УНЭП – это сокращение от «усиленная неквалифицированная электронная подпись». Она используется в документообороте юридических и физических лиц с силу закона или по соглашению между сторонами. Посредством УНЭП можно подписывать многие, но не все документы. Данный вид электронных подписей подходит для внутреннего делопроизводства компании, в том числе для работы с кадрами. Оформить УНЭП можно через удостоверяющие центры и государственные платформы, а также непосредственно в системе ЭДО.
Читайте, какими законами регулируется получения и применение УНЭП, чем она отличается от других видов электронных подписей, как осуществляется оборот документов.
- Как расшифровывается понятие УНЭП
- Какие еще виды электронных подписей используются в документообороте
- Особенности получения УНЭП для организаций
- Сфера применения УНЭП, заменит ли она квалифицированную подпись
- Как и где получить УНЭП
- Алгоритм действий по подписанию документов посредством УНЭП
- Применение УНЭП в документообороте компании
- Преимущества использования системы кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО»
- Заключение
- FAQ
- Список источников
Как расшифровывается понятие УНЭП
УНЭП – это неофициальный термин, который не встречается в нормативных актах. Так именуют усиленную неквалифицированную электронную подпись, которая используется в документообороте. Применяя УНЭП, владелец может:
- подписать документ, составленный в цифровом виде;
- подтвердить свою личность и полномочия для второй стороны правоотношений;
- убедиться, что после подписания в документ не были внесены неоговоренные изменения;
- обмениваться документами через электронные платформы и приложения.
Слово «неквалифицированный» в определении означает, что для проверки ключа подписи не используется квалифицированный сертификат. Это снижает уровень юридической силы УНЭП, по сравнению с иными видами электронных подписей. Тем не менее, для многих ситуаций ее вполне достаточно.
По своей сути, любая электронная подпись представляет собой набор сведений в цифровом виде. Они прикрепляются к подписанному документу и являются его неотъемлемой частью. Соответственно, при обмене документами-файлами вторая сторона получит и блок данных с электронной подписью. Но порядок проверки и условия для признания ЭЦП напрямую зависит от ее вида.
Комментарий эксперта. УНЭП отличается достаточно простым алгоритмом оформления (получения). Зачастую это можно сделать непосредственно в системе электронного документооборота, который использует компания. Для оформления, учета, согласования и подписания кадровых документов рекомендуем использовать «Добыто. КЭДО». В этой системе можно работать со всеми видами электронных подписей, в том числе УНЭП.
Какие еще виды электронных подписей используются в документообороте
Правовое регулирование в сфере использования электронных подписей осуществляется по Закону № 63-ФЗ. Им допускается оформления и применение 3 видов ЭЦП:
- простая подпись (обычно представляет собой пару логин/пароль) – имеет низшую степень защиты и используется только в ограниченных случаях;
- усиленная неквалифицированная подпись – занимает промежуточное положение между простой и квалифицированной подписью, подходит для большинства, но не для всех документов;
- квалифицированная подпись (УКЭП) – может использоваться для подписания практически всех видов документации, кроме отдельных исключений, предусмотренных законами.
Отличия между указанными видами ЭЦП заключаются в сфере применения, порядком подтверждения и признания юридической силу. Для использования УНЭП обычно требуется оформление специального соглашения между двумя сторонами. Как вариант, возможно выражение согласия на общие правила работы с документами в определенной программе. В отдельных случаях использование УНЭП без дополнительных действий допускается в силу закона.
Особенности получения УНЭП для организаций
Юридические лица оформляют УНЭП для работы с электронными документами, платформами и сервисами. Чаще всего от имени компании ЭЦП использует руководитель. Его полномочия подтверждаются в процессе получения электронной подписи. Также в цифровом документообороте могут быть задействованы и иные лица (начальники подразделений, главный бухгалтер и т.д.).
Кадровая служба может использовать УНЭП при работе с системой «Добыто. КЭДО». При этом рядовые сотрудники, получившие допуск к электронному документообороту, могут иметь простую подпись. Она задается путем регистрации в программе или сервисе, что позволяет идентифицировать пользователя. Также для оформления документов на сотрудника в электронном виде от него требуется письменное соглашение.
Сфера применения УНЭП, заменит ли она квалифицированную подпись
Чтобы использовать максимум возможностей от электронного документооборота, компании лучше оформить УКЭП. В частности, только она позволяет подписывать договоры или сдавать обязательную отчетность без дополнительных соглашений и иных формальностей. Но и у владельца УНЭП будет достаточно вариантов для ее применения. Организации могут использовать неквалифицированную подпись:
- для подписания договоров, соглашений и иных документов с контрагентами (требуется соглашение о взаимном признании юридической силы ЭЦП, порядке ее проверки);
- для ведения кадрового делопроизводства (но есть ряд исключений, которая компания обязана использовать УКЭП, либо оформлять документы в бумажном виде);
- для оформления всех внутренних документов (в частности, неквалифицированную подпись можно использовать при обмене служебными записками, локальными отчетами и т.д.);
- для работы с различными программами и сервисами, где ЭЦП используется для подтверждения личности и полномочий пользователя.
Как и при работе с УКЭП, владелец неквалифицированной подписи отвечает за ее сохранность и безопасность. Правила конфиденциальности описан в ст. 10 Закона № 63-ФЗ. В частности, передача ключей УНЭП допускается только с согласия самого владельца подписи.
Если есть основания полагать, что конфиденциальность ключа нарушена, необходимо в течение 1 дня сообщить об этом в удостоверяющий центр. Для уничтожения ключей с истекшим сроком или при нарушении конфиденциальности необходимо использовать сертифицированные технические средства и программы. О правилах использования любого вида ЭЦП пользователь получает соответствующие разъяснения.
Комментарий эксперта. В нормативных актах есть указания об оформлении отдельных видов документов исключительно в бумажном формате. В частности, в кадровом делопроизводстве к ним относятся акты о несчастным случаях, документы о проведении инструктажей по охране и безопасности труда. Для удобства работы можно создать электронный образ указанных документов. Он не заменит бумажный оригинал, но упростит процессы учета и хранения информации.
Как и где получить УНЭП
Для выпуска УНЭП требуется пройти подтверждения и проверку личности. Для этого можно воспользоваться следующими вариантами:
- скачать приложение «Госключ», пройти идентификацию по подтвержденному аккаунту портала «Госуслуги»;
- обратиться с заявлением в подразделение ФНС по месту постановки на учет;
- заключить договор с удостоверяющим центром, имеющим полномочия на выпуск электронной подписи и сертификата проверки ключа.
Для подтверждения личности помимо аккаунта «Госуслуг» будут нужны документы – паспорт и СНИЛС. Если за электронной подписью обращается руководитель компании, он подтверждает свои полномочия по уставу, приказу о назначении на должность. Эти данные будут зашифрованы в сертификате ключа, который проверяется в ходе подписания документа, обмена им между сторонами.
Системы электронного документооборота могут содержать функционал по выпуску УНЭП, если разработчик заключил договор с удостоверяющим центром, выполнил все обязательные требования. Это может стать дополнительным преимуществом, если компания рассматривает разные варианты приобретение и внедрения ЭДО. Для применения УНЭП может выдаваться физический носитель (токен). Но сам процесс проставления подписи на электронном документе осуществляется в программных приложениях.
Относительно новым решением является государственное приложение «Госключ». Оно разработано в рамках эксперимента по переходу на цифровизацию различных услуг. При наличии подтвержденного (верифицированного) аккаунта на «Госуслугах», получение электронной подписи в приложении займет несколько минут.
Алгоритм действий по подписанию документов посредством УНЭП
Подписание документов в электронном виде может осуществляться в следующие форматах:
- одностороннее подписание – примерами можно назвать приказ или распоряжение руководителя, комплект документов по заявке на тендер;
- двустороннее подписание – например, это может быть договор или иной документ между двумя организациями;
- многостороннее подписание – данный вариант при в договорах с тремя и более участниками, при согласовании текста документа между руководителями подразделений компании и т.д.
«Живая» подпись проставляется непосредственно на листе бумаги, либо на каждой странице объемного документа. Использование УНЭП, напротив, заключается в прикреплении к документу блока информации о личности лица, его полномочиях. Вторая сторона получит не только сам файл с документом, но и прикрепленную к нему информацию электронной подписи. Ее можно будет проверить на предмет действительности (легальности).
Чтобы стороны могли использовать УНЭП, им необходимо оформить соглашение о порядке признания и проверки электронной подписи. На этот документ необходимо ссылаться при взаимодействии. Если возникнут споры о признании ЭЦП и действительности документа, то соглашение можно использовать как доказательство.
Комментарий эксперта. Электронный документ может создаваться в разных форматах. На экране будет видна информации об ЭЦП, которой заверялся бланк. При этом сведения из самого ключа используются только для проверки действительности подписи. Для УНЭП не требуется квалифицированный сертификат ключа, что является одним из главных отличий от УКЭП.
Применение УНЭП в документообороте компании
Расскажем о схеме согласования и подписания документа с использованием УНЭП на примере системы электронного кадрового документооборота «Добыто. КЭДО»:
- проект документа разрабатывается в электронном виде, после чего он будет представлен в виде файла;
- если требуется согласование, то проект направляется каждому участник процедуры (при внесении дополнений или замечаний по УНЭП видно, кто и когда их сделал);
- итоговый вариант заверяется УНЭП, после чего вступает в силу (односторонний документ) или направляется второй стороне через приложения, сервисы и т.д.;
- вторая сторона проверяет ЭЦП, после чего заверяет документ своей электронной подписью;
- после выполнения всех указанных формальностей документ вступит в силу.
Функционал УНЭП позволяет увидеть, кто и когда подписал документ в окончательной редакции. Также система «Добыто. КЭДО» позволяет автоматически регистрировать документы по делопроизводству, отражать эту информацию в различных журналах, базах и реестрах. В итоге, значительно сокращается время на вспомогательные действия, а кадровая служба может использовать его для решения других задач.
Преимущества использования системы кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО»
Система «Добыто. КЭДО» — это отечественное программное обеспечение. Поэтому его можно использовать во всех учреждениях и организациях. Работая с системой, можно:
- применять для подписания документов все виды ЭЦП, в том числе неквалифицированную подпись;
- перевести в цифровой вид практически все процессы, от разработки проекта кадровых документов до направления отчетности в государственные структуры;
- вести учет и регистрацию электронных или бумажных документов в журналах, ведомостях;
- проводить согласования, обсуждение документов между подразделениями и специалистами разного уровня.
Важным преимуществом является и наличие большой базы нормативных актов по кадровым процессам, шаблонов документов. С основными возможностями системы «Добыто. КЭДО» вы сможете ознакомиться в демоверсии.
Заключение
- УНЭП – это усиленная неквалифицированная электронная подпись. Она уступает по юридической силе УКЭП, поэтому не может охватывать все виды электронных документов.
- Получить УНЭП можно через удостоверяющие центры, в приложении «Госключ». Для этого проводится проверка и идентификация личности заявителя.
- В большинстве случаев, для работы с УНЭП требуется соглашение сторон о признании юридической силы и проверке электронной подписи. Аналогом может быть согласие на общие правила пользования цифровым сервисом или приложением.
FAQ
Что представляет собой УНЭП?
Как электронная подпись. УНЭП представляет собой блок сведений, прикрепляемых к файлу-документу. По ним можно проверить личность и полномочия лица, дату подписания или внесения изменений в документ.
Какой срок действия в УНЭП?
Неквалифицированная подпись выпускается на срок до 12 месяцев, после чего ее нужно переоформлять заново. Досрочное прекращение действия может быть связано с нарушением конфиденциальности ключа УНЭП, о чем нужно сообщить в удостоверяющий центр в течение 1 дня.
Где можно получить УНЭП?
При наличии верифицированного аккаунта на портале «Госуслуг» УНЭП можно быстро выпустить через приложение «Госключ». Также заявитель может обратиться в подразделение ФНС, в один из удостоверяющих центров.
