Что такое СЭДО и как внедрить ее в организации

СЭДО – это система электронного документооборота. Ее могут внедрить и использовать как небольшие компании или предприниматели, так и крупные предприятия, корпорации. Работа с СЭДО подразумевает подготовку, согласование, подписание, учет и хранение документов в электронном виде. Это может быть кадровая и финансовая документация, отчетность в государственные органы, иные виды бланков и форм. Компания может выбрать систему общего вида, либо программное обеспечение под отдельные направления (кадры, договорная работы и т.д.).

Читайте, в чем заключаются преимущества СЭДО для бизнеса, что учесть при выборе системы электронного документооборота, как настроить ее и обучить персонал.

Что означает СЭДО

СЭДО – это условное сокращение термина «система электронного документооборота». Простыми словами, она является программой, которая предназначена для работы с электронными документами. Основные функции СЭДО:

• взаимодействие пользователей в различных процессах через встроенные сервисы;
• подготовка проектов различных документов (по кадрам, бухгалтерия и т.д.);
• согласование, внесение дополнений и изменений в документацию;
• подписание документа одним лицом или несколькими участниками;
• обмен документацией в электронном виде;
• организация учета и хранения документов в «цифре»;
• постановка различных задач и контроль за их выполнением;
• взаимодействие с внешними участниками (например, если СЭДО подключена и/или интегрирована с государственными платформами и ресурсами).

Это только упрощенный перечень возможностей, которые предоставляет система электронного документооборота. Масштабные СЭДО содержит намного больше функций и опций. Как вариант, систему можно использовать для формирования и ведения корпоративной базы данных, для проведения обучения, для подготовки статистической и аналитической отчетности. Функционал СЭДО может позволять компании самостоятельно настраивать ее под свои цели и требования. Также стоит обратить внимание на дополнительные модули и расширения, которые предлагает разработчик. Они могут существенно повысить эффективность работы с системой.

Комментарий эксперта. Самым простым вариантом СЭДО, который давно применяется в бизнес-сфере, можно назвать обмен письмами по электронной почте. Но в данном случае нет единой системы или программы, которая бы объединяла все процессы воедино. СЭДО является комплексным решением, а ее функционал намного шире, чем рассылка или обмен электронными документами. Для полноценной работы с системой требуются различные виды электронных подписей.

Преимущества переход на систему электронного документооборота

В каждом источнике, описывающем преимущества СЭДО, вы увидите экономия на расходах (бумага, оргтехника, почтовые тарифы и т.д.). Не менее важно сокращение трудозатрат сотрудников, ускорение всех процессов, повышение общей эффективности работы. В конечном итоге, это тоже влечет экономию на издержках и увеличение прибыли.

Вот еще несколько преимуществ, которые получит компания после перехода на СЭДО:

• возможность перевести все ранее оформленные документы в электронный вид, создать их архив для удобной работы;
• соблюдение требований законодательства в части предоставления документов и отчетности в электронном формате;
• возможность подключения к различным государственным системам и платформам, от ИС «Честный знак» до портала ФНС;
• высокий уровень защиты служебной, коммерческой и иной охраняемой информации.

Ведение общего и кадрового делопроизводства намного проще в СЭДО. Также организация может подобрать вариант со специальным видом системы для решения определенных задач. Например, на рынке есть предложения программ для кадрового учета и делопроизводства (КЭДО), для иных направлений деятельности. Если вас интересует программное обеспечение, отвечающее всем современным требованиям, обратите внимание на систему «Добыто. КЭДО».

Что нужно учесть при выборе СЭДО для организации

Основной функционал у всех СЭДО примерно одинаков, так как предоставляет возможность работы с электронными документами. Но для выбора решения, подходящего конкретной компании, желательно обратить внимание:

• на историю продвижения программного комплекса;
• на отзывы пользователей, работающих с СЭДО;
• на способ хранения документов и информации (на собственном сервере, в облаке и т.д.);
• на условия обслуживания, технической поддержки, обновлений системы;
• на дополнительные модули, сервисы и расширения к СЭДО (например, по криптографической защите документации и сведений);
• на технические требования к оборудованию, на которое будет установлена система.

Если компания выбирает специальные (профильные) системы, необходимо уточнить требования к ней у соответствующих специалистов своей организации. Также можно заказать демоверсию СЭДО, чтобы оценить ее функционал, удобство работы.

Нужно ли вести обычный документооборот после перехода на СЭДО

Даже при переходе на СЭДО не избежать работы с обычными бумажными документами. Это может быть вызвано следующими причинами:

• некоторые виды документов изначально нельзя составлять и хранить в электронном формате (например, в кадровом делопроизводстве это будет акт о несчастном случае и т.д.);
• работники вправе отказаться от оформления документов на них в цифровом виде (данное согласие также должно быть выдано в письменной форме);
• контрагенты компании могут работать без использования СЭДО, поэтому документы для них придется готовить и подписывать в бумажном виде.

Архивное делопроизводство также предусматривает ведение и сдачу многих документов именно на бумаге. Но в целом, значительный объем текущих документов и процессов можно перевести под систему электронного документооборота.

Комментарий эксперта. СЭДО постоянно развиваются, по мере появления новых технологий. Из последних трендов можно выделить алгоритмы искусственного интеллекта. Преимущества данной технологии использованы при разработке системы «Добыто. КЭДО» и модуля «Добыто. Знания». Служба технической поддержки поможет освоить работу с системой и ее сервисами, обучит персонал в максимально сжатые сроки.

Особенности внедрения системы электронного документооборота

Крупное предприятие может заказать разработку уникальной СЭДО под свои требования. Но чаще всего бизнес выбирает готовые предложения, показавшие себя с выгодной стороны. Как вариант, к системе можно разработать отдельные расширения, которые нужны организации. Заказчик получит программное обеспечение, которое будет учитывать особенности его деятельности, делопроизводства.

Государство поддерживает переход бизнеса на электронный документооборот. На порталах ведомств можно найти отдельные сервисы или целые программы, которые помогают работать с цифровой документацией (например, личный кабинет на портале ФНС, сервисы на сайте Минтруда «Работа в России» и т.д.). Общие рекомендации по внедрению и развитию электронного документооборота размещены на портале Минцифры РФ.

Настройки программы и сервисов

Даже самая продвинутая программа не позволит реализовать весь ее потенциал без настройки, обучения. Для полноценного внедрения СЭДО в организации нужно:

• приобрести компьютеры и иное оборудование, которое отвечает требованиям системы;
• оформить электронные подписи разных видов (простая, неквалифицированная или усиленная квалифицированная);
• определить состав лиц, которые получат доступ к работе с системой (соответственно, из этого вытекает необходимость обучения сотрудника);
• утвердить внутренний регламент для работы с системой в целом, с отдельными процессами и документами;
• провести тестирование после установки системы, устранить выявленные недочеты или сообщить о них разработчику.

На момент установки профильной СЭДО в компании уже могут быть внедрены другие программы и платформы. Поэтому желательно убедиться в возможности их интеграции.

В состав общих расходов компании будет входить оплата стоимости программного комплекса, периодическое обслуживание. Также разработчик (поставщик) может предлагать дополнительные услуги – помощь с оформлением электронных подписей, подготовка отчетности, подключение дополнительных модулей и сервисов.

Обучение персонала

Даже если СЭДО обладает простым и понятным интерфейсом, сотрудников нужно обучить основам работы с сервисами. Для масштабных и продвинутых систем это еще более актуально. Для обучения можно использовать следующие варианты:

• изучение инструкций и руководств по эксплуатации;
• взаимодействие с представителями разработчика (поставщика), службой поддержки;
• полноценная учеба на рабочем месте или с выездом к поставщику;
• постепенная адаптация к взаимодействию в системе (индивидуально или в команде).

Руководитель организации должен сам уметь работать с СЭДО, так как в его полномочия входить согласование и подписание документов, постановка задач и контроль их исполнения.

По мере обновления системы необходимо разъяснять особенности новых функций сотрудникам. Для этого можно провести удаленный курс с разработчиком, сделать рассылку документа с описанием нововведений. Также рекомендуем указать в должностных инструкциях сотрудников о работе с СЭДО. Новые кадры необходимо подбирать с указанием требований о владении навыками электронного документооборота.

Комментарий эксперта. Хорошие системы содержат удобную систему подсказок, FAQ, вики или иную базу знаний для освоения программы. Обычно поставщики предлагают канал обратной связи, чтобы обновлять рекомендации и подсказки по мере получения обращений от пользователей. Данной возможностью можно и нужно пользоваться.

Взаимодействие сотрудников в СЭДО

Точный алгоритм взаимодействия работников может зависеть от особенностей системы. В общем виде процесс работы с документом включает следующие этапы:

• постановка задачи или определение необходимости в оформлении документа (например, приказ, трудовой договор и т.д.);
• разработка проекта с использованием соответствующих сервисов (на основе шаблона или «с нуля»);
• рассылка документа на проверку и согласование лицам, участвующим в процессе;
• внесение замечаний, дополнений и предложений (они будут видны непосредственно в системе);
• направление готового документа лицу, у которого есть полномочия на подписание;
• учет подписанного документа, рассылка его копий другим лицам;
• регистрация документа в системе делопроизводства.

Если в компанию поступает входящий документ, он также регистрируется в системе. Далее определяется перечень лиц, которые будут работать с документом. В СЭДО можно ставить сроки согласования, а также указывать моменты, на которые нужно обратить внимание всем участникам процесса. В общей структуре делопроизводства будет видна дата поступления и регистрации каждого документа.

При подписании посредством УКЭП документ получит максимальную защиту от несанкционированного доступа, от внесения несогласованных правок. Также указанный вид электронной подписи позволяет верифицировать пользователя, увидеть его основные данные. Оформить УКЭП можно только через удостоверяющие центры.

Что дает переход на систему «Добыто. КЭДО»

Система «Добыто. КЭДО» подходит под любые задачи электронного делопроизводства. Выделим ключевые преимущества, которые получат пользователи:

• большой блок шаблонов и образцов документов, которые можно использовать в работе;
• наличие базы знаний, которую можно дополнять и развивать под нужды компании;
• современные сервисы, использующие алгоритмы искусственного интеллекта;
• готовые решения, которые можно использовать для развития и обучения персонала.

Важно, что системы «Добыто. КЭДО» можно легко интегрировать с другими программами, государственными ресурсами. В демоверсии можно ознакомиться с основными функциями и возможностями СЭДО.

Заключение

• СЭДО, как система электронного документооборота, позволяет работать с цифровыми документами через программу и ее сервисы. Это упрощает все процессы, защищает документы и информацию от не санкционированного доступа.
• СЭДО можно выбрать под нужды своей организации, под профильные направления (кадры, бухгалтерия и т.д.). Также важно обратить внимание на дополнительные модули и расширения, на условия обслуживания, на уровень технической поддержки пользователей.
• Для внедрения СЭДО нужно выбрать оборудование и средства, отвечающие требованиям разработчика. Также необходимо провести обучение персонала, утвердить регламент по делопроизводству в системе.

FAQ

Что такое СЭДО?

Это аббревиатура, которая расшифровывается как система электронного документооборота. Внедрение СЭДО упрощает и ускоряет процесс работы с документами, взаимодействия сотрудников разных подразделений.

Как выбрать СЭДО?

Чаще всего компании выбирают готовые решения. Также можно заказать разработку или установку дополнительных расширений под задачи заказчика. В состав расходов будет входить оплата программного продукта, периодическое обслуживание системы.

Какие принципы работы с СЭДО?

Точный механизм работы с документами зависит от особенностей системы. В СЭДО можно вести оформление, согласование, подписание, учет и хранение документацией, внутренний и внешний обмен ею.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)