, картинки, ссылки и т.д.). Их можно комбинировать посредством папок и тегов.

На основе заметок, встроенный искусственный интеллект может создавать задания, тесты и т.п.(путем нажатия кнопки “сгенерировать”). Тесты и задания могут понадобиться для проверки знаний сотрудников. 

Комментарий специалиста. По заметкам можно создавать также курсы на различные тематики. В процессе их редактирования можно настроить доступ к курсам, ответственных за их прохождение, установить различные награды. Тестирование происходит посредством выбора правильного ответа из нескольких предложенных. После выполнения тестирования, пользователю будет доступно правильное решение. 

Искусственный интеллект(“ИИ”) обеспечивает быстрый поиск сведений в большом массиве данных. При поиске не обязательно указывать точное написание слова, достаточно начать писать похожее выражение и система найдет аналогичные варианты.

Чат-бот

Позволяет общаться по материалам БЗ, а также генерировать новые на их основе(например, должностные инструкции, презентации или статьи). У бота можно спросить любые вопросы, в том числе просто вести диалог, а также выполнять с его помощью рутинные задачи(генерация вопросов для собеседования, подготовка презентации, написание отчетов и т.д.). 

Комментарий специалиста. В будущем планируется применение чат-бота с поддержкой. В данном чате пользователи будут задавать вопросы по сервису и оценивать качество обслуживания.

Функционал по созданию баз знаний предлагают разработчики систем ЭДО
Функционал по созданию баз знаний предлагают разработчики систем ЭДО

Интеграция с другими системами

Сервис способен осуществить интеграцию с Битрикс24, 1С и еще более 30-ю системами, включая работу по API. Кроме того, внесенные в программу данные автоматически сохраняются и выгружаются на сервер. Все сохраненные сведения можно открыть при помощи различных приложений.

Безопасность хранения данных

Программа функционирует на российском программном обеспечении с офисом и разработчиками, находящимися в Москве. Важно также отметить, что сервис находится в реестре российского ПО.

Безопасность хранения обеспечивается, в том числе, порядком регулирования доступа к программе. Его можно регулировать, в зависимости от субъекта и наличие у него полномочий. Сотрудники могут получить, как доступ только для просмотра, так и на редактирование.

Удобная настройка и быстрое подключение к платформе

В сервисе можно настроить доступ не только сотрудникам, но и незарегистрированным пользователям. Кроме того, платформа имеет гибкую настройку подключения для неограниченного количества пользователей. Сам процесс подключения к сервису отличается своей простотой и не требует особых познаний.

Искусственный интеллект и новая информация

Анализ полученных сведений позволяет искусственному интеллекту формировать новые учебные материалы, предоставлять рекомендации и отвечать на вопросы. Этот процесс способствует созданию нового обучающего контента, как в контексте обучения в программе базы знаний, так и в процессе функционирования организации.

Вывод

  • Использование портала базы знаний помогает предприятиям не только управлять информацией, навыками, но и повышать эффективность и производительность своих работников. Современные компании, которые делают акцент на умении быстро обучаться и приспосабливаться, получают конкурентное преимущество, применяя БЗ. Именно для таких компаний база знаний становится незаменимым инструментом.
  • Система «Добыто» предлагает неограниченные возможности создания и управления образовательными процессами в организации. Благодаря «Добыто», вы создадите свой интеллектуальный капитал и улучшите коммуникационные навыки между сотрудниками. Скорость работы сервера позволит быстро переносить данные. Вы также можете значительно сократить свои затраты на обучение персонала и сэкономить иные организационные расходы. Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше информации.
Примерный вид карточки в портале базы знаний
Примерный вид карточки в портале базы знаний

Часто задаваемые вопросы

Что такое портал БЗ?

Ответ: Это организованная платформа, позволяющая получить доступ к информации.

Может ли программа интегрироваться с другими системами?

Ответ: Да, такая возможность предусмотрена во многих сервисах, например в модуле “Добыто”.

Как в работе портала может помочь искусственный интеллект?

Ответ: ИИ дает возможность анализировать полученную информацию, давать ответы на поставленные вопросы, создавать новые материалы и иное.

Список источников

Добыто